การย้ายไฟล์เก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้า – ทุกสิ่งที่คุณควรพิจารณาเพื่อการย้ายไฟล์เก็บถาวรที่ประสบความสำเร็จ

การแนะนำ

การสื่อสารกับลูกค้าเป็นปัจจัยสำคัญที่ขับเคลื่อนกระบวนการทำงานและความสำเร็จขององค์กรเกือบทุกแห่ง หากไม่มีเอกสารธุรกรรม เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด และใบยืนยัน ธุรกิจส่วนใหญ่ก็ไม่สามารถดำเนินการได้ และสำหรับองค์กรในอุตสาหกรรมที่ต้องใช้เอกสารจำนวนมาก เช่น บริการทางการเงิน การดูแลสุขภาพ หรือประกันภัย ลักษณะสำคัญของการสื่อสารกับลูกค้าถือเป็นรากฐานของข้อกังวลระดับซีที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อบังคับ การเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน และการเปิดเผยข้อมูลทางกฎหมาย การผลิตและแจกจ่ายเอกสารเหล่านี้จำนวนมากได้รับคำสั่งจากข้อบังคับเพื่อสื่อสารสถานะของความสัมพันธ์ทางการเงินระหว่างบริษัทและลูกค้า

ด้วยเหตุนี้ จึงมีการพัฒนาวิธีการและเทคโนโลยีที่หลากหลายตลอดหลายปีที่ผ่านมาเพื่อบันทึกและจัดเก็บการสื่อสารที่สำคัญกับลูกค้า ตั้งแต่การสแกนตู้เอกสารที่เต็มไปด้วยเอกสารไปจนถึงระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลขั้นสูงสำหรับองค์กร ล้วนถูกนำมาใช้เพื่อรักษาความปลอดภัย แบ่งปัน และจัดเก็บการสื่อสารกับลูกค้าที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งเป็นตัวขับเคลื่อนเวิร์กโฟลว์พื้นฐานของธุรกิจในแต่ละวัน

แนวทางแห่งยุคหน้า

เราพบว่าองค์กรต่างๆ ในปัจจุบันกำลังมองหาสิ่งที่ดีกว่านี้ พวกเขามีความปรารถนาที่จะไม่เพียงแต่จัดเก็บและเก็บถาวรเอกสารสำคัญของลูกค้าเท่านั้น แต่ยังต้องการใช้ประโยชน์จากความก้าวหน้าในระบบการจัดการเนื้อหาเพื่อให้คล่องตัว ตอบสนองและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล นั่นคือจุดที่เราเข้ามา ความเชี่ยวชาญของเราในระบบเอกสารทั้งแบบเก่าและแบบสมัยใหม่ไม่มีใครเทียบได้ และเราเข้าใจถึงผลกระทบทางธุรกิจของการจัดการข้อมูล CrawfordTech มีเครื่องมือและความเชี่ยวชาญที่จะช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงเอกสารเก่าของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพในรูปแบบที่สร้างความแตกต่างอย่างแท้จริง

ขั้นตอนในการทำการย้าย

ยอมรับกันเถอะว่าเอกสารการสื่อสารกับลูกค้าจำนวนมากนั้นเก่า ล้าสมัย มีค่าใช้จ่ายสูง และซับซ้อนในการบำรุงรักษา ด้วยเหตุผลเหล่านี้ ควบคู่ไปกับความปรารถนาที่จะปรับปรุงการกำกับดูแลข้อมูล การปฏิบัติตามข้อกำหนด และเพื่อให้สามารถจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้ดีขึ้น องค์กรต่างๆ จึงตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้เอกสารเก็บถาวรรุ่นถัดไป เราทำงานกับพวกเขาทั้งหมด และเรามีประสบการณ์มากมายในการย้ายการสื่อสารที่สำคัญกับลูกค้าจากเอกสารเก็บถาวรหนึ่งไปยังอีกเอกสารเก็บถาวรหนึ่ง ไม่ว่าคุณจะเลือกแบบใด

การจะย้ายไฟล์เก็บถาวรให้ประสบความสำเร็จได้นั้นต้องมีมากกว่าแค่เทคโนโลยีเท่านั้น คุณต้องมีข้อมูล มุมมอง และวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ที่ถูกต้องเพื่อบรรลุเป้าหมายของคุณด้วย ด้วยเหตุนี้ เราจึงได้จัดทำเอกสารเผยแพร่ฉบับนี้ขึ้นเพื่อให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาเพื่อการย้ายไฟล์เก็บถาวรให้ประสบความสำเร็จ ใช้แนวคิด แนวทาง และโครงสร้างเพื่อประเมิน วางแผน และดำเนินการย้ายไฟล์ของคุณ

การสกัด

การโยกย้ายเอกสารและข้อมูลจากการสื่อสารกับลูกค้าเริ่มต้นด้วยเป้าหมายง่ายๆ ดังต่อไปนี้: การแยกเอกสารและข้อมูลออกจากระบบปัจจุบันและวางไว้ในระบบใหม่ ดูเหมือนจะง่าย แต่ขอบเขตและความซับซ้อนของการโยกย้ายของคุณอาจแตกต่างกันอย่างมาก ขึ้นอยู่กับประเภทของไฟล์เก็บถาวรที่คุณใช้ในปัจจุบัน เมื่อต้องใช้กลยุทธ์การแยกข้อมูล แนวทางเดียวไม่เหมาะกับทุกกรณี ดังนั้น จึงควรเริ่มต้นความพยายามของคุณด้วยการประเมินปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการแยกข้อมูลอย่างรอบคอบ

การกำหนดขอบเขตการย้ายถิ่นฐาน

อาจเกิดความคิดที่จะลงมือทำการย้ายข้อมูลทันทีก่อนที่จะกำหนดขนาด รูปร่าง และความซับซ้อนของการย้ายข้อมูลอย่างเหมาะสม แต่สิ่งสำคัญคือต้องใช้เวลาและความพยายามในการค้นหาและวิเคราะห์อย่างละเอียดถี่ถ้วน มิฉะนั้น คุณอาจเสี่ยงต่อการนำความไม่มีประสิทธิภาพและความซ้ำซ้อนมาใช้ ซึ่งจะทำให้กระบวนการย้ายข้อมูลทั้งหมดยุ่งยาก ใช้เวลานาน และมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาด

รูปแบบ

ในปัจจุบัน องค์กรจำนวนมากมักมีเอกสารเก็บถาวรการติดต่อสื่อสารกับลูกค้ามาเป็นเวลานาน และมีแนวโน้มว่าจะมีเนื้อหาที่น่าแปลกใจและท้าทายอยู่ในนั้น แม้ว่าคุณจะเผยแพร่การติดต่อสื่อสารกับลูกค้าทางอิเล็กทรอนิกส์ บนเว็บ หรือทางอีเมล ก็ยังเป็นเรื่องปกติที่จะสร้าง “ไฟล์พิมพ์” เพื่อเก็บไว้ในเอกสาร ดังนั้น เริ่มต้นการค้นพบของคุณโดยถามคำถาม เช่น:

• ข้อมูลและเอกสารประเภทใดบ้างที่เก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรปัจจุบัน?
• เป็นไฟล์พิมพ์ทั้งหมดหรือเปล่า? และไฟล์พิมพ์เหล่านี้เป็นไฟล์ประเภทใด: AFP? Xerox Metacode? PDF?
• ข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบรายงานเก่า ข้อมูลแบบบรรทัด หรือไฟล์ข้อความ?
• ไฟล์เก็บถาวรสามารถบรรจุสิ่งเซอร์ไพรส์อะไรได้บ้าง (เอกสารธุรกิจ, อีเมล, เสียง/วิดีโอ)

หากมีไฟล์และรูปแบบต่างๆ ครบถ้วนในไฟล์เก็บถาวรของคุณ คุณจะวางแผนการโยกย้ายข้อมูลได้ดีขึ้นมาก

ประเภทเอกสาร

เอกสารธุรกรรมและการติดต่อสื่อสารกับลูกค้ามีหลายประเภทและหลายประเภท เอกสารบางประเภทมักถูกอ้างอิงถึงบ่อยครั้ง ในขณะที่บางประเภทถูกลืมเลือนไปเนื่องจากถูกเก็บรักษาไว้และถูกลืมไปเมื่อหลายปีก่อน ในทางกลับกัน เอกสารหลายฉบับต้องการการเฝ้าระวังอย่างเข้มงวดเพื่อให้แน่ใจว่ามีความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว ในขณะที่บางฉบับจำเป็นต้องเข้าถึงได้ง่ายและต้องแก้ไขบ่อยครั้ง อุตสาหกรรมต่างๆ มีข้อกำหนดในการเก็บรักษาที่แตกต่างกัน ซึ่งจะกำหนดว่าควรเก็บถาวรข้อมูลใดและเป็นระยะเวลานานเท่าใด พิจารณาขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อระบุประเภทเอกสารของคุณ:

• ระบุประเภทเอกสารแต่ละประเภทในเอกสารเก็บถาวร (เช่น ใบแจ้งยอด จดหมาย ยืนยัน สัญญา ฯลฯ)
• กำหนดระดับความสำคัญของแต่ละอัน (เช่น 1 = สูง, 2 = กลาง, 3 = ต่ำ)
• กำหนดกลยุทธ์ในการจัดการกับค่าผิดปกติ (เช่น ไฟล์ข้อความที่แปลก ๆ รูปแบบธุรกิจ เดสก์ท็อป หรือรูปแบบอื่น ๆ)
• คาดการณ์ความต้องการในอนาคตสำหรับการวิเคราะห์และการเพิ่มประสิทธิภาพ (เช่น โครงการ “ข้อมูลขนาดใหญ่” BPM)

การกำหนดขนาดการโยกย้าย

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดปริมาณเนื้อหาที่คุณต้องจัดการและย้ายข้อมูล นี่คือจุดที่ต้องมีการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญบางประการเกี่ยวกับสิ่งที่จะนำเข้าสู่ระบบใหม่ และสิ่งที่ถูกละทิ้งหรือกำจัดออกไป

กำหนดเป้าหมายเนื้อหา

ไม่น่าจะเป็นไปได้ที่คุณจะต้องย้ายไฟล์และเอกสารทุกฉบับ อาจจำเป็นต้องใช้เฉพาะจดหมายโต้ตอบล่าสุดและเอกสารที่มีมูลค่าสูงเท่านั้น โปรดพิจารณาคำถามเหล่านี้เมื่อคุณกำหนดขนาดการย้ายข้อมูล

• คุณจำเป็นต้องย้ายเนื้อหาทั้งหมดจากไฟล์เก็บถาวรปัจจุบันหรือไม่
• คุณเคยเก็บทุกสิ่งทุกอย่างไว้ในอดีตแต่ไม่จำเป็นต้องทำใช่ไหม?
• คุณจะตัดสินใจอย่างรอบคอบเกี่ยวกับสิ่งที่ควรคงไว้ในอนาคตได้อย่างไร?
• คุณต้องเก็บรักษาเอกสารใดบ้างเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย?
• มีแนวทางในการสร้างประสิทธิภาพและกำจัดทรัพยากรที่สูญเปล่าไประหว่างทางหรือไม่?

คุณสามารถใช้ระดับความสำคัญที่กำหนดจากด้านบนเพื่อช่วยกำหนดขนาดความพยายามของคุณ แต่แน่นอนว่าจะมีปัจจัยอื่นๆ อีกมากมายที่จะส่งผลต่อการตัดสินใจและกลยุทธ์ของคุณ สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ หากคุณไม่เข้าใจขนาดของการโยกย้ายไฟล์เก็บถาวรเป้าหมายอย่างชัดเจนและเป็นข้อเท็จจริง คุณจะไม่สามารถเตรียมการสำหรับเวลาและทรัพยากรคอมพิวเตอร์ที่เพียงพอในการดำเนินการให้ถูกต้องได้ และคุณมีแนวโน้มที่จะลืมสิ่งสำคัญบางอย่างไปโดยไม่ได้ตั้งใจ

ข้อกำหนดด้านเวลา

เวลาที่ใช้ในการย้ายไฟล์เก็บถาวรจะแตกต่างกันมากขึ้นอยู่กับขนาดและขอบเขตของความพยายามของคุณ รวมถึงปริมาณพลังการประมวลผล พื้นที่จัดเก็บชั่วคราว และปริมาณข้อมูลที่สามารถใช้ได้ กระบวนการแยกและย้ายข้อมูลนั้นใช้ I/O เข้มข้นมาก ดังนั้นการวิเคราะห์ขนาดที่ถูกต้องตามสถิติจึงมีความสำคัญ เนื่องจากการดำเนินการกับระบบการผลิตด้วยงานที่ใช้ CPU สูงในระหว่างกระบวนการแบตช์หลักหรือช่วงเวลาที่ต้องการใช้งานสูงนั้นไม่ใช่สิ่งที่ผู้ใช้ทางธุรกิจจะยอมรับได้

คลิกที่นี่สำหรับเทมเพลตสเปรดชีตที่คุณสามารถใช้สำหรับการวิเคราะห์โดยละเอียดเพิ่มเติม โปรดระวังให้หน่วยต่างๆ สอดคล้องกัน

ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีใดในการคำนวณความต้องการเวลาสำหรับการโยกย้ายไฟล์เก็บถาวร สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าคุณไม่น่าจะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงการประมวลผลได้ตลอด 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน ดังนั้น หากคุณสามารถเข้าถึงระบบไฟล์เก็บถาวรได้เพียงหนึ่งชั่วโมงต่อวัน การทำงาน 24 ชั่วโมงจะต้องใช้เวลาอย่างน้อย 24 วัน ไม่ใช่ 24 ชั่วโมง การประมวลผลแบบคู่ขนานอาจเป็นตัวเลือกในการลดเวลาในการประมวลผล แต่ข้อเสียคือคุณอาจพบกับข้อจำกัดด้านปริมาณงาน I/O

การสกัดจากแหล่งที่มา

วิธีการที่ใช้ในการแยกไฟล์และเอกสารจากไฟล์เก็บถาวรปัจจุบันของคุณจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแหล่งที่มา ในบางกรณีอาจง่ายเหมือนกับการใช้คำสั่ง unload หรือหากคุณพัฒนาไฟล์เก็บถาวรภายในองค์กร คุณอาจต้องเขียน API เอง โดยทั่วไปแล้ว ในระบบองค์กรขนาดใหญ่ เครื่องมือที่จำเป็นจะจัดทำโดยซัพพลายเออร์ไฟล์เก็บถาวรดั้งเดิมเพื่อแยกข้อมูลของคุณแต่จะปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาของพวกเขา กล่าวโดยย่อ การแยกไฟล์จะแตกต่างกันไปตามระบบต้นทาง ดังนั้น โปรดพิจารณาคำถามเหล่านี้อย่างรอบคอบ

• การสกัดต้องใช้เครื่องมืออะไรบ้าง?
• ซัพพลายเออร์ปัจจุบันจัดหาเครื่องมือให้ฉันหรือไม่?
• มี API ให้ใช้หรือไม่ หรือจำเป็นต้องเขียนขึ้นเอง
• คุณมีเครื่องมืออยู่แล้วที่สามารถนำมาใช้ซ้ำได้อีกหรือไม่?
• คุณจำเป็นต้องมีสิทธิ์ใช้งานเครื่องมือขั้นสูงเพิ่มเติมสำหรับช่วงเวลาการโยกย้ายหรือไม่

การจัดเตรียมเนื้อหา

ในระหว่างกระบวนการย้ายข้อมูล คุณจะต้องมีพื้นที่ว่างเพื่อจัดเก็บข้อมูลในขณะที่ย้ายจากไฟล์เก็บถาวรก่อนหน้าและเขียนไปยังปลายทางใหม่ หากคุณมีดิสก์ว่างเพียง 20GB คุณอาจพบข้อจำกัดที่เคร่งครัดมากในโครงสร้างพื้นฐานหลัก จากประสบการณ์ของเรา คุณควรเผื่อพื้นที่ดิสก์ไว้สักสองสามเทราไบต์หรืออาจมากกว่านั้น และควรพิจารณาเรื่องนี้ในการวางแผนของคุณ

นอกจากนี้ ควรพิจารณาถึงความจำเป็นในการควบคุมการกำกับดูแลที่เหมาะสมในกระบวนการดึงข้อมูล นโยบายการกำกับดูแลข้อมูลเฉพาะของคุณควรเป็นตัวกำหนดจุดสมดุลระหว่างเป้าหมายขององค์กรที่อาจแตกต่างกันได้สองประการ ได้แก่ การดึงข้อมูลจากคลังข้อมูลและลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหาย ถูกขโมย หรือเสียหาย ใช้กรอบงานที่สอดคล้องและมีเหตุผลเพื่อจัดการข้อมูลตามนโยบายการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และขั้นตอนต่างๆ

การเปลี่ยนแปลง

คุณต้องกำหนดรูปแบบที่จะใช้ในการจัดเก็บเอกสารในคลังข้อมูลใหม่ของคุณ คุณอาจเลือกที่จะคงรูปแบบดั้งเดิมไว้หรืออาจต้องการรูปแบบที่ยืดหยุ่นกว่าซึ่งจำเป็นต้องทำการแปลงเพื่อรองรับการเข้าถึงหรือการแจกจ่ายและนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์

ทรัพยากรต่างๆ เช่น แบบอักษร รูปภาพ และข้อมูลเมตาของการควบคุมเครื่องจักร ซึ่งอาจมองข้ามไปได้ และมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับงานพิมพ์แบบเก่าที่ต้องอาศัยทรัพยากรเหล่านี้ในเครื่องพิมพ์เอง ลองพิจารณาคำถามเหล่านี้:

• ไฟล์เก็บถาวรใหม่จะใช้รูปแบบใด
• เอกสารเหล่านี้จะเข้าถึงได้อย่างไร ในรูปแบบพิมพ์หรือออนไลน์หรือทั้งสองแบบ?
• เอกสารและไฟล์ทั้งหมดจะอยู่ในรูปแบบเดียวกันหรือจะเป็นแบบผสมกัน?
• แบบอักษร กราฟิก และทรัพยากรอื่นๆ ทั้งหมดเข้ากันได้ที่ใดในการเปลี่ยนแปลง?
• คุณจะแปลงทุกอย่างเป็น PDF หรือรูปแบบทั่วไปอื่น ๆ หรือไม่?
• มีข้อกำหนดให้ต้องตรงกัน 100% ในแง่ของความถูกต้องของเอกสารหรือไม่?

การเพิ่มประสิทธิภาพ

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ไฟล์เก็บถาวรแบบเก่าจะมีสิ่งต่างๆ เช่น หน้าซ้ำ หน้าว่าง และทรัพยากรลึกลับอื่นๆ ที่ล้าสมัยหรือไม่จำเป็นอีกต่อไป ดังนั้น โปรดพิจารณาการปรับเปลี่ยนและการแปลงจำนวนหนึ่งที่สามารถปรับให้ระบบไฟล์เก็บถาวรใหม่มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างมาก:

• ลบหน้าที่ซ้ำกันทั้งหมดและลดความต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของไฟล์เก็บถาวรใหม่
• กำจัดและเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรและปรับปรุงเวลาในการจัดเก็บและการเรียกค้น
• สามารถนำเสนอเอกสารที่เข้าถึงได้เต็มรูปแบบสำหรับลูกค้าที่เป็นผู้พิการทางสายตาหรือมีปัญหาทางสายตาได้
• ให้แน่ใจว่ามีระดับการเข้ารหัสเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มการป้องกันการละเมิดข้อมูลและการโจรกรรมทางไซเบอร์ และให้สอดคล้องกับกฎระเบียบที่ใช้บังคับในอุตสาหกรรมของคุณ
• ใช้การเข้ารหัสลายเซ็นดิจิทัล เทคโนโลยีการจัดการบันทึก และเทคนิคอื่นๆ เพื่อป้องกันการฉ้อโกงภายใน และให้แน่ใจถึงการกำกับดูแลที่เหมาะสม
• การแก้ไขอัตโนมัติเพื่อรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้ซ่อนอยู่ในขณะที่ให้การเข้าถึงข้อมูลโดยรวมคล่องตัวยิ่งขึ้น

การจัดทำดัชนี

ระบบการจัดการเอกสารทั้งหมดมีดัชนีเนื้อหาในระดับหนึ่ง การวางแผนดัชนีที่เหมาะสมถือเป็นปัจจัยสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้การย้ายเอกสารในคลังเอกสารประสบความสำเร็จ ดัชนีระบบเริ่มต้นประกอบด้วยองค์ประกอบต่างๆ เช่น วันที่ ประเภทเอกสาร ชื่อ หมายเลขบัญชี หรือตัวระบุทั่วไปอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถค้นหาเอกสารและไฟล์ในระบบคลังเอกสารใหม่ได้ มีดัชนีเพิ่มเติมที่เปิดใช้งานฟังก์ชันขั้นสูง เช่น การค้นหาข้อความแบบเต็มและการจำแนกขั้นสูง ซึ่งจะเปิดประตูสู่แอปพลิเคชันการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ โปรดพิจารณาสิ่งต่อไปนี้สำหรับความพยายามในการย้ายของคุณ:

• คุณจะใช้ดัชนีเดิมจากระบบเดิมหรือไม่?
• จะต้องมีพารามิเตอร์และวิธีการจัดทำดัชนีใหม่หรือไม่
• คุณกำลังนำเสนอระบบการจัดการข้อมูลหลักและจำเป็นต้องแมปดัชนีทั้งหมดให้สอดคล้องกับแนวคิดใหม่นี้หรือไม่?
• โครงร่างการจัดทำดัชนีขั้นสูงสามารถนำข้อมูลเชิงลึกที่มีอยู่ในไฟล์เก็บถาวรใหม่มาได้มากขึ้นอย่างไร

โหลดไฟล์เก็บถาวรใหม่

ขณะที่คุณเตรียมโหลดไฟล์เก็บถาวรใหม่ โปรดจำไว้ว่าระบบแต่ละระบบจะมีเทคนิคเฉพาะของตัวเองในการรับไฟล์และเอกสาร ไฟล์เก็บถาวรบางไฟล์ใช้ Web API สำหรับการรับเอกสาร ในขณะที่ไฟล์อื่นๆ จะใช้การโหลดแบบแบตช์จากไฟล์ที่จัดรูปแบบเป็นพิเศษ ที่เก็บข้อมูลทั้งหมดมีชุดเครื่องมือและเทคนิคเฉพาะของตัวเอง ดังนั้นโปรดพิจารณาข้อกำหนดทั้งหมดล่วงหน้า

สถานะการเปลี่ยนผ่าน

พิจารณาว่าระบบของคุณจะอยู่ในสถานะใดเมื่อคุณทำให้ระบบพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจ ไฟล์เก็บถาวรทั้งหมดจะเป็นส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อมแอปพลิเคชันใหม่หรือไม่ และเอกสารที่คุณย้ายมาทั้งหมดจะพร้อมใช้งานหรือไม่ หรือคุณจะแบ็คโหลดเซกเมนต์ล่าสุด (เช่น สองปีที่ผ่านมา) และค่อยๆ นำเนื้อหาเก่ามาตามความจำเป็นในช่วงระยะเวลาหนึ่งหรือไม่

การรับรองคุณภาพและการกระทบยอด

การรับประกันคุณภาพควรเป็นลำดับความสำคัญอันดับแรกของการย้ายไฟล์เก็บถาวรการสื่อสารของลูกค้า ควรพิจารณาปัจจัยด้านคุณภาพสองประการ ได้แก่ คุณภาพของการย้ายไฟล์เก็บถาวร และคุณภาพของเอกสารนั้นๆ

คุณภาพการโยกย้ายไฟล์เก็บถาวร

คุณจะรับประกันได้อย่างไรว่าเอกสารที่คุณมีตั้งแต่แรกนั้นเป็นเอกสารที่คุณโหลดเข้าในไฟล์เก็บถาวรใหม่ของคุณแล้ว การนับเอกสารที่เข้าสู่กระบวนการแยกเอกสาร นับเอกสารผ่านกิจกรรมการจัดเตรียมและการแปลงเอกสาร และนับเอกสารอีกครั้งในขณะที่เอกสารเคลื่อนผ่านกระบวนการโหลดเอกสารนั้นเพียงพอหรือไม่ หรือจำเป็นต้องใช้เทคนิคที่ซับซ้อนกว่านั้นหรือไม่ นอกจากนี้ โปรดพิจารณาด้วยว่าระบบต้นทางอาจเกิดข้อผิดพลาดและความไม่สอดคล้องกันเมื่อเวลาผ่านไป ดัชนีอาจผิดพลาด ล้าสมัย หรือเสียหาย

ความถูกต้องของเอกสาร

เอกสารจำนวนมากต้องการความเที่ยงตรงของภาพในระดับสูง โดยคงรูปลักษณ์ของต้นฉบับไว้ทุกประการ เมื่อแปลงจากรูปแบบหนึ่งไปเป็นอีกรูปแบบหนึ่ง เช่น จาก AFP ไปเป็น PDF สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องคำนึงถึงคุณภาพของการแปลงด้วย ในทางกลับกัน เอกสารบางฉบับมีไว้สำหรับใช้ภายในเท่านั้น หรือไม่มีข้อกำหนดด้านความเที่ยงตรงเฉพาะเจาะจง ในกรณีดังกล่าว อาจไม่สมเหตุสมผลที่จะเก็บภาพสีเต็มรูปแบบหรือภาพความละเอียดสูงไว้ และลดเวลาหน่วงในการโหลดให้กับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า

การจัดการบันทึก

แนวทางที่เหมาะสมในการจัดการไฟล์และเอกสารในคลังของคุณควรมีการกำกับดูแลตลอดวงจรชีวิตของไฟล์ทั้งหมด ตั้งแต่ช่วงเวลาที่สร้างและจัดเก็บจนถึงเวลาที่ต้องกำจัดในที่สุด ซึ่งรวมถึงการระบุ จัดประเภท จัดเก็บ รักษาความปลอดภัย ดึงข้อมูล ติดตาม และทำลายหรือรักษาบันทึกเหล่านี้ไว้ถาวร กิจกรรมเหล่านี้ควรอยู่ภายใต้แนวนโยบายที่ครอบคลุมขององค์กรของคุณเกี่ยวกับการกำกับดูแล ความเสี่ยง และการปฏิบัติตาม และควรเน้นไปที่การจัดการหลักฐานกิจกรรมขององค์กร รวมถึงการลดหรือบรรเทาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง

การกำหนดและวันที่

ซัพพลายเออร์ฐานข้อมูลเอกสารทำให้การสนับสนุนแนวทางที่เป็นทางการในการกำจัดเอกสารเป็นเรื่องง่าย กำหนดและกำหนดว่าเมื่อใดไฟล์หรือเอกสารจะถูกกำจัดในที่สุด หากจะต้องกำจัด ตัวอย่างเช่น “บันทึกนี้จะถูกลบในอีกสิบปี” หรือ “หกเดือนหลังจากที่เราได้รับการแจ้งเตือนการยกเลิกบัญชี” การทำให้นโยบายและวันที่ในการกำจัดชัดเจนขึ้นระหว่างความพยายามย้ายข้อมูลของคุณจะช่วยให้คุณไม่ต้องกลับไปดูนโยบายและขั้นตอนการกำจัดในภายหลัง หรือแย่กว่านั้น อาจทำให้ไฟล์ในคลังของคุณเต็มไปด้วยเนื้อหาหลายปีที่กินพื้นที่ซึ่งไม่จำเป็นอีกต่อไป และยังก่อให้เกิดต้นทุนและความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นสำหรับองค์กรอีกด้วย

ก้าวไปข้างหน้า

เราหวังว่าเอกสารข้อมูลนี้จะเป็นแนวทางที่เป็นประโยชน์ในการประเมินสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ควรคำนึงถึงเพื่อให้การย้ายข้อมูลการสื่อสารกับลูกค้าประสบความสำเร็จ ใช้แนวคิด แนวทาง และโครงสร้างเพื่อประเมิน วางแผน และดำเนินการตามกลยุทธ์และกิจกรรมของคุณ แม้ว่าเทคโนโลยีจะมีบทบาทสำคัญ แต่โปรดจำไว้ว่าการค้นพบ การประเมิน และการวางแผนที่เหมาะสมนั้นมีความสำคัญ และมองหาพันธมิตรที่ผ่านการพิสูจน์แล้วและแหล่งข้อมูลผู้เชี่ยวชาญ เช่น CrawfordTech ที่สามารถช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการย้ายข้อมูลการสื่อสารกับลูกค้า

เราใช้บริการย้ายข้อมูล STEP™ ของเราเพื่อให้แน่ใจว่าการย้ายข้อมูลระหว่างคลังข้อมูลจะรวดเร็ว แม่นยำ และเชื่อถือได้ STEP อิงตามข้อเสนอมาตรฐานอุตสาหกรรมและใช้กระบวนการที่กำหนดไว้เพื่อแยก แปลง และโหลดเนื้อหาและดัชนีจากไฟล์เก็บถาวรต้นฉบับไปยังคลังข้อมูลเป้าหมาย STEP พร้อมให้บริการทั้งแบบออนไซต์และแบบระยะไกล ไม่ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์ม และมอบการมองเห็นและการควบคุมที่คุณต้องการเพื่อรับประกันการเปลี่ยนผ่านที่มีประสิทธิภาพ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม เพียงไปที่ CrawfordTech.com หรือโทร 866.679-0864