PRO DocNow: พลังในการจัดการเอกสารใหม่ทั้งหมดที่คุณต้องการ เมื่อคุณต้องการ!

การประมวลผลบนคลาวด์ช่วยประหยัดเวลาและเงิน

การพิมพ์เกือบทั้งหมดที่รับข้อมูลภาพพิมพ์จากไคลเอนต์ภายในหรือภายนอกจำเป็นต้องจัดการข้อมูลดังกล่าวก่อนพิมพ์เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ PRO DocNow เป็นวิธีใหม่ในการจัดการงานออกแบบเอกสารใหม่ PRO DocNow ดำเนินการในระบบคลาวด์ส่วนตัวที่ปลอดภัย จึงสามารถปรับเปลี่ยนทุกอย่างที่มีได้จากโซลูชันซอฟต์แวร์ภายในองค์กรด้วยต้นทุนเพียงเศษเสี้ยวเดียว

ความท้าทาย

การพิมพ์เกือบทั้งหมดที่รับข้อมูลภาพพิมพ์จากไคลเอนต์ภายในหรือภายนอกจะต้องจัดการข้อมูลดังกล่าวก่อนการพิมพ์เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันหลายประการ อาจจำเป็นต้องเปลี่ยนลักษณะของเอกสารที่พิมพ์โดยการเพิ่มอีเมล การแทรกบาร์โค้ด หรือการย้ายบล็อกที่อยู่ให้ตรงกับหน้าต่างซองจดหมาย ในบางโอกาส ไคลเอนต์อาจขอการปรับเปลี่ยนที่สะดุดตากว่า เช่น การเพิ่มสีข้อมูลตัวแปร หรือการเปลี่ยนเค้าโครงหน้า

บ่อยครั้งที่ไฟล์พิมพ์ถูกสร้างขึ้นในรูปแบบที่ไม่เข้ากันได้กับเครื่องพิมพ์ขององค์กรหรือซอฟต์แวร์การจัดการการพิมพ์ และจำเป็นต้องแปลงเป็นภาษาการพิมพ์ที่เข้ากันได้ ไฟล์พิมพ์ PDF จำนวนมากไม่มีประสิทธิภาพและอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการประมวลผลและการพิมพ์หากไม่ได้รับการปรับให้เหมาะสม

บ่อยครั้งที่ข้อมูลสิ่งพิมพ์ไม่ได้รับการจัดเตรียมอย่างถูกต้องให้กับไปรษณีย์ และต้องมีการประมวลผลการปรับแต่งไปรษณีย์หลายอย่างเพื่อควบคุมต้นทุนไปรษณีย์

ความท้าทายสำหรับองค์กรจำนวนมากคือพวกเขาอาจจำเป็นต้องออกแบบเอกสารใหม่เพียงเป็นครั้งคราวเท่านั้น บางทีอาจมีงานซ้ำซากรายเดือนเพียงงานเดียวที่จำเป็นต้องได้รับการจัดการ หรืองานใหม่จำเป็นต้องมีการดึงข้อมูล เครื่องหมายควบคุม หรือการปรับปรุงเอกสาร การซื้อระบบซอฟต์แวร์ภายในองค์กรสำหรับการออกแบบเอกสารใหม่เป็นครั้งคราวอาจไม่คุ้มต้นทุน

หากไม่มีความสามารถในการจัดการข้อมูลภาพพิมพ์ ผู้ให้บริการงานพิมพ์ (PSP) จะพลาดโอกาสในการสร้างรายได้ใหม่ ๆ หรือประสบปัญหาในการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ จนกระทั่งเมื่อไม่นานนี้ การติดตั้งภายในสถานที่เป็นทางเลือกเดียวเท่านั้น

การออกแบบเอกสารใหม่ไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อน

PRO DocNow เป็นวิธีใหม่ในการจัดการงานออกแบบเอกสารใหม่ PRO DocNow ดำเนินการในระบบคลาวด์ส่วนตัวที่ปลอดภัย โดยสามารถปรับเปลี่ยนทุกอย่างที่มีอยู่ในโซลูชันซอฟต์แวร์ภายในองค์กรได้ในราคาเพียงเศษเสี้ยวของต้นทุนเดิม บริการนี้เป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับบริษัทที่ไม่สามารถหาเหตุผลมาสนับสนุนค่าใช้จ่ายในการออกใบอนุญาตและบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ภายในองค์กรแบบเต็มเวลาได้ แต่ยังคงต้องการฟังก์ชันการทำงานที่ระบบดังกล่าวมีให้

PRO DocNow นำเสนอโซลูชันการจัดการเอกสารแบบครบวงจรที่จะช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามารถแก้ไขหรือปรับปรุงเอกสารได้ ไม่ว่าเป้าหมายคือการปรับปรุงการใช้งานและรูปลักษณ์ของเอกสารหรือทำให้เอกสารเข้ากันได้กับเวิร์กโฟลว์การประมวลผลเอกสารมาตรฐาน ฟังก์ชันต่างๆ ของ PRO DocNow จะตอบสนองความต้องการของคุณได้

นี่คือฟังก์ชันบางส่วนของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารใหม่ที่บริษัทต่างๆ ใช้มากที่สุด

การเพิ่ม ย้าย หรือปรับปรุงข้อมูล

ลูกค้าไม่ได้ออกแบบเอกสารให้เข้ากันได้กับอุปกรณ์ใส่จดหมายที่มีอยู่เสมอไป พวกเขาอาจไม่มีบาร์โค้ดที่ถูกต้อง หรือบาร์โค้ดอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมาะสมสำหรับกล้องบนอุปกรณ์ การแก้ไขปัญหานี้เป็นงานที่พบบ่อยที่สุดของซอฟต์แวร์ออกแบบเอกสารใหม่ การแปลงหรือย้ายบาร์โค้ดเพื่อให้ประมวลผลเอกสารได้อย่างราบรื่นตลอดขั้นตอนการประมวลผลเอกสารทั้งหมดเป็นงานง่ายๆ สำหรับซอฟต์แวร์ออกแบบเอกสารใหม่

เนื่องจากการดำเนินการด้านบริการพิมพ์กำลังเปลี่ยนไปใช้การพิมพ์อิงค์เจ็ทความเร็วสูง พวกเขาจึงมองหาวิธีที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตของเครื่องพิมพ์รุ่นใหม่ให้สูงสุด กลยุทธ์ที่ได้รับความนิยมอย่างหนึ่งคือการรวมงานเล็กๆ ให้เป็นงานพิมพ์จำนวนมาก ความท้าทายอย่างหนึ่งในการใช้แนวทางนี้คือตำแหน่งของบล็อกที่อยู่ในการส่งจดหมาย หากต้องการส่งเอกสารจากงานพิมพ์รวม คุณต้องวางตำแหน่งที่อยู่เพื่อแสดงผ่านหน้าต่างของซองจดหมายขาออกที่ใช้ร่วมกันระหว่างเอกสารทั้งหมด ซอฟต์แวร์จะต้องย้ายบล็อกที่อยู่ในการส่งจดหมายให้ตรงกับตำแหน่งหน้าต่างมาตรฐานใหม่

การพิมพ์สตรีมแปลง

หากอุปกรณ์การพิมพ์ของคุณทั้งหมดยอมรับไฟล์ PDF และ PostScript จะเกิดอะไรขึ้นหากลูกค้าส่งไฟล์ AFP หรือ Xerox Metacode มาให้คุณพิมพ์ คุณต้องแปลงไฟล์การพิมพ์จากแหล่งอื่นให้เป็นรูปแบบที่เครื่องพิมพ์ของคุณรับได้ ซึ่งต้องมีการแปลงไฟล์ดังกล่าวใน PRO DocNow ใช้ซอฟต์แวร์ตามสั่งนี้เพื่อรองรับงานยากๆ ที่ลูกค้ามักยืนกรานให้ผู้ให้บริการรับก่อนที่จะมอบงานที่มีค่าตอบแทนสูงที่ผู้ให้บริการการพิมพ์ต้องการ

หากไม่มีการแปลงสตรีมงานพิมพ์ บริษัทให้บริการงานพิมพ์มักจะพิมพ์งานต่างประเทศในปริมาณน้อยหรือไม่บ่อยครั้งบนเครื่องพิมพ์ขนาดเล็กที่ซื้อมาเพื่อจุดประสงค์นี้โดยเฉพาะ หรืออีกทางหนึ่ง บริษัทเหล่านี้อาจจ้างช่วงงานให้คนอื่นทำแทน วิธีแก้ปัญหาทั้งสองวิธีนี้ทำให้กำไรลดลงและมีความเสี่ยงเนื่องจากหลีกเลี่ยงการควบคุมและเวิร์กโฟลว์ปกติ ความเสี่ยงเพิ่มเติม ได้แก่ ข้อผิดพลาด การเปิดเผยข้อมูล หรือการแย่งชิงงานจากคู่แข่ง

ด้วย PRO DocNow ความผิดปกติและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องจะถูกกำจัด เพียงอัปโหลดไฟล์ภาพพิมพ์และรับไฟล์พิมพ์ที่แปลงแล้วกลับมา ซึ่งคุณสามารถรันบนอุปกรณ์การผลิตที่คุณต้องการได้

การเพิ่มประสิทธิภาพ PDF

ไฟล์ PDF ทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างมาเท่าเทียมกัน

ท้ายที่สุดแล้ว PDF ก็เป็นโปรแกรม และบางโปรแกรมก็ทำงานได้ดี แต่บางโปรแกรมก็ทำให้เกิดปัญหาต่างๆ มากมายเมื่อประมวลผลหรือพิมพ์

PRO DocNow มีโปรแกรม PDF Accelerator ยอดนิยมของ CrawfordTech ในตัว จึงสามารถใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพไฟล์ PDF ให้พิมพ์และประมวลผลได้อย่างรวดเร็ว การใช้โปรแกรมดังกล่าวสำหรับ PDF ที่มีปัญหาถือเป็นวิธีที่คุ้มต้นทุนมากในการแก้ไขปัญหาต่างๆ

ไฟล์ PDF ทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างมาเท่าเทียมกัน

ท้ายที่สุดแล้ว PDF ก็เป็นโปรแกรม และบางโปรแกรมก็ทำงานได้ดี แต่บางโปรแกรมก็ทำให้เกิดปัญหาต่างๆ มากมายเมื่อประมวลผลหรือพิมพ์

PRO DocNow มีโปรแกรม PDF Accelerator ยอดนิยมของ CrawfordTech ในตัว จึงสามารถใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพไฟล์ PDF ให้พิมพ์และประมวลผลได้อย่างรวดเร็ว การใช้โปรแกรมดังกล่าวสำหรับ PDF ที่มีปัญหาถือเป็นวิธีที่คุ้มต้นทุนมากในการแก้ไขปัญหาต่างๆ

การลงสี

การใส่สีลงในเอกสารจะช่วยให้เอกสารอ่านง่ายขึ้นและเข้าใจง่ายขึ้น บางครั้งการใส่สีบริเวณสำคัญของเอกสารอาจส่งผลอย่างมากต่อจำนวนครั้งที่ลูกค้าโทรมาสอบถาม ทำให้ต้นทุนการสนับสนุนโดยรวมลดลง

ในสภาพแวดล้อมการประมวลผลกระดาษขาว การพิมพ์สีถือเป็นสิ่งสำคัญ โลโก้สี องค์ประกอบแบบฟอร์ม หรือกราฟิกอื่นๆ ช่วยให้คุณกำจัดกระดาษที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าและรวมงานต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อสร้างเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดมากขึ้น ให้ชีวิตใหม่แก่เอกสารขาวดำที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์รุ่นเก่าโดยไม่ต้องแตะโค้ดที่สร้างหน้ากระดาษเลย!

ในสหรัฐอเมริกา การเปลี่ยนแปลงอัตราค่าไปรษณีย์ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาทำให้ผู้ส่งจดหมายสามารถเพิ่มหน้าเนื้อหาการตลาดหรือข้อมูลลงในเอกสารธุรกรรมได้โดยไม่เพิ่มค่าไปรษณีย์ บริษัทต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากพลังของสีในข้อความส่งเสริมการขายแบบเต็มหน้าเพื่อสร้างข้อเสนอที่ปรับแต่งได้และแบ่งกลุ่มอย่างชัดเจน ซึ่งถือเป็นการปรับปรุงครั้งใหญ่เมื่อเทียบกับแผ่นพับที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า

การศึกษาวิจัยแสดงให้เห็นว่าสีช่วยเพิ่มการจดจำแบรนด์และการเก็บข้อมูล ด้วย PRO DocNow การดำเนินการพิมพ์ของคุณสามารถเพิ่มมูลค่าให้กับเอกสารได้โดยไม่ต้องลงทุนด้านซอฟต์แวร์จำนวนมากหรือต้องใช้การสนับสนุนด้านไอทีหรือการพัฒนาเพื่อเปลี่ยนแปลงกิจวัตรการจัดทำเอกสาร

การดึงข้อมูล

การดำเนินการพิมพ์สามารถเพิ่มมูลค่าให้กับเอกสารที่พวกเขาสร้างขึ้นสำหรับลูกค้าภายในหรือภายนอกได้ ด้วยการดึงข้อมูลจากไฟล์ภาพพิมพ์

งานดึงข้อมูลมาตรฐานบางอย่างรวมถึงข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างไฟล์ข้อมูลเครื่องแทรกจดหมาย ไฟล์ข้อมูลการเรียกใช้จดหมาย (Mail Run Data Files หรือ MRDF) เหล่านี้จะบอกเครื่องแทรกว่าแต่ละซองใส่กระดาษกี่แผ่น ควรเปลี่ยนจดหมายหรือไม่ และควรใช้แผ่นแทรกใด ระบบความสมบูรณ์ของจดหมายใช้ข้อมูล MRDF เพื่อหยุดเครื่องหากกระดาษไม่เรียงลำดับ หายไป หรือซ้ำกัน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานแก้ไขข้อผิดพลาดได้ ไฟล์ MRDF ยังสามารถควบคุมเครื่องพิมพ์ที่ติดตั้งบนเครื่องแทรกเพื่อพิมพ์ซองจดหมายพร้อมที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย ที่อยู่ผู้ส่ง องค์ประกอบของแบรนด์ หรือข้อความส่วนบุคคล

บริษัทต่างๆ มักใช้ข้อมูลที่ดึงมาจากไฟล์ภาพพิมพ์เพื่อสร้างดัชนีที่ใช้โดยระบบจัดเก็บเอกสาร เมื่อโหลดภาพลงในไฟล์เก็บถาวรเอกสาร ข้อมูลที่ดึงออกมาจะทำให้ผู้ใช้สามารถเรียกค้นเอกสารโดยใช้หมายเลขบัญชี ชื่อ หรือข้อมูลอื่นๆ เอกสารธุรกรรมประกอบด้วยข้อมูลมากมายเกี่ยวกับการซื้อ การใช้งาน ระดับความภักดีของลูกค้า และอื่นๆ องค์กรสามารถใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในเอกสารเพื่อเพิ่มมูลค่าของการสื่อสารและสร้างความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้นกับลูกค้าแต่ละราย

ลองพิจารณาผลกระทบของโฆษณาที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลโดยอิงจากบรรทัดรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจเห็นโฆษณาที่สร้างขึ้นแบบไดนามิกสำหรับอุปกรณ์เสริมหรือการรับประกันแบบขยายเวลาที่เกี่ยวข้องกับการซื้อของพวกเขา ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ดึงมาจากบรรทัดรายละเอียดของใบแจ้งหนี้

มันทำงานอย่างไร

PRO DocNow ทำงานในสภาพแวดล้อมคลาวด์ส่วนตัวของ AWS ที่ปลอดภัย บริการจะประมวลผลไฟล์แต่ละไฟล์ตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การดำเนินการที่ร้องขออาจรวมถึงการแปลงสตรีมการพิมพ์ การลงสี การดึงข้อมูล การเพิ่มบาร์โค้ด หรือฟังก์ชันที่รองรับอื่นๆ

การกำหนดงานใหม่นั้นทำได้ง่ายด้วย PRO DocNow และไม่ต้องใช้ทักษะทางเทคนิคพิเศษใดๆ ทีมงานด้านเทคนิคของ Crawford Technologies จะเขียนโค้ดคำสั่งการแปลงและออกแบบใหม่สำหรับซอฟต์แวร์ตามข้อกำหนดและคำขอของคุณ เมื่อกำหนดแล้ว งานของคุณจะถูกลงทะเบียนในแอปพลิเคชันบนคลาวด์และเพิ่มลงใน Directory Monitor สิ่งที่คุณต้องทำคือให้แน่ใจว่ากระบวนการของคุณวางไฟล์ที่จะออกแบบใหม่ในตำแหน่งที่เหมาะสมเพื่อให้ Directory Monitor หยิบไฟล์นั้นขึ้นมาได้

ลูกค้าของ Crawford Technologies ชำระเงินสำหรับ PRO DocNow เฉพาะเมื่อใช้งานเท่านั้น ค่าใช้จ่ายจะขึ้นอยู่กับจำนวนหน้าที่ประมวลผล

PRO DocNow Directory Monitor เป็นแอปพลิเคชันขนาดเล็กที่ติดตั้งภายในองค์กรและคอยเฝ้าติดตามไฟล์พิมพ์ที่จะประมวลผล โดยจะระบุไฟล์โดยอัตโนมัติและส่งไปยังแอปพลิเคชันประมวลผลบนคลาวด์ เมื่องานเสร็จสิ้น บริการบนคลาวด์จะส่งไฟล์พิมพ์ที่ออกแบบใหม่กลับไปยัง Directory Monitor โดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถวางไฟล์ไว้ในตำแหน่งที่ต้องการสำหรับการพิมพ์หรือการประมวลผลแบบดาวน์สตรีมได้โดยอัตโนมัติ Directory Monitor ยังรักษาข้อมูลสำรองและจัดการการแจ้งเตือน การเตือน และการตรวจสอบอีกด้วย ผู้ใช้สามารถมองเห็นกิจกรรมต่างๆ ได้ผ่านแดชบอร์ดบนเว็บ

สิทธิประโยชน์สำหรับผู้ให้บริการงานพิมพ์

คุณสามารถเพิ่มรายได้ของคุณได้เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องปฏิเสธงานหรือพัฒนาวิธีแก้ปัญหาด้วยตนเองที่ซับซ้อนเพื่อประมวลผลไฟล์ขาเข้าด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุด พลังของ PRO DocNow พร้อมใช้งานเมื่อคุณต้องการ และจะยังคงอยู่เฉยๆ และรอรับงานเมื่อคุณไม่ต้องการ

สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้เนื่องจากการดำเนินการเอกสารของคุณไม่จำเป็นต้องลงทุนในเซิร์ฟเวอร์ การบำรุงรักษา การสนับสนุนด้านไอที หรือใบอนุญาตที่นั่งที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ภายในสถานที่เชิงพาณิชย์ เพียงสร้างบัญชีและเริ่มทำงานกับผู้เชี่ยวชาญที่ Crawford Technologies เพื่อตั้งค่างานแรกของคุณ เมื่อลงทะเบียนงานแล้ว การประมวลผลจะดำเนินการต่อโดยอัตโนมัติ

PRO DocNow มีประโยชน์สำหรับทั้งการดำเนินการพิมพ์ในโรงงานและผู้ให้บริการงานพิมพ์จากภายนอก โรงงานในโรงงานสามารถใช้ระบบนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานในแพลตฟอร์มการพิมพ์ต่างๆ เมื่อโรงงานย้ายไปยังสภาพแวดล้อมของโรงงานกระดาษขาว พวกเขาสามารถปรับตำแหน่งของบล็อกที่อยู่และองค์ประกอบอื่นๆ ที่ช่วยให้รวมงานเข้าด้วยกันได้

การส่งข้อความที่ขับเคลื่อนด้วยสีและข้อมูลตามเนื้อหาของเอกสารสามารถเพิ่มมูลค่าให้กับเอกสารที่พวกเขาจัดทำสำหรับองค์กรของตนได้ โดยไม่จำเป็นต้องระดมทุนสำหรับโครงการพัฒนาไอทีที่มีราคาแพง

ผู้ให้บริการ PSP นอกสถานที่รองรับแอปพลิเคชันต่างๆ จากไคลเอนต์หลายราย ความแตกต่างในรูปแบบ เครื่องหมายควบคุมเอกสาร และเค้าโครงทำให้การออกแบบเอกสารใหม่กลายเป็นความสามารถที่จำเป็น หากไม่มีฟังก์ชันนี้ งานดังกล่าวจะทำกำไรได้น้อยลงหรืออาจสูญเสียให้กับคู่แข่งได้

PSP ดำเนินงานในตลาดที่มีการแข่งขันสูง โดยบางครั้งลูกค้าจะมองว่าบริการด้านเอกสารเป็นเพียงสินค้าโภคภัณฑ์ หากต้องการโดดเด่นกว่าคู่แข่งและทำกำไรได้สูงขึ้น PSP จะต้องเพิ่มมูลค่า การออกแบบเอกสารใหม่โดย PRO DocNow เป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาในการบรรลุเป้าหมายดังกล่าว แสดงให้ลูกค้าที่มีศักยภาพเห็นถึงวิธีการปรับปรุง CX ผ่านเอกสารที่พวกเขาคิดว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็น กลยุทธ์นี้จะช่วยให้ PSP สามารถชนะธุรกิจและกำหนดราคาบริการตามมูลค่าที่พวกเขาให้

ธุรกิจ CCM อยู่ภายใต้การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยีทางธุรกิจ องค์กรต่างๆ มุ่งมั่นที่จะมอบ CX ที่เหนือกว่า และความพยายามดังกล่าวยังรวมถึงเอกสารธุรกรรมที่ส่งให้กับลูกค้าด้วย ด้วยคุณสมบัติตามต้องการของ PRO DocNow ฝ่ายพิมพ์สามารถปรับปรุงเอกสารที่จัดทำสำหรับลูกค้าภายในหรือภายนอกได้ เอกสารที่ออกแบบใหม่จะรองรับวัตถุประสงค์ CX ของลูกค้า

บางครั้งองค์กรต่างๆ ต้องเผชิญกับความยากลำบากที่ไม่คาดคิดเมื่อต้องดำเนินการงานที่ไม่บ่อยครั้ง เช่น เอกสารภาษีสิ้นปี แทนที่จะต้องดิ้นรนแก้ไขโปรแกรม พวกเขาสามารถปรับเปลี่ยนเอกสารด้วย PRO DocNow และหลีกเลี่ยงการขอความช่วยเหลือด้านไอทีที่จำเป็นเพื่อให้ทันกำหนดเส้นตายในการจัดทำรายงานที่ใกล้จะมาถึง

แล้ว Operations Express ล่ะ?

Operations Express คือผลิตภัณฑ์ด้านการออกแบบเอกสารภายในองค์กรและการแปลงสตรีมการพิมพ์ที่ลูกค้าของ Crawford Technologies ไว้วางใจมานานหลายปี

CrawfordTech ยังคงให้การสนับสนุน บำรุงรักษา และขยาย Operations Express และลูกค้าสามารถซื้อโซลูชันภายในองค์กรนี้ได้ สำหรับองค์กรที่มีความต้องการใช้งานอย่างต่อเนื่องในปริมาณมาก โซลูชันภายในองค์กรอาจเหมาะสมกว่า ผู้ใช้ PRO DocNow สามารถอัปเกรดเป็น Operations Express ได้หากความต้องการของพวกเขาเปลี่ยนแปลงไปในอนาคต และสามารถย้ายคำจำกัดความของงานได้อย่างง่ายดาย

PRO DocNow ช่วยให้บริษัทที่มีความต้องการไม่เคร่งเครียดและมีกลยุทธ์การดำเนินงานบนคลาวด์ได้รับประโยชน์จากฟังก์ชันการออกแบบไฟล์ภาพพิมพ์ใหม่ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย ไม่ต้องประสบปัญหาด้านการบริหารจัดการและการทำงาน รวมไปถึงความซับซ้อนที่มักเกิดขึ้นจากการติดตั้งภายในสถานที่

กรณีการใช้งาน

ช่วงเวลาการประมวลผลสูงสุด

พิจารณา PSP หรือการดำเนินการพิมพ์ภายในโรงงานที่พิมพ์และส่งใบแจ้งยอดทางไปรษณีย์ให้กับสถาบันการเงิน ข้อตกลงระดับบริการ (SLA) สำหรับงานประเภทนี้อาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ความสำคัญของเอกสาร และปัจจัยอื่นๆ การประมวลผลใบแจ้งยอดรายเดือนซึ่งต้องมีการออกแบบเอกสารใหม่ไม่ใช่ปัญหาสำหรับบริษัทที่ใช้โซลูชันภายในองค์กร

อย่างไรก็ตาม การประมวลผลงบการเงินไตรมาสและสิ้นปีอาจเป็นเรื่องท้าทาย ในช่วงเวลาการประมวลผลสูงสุดเหล่านี้ ปริมาณงานจะเพิ่มขึ้น 50% หรือมากกว่านั้น ด้วยโซลูชันภายในองค์กร องค์กรจะต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติมเพื่อประมวลผลงานออกแบบเอกสารใหม่ภายในเวลาที่กำหนด เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้จะประมวลผลงานเพียงไม่กี่วันในช่วงต้นของแต่ละไตรมาส และจะไม่ได้ใช้งานในช่วงเวลาที่เหลือ

ด้วย PRO DocNow องค์กรต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากพลังการประมวลผลเพิ่มเติมที่จำเป็นในช่วงเวลาเร่งด่วนโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มด้านฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ PRO DocNow จะจัดสรรเซิร์ฟเวอร์ AWS โดยอัตโนมัติเมื่อจำเป็นตามโหลด

โรงงานกระดาษขาว

การติดตั้งเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทสีเต็มรูปแบบช่วยให้สามารถพิมพ์งานได้มากขึ้นในเวลาอันสั้นลง ช่วยประหยัดค่าอุปกรณ์และแรงงาน อย่างไรก็ตาม ความท้าทายคือการป้อนข้อมูลให้เพียงพอกับเครื่องพิมพ์ใหม่เพื่อให้เครื่องทำงานด้วยความเร็วที่เหมาะสม การเริ่มและหยุดบ่อยครั้งถือเป็นการสิ้นเปลืองและไม่มีประสิทธิภาพสำหรับเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทความเร็วสูง

ในโรงงานผลิตเอกสารกระดาษขาว งานพิมพ์ไม่จำเป็นต้องมีโครงร่างที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าอีกต่อไป องค์กรการพิมพ์มักจะรวมเอกสารจากงานเล็กๆ หลายงานเข้าเป็นงานใหญ่เพียงงานเดียวเพื่อการประมวลผลที่มีประสิทธิภาพ แต่เนื่องจากไม่มีสต็อกที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า ข้อมูลแปรผันจึงต้องผสานกับแบบฟอร์ม โลโก้ และข้อความคงที่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ PRO DocNow สามารถอ่านข้อมูลภาพพิมพ์ กำหนดโอเวอร์เลย์แบบฟอร์มที่เหมาะสม และใช้โอเวอร์เลย์กับสตรีมข้อมูลในรูปแบบที่พร้อมพิมพ์ในสภาพแวดล้อมของคุณ

ปัญหาอีกประการหนึ่งในการรวมงานคือการวางบล็อกที่อยู่ให้แสดงอย่างถูกต้องผ่านหน้าต่างของซองจดหมายทั่วไป PRO DocNow ช่วยในกรณีนี้เช่นกันโดยยกข้อมูลที่อยู่จากภาพพิมพ์ต้นฉบับและย้ายไปยังตำแหน่งที่เหมาะสมบนหน้า

ที่อยู่คุณภาพ

ไปรษณีย์สหรัฐฯ ขยายส่วนลดค่าไปรษณีย์ให้กับผู้ส่งไปรษณีย์ที่แก้ไขที่อยู่และคัดแยกไปรษณีย์ล่วงหน้า

ด้วย PRO DocNow การดำเนินการพิมพ์สามารถดึงที่อยู่จัดส่งจากไฟล์ที่พร้อมพิมพ์และไฟล์ภาพที่พิมพ์ และประมวลผลข้อมูลผ่านซอฟต์แวร์การเตรียมไปรษณีย์

จากนั้น PRO DocNow จะวางที่อยู่มาตรฐานและอัปเดต รวมทั้งบาร์โค้ด USPS Intelligent Mail กลับไปยังหน้าที่ถูกต้องในไฟล์พิมพ์

ยืดอายุการใช้งานของแอพพลิเคชั่น

โปรแกรมจำนวนมากที่ยังคงใช้เขียนเอกสารธุรกรรมนั้นเขียนขึ้นเมื่อหลายสิบปีก่อนด้วยภาษาต่างๆ เช่น COBOL ซอร์สโค้ดอาจไม่มีอีกต่อไป หรือองค์กรอาจไม่สามารถคอมไพล์โปรแกรมได้หากจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลง แย่ไปกว่านั้นคือ คนส่วนใหญ่ที่สามารถเขียนโปรแกรมด้วย COBOL ได้ไม่ได้อยู่ในตลาดแรงงานอีกต่อไป ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้กับซอฟต์แวร์เขียน CCM รุ่นเก่าด้วยเช่นกัน

หากองค์กรต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสารธุรกรรมที่พิมพ์ออกมาแม้เพียงเล็กน้อยเนื่องจากกฎระเบียบหรือการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ในธุรกิจ ซอฟต์แวร์ออกแบบเอกสารใหม่จึงเป็นสิ่งจำเป็น บริษัทต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารและทำให้โครงการเขียนโปรแกรมใหม่ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงต้องล่าช้าออกไป โดยไม่ต้องแตะต้องโค้ดต้นฉบับเดิมหรือเรียกโปรแกรมเมอร์คนเก่ากลับมา

การจัดรูปแบบการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์

บริษัทต่างๆ จัดส่งเอกสารจำนวนมากทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่โปรแกรมที่ใช้สร้างเอกสารนั้นได้รับการออกแบบมาเพื่อการพิมพ์โดยเฉพาะ การดูภาพเหล่านี้เป็นไฟล์ PDF บนอุปกรณ์พกพานั้นไม่สามารถทำได้จริง ด้วย PRO DocNow บริษัทต่างๆ สามารถแปลงไฟล์ภาพพิมพ์ให้เป็นไฟล์ HTML5 ที่ตอบสนองและใช้งานได้บนมือถือ และส่งมอบข้อมูลผ่านพอร์ทัลของลูกค้า

แอปพลิเคชันบนคลาวด์เป็นโซลูชันทางธุรกิจที่พบเห็นได้ทั่วไปในปัจจุบัน บริษัทต่างๆ มักมองหาแอปพลิเคชันดังกล่าวเป็นตัวเลือกแรกๆ เนื่องจากไม่ต้องการค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการและโครงสร้างพื้นฐานที่มาพร้อมกับโซลูชันภายในองค์กร เว้นแต่จะมีความจำเป็นจริงๆ

การออกแบบเอกสารใหม่ก็ไม่ต่างกัน สุดท้ายนี้ คุณสามารถชำระเงินสำหรับบริการเหล่านี้ได้เฉพาะเมื่อคุณต้องการเท่านั้น คุณสามารถหยุดการลงทุนในค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ตลอดทั้งปี และใช้งานเฉพาะในช่วงเวลาเร่งด่วนหรือสำหรับงานบางประเภทในการดำเนินการผลิตสิ่งพิมพ์ของคุณ

ลูกค้า PRO DocNow ไม่จำเป็นต้องมีบุคลากรด้านวิศวกรรมเอกสารเพื่อสร้างเอกสารตามที่ลูกค้าภายในหรือภายนอกต้องการ เพียงสมัครใช้งานและเริ่มปรับปรุงเอกสารได้เลย