ใครที่ต้องการโรงงานเอกสารอัตโนมัติ?

องค์กรต่างๆ มีเหตุผลหลายประการที่ควรพิจารณาติดตั้งระบบ Automated Document Factory (ADF) ประโยชน์ของการควบคุม ความรับผิดชอบ การวิเคราะห์ข้อมูล การแจ้งเตือน การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และการควบคุมต้นทุนมีความสำคัญสำหรับองค์กรเกือบทั้งหมดที่สร้างและเผยแพร่การสื่อสารกับลูกค้า การดำเนินงานที่ไม่สามารถนำเสนอฟังก์ชันการทำงานนี้ ไม่ว่าจะเป็นการว่าจ้างผู้ให้บริการภายนอกหรือศูนย์เอกสารภายในองค์กร จะพบว่าเป็นเรื่องยากที่จะรองรับแอปพลิเคชันเอกสารที่สำคัญต่อลูกค้า

บริษัทต่างๆ เริ่มสนใจเทคโนโลยี ADF เนื่องจากมีจุดปัญหาที่เห็นได้ชัด เช่น เอกสารบัญชีที่ปะปนกัน ไม่สามารถปฏิบัติตาม SLA หรือสูญเสียธุรกิจให้กับคู่แข่งที่เสนอข้อดีและความปลอดภัยเช่นเดียวกับ ADF

บางครั้งบริษัทต่างๆ มองว่าเทคโนโลยี ADF เป็นตัวช่วยสำคัญในการเติบโตทางธุรกิจ ช่วยให้บริษัทสามารถเข้าสู่ตลาดใหม่หรือส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ดีกว่าให้กับลูกค้าได้

ADF มีประโยชน์ต่อบริษัทของคุณหรือไม่?

การประเมินความเสี่ยง

จะเกิดผลอย่างไรหากคุณเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยไม่ได้ตั้งใจจากการผสมบัญชี? จะเกิดอะไรขึ้นหากงานพลาดกำหนดเวลาส่งจดหมาย? หากเครื่องจักรขัดข้องระหว่างการผลิต ผู้ปฏิบัติงานจะเริ่มต้นใหม่อีกครั้งในสถานที่ที่ถูกต้องได้อย่างไร เพื่อหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อนหรือเอกสารที่หายไป?

การควบคุมต้นทุน

คุณสามารถเลิกกะที่สามได้ไหม งานใดที่ใช้เวลานานที่สุดในการทำงาน คุณใช้เวลาเท่าใดในการสืบหาข้อมูลเกี่ยวกับงานหรือสถานะเอกสาร คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายด้านการผลิตและไปรษณีย์ได้หรือไม่โดยการรวมงานเข้าด้วยกัน เมื่อไรจึงจะคุ้มค่าทางการเงินในการเปลี่ยนอุปกรณ์ที่เก่าแล้ว

การดึงดูดธุรกิจใหม่

องค์กรของคุณจะสามารถเข้าถึงตลาดใหม่ๆ เช่น การประมวลผลเอกสารที่ควบคุมโดย HIPAA ได้หรือไม่ หากคุณมีระบบติดตามและควบคุมที่ดีขึ้น มีโอกาสพิมพ์และแทรกคำชี้แจงจำนวนหน้าแบบแปรผันได้หรือไม่ RFP ล่าสุดทั้งหมดต้องการการจัดส่งเอกสารหลายช่องทางและการบำรุงรักษาตามความต้องการของลูกค้าหรือไม่

การปรับปรุงการบริการ

การตอบคำถามของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้นจะช่วยรักษาลูกค้าไว้ได้หรือไม่ การพิมพ์ซ้ำอัตโนมัติจะทำให้เอกสารถูกส่งทางไปรษณีย์เร็วขึ้นหนึ่งหรือสองวันหรือไม่ การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์จะช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถแก้ไขปัญหาการผลิตได้ก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อลูกค้าหรือไม่

รายการเหล่านี้สามารถพิสูจน์การซื้อโซลูชัน ADF ได้ บริษัทส่วนใหญ่เห็นถึงการปรับปรุงในหลายๆ ด้านด้วยการใช้ประโยชน์จากความสามารถต่างๆ ที่มีให้โดยโรงงานเอกสารอัตโนมัติที่ทันสมัยในปัจจุบัน

การตรวจสอบโซลูชัน: ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

การพิมพ์เอกสาร การแทรกเอกสาร และการส่งไปรษณีย์ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นจากการนำ ADF ไปใช้ แต่โซลูชัน ADF จะส่งผลกระทบต่อกลุ่มและแผนกอื่นๆ อีกหลายแผนกเช่นกัน หน่วยงานอื่นๆ จะให้ความช่วยเหลือด้านทรัพยากรสำหรับการออกแบบและการนำโซลูชัน ADF ไปใช้ กลุ่มที่เกี่ยวข้องโดยทั่วไป ได้แก่:

• เทคโนโลยีสารสนเทศ
• การควบคุมคุณภาพ
• ประสบการณ์ของลูกค้า
• กฎหมาย/ระเบียบข้อบังคับ/การปฏิบัติตาม
• การเงิน
• การตลาด
• บริการลูกค้า
• ฝ่ายขาย
• สายธุรกิจ
• ลูกค้า
• ผู้ให้บริการงานเอาท์ซอร์ส

การตัดสินใจ

ขณะที่คุณระบุความต้องการและตรวจสอบวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ โปรดพิจารณาประเด็นต่อไปนี้:

ขอบเขตของโครงการ

คุณกำลังมองหาโซลูชันสำหรับไซต์เดียวหรือคุณต้องการ ADF เพื่อจัดการงานในหลาย ๆ สถานที่หรือไม่ ไซต์หลายแห่งดำเนินการอย่างอิสระหรือไม่ หรือคุณจะแบ่งงานประจำวันให้สมดุลระหว่างไซต์ทั้งหมดหรือไม่ คุณรองรับช่องทางการจัดจำหน่ายจำนวนเท่าใดในขณะนี้ และจะเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร คุณจะนำ ADF ไปใช้งานพร้อมกันกับโครงการสำคัญอื่น ๆ เช่น การแปลงเป็นอิงค์เจ็ทหรือไม่

เหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลา

ลูกค้าหรือหน่วยงานกำกับดูแลกำหนดเส้นตายหรือไม่? เส้นตายคืออะไร? เป้าหมายเหล่านี้จะส่งผลต่อลำดับความสำคัญของโครงการอย่างไร?

การวัด

มีข้อมูลพื้นฐานหรือไม่ คุณจะวัดประสิทธิภาพของ ADF ได้อย่างไร คุณต้องการความช่วยเหลือในการระบุปัญหาและปรับเปลี่ยนหรือไม่

ระบุปัญหาปัจจุบัน

มีปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น เช่น เอกสารที่ปะปนกัน การพิมพ์ซ้ำ ประสิทธิภาพการทำงาน การจัดกำหนดการ หรือข้อผิดพลาดของช่องทางการจัดจำหน่ายหรือไม่ คุณมีจุดบอดในเวิร์กโฟลว์ที่คุณไม่สามารถระบุสถานะของเอกสารหรืองานได้หรือไม่

เป้าหมายเชิงกลยุทธ์

ข้อผิดพลาดหรือความไม่มีประสิทธิภาพทำให้การเติบโตชะงักลงหรือไม่ ความพึงพอใจของลูกค้าลดลงหรือไม่ บริษัทของคุณกำลังมุ่งมั่นที่จะมอบประสบการณ์การสื่อสารที่ราบรื่นให้กับลูกค้าหรือไม่

ตัวเลือกการตรวจสอบ

คุณสมบัติ ADF ใดที่สำคัญที่สุด คุณสามารถนำคุณลักษณะบางอย่างมาใช้ตอนนี้และคุณลักษณะบางอย่างในภายหลังได้หรือไม่ จำเป็นต้องลงทุนซื้ออุปกรณ์ใหม่หรือไม่ หรือคุณสามารถปรับเปลี่ยนฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่ได้หรือไม่ คุณต้องการพอร์ทัลสำหรับแผนกบริการลูกค้าหรือสำหรับลูกค้าปลายทางหรือไม่

ประเมินความเสี่ยง

หากคุณไม่ดำเนินการใดๆ ผลกระทบต่อการสื่อสารกับลูกค้าจะเป็นอย่างไร การละเมิดกฎระเบียบเป็นไปได้หรือไม่ โปรเจ็กต์ ADF ดำเนินต่อไปตามกำหนดเวลาได้หรือไม่ หากมีการจัดสรรทรัพยากรไอทีใหม่

ต้นทุนโครงการและโอกาสในการประหยัด

พิจารณาการจัดหา การบริการจากผู้เชี่ยวชาญ การฝึกอบรม การดัดแปลงหรือเปลี่ยนอุปกรณ์ การลดกำลังคน การปรับปรุงกระแสเงินสด การลดค่าไปรษณีย์ การใช้อุปกรณ์ให้เกิดประโยชน์มากขึ้น การลดงานที่ว่าจ้างภายนอก ฯลฯ องค์กรแต่ละแห่งที่นำระบบโรงงานเอกสารอัตโนมัติมาใช้จะมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันในการประหยัดเงินหรือใช้ประโยชน์จากโอกาสใหม่ๆ

ตลาดในปัจจุบันเรียกร้องความซื่อสัตย์และการควบคุม

ศูนย์เอกสารและผู้ให้บริการงานพิมพ์พบว่าลูกค้าคาดหวังว่าผู้ขายจะจัดเตรียมระบบติดตามและควบคุมความสมบูรณ์ของเอกสาร การดำเนินการใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่มีข้อมูลละเอียดอ่อนจะต้องมีกระบวนการที่เข้มงวดเพื่อป้องกันการเปิดเผยข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าโดยไม่ได้ตั้งใจ แอปพลิเคชันที่ซับซ้อนทำให้จำเป็นต้องมีระบบควบคุมระดับเอกสารที่พร้อมใช้งานผ่านเทคโนโลยี ADF มากขึ้น

งานที่มีเอกสารจำนวนหน้าที่หลากหลาย เนื้อหาซองจดหมายที่ตรงกัน การระบุที่อยู่บนซองจดหมายแบบปิดหน้า หรือข้อมูลที่แปรผันที่พิมพ์สองด้าน มีความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดเป็นพิเศษ แอปพลิเคชันประเภทนี้มีความเสี่ยงในการใช้งานหากไม่มีระบบการระบุและติดตามที่ซับซ้อน

แม้แต่แอปพลิเคชันการตลาดทางไปรษณีย์โดยตรงก็ยังต้องการมาตรการความสมบูรณ์ของเอกสารที่ระบบ ADF จัดเตรียมไว้ให้ เมื่อแอปพลิเคชันได้รับการปรับแต่งเป็นพิเศษ ความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดก็เพิ่มขึ้น องค์ประกอบที่ไม่ตรงกันของจดหมายที่ปรับแต่งเองอาจทำให้ผู้ให้บริการหรือศูนย์เอกสารภายในประสบปัญหาได้มาก รวมถึงค่าใช้จ่ายในการแก้ไขหรือแม้กระทั่งการสูญเสียบัญชี

เนื่องจากปริมาณการส่งจดหมายโดยรวมลดลงเนื่องจากการกำหนดเป้าหมายที่แม่นยำยิ่งขึ้นและการโยกย้ายไปยังช่องทางดิจิทัล มูลค่าของจดหมายแต่ละฉบับจึงเพิ่มขึ้น การไม่ส่งจดหมายถึงบางส่วนของรายชื่อหรือการทำผิดพลาดที่ทำให้จดหมายไม่สามารถผลิตผลลัพธ์ที่ต้องการได้ ทำให้ลูกค้ามองว่าการส่งจดหมายนั้นมีราคาแพงเกินไป ข้อผิดพลาดมากเกินไปจะทำให้ผู้ส่งจดหมายต้องพิจารณาวิธีอื่นๆ ในการสื่อสารกับลูกค้าและกลุ่มเป้าหมาย ส่งผลให้ปริมาณการส่งจดหมายลดลงไปอีก

นอกเหนือจากประโยชน์ที่เห็นได้ชัด เช่น คุณภาพการส่งจดหมายที่ดีขึ้น ต้นทุนที่ต่ำลง หรือการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โซลูชัน ADF ยังสามารถเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ๆ ได้อีกด้วย

การติดตามและควบคุมที่ได้รับการปรับปรุงช่วยให้ศูนย์เอกสารสามารถพิจารณาแนวทางต่างๆ เช่น การจัดบ้านและการรวมงานเข้าด้วยกัน แนวทางเหล่านี้ซึ่งมักทำได้ด้วยเครื่องมือออกแบบเอกสารใหม่ เช่น Crawford Technologies Operations Express ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและค่าไปรษณีย์ เอกสารที่ออกแบบใหม่ยังสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้อีกด้วย

การจัดจำหน่ายหลายช่องทางเป็นคุณลักษณะของกลยุทธ์การสื่อสารกับลูกค้าในปัจจุบันทั้งหมด ซึ่งเป็นเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไปเนื่องจากแนวโน้มและเทคโนโลยีใหม่ๆ เกิดขึ้น แพลตฟอร์ม ADF ที่มีความยืดหยุ่นมีความจำเป็นเพื่อให้มีความแม่นยำและตอบสนองความต้องการที่บริษัทต่างๆ ที่ต้องการเชื่อมต่อกับลูกค้าผ่านช่องทางต่างๆ

ความซับซ้อนในการบันทึก บำรุงรักษา และดำเนินการตามความต้องการในการสื่อสารกับลูกค้า ร่วมกับความจำเป็นในการพิมพ์เอกสารในรูปแบบต่างๆ เพื่อรองรับช่องทางทางกายภาพและดิจิทัล จำเป็นต้องมีโรงงานเอกสารอัตโนมัติ การเติบโตที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในระบบส่งมอบแบบดิจิทัลจะเพิ่มความซับซ้อนนี้ ดังนั้นผู้ให้บริการและศูนย์เอกสารในโรงงานจึงต้องพร้อม

การเพิ่มผลผลิตและการควบคุมที่มากขึ้นสามารถเปิดโอกาสทางธุรกิจได้ ด้วยความสามารถในการแสดงระดับความแม่นยำ ประสิทธิภาพ และคุณภาพที่สูงขึ้นเนื่องมาจาก ADF องค์กรอาจพบว่าสามารถดึงดูดลูกค้าที่มีปริมาณมากขึ้นหรือลูกค้าที่มีข้อกำหนดการเปลี่ยนแปลงที่ไม่สามารถรองรับได้ก่อนหน้านี้

ในที่สุด องค์กรต่างๆ สามารถใช้ข้อมูลการสื่อสารกับลูกค้าที่รวบรวมโดย ADF เพื่อประเมินกลยุทธ์การสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมดได้ ข้อมูลนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่า

ข้อความของลูกค้ามีความสอดคล้อง มีความเกี่ยวข้อง และจำเป็น บริษัทต่างๆ สามารถบูรณาการ ADF เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ และยกระดับความสัมพันธ์กับลูกค้าไปสู่อีกระดับหนึ่ง

ตัวช่วย ADF จาก Crawford Technologies

เวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นด้วย PRO Production Manager

โซลูชันแบบเปิดที่กำหนดค่าได้นี้ช่วยให้สามารถจัดการกระบวนการอัตโนมัติแบบครบวงจรได้ โซลูชันนี้เชื่อมโยงแหล่งข้อมูล ระบบการเรียบเรียง เครื่องพิมพ์ เครื่องแทรก และสตรีมอีเมล ส่งผลให้เวิร์กโฟลว์การผลิตราบรื่น

แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์พร้อม PRO Conductor™

ระบบ PRO Conductor ซึ่งพร้อมใช้งานเป็นโมดูลรวมสำหรับโซลูชัน CrawfordTech อื่นๆ มอบแดชบอร์ดบนเว็บที่ใช้งานง่ายซึ่งให้ข้อมูลสถานะงานแบบเรียลไทม์ พร้อมด้วยรายงานและเมตริกที่ปรับแต่งได้เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญ

ประสบการณ์ลูกค้ากับ PRO Preference Manager

กลยุทธ์ประสบการณ์ของลูกค้า (CX) เน้นที่การมอบอำนาจการควบคุมที่มากขึ้นให้กับลูกค้า ด้วย PRO Preference Manager ผู้รับเอกสารสามารถจัดการความต้องการของตนเองได้ผ่านเว็บพอร์ทัลที่ปลอดภัยของลูกค้า จากนั้น PRO Production Manager จะนำข้อมูลนี้ไปใช้โดยส่งเอกสารไปยังช่องทางการจัดส่งที่เลือกไว้ในขณะดำเนินการผลิต

เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้

การจัดเตรียมเอกสารในรูปแบบที่เข้าถึงได้สำหรับประชากรที่เพิ่มมากขึ้นของผู้พิการทางสายตา ผู้ที่มีปัญหาทางสติปัญญา และผู้ที่มีความบกพร่องทางสติปัญญา ถือเป็นสิ่งที่สำคัญกว่าที่เคย ด้วยโซลูชันของเรา ลูกค้าสามารถสร้างและส่งมอบข้อมูลเอกสารต่างๆ โดยอัตโนมัติ

PDF ที่เข้าถึงได้, HTML5 ที่เข้าถึงได้ และรูปแบบอื่นๆ การแปลงเป็นรูปแบบที่เข้าถึงได้กลายมาเป็นส่วนประกอบที่ผสานรวมของเวิร์กโฟลว์การผลิต

สรุป

การเลือกผู้จำหน่าย ADF ที่เหมาะสมต้องเปรียบเทียบข้อกำหนดและลำดับความสำคัญของผู้ผลิตเอกสารกับคุณลักษณะและจุดแข็งของโซลูชันแต่ละรายการภายใต้

การพิจารณา บางครั้งผู้จัดการฝ่ายผลิต PRO ของเราอาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด โดยอาจใช้ร่วมกับโซลูชันของ CrawfordTech และบริษัทอื่น ในสถานการณ์อื่น ผลิตภัณฑ์อื่นอาจเหมาะสมกว่า ไม่ว่าจะเลือกอะไร โรงงานผลิตเอกสารอัตโนมัติที่เลือกมาอย่างดีจะช่วยให้การดำเนินการใดๆ ลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ และปรับปรุงผลผลิต