บริการเนื้อหา — มีอะไรให้ฉันบ้าง?
ปัญหาเกี่ยวกับ ECM
ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งในการกำหนดนิยามของ ECM (Enterprise Content Management) แบบดั้งเดิมก็คือ อุดมคติของโซลูชันที่สมบูรณ์แบบนั้นถูกกำหนดมานานแล้วว่าเป็นแพลตฟอร์มรวมศูนย์เดียวเพื่อจัดการข้อมูลทั้งหมดทั่วทั้งองค์กร ซึ่งพิสูจน์แล้วว่าเป็นเป้าหมายที่เป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุ แพลตฟอร์มรวมศูนย์ไม่เคยประสบความสำเร็จหรือสมจริงเป็นพิเศษ และทำให้เกิดช่องว่างในการตอบสนองความต้องการในการจัดการข้อมูลทั้งหมดขององค์กร ในการสำรวจเมื่อเร็วๆ นี้ ชุมชน AIIM ร้อยละ 22 มองว่าโครงการ ECM โดยรวมของตนหยุดชะงัก และบ่อยครั้งที่ธุรกิจต่างๆ เต็มไปด้วยไซโลข้อมูลที่ถูกละทิ้ง* ไซโลเหล่านี้มักเป็นของเหลือทิ้งหลังจากการย้ายระบบ ECM ที่มีประสิทธิภาพต่ำกว่ามาตรฐานไปยังระบบใหม่ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง (ร้อยละ 50 ของผู้ตอบแบบสำรวจมีระบบ ECM สามระบบขึ้นไป และร้อยละ 22 มีระบบห้าระบบขึ้นไป)
บริการเนื้อหาเข้ากันได้อย่างไร?
การบริการด้านเนื้อหาเป็นกลยุทธ์ทางเลือกที่จะมอบโซลูชันที่ใช้งานได้จริงมากขึ้นเพื่อบรรลุผลประโยชน์ตามที่สัญญาไว้ในวิสัยทัศน์เดิมของ ECM นั่นคือ การรวบรวมข้อมูลอย่างชาญฉลาดและส่งมอบให้กับบุคคลที่ถูกต้อง ในเวลาที่ถูกต้อง ในรูปแบบที่ถูกต้อง พร้อมทั้งรับรองความสอดคล้องและสร้างกระบวนการและประสิทธิภาพด้านต้นทุน
ไม่จำเป็นต้องเป็นซอฟต์แวร์ใหม่ แพลตฟอร์มใหม่ หรือระบบใหม่ กลยุทธ์ Content Services อิงตามการบูรณาการและการนำการสนับสนุนด้านสถาปัตยกรรมของคลังเอกสารและข้อมูลภายในองค์กรหลายแห่งและอาจเป็นบนคลาวด์มารวมกัน เป็นแนวทางแบบหลายคลังข้อมูลเพื่อจัดการเนื้อหาโดยไม่คำนึงถึงคลังข้อมูลต้นทาง และจัดเตรียมฟังก์ชันรวม เช่น การค้นหาระดับองค์กร เพื่อสร้างโซลูชันที่คล่องตัวและคุ้มต้นทุน
ก้าวไปข้างหน้า?
แอปพลิเคชัน Legacy ECM คืออะไร?
แอปพลิเคชัน ECM รุ่นเก่าเป็นแอปพลิเคชันที่มักใช้งานมานานหลายปี โดยมักจะเป็นหนึ่งหรือสองทศวรรษ แอปพลิเคชันเหล่านี้ใช้ในแพลตฟอร์มคอมพิวเตอร์เมนเฟรมในช่วงแรก และหลายแอปพลิเคชันได้รับการพอร์ตไปยังระบบแบบกระจาย แอปพลิเคชัน ECM รุ่นเก่าเหล่านี้มีกระบวนการที่ยืดหยุ่นไม่ได้และยืดหยุ่นไม่ได้ ดังนั้น โดยทั่วไปแล้วแอปพลิเคชันเหล่านี้จึงต้องใช้ฮาร์ดแวร์จำนวนมาก การจัดระเบียบซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน ค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบจำนวนมาก อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ไม่ยืดหยุ่น และต้นทุนการบำรุงรักษาและการสนับสนุนที่สูง
ถ้ามันไม่เสีย — ทำไมต้องซ่อมมัน?
แม้ว่าระบบเดิมอาจทำหน้าที่ตามจุดประสงค์การออกแบบเดิมได้ดี แต่ข้อกำหนดต่างๆ ก็เปลี่ยนแปลงไป การออกแบบระบบ ECM เดิมที่เข้มงวดเกินไปอาจไม่ยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับกระบวนการและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจใหม่ๆ และการเปลี่ยนแปลงระบบเหล่านี้เพื่อรองรับข้อกำหนดในการส่งมอบเนื้อหาประเภทต่างๆ ให้กับบุคคลที่เหมาะสมโดยใช้หลากหลายวิธีการส่งมอบนั้นมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป
เหตุใดองค์กรของฉันจึงควรเปลี่ยนแปลง?
เนื่องจากเนื้อหาถูกจัดเก็บอยู่ในที่เก็บข้อมูลหลายแห่ง และลูกค้าต้องการข้อมูลผ่านทางสื่อสิ่งพิมพ์ อีเมล เว็บเบราว์เซอร์ ข้อความ และช่องทางอื่นๆ ที่กำลังเกิดขึ้น จึงจำเป็นต้องแยกเนื้อหาจากแหล่งต่างๆ รวบรวม และแปลงเป็นรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการจัดจำหน่าย
ในโลกที่เชื่อมต่อกันและเคลื่อนที่ไปอย่างรวดเร็วนี้ ซึ่งทุกสิ่งทุกอย่างเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ และความเร็วของธุรกิจก็เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง บริการเนื้อหาจะช่วยให้องค์กรสามารถก้าวทันสถานการณ์ได้
แอพพลิเคชั่นใดบ้าง?
เนื้อหาทั้งหมดที่ต้องจัดเก็บ จัดการ และแจกจ่ายจะสร้างขึ้นโดยแอปพลิเคชัน แอปพลิเคชันต้นทางและผลกระทบที่มีต่อชุมชนผู้ใช้ถือเป็นปัจจัยหลักที่ต้องพิจารณาเมื่อย้ายจาก ECM ไปใช้ Content Services สามารถสร้างประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดีขึ้นได้หรือไม่ แอปพลิเคชันและกระบวนการที่เหมาะสมกับการใช้ Content Services มีลักษณะต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งอย่าง:
- แอปพลิเคชันที่โหลดเนื้อหาใหม่ลงในที่เก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่อง วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อให้ข้อมูลการทำธุรกรรมปัจจุบันแก่ผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอก
- แอปพลิเคชันที่สร้างข้อมูลและเอกสารซึ่งมีข้อกำหนดการเก็บรักษาตามกฎหมายที่ต้องเก็บรักษาและเปิดเผยให้หน่วยงานด้านกฎหมายและภาครัฐเข้าถึงได้
- แอปพลิเคชันหรือระบบใดๆ ที่สร้างเอกสารที่ผูกติดกับที่เก็บข้อมูลซึ่งควรพร้อมใช้งานได้ตามคำขอของลูกค้า
- สำหรับหน่วยงานของรัฐบาล คลังข้อมูลใดๆ ที่จัดเก็บเอกสารที่สามารถร้องขอได้ผ่านพระราชบัญญัติเสรีภาพในการเข้าถึงข้อมูล (FOIA)
- ที่เก็บข้อมูลใดๆ ที่มีข้อมูลลูกค้าส่วนบุคคลที่เป็นส่วนตัวซึ่งจะต้องได้รับการ “ทำความสะอาด” และแปลงเป็นสถานะที่สามารถเผยแพร่ได้อย่างถูกกฎหมาย ซึ่งอาจรวมถึงการลบหรือแก้ไขข้อมูลส่วนตัวบางส่วน เช่น หมายเลขบัญชีหรือหมายเลขประกันสังคม
การเริ่มต้น
การวิเคราะห์อย่างละเอียดว่าสามารถสร้างผลกระทบเชิงบวกสูงสุดได้ที่ใดถือเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง
กำหนดผลกระทบทางธุรกิจและมูลค่าที่คาดหวัง
ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่มีอยู่ ย่อมส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานทางธุรกิจในแต่ละวัน จึงต้องระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่ามูลค่าที่คาดหวังจากการเปลี่ยนแปลงนั้นคุ้มค่ากับผลกระทบต่อธุรกิจ ดังนั้น จึงเป็นประโยชน์ที่จะทำงานร่วมกับ SMEs ด้านเอกสารและแอปพลิเคชันเฉพาะ เพื่อพิจารณาว่าผู้ใช้โต้ตอบกับเอกสารและแอปพลิเคชันที่สร้างและใช้งานเอกสารเหล่านั้นอย่างไร เป้าหมายคือเพื่อระบุที่เก็บเอกสารที่ใช้บ่อยที่สุด และด้วยการนำ Content Services มาใช้ จะสามารถส่งผลกระทบเชิงบวกต่อธุรกิจได้มากที่สุด
คำถามที่ต้องพิจารณา
- เอกสารและข้อมูลภายในนั้นจำเป็นสำหรับผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกหรือไม่
- จำเป็นต้องมีข้อมูลแอปพลิเคชันมากกว่าหนึ่งรายการสำหรับกรณีการใช้งานหนึ่งกรณีหรือมากกว่านั้นหรือไม่
- ข้อมูลที่เป็นเอกสารจำเป็นต้องแจกจ่ายให้กับบุคคลที่สามหรือไม่?
- กระบวนการเผยแพร่ข้อมูลสามารถทำด้วยตนเองได้ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสมหรือไม่?
- ปัจจุบันมีหรือจะมีข้อกำหนดด้านความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว และการกำกับดูแลในอนาคตหรือไม่?
- มีที่เก็บข้อมูลหลายแห่ง (ไซโล) ที่จะได้รับประโยชน์จากการค้นหาแบบรวมหรือไม่
การนำไปปฏิบัติ
การนำแนวทางการให้บริการเนื้อหามาใช้ในการส่งมอบข้อมูลและเอกสารให้กับผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกที่หลากหลายนั้น จำเป็นต้องใช้แนวทางที่แตกต่างจากโครงการไอทีแบบเดิม อาจไม่จำเป็นต้องจัดเตรียมและปรับใช้เซิร์ฟเวอร์และระบบใหม่ ในความเป็นจริง ประโยชน์หลักประการหนึ่งของแนวทางการให้บริการเนื้อหาคือการเสริมระบบที่มีอยู่และ “ปลุกชีวิตใหม่” ให้กับระบบเดิมที่มีอยู่ ซึ่งในความเป็นจริงแล้วทำหน้าที่จัดเก็บและรักษาข้อมูลได้ดีมาก แต่ไม่สามารถส่งมอบข้อมูลได้ตามข้อกำหนดการแจกจ่ายหลายช่องทางในปัจจุบัน ประเด็นบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อเริ่มต้น ได้แก่:
- กำหนดองค์ประกอบของชุมชนผู้ใช้ เป็นกลุ่มภายในหรือภายนอกเป็นหลัก ชุมชนผู้ใช้ภายนอกเป็นลูกค้า พันธมิตรทางธุรกิจ หรือผู้ขายมากเพียงใด เนื่องจากความถี่และประเภทของการเข้าถึงจะแตกต่างกัน
- กำหนดกรณีการใช้งานที่จะได้รับประโยชน์จากการค้นหาแบบรวมที่เก็บข้อมูลหลายที่
- กำหนดว่ากรณีการใช้งานที่ต้องใช้แรงงานเข้มข้นใดบ้างที่สามารถโยกย้ายไปสู่แนวทางบริการตนเองโดยลูกค้า
- พิจารณาแอปพลิเคชันและเอกสารที่มีผลกระทบต่อการปฏิบัติตามที่ทราบ เช่น HIPAA, CFR ส่วน II, SEC 17a-f, GDPR
- ตรวจสอบว่าแอปพลิเคชันและที่เก็บข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นต้องสามารถเข้าถึงได้สำหรับผู้พิการทางสายตาเนื่องจากกฎระเบียบและข้อกำหนดทางกฎหมาย
- ประเมินทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ การสนับสนุน และการบริหารระบบปัจจุบัน
- สำรวจโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีปัจจุบันเพื่อกำหนดความต้องการฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เป็นไปได้
วัตถุประสงค์คือการทำความเข้าใจอย่างสมบูรณ์ถึงองค์ประกอบของการสร้าง การจัดการ การจัดเก็บ และการแจกจ่ายเอกสารที่หลากหลาย และใช้ความรู้ดังกล่าวเพื่อออกแบบกลยุทธ์การรวมและการแจกจ่ายที่ใช้เมธอดบริการเนื้อหาเพื่อใช้ประโยชน์จากที่เก็บข้อมูลที่มีอยู่
เหตุใดฉันจึงต้องสนใจ?
การใช้แนวทาง Content Services ในการส่งมอบเอกสารและข้อมูลบนเอกสารจากคลังข้อมูลที่มีอยู่มีแนวโน้มที่จะเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและพันธมิตรทางธุรกิจ ปรับปรุงกระบวนการภายใน และลดต้นทุนการบริหารและการบำรุงรักษา นอกจากนี้ ยังช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดเส้นทางสู่อนาคตได้ด้วยการขจัดการพึ่งพาระบบเดิมและนำแนวทางเทคโนโลยีสมัยใหม่มาใช้
คำถามใหญ่ – มันคุ้มหรือเปล่า?
CrawfordTech เสนอบริการวิเคราะห์พอร์ตโฟลิโอครึ่งวันฟรี ซึ่งออกแบบมาเพื่อระบุผลประโยชน์ที่เป็นไปได้ที่องค์กรของคุณอาจได้รับได้จากการนำแนวทางบริการเนื้อหามาใช้ในการแจกจ่ายและส่งมอบข้อมูลตามเอกสาร
คอลเลกชั่นผลิตภัณฑ์ เครื่องมือ และบริการของ CrawfordTech จะทำให้คุณสามารถใช้ประโยชน์การลงทุนในแอปพลิเคชันเดิมๆ ของคุณให้คุ้มค่า เพื่อส่งมอบข้อมูลให้กับบุคคลที่ถูกต้อง ในเวลาที่ถูกต้อง ในรูปแบบที่ถูกต้อง ในขณะเดียวกันก็รับรองความสอดคล้องและสร้างกระบวนการและประสิทธิภาพด้านต้นทุน
- รวบรวมและส่งมอบเนื้อหาที่แตกต่างกันจากที่เก็บข้อมูลที่แตกต่างกันอย่างปลอดภัยในแพ็คเกจเดียวให้กับผู้ร้องขอทั้งภายในและภายนอก
- การค้นหาและดึงข้อมูลจากคลังเนื้อหาหลายแหล่งรวมกัน
- แปลงเนื้อหาที่เก็บไว้สำหรับการส่งมอบหลายช่องทางโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมหรือสร้างเนื้อหาใหม่
- เลือกรูปแบบการจัดส่งที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติตามความต้องการของผู้ใช้
