PRO Conductor มอบการทำงานอัตโนมัติให้กับเวิร์กโฟลว์

หลังจากวิเคราะห์โซลูชันเวิร์กโฟลว์อย่างละเอียดแล้ว บริษัทบริการทางการเงินจึงตัดสินใจนำ PRO Conductor ของ Crawford Technologies มาใช้

PRO Conductor คือแพลตฟอร์มทันสมัยที่รองรับข้อกำหนดของอินเทอร์เฟซโค้ดต่ำและการรายงานแบบกราฟิก ในขณะที่ยังคงให้การเปลี่ยนแปลงความเร็วสูงของแอปพลิเคชันการพิมพ์แบบเก่าและข้อกำหนดเวิร์กโฟลว์การผลิตของระบบ Automated Document Factory (ADF)

ขั้นตอนแรกคือการกำหนดมาตรฐานและกฎเกณฑ์ชุดหนึ่ง บริษัทบริการทางการเงินมีทีมไอทีที่มีความสามารถมากและต้องการโซลูชันเวิร์กโฟลว์ที่สามารถประมวลผลงานประเภทต่างๆ และงานพิมพ์ต่างๆ ได้โดยไม่ต้องบังคับให้มีการกำหนดมาตรฐานเป็นรูปแบบการออกแบบใดรูปแบบหนึ่ง นอกจากนี้ บริษัทยังไม่ต้องการจัดการกับการสร้างเทมเพลตหลายร้อยแบบสำหรับเอกสารแต่ละประเภท ซึ่งจะต้องแก้ไขทุกครั้งที่หน่วยธุรกิจเปลี่ยนแปลงเอกสาร

การทำให้เป็นปกติ

ร่วมกับทีมบริการของ CrawfordTech พวกเขาสามารถพัฒนาวิธีการในการจับคู่งานทั้งหมดลงในกระบวนการทำให้เป็นมาตรฐานของ CrawfordTech ได้

การทำให้ข้อมูลเป็นมาตรฐานจะดำเนินการเมื่องานพิมพ์เข้าสู่ PRO Conductor เทคนิคนี้ช่วยลดความซับซ้อนในการจัดการเวิร์กโฟลว์การพิมพ์ได้อย่างมาก การใช้งานในการผลิตใช้เวิร์กโฟลว์ที่ครอบคลุมและแข็งแกร่งเพียงสามแบบเท่านั้น:

• เวิร์กโฟลว์การพิมพ์แบบเก่าของ Xerox ที่ใช้รูปแบบผลลัพธ์มาตรฐาน
• เวิร์กโฟลว์การรวม แยก รวม และแบ่งส่วน PDF
• เวิร์กโฟลว์การส่งจดหมายการตลาดแบบ PDF สำหรับงานเฉพาะกิจ การตลาด/การส่งจดหมายจำนวนมาก

แอปพลิเคชันหลายร้อยรายการได้รับการทำให้เป็นมาตรฐานและประมวลผลผ่านเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ ทำให้แต่ละแอปพลิเคชันไม่จำเป็นต้องมีเทมเพลต เวิร์กโฟลว์ หรือโฟลเดอร์ด่วนเฉพาะตัว การดำเนินการดังกล่าวช่วยลดความซับซ้อนในการปรับใช้และการจัดการแอปพลิเคชันทั้งหมด และทำให้มั่นใจได้ว่าการเปิดตัวจะเสร็จสิ้นได้ในเวลาเพียงเศษเสี้ยวของเวลาที่ใช้ในการปรับใช้ ADF ส่วนใหญ่ การนำเวิร์กโฟลว์ขั้นสูงนี้ไปใช้ถูกกำหนดให้เป็น “การทำให้เป็นมาตรฐาน” โดยทีมงานของ Crawford Technologies

การจัดเก็บถาวร

การเก็บถาวรเอกสารและการเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวเป็นส่วนประกอบสำคัญของโครงการ เนื่องจากเป็นการเชื่อมโยงที่สำคัญต่อแผนริเริ่มการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลขององค์กร กระบวนการดั้งเดิมใช้รอบการประมวลผลเพื่อสร้างไฟล์ PDF และไฟล์ดัชนีสำหรับจัดเก็บในระบบจัดเก็บเอกสาร FileNet ซึ่งส่งผลกระทบต่อระบบอื่นๆ และกระบวนการต่อเนื่อง

CrawfordTech ได้ย้ายการจัดทำดัชนีไปยังเซิร์ฟเวอร์และโหลด FileNet โดยอัตโนมัติด้วยเอกสารการติดต่อสื่อสารทั้งหมด โดยเป็นส่วนหนึ่งของการใช้งาน PRO Conductor ปัจจุบัน ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า (CSR) สามารถเข้าถึงจดหมายและการสื่อสารของลูกค้าใน FileNet ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงเข้าถึง ADF บนเว็บที่ปลอดภัยก่อนที่จะส่งจดหมาย

แนวทางนี้พิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์อย่างยิ่ง เนื่องจากองค์กรกำลังเผชิญกับข้อจำกัดด้านทรัพยากรไอทีอย่างเฉียบพลัน โซลูชันใหม่นี้ช่วยให้บริษัทสามารถก้าวไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

การจัดการงาน

การจัดการและติดตามงานและจดหมายเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการใช้งาน ADF เจ้าหน้าที่ใช้อินเทอร์เฟซแบบเก่า (SDSF) เพื่อส่งงานไปยังเครื่องพิมพ์ กระบวนการนี้เป็นแบบแมนนวลและทำซ้ำหลายพันครั้งเมื่อสิ้นไตรมาสเพียงเพื่อให้กระบวนการพิมพ์และส่งจดหมายตามปกติเสร็จสมบูรณ์

ในฐานะส่วนหนึ่งของโซลูชัน PRO Conductor กระบวนการปรับใช้การทำงานได้ถูกย้ายไปยังกระบวนการส่งข้อมูลอัตโนมัติแบบลากและวางที่ใช้ Graphical User Interface (GUI) ปัจจุบัน ผู้ปฏิบัติงานสามารถลากรายการงานไปยังไอคอนเครื่องพิมพ์ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ GUI ระบบได้รับการกำหนดค่าให้รักษาสิทธิ์และกฎการใช้งานของผู้ปฏิบัติงานและเครื่องพิมพ์ที่มีอยู่

เช่นเดียวกับบริษัทขนาดใหญ่หลายแห่ง การสนับสนุนอุปกรณ์ถือเป็นปัญหาที่ท้าทายบริษัทแห่งนี้ ข้อจำกัดด้านงบประมาณทำให้ไม่สามารถอัปเกรดเครื่องใส่และเครื่องพิมพ์ให้เป็นฮาร์ดแวร์ล่าสุดได้ ซอฟต์แวร์หลังการพิมพ์ Crawford Technologies ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ งานขนาดใหญ่บางงานจำเป็นต้องให้ผู้ปฏิบัติงานใส่จดหมายลงในซองจดหมายด้วยตนเอง เนื่องจากเครื่องใส่ต้องพิมพ์จดหมายในลำดับย้อนกลับ

โซลูชัน PRO Conductor สามารถย้อนกลับคำสั่งการพิมพ์ เพิ่มบาร์โค้ดใหม่บนด้านหลังของแผ่นกระดาษ และเปิดใช้งานระบบอัตโนมัติของกระบวนการแทรกข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์ พวกเขาสามารถใช้เครื่องมือแทรกข้อมูลที่มีอยู่ได้โดยไม่ต้องลงทุนหลายแสนดอลลาร์เพื่อซื้ออุปกรณ์ใหม่
เมื่อสิ้นเดือน จำนวนงานมหาศาลทำให้ทีมปฏิบัติการรับมือไม่ไหว บางครั้งมีงานพิมพ์เดี่ยวๆ 4,000 ถึง 5,000 งาน ตั้งแต่จดหมายฉบับเดียวไปจนถึงงานขนาดใหญ่ที่ต้องใช้เวลานานถึง 20 ชั่วโมงจึงจะพิมพ์เสร็จ ซึ่งทำให้เกิดปัญหาหลายประการ ดังนี้

• สามารถจัดการ ติดตาม และบันทึกงานพิมพ์ 5,000 งานด้วยตนเองได้อย่างไร
• เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่างานแต่ละงานจะพิมพ์สำเร็จ?
• เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าเราไม่ได้พิมพ์งานเดียวกันสองครั้ง
• เราจะลดจำนวนการเปลี่ยนงานและสต๊อกให้เหลือน้อยที่สุดเพื่อใช้ประโยชน์ของอุปกรณ์การผลิตสูงสุดหรือลดระยะเวลาหยุดทำงานให้เหลือน้อยที่สุดได้อย่างไร

การรวมกลุ่ม

PRO Conductor สามารถรวบรวมงานเล็กๆ น้อยๆ จำนวนมากให้เป็นไฟล์ผลลัพธ์การผลิตขนาดใหญ่ไฟล์เดียวได้ จากนั้นไฟล์ขนาดใหญ่เหล่านี้จะถูกแบ่ง แบ่งส่วน เรียงลำดับ และส่งออกตามประเภทการตั้งค่าเครื่องแทรก เพื่อให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และเครื่องแทรกจะเสร็จสมบูรณ์เพียงครั้งเดียวสำหรับกระดาษหรือซองจดหมายประเภทที่กำหนด

ความสามารถในการจัดเรียงและรวมไฟล์นับพันไฟล์อย่างรวดเร็วและลดจำนวนไฟล์นับพันให้เหลือเพียงไฟล์พิมพ์งานผลิตจำนวนสิบกว่าไฟล์ ทำให้กระบวนการบัญชีและการผลิตเป็นเรื่องง่ายและสะดวก ไฟล์ต่างๆ จะถูกจัดกลุ่มตามน้ำหนักและจำนวนหน้า ปลายทาง กระดาษ หรือประเภทซองจดหมาย ในขณะที่ยังคงเชื่อมโยงจดหมายแต่ละฉบับกลับไปยังไฟล์พิมพ์เริ่มต้นเพื่อการตรวจสอบและการติดตามในระดับเอกสารทั้งหมด

พิมพ์ซ้ำ

ปัญหาหนึ่งที่มักมองข้ามไปเมื่อสร้างและใช้งาน ADF คือการติดตามและตรวจสอบการพิมพ์ซ้ำ กระบวนการเดิมกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานต้องย้อนกลับไปที่เมนเฟรมหรือเลือกช่วงหน้าเพื่อพิมพ์ซ้ำบนตัวควบคุมเครื่องพิมพ์ Xerox กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพต่ำ โดยพิมพ์ซ้ำล่าช้าหนึ่งถึงสองวันและมีฟังก์ชันการตรวจสอบที่จำกัด

กระบวนการใหม่นี้ใช้การผสานรวมไฮเปอร์ออโตเมชั่นล่าสุดของ CrawfordTech PRO Conductor จะสื่อสารกับเครื่องแทรกเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถแทรกจดหมายได้สำเร็จทุกฉบับ เมื่อจดหมายได้รับความเสียหาย PRO Conductor จะรวบรวมทรัพยากรและเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดโดยอัตโนมัติ สร้างไฟล์พิมพ์ใหม่และส่งกลับเข้าคิวการพิมพ์ จากนั้นรอรับคำติชมจากเครื่องแทรกเพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายแต่ละฉบับได้รับการแทรกสำเร็จ กระบวนการนี้เป็นระบบอัตโนมัติ 100% ไร้การสัมผัสอย่างสมบูรณ์ และรับประกันว่าจดหมายสำคัญแต่ละฉบับจะได้รับการพิมพ์และส่งไปยัง USPS อย่างถูกต้อง

เวิร์กโฟลว์ก่อนหน้านี้ต้องใช้กระบวนการด้วยตนเองสำหรับการตรวจสอบและการตรวจสอบการติดตามทั้งหมด เมื่อทีมงานรวบรวมเป้าหมายสำหรับความคิดริเริ่มเวิร์กโฟลว์ พวกเขาพบการปรับปรุงมากมายในการรายงาน การติดตาม การตรวจสอบ และการอนุมัติ PRO Conductor เป็นแพลตฟอร์มการผสานรวมขั้นสูงที่มีความสามารถในการเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ เครื่องแทรก และระบบองค์กรอื่นๆ ได้แทบทั้งหมด การขจัดกระบวนการด้วยตนเองเป็นส่วนสำคัญของโซลูชัน PRO Conductor พนักงานไม่จำเป็นต้องเดินไปรอบๆ พื้นที่ทำงานพร้อมกับกระดานคลิปบอร์ดเพื่อติดตามงานอีกต่อไป ปัจจุบัน ผู้จัดการสามารถดูแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่มีเพียงข้อมูลและกราฟที่พวกเขาเลือกเท่านั้น พวกเขาสามารถดูไฟล์ งาน หรือแม้แต่ข้อมูลระดับชิ้นส่วนจากอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อใดๆ ที่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เฟซ PRO Conductor ได้ ในส่วนของการอนุมัติ PRO Conductor ช่วยให้สามารถอนุมัติและตรวจสอบแบบเรียลไทม์สำหรับแผนกต่างๆ ได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง

สรุป

สุดท้ายนี้ และมีความสำคัญเชิงกลยุทธ์สูงสุด พวกเขาจำเป็นต้องมีวิธีที่จะเชื่อมโยงการดำเนินงานด้านการพิมพ์/การส่งจดหมายเข้ากับกลยุทธ์ดิจิทัลที่บริษัทกำหนดไว้ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลทั้งหมดควรพร้อมให้สมาชิกเข้าถึงได้ผ่านช่องทางที่ต้องการเมื่อต้องการ

พูดอย่างง่ายๆ ก็คือ พวกเขาจำเป็นต้องมั่นใจว่าทีมจัดการผลผลิตทั้งหมดสามารถเป็นส่วนสำคัญในโครงสร้างพื้นฐาน eDelivery และประสบการณ์ลูกค้าหลายช่องทางได้ การบูรณาการนี้ดำเนินการโดยทีมไอทีของพวกเขา และใช้ PRO Conductor เพื่อระงับผลผลิตการพิมพ์ใดๆ สำหรับผู้ที่ร้องขอ eDelivery ซึ่งเป็นมาตรฐาน

สิ่งที่น่าสนใจอย่างหนึ่งของโครงการนี้คือการใช้ไฮเปอร์ออโตเมชั่นแบบหลายช่องทาง หากอีเมลถูกตีกลับ การเรียกใช้ API จะรวบรวมข้อมูลของบุคคลนั้น จากนั้นจึงสร้างงานพิมพ์ที่มีการติดต่อสื่อสารที่สำคัญซึ่งไม่สามารถส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ดังนั้นผู้รับจึงได้รับการสื่อสารทางกายภาพ (หรือจดหมาย) จากนั้นไฟล์เก็บถาวรของ FileNet จะได้รับการอัปเดตด้วยการจัดการขั้นสุดท้ายจริงเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ

ธุรกิจบริการทางการเงินอาจเป็นธุรกิจที่มีการฟ้องร้องทางกฎหมายค่อนข้างมาก และทีมงานที่ดูแลการปรับใช้มุ่งเน้นที่การให้แน่ใจว่าสมาชิกแต่ละคนจะได้รับการสื่อสาร แม้ว่าช่องทางนั้นจะใช้ไม่ได้ก็ตาม และยังมีเส้นทางการตรวจสอบที่สอดคล้องกับกฎระเบียบโดยละเอียดที่สามารถเข้าถึงได้ทันที

การติดตั้งและความสำเร็จของการนำ ADF ไปใช้งานนั้นขึ้นอยู่กับวิสัยทัศน์ ประสบการณ์ และเทคโนโลยี สำหรับโครงการนี้ PRO Conductor คือเทคโนโลยี ทีมบริการของ Crawford Technologies มอบความเชี่ยวชาญในการนำไปใช้งาน และลูกค้าจัดเตรียมและกำหนดสถานะในอนาคตที่จะมอบคุณค่ามหาศาลให้กับองค์กร