เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ก่อนและหลังการเรียบเรียง

หัวข้อเรื่องการเข้าถึงเอกสารเป็นหัวข้อที่ได้รับความสนใจอย่างมากในปัจจุบัน… และมีเหตุผลที่ดีด้วย ประชากรทั่วโลกกว่า 285 ล้านคนเป็นผู้พิการทางสายตาหรือมองเห็นได้ไม่ชัด ประชากรกว่า 30 ล้านคนในอเมริกาเหนืออาศัยอยู่กับความบกพร่องทางสายตา และตามข้อมูลของสถาบันตาแห่งชาติ คาดว่าตัวเลขดังกล่าวจะเพิ่มเป็นสองเท่าภายในปี 2020 เนื่องจากคนรุ่นเบบี้บูมเมอร์เริ่มมีอายุมากขึ้น

สำหรับคนเหล่านี้ ความสามารถในการเข้าถึงใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด และเอกสารการทำธุรกรรมอื่นๆ หมายถึงความเป็นอิสระและความพึงพอใจของลูกค้าที่มากขึ้น สำหรับบริษัท การรองรับลูกค้าที่ตาบอด สายตาเลือนราง หรือบกพร่องทางสติปัญญา ไม่เพียงแต่เป็นธุรกิจที่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นสิ่งที่กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดไว้ด้วย เพื่อรองรับการปฏิบัติตามและสนับสนุนความคิดริเริ่มขององค์กรที่มองการณ์ไกล องค์กรต่างๆ จำนวนมากกำลังมองหาโซลูชันที่ใช้งานได้จริงสำหรับการส่งมอบ
ใบแจ้งหนี้และการติดต่อธุรกรรมอื่น ๆ กับลูกค้าสำหรับลูกค้าเหล่านี้

จำเป็นต้องมีการเข้าถึง

สำหรับบริษัทต่างๆ ในปัจจุบัน จำเป็นต้องรองรับลูกค้าที่เป็นผู้พิการทางสายตาหรือมองเห็นไม่ชัด เช่น มาตรา 508 ของพระราชบัญญัติการฟื้นฟูสมรรถภาพของสหรัฐฯ กำหนดให้ธุรกิจต้องปรับเปลี่ยนวิธีการให้บริการเพื่อให้คนพิการสามารถใช้บริการได้ ตัวอย่างกฎหมายระหว่างประเทศอื่นๆ ได้แก่ พระราชบัญญัติความเท่าเทียมกันของสหราชอาณาจักร และพระราชบัญญัติการเข้าถึงสำหรับผู้พิการในออนแทรีโอ (AODA) ในแคนาดา และ EN-301-549 ในสหภาพยุโรป และเข้มงวดยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ ยังมีกฎหมายที่เพิ่มภาระให้กับองค์กรต่างๆ ในการทำให้เอกสารต่างๆ เข้าถึงได้ในวงกว้างมากขึ้น ซึ่งมีผลบังคับใช้ในหลายประเทศด้วยเช่นกัน

การเข้าถึงสากล

คุณสามารถจัดทำเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้อย่างไร รูปแบบต่างๆ มีตั้งแต่อักษรเบรลล์แบบดั้งเดิมไปจนถึงการพิมพ์ขนาดใหญ่ เสียง และข้อความอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการจัดส่งทางกายภาพ สำหรับการจัดส่งแบบดิจิทัล วิธีการที่โดดเด่นที่สุดสำหรับเอกสารการทำธุรกรรมคือ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ โดยมีรูปแบบ PDF/UA และ WCAG 2.0 AA PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ ในบทความนี้ เราจะเรียกรูปแบบเหล่านี้รวมกันว่า PDF/UA ซึ่งเป็นรูปแบบเอกสาร “การเข้าถึงสากล” ที่พัฒนาขึ้นสำหรับผู้พิการที่ต้องการเทคโนโลยีช่วยเหลือในการสื่อสาร มาตรฐาน PDF/UA มอบการเข้าถึงสำหรับผู้พิการที่ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอ แว่นขยายหน้าจอ จอยสติ๊ก และอุปกรณ์อื่นๆ เพื่อนำทางและอ่านเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้แท็ก เมตาดาต้า และคำแนะนำพิเศษ ด้วย PDF/UA บุคคลที่ตาบอดหรือมองเห็นได้ไม่ชัดซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือจะได้รับการรับรองการเข้าถึงข้อมูลอย่างเท่าเทียมกัน

ข้อกำหนดอีกประการหนึ่งที่องค์กรหลายแห่งจำเป็นต้องปฏิบัติตามคือการแสดงเอกสารบางส่วนในรูปแบบ HTML และเพื่อจุดประสงค์นี้ จึงสามารถสร้างความสามารถในการเข้าถึงได้ไว้ในเอกสารเมื่อสร้าง HTML ขึ้นมา แม้ว่ารูปแบบการเข้าถึงได้ของ HTML จะยากกว่ามากสำหรับองค์กรในการใช้แทนเอกสารกระดาษ แต่รูปแบบนี้กลับเป็นรูปแบบที่ผู้รับส่วนใหญ่ต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการใช้งานอุปกรณ์พกพาเพิ่มมากขึ้น

แนวทางที่แตกต่างกันในเวิร์กโฟลว์การเข้าถึง

มีแนวทางสองประการที่นิยมใช้ในการจัดเตรียมที่พักที่เหมาะสมสำหรับใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด นโยบาย และการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าอื่นๆ ที่สามารถเข้าถึงได้: 1) ในเวลาจัดทำเอกสาร และ 2) ใช้กระบวนการจัดทำภายหลัง

ในการแต่งเพลง

เครื่องมือเรียบเรียงเอกสารบางประเภทไม่สามารถสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ ดังนั้นระบบเหล่านี้จึงจำเป็นต้องใช้วิธีการหลังเรียบเรียง เครื่องมือเรียบเรียงเอกสารอื่นๆ เช่น OpenText Exstream, CSF, DOC1 และ GMC Inspire มีความสามารถที่แตกต่างกันเมื่อต้องสร้างเอกสารที่ประเมินได้ แต่ไม่มีเครื่องมือใดที่ยอดเยี่ยมในการสร้าง PDF/UA แอปพลิเคชันแต่ละตัวจะจัดรูปแบบข้อมูลและองค์ประกอบเนื้อหาสำหรับเอกสารธุรกรรมทั่วไป เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด และนโยบาย เครื่องมือเรียบเรียงเอกสารเหล่านี้ทำงานด้วยเทมเพลตที่รวบรวมข้อมูลและข้อมูลคงที่เพื่อรวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างผลลัพธ์ขั้นสุดท้าย โดยปกติจะอยู่ในรูปแบบการพิมพ์สำหรับการผลิต เช่น AFP หรือ PostScript

องค์กรต่างๆ สามารถเพิ่มขอบเขตของความพยายามในการจัดทำเอกสารของตนได้ โดยรวมถึงการสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้พร้อมกันกับเอกสารที่สร้างขึ้นเพื่อการพิมพ์และการเก็บถาวร ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ขยายเพิ่มขึ้น โปรแกรมเมอร์สามารถสร้างเทมเพลตที่จำเป็นและรวมแท็กที่จำเป็นเพื่อสร้างและเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงในโครงสร้างการออกแบบ ซอฟต์แวร์การจัดทำจะเพิ่มข้อมูลที่มีแท็กลงในหัวข้อ ตาราง รูปภาพ และ
ย่อหน้าก่อนที่จะส่งเอกสารออกไปแสดงผลลัพธ์

แอปพลิเคชันบางตัวจำเป็นต้องสร้างเอกสารในรูปแบบ HTML แทนที่จะเป็น PDF เมื่อสร้างเอกสารเหล่านี้ด้วยเครื่องมือสร้างเอกสารแบบโต้ตอบ จำเป็นต้องมีความสามารถในการเข้าถึงได้ในเครื่องมือนี้ หากจะสร้างเอกสารเป็นชุด จำเป็นต้องใช้กระบวนการสร้างเอกสารภายหลัง เนื่องจากการเก็บเอกสารในรูปแบบ HTML ไว้เป็นระยะเวลานานนั้นไม่ใช่ความคิดที่ดี เนื่องจากอาจเกิดปัญหาความเข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ในอนาคต ดังนั้นการสร้าง HTML จึงควรทำในระหว่างการเรียกค้นจากที่เก็บเอกสาร

‘การเข้าถึงได้’ ไม่ควรเป็นเพียงเรื่องที่คิดตามหลัง

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้แนวทางการจัดองค์ประกอบคือความสามารถในการเข้าถึงได้นั้นถูกสร้างไว้ในกระบวนการจัดองค์ประกอบมาตรฐาน ซึ่งทำให้ “ความสามารถในการเข้าถึง” ไม่ใช่แค่ความคิดที่เกิดขึ้นภายหลัง แต่เป็นส่วนหนึ่งของการออกแบบหลักของเอกสารทุกฉบับ นอกจากนี้ องค์กรยังได้รับประโยชน์จากการขยายมูลค่าการลงทุนในซอฟต์แวร์ที่มีอยู่

อย่างไรก็ตาม ความพยายามเพิ่มเติมในการรวมการเข้าถึงระหว่างการจัดทำเอกสารจะเพิ่มขอบเขต ค่าใช้จ่าย เวลา และความต้องการทรัพยากรให้กับกระบวนการอย่างมาก อาจต้องมีพนักงานเพิ่มเติม ขึ้นอยู่กับปริมาณความต้องการและเวิร์กโฟลว์ โปรแกรมเมอร์ยังต้องได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติมและการศึกษาต่อเนื่องเกี่ยวกับข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงไปและเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึง

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์

มีเวิร์กโฟลว์เอกสารสองประเภทที่ต้องพิจารณาเพื่อการเข้าถึงได้: เอกสารที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง เอกสารที่มีโครงสร้างมักสร้างขึ้นโดยซอฟต์แวร์เรียบเรียงตามเทมเพลตที่มีการจัดรูปแบบและกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ หลังจากสร้างแล้ว เอกสารจะถูกส่งถึงลูกค้าทางไปรษณีย์หรือทางอิเล็กทรอนิกส์ การจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์โดยปกติเกี่ยวข้องกับการวางเอกสารในที่เก็บข้อมูลเพื่อให้ลูกค้าเรียกค้นและดูผ่านอินเทอร์เน็ต เอกสารที่ไม่มีโครงสร้างมาจากแหล่งต่างๆ มักสร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือสำนักงาน เช่น MS Word หรือเอาต์พุตจากแอปพลิเคชันที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะ

เอกสารนี้มุ่งเน้นไปที่ความท้าทายในการส่งมอบเอกสารที่มีโครงสร้าง ซึ่งมักเรียกว่าเอกสารธุรกรรมในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้สำหรับการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ การทราบว่าเอกสารใดที่ต้องแท็กมักเป็นเรื่องยากที่จะกำหนดได้หากไม่มีระบบการจัดการการตั้งค่าที่ขยายออกไป ดังนั้น องค์กรจำนวนมากจึงพบว่าจำเป็นต้องแท็กเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีลูกค้ารายใดที่พลาดไป แม้ว่าจะมีระบบการจัดการการตั้งค่าอยู่แล้วก็ตาม อาจจำเป็นต้องแท็กสำหรับรูปแบบทั้งหมด เนื่องจากช่องว่างระหว่างการใช้งานในการเขียนและการดูอาจกินเวลานานหลายเดือนหรือหลายปี และความต้องการของผู้รับอาจเปลี่ยนแปลงไปในช่วงเวลาดังกล่าว

ในเวิร์กโฟลว์หลังการจัดทำ ขั้นตอนการแท็กการเข้าถึงจะต้องวางไว้ระหว่างขั้นตอนการจัดทำและการส่งมอบให้กับลูกค้า หากเอกสารถูกวางไว้ในที่เก็บข้อมูลเพื่อให้ลูกค้าเข้าถึงได้ การแท็กสามารถเกิดขึ้นได้ก่อนที่เอกสารจะถูกจัดเก็บในที่เก็บข้อมูลหรือดำเนินการแบบไดนามิกเมื่อลูกค้าเรียกค้นเอกสาร

สำหรับเอกสารที่ส่งทางอีเมลหรือเพียงแค่เชื่อมต่อเข้ากับเว็บไซต์ การแท็กจะต้องเกิดขึ้นก่อนที่จะส่งในอีเมลหรือจัดเก็บในโฟลเดอร์เว็บไซต์

พื้นที่ที่แนวทางการเรียบเรียงล้มเหลวคือเมื่อมีการใช้ระบบการเรียบเรียงหลายระบบเพื่อสร้างเอกสารเดียว สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อข้อความด้านการตลาดหรือการศึกษาถูกสร้างขึ้นโดยผลิตภัณฑ์ภายนอก เช่น MessagePoint แล้วฝังลงในเอกสารที่สร้างขึ้นในระบบการเรียบเรียงอื่น นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นเมื่อเอกสารหรือกลุ่มเอกสารหลายชุดรวมกันในระหว่างการส่งถึงผู้รับ

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล

ข้อควรพิจารณาอีกประการหนึ่งก็คือ การใช้แนวทางการจัดองค์ประกอบแบบ at-composition มักจะส่งผลให้ความต้องการพื้นที่จัดเก็บเพิ่มขึ้นอย่างมาก ตัวส่งที่พบในซอฟต์แวร์การจัดองค์ประกอบเอกสารส่วนใหญ่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างไฟล์งานพิมพ์ในโปรโตคอลเช่น AFP แต่ไม่เคยมีประสิทธิภาพมากนักในการสร้าง PDF ของเอกสารแต่ละฉบับ อันที่จริงแล้ว การเพิ่มขนาดไฟล์ทั่วไปจากประมาณ 800K เป็นมากกว่าหนึ่งกิกะไบต์นั้นไม่ใช่เรื่องแปลก

นอกจากนี้ โปรดพิจารณาว่าองค์กรต่างๆ ไม่สามารถจัดเก็บเอกสารเก่าๆ ไว้ในไฟล์ AFP ที่มีการบีบอัดสูง ซึ่งมีเทมเพลต ฟอนต์ และทรัพยากรที่จัดเก็บแยกจากกันได้อีกต่อไป จึงต้องจัดเก็บเอกสาร PDF/UA ที่มีข้อมูลและข้อมูลเมตาทั้งหมดฝังอยู่ภายในไฟล์แต่ละไฟล์ สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ อาจส่งผลให้มีพื้นที่จัดเก็บเพิ่มขึ้นหลายเทราไบต์ และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับฮาร์ดแวร์ การจัดการ และการสำรองข้อมูลจะกลายเป็นปัญหาสำคัญในไม่ช้า

รายวันไปข้างหน้าหรือย้อนหลัง?

แนวทางการจัดทำเอกสารแบบวันต่อวันอาจใช้ได้กับแนวทางการจัดทำเอกสารแบบวันต่อวัน แต่การทำให้เอกสารเก่าเป็นไปตามข้อกำหนดอาจเป็นปัญหาได้ ในกรณีนี้ คุณอาจพิจารณาแนวทางการจัดทำเอกสารใหม่ด้วยไฟล์และเทมเพลตการจัดทำเอกสารหลายไฟล์ที่ต้องมีการปรับเปลี่ยนและอัปเดต และแม้ว่าไฟล์เก่าของเอกสารจะได้รับการออกแบบใหม่แล้วก็ตาม ก็ไม่มีการรับประกันว่ากระบวนการทั้งหมดจะไม่ต้องทำอีกเลย แท้จริงแล้ว มีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายหลายประการที่อยู่ระหว่างการพิจารณาในปัจจุบัน (จาก “WCAG 3.0” ที่อาจเป็นไปได้เป็นระดับ AAA ในอนาคต) ซึ่งอาจกำหนดให้องค์กรต้องกลับไปแก้ไขเอกสารเหล่านั้นทั้งหมดอีกครั้งและเผยแพร่ใหม่ นี่เป็นความเป็นไปได้ที่องค์กรต่างๆ อาจเผชิญได้ เราทราบถึงองค์กรของรัฐแห่งหนึ่งที่สร้างสถาปัตยกรรมการเข้าถึงโดยใช้ WCAG 1.0 และเมื่อ S508 ได้รับการอัปเกรดเป็น WCAG 2.0 ระดับ AA ก็จำเป็นต้องทำการแก้ไขใหม่เป็นจำนวนมาก

แนวทางหลังการเรียบเรียง

แนวทางอื่นในการสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้นั้นทำได้โดยใช้แนวทางหลังการเรียบเรียงซึ่งเพิ่มแท็กและคุณลักษณะที่จำเป็นหลังจากสร้างเอกสารแล้ว เครื่องมือรีเอ็นจิเนียริ่งเอกสาร (เช่น เครื่องมือจาก CrawfordTech) จะทำการแก้ไขภายหลังโดยใช้ไฟล์พิมพ์จริง (เช่น AFP, PDF, Metacode หรือ PCL) เป็นแหล่งที่มา จากนั้นจะสร้างเทมเพลตที่รวมการแท็กตามกฎอัจฉริยะสำหรับองค์ประกอบทั้งหมดที่สามารถอยู่ในเอกสารได้ ในลักษณะเดียวกับที่คนมองเห็น ระบบจะ “ค้นหา” องค์ประกอบต่างๆ เช่น โลโก้ หัวเรื่อง ย่อหน้า และรูปภาพด้วยโปรแกรม จากนั้นจึงตั้งค่าจุดยึดและทริกเกอร์สำหรับข้อมูลที่อยู่ในไฟล์นั้นเอง เมื่อระบุได้แล้ว จะดำเนินการที่เหมาะสมเพื่อนำเสนอข้อมูลนั้นในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้

การแท็กเอกสารที่มีโครงสร้างอัตโนมัติ

ระบบทำงานอย่างไร? ระบบจะรับไฟล์งานพิมพ์จากผู้ผลิตและระบุองค์ประกอบสำคัญในเอกสารโดยอัตโนมัติ เช่น หัวเรื่องแรก หัวเรื่องที่สอง ย่อหน้า กราฟิก และอื่นๆ

ลองพิจารณาใบแจ้งหนี้ค่าโทรศัพท์ทั่วไป ส่วนใหญ่แล้วจะมีโลโก้อยู่ด้านบน จากนั้นก็มีหัวเรื่องว่า “นี่คือใบแจ้งหนี้” อาจมีหัวเรื่องย่อยอื่นๆ ข้อความย่อหน้า และอาจมีอินโฟกราฟิกด้วย องค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้จะถูกระบุจากไฟล์พิมพ์ต้นฉบับ และเมื่อกำหนดได้แล้ว ก็จะกระตุ้นให้เกิดเหตุการณ์ที่เหมาะสมตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เหตุการณ์นั้นอาจเป็นการแท็กเป็นหัวเรื่อง ย่อหน้า หรือรูปภาพ เป็นต้น

โดยสรุป วิธีการหลังการเรียบเรียงจะสอบถามไฟล์เอกสาร สแกนข้อมูล แท็กแต่ละองค์ประกอบ เพิ่มข้อความทางเลือกลงในรูปภาพ และกำหนดลำดับการอ่าน เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น ระบบจะสร้าง PDF หรือ HTML ที่สามารถเข้าถึงได้ เมื่อผู้รับเรียกใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ ผู้อ่านจะทราบตำแหน่ง เนื้อหา และบริบทของแต่ละหัวข้อ ย่อหน้า ตาราง องค์ประกอบรายการ และรูปภาพ เครื่องหมายภายใน PDF หรือ HTML จะขับเคลื่อนเทคโนโลยีช่วยเหลือเพื่อระบุบริบทของข้อมูล ซึ่งทำให้ผู้รับสามารถใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือเพื่อทำความเข้าใจเอกสารได้อย่างสมบูรณ์

ก่อนหรือหลังการเก็บถาวร

กระบวนการหลังการเรียบเรียงนี้สามารถทำได้ก่อนจัดเก็บเอกสารในที่เก็บข้อมูล หรือสามารถทำได้แบบไดนามิกเมื่อกำลังเรียกเอกสารเพื่อดูและนำไปใช้ใหม่ โดยพื้นฐานแล้ว กระบวนการนี้จะสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ตามต้องการ สร้างเอกสารเมื่อคุณต้องการ แทนที่จะสร้างเอกสารทุกฉบับในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้โดยไม่ทราบว่าคุณจะต้องใช้ในรูปแบบนั้นหรือไม่

นี่เป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญเมื่อเทียบกับแนวทางการจัดองค์ประกอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการเข้าถึงที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น มีการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างที่รออยู่ซึ่งจะส่งผลต่อระดับข้อกำหนดในการปฏิบัติตาม WCAG การรองรับการเปลี่ยนแปลงและการอัปเดตที่อาจเกิดขึ้นเหล่านี้อาจต้องใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูงหากใช้แนวทางการจัดองค์ประกอบ เมื่อใช้การจัดองค์ประกอบภายหลัง การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดสามารถทำได้ทั่วโลกแทนที่จะเปลี่ยนแปลงเทมเพลตแต่ละรายการและสร้างเอกสารใหม่

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ตัวอย่างหนึ่งขององค์กรที่ใช้กระบวนการหลังการจัดทำเอกสารเพื่อรองรับการสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้คือ Canada Post เมื่อรัฐบาลกลางของแคนาดาผ่านกฎหมาย (Omnibus Bill C-78) ซึ่งเพิ่มข้อกำหนดในการจัดเตรียมการรองรับการเข้าถึงเอกสาร Canada Post จึงได้รับเลือกให้จัดส่งเอกสารผู้รับบำนาญของรัฐบาลแคนาดาอย่างปลอดภัย รวมถึงใบแจ้งยอดการฝากเงินโดยตรง จดหมายข่าว และแบบฟอร์มภาษี

มันทำงานอย่างไร

ไฟล์ที่รัฐบาลแคนาดาจัดเตรียมไว้จะต้องได้รับการจัดทำ ประมวลผล และแจกจ่ายให้แก่ผู้รับบำนาญภายใน 24 ชั่วโมง ซึ่งรวมถึงข้อกำหนดให้เอกสารทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด เอกสารนับพันฉบับจะถูกแปลงเป็น PDF/UA หลังการประมวลผล ไม่สามารถจัดเตรียมเอกสารด้วยตนเองตามคำขอได้เนื่องจากต้องส่งเอกสารจำนวนมาก เนื่องจากผู้รับเป้าหมายเป็นผู้รับบำนาญสูงอายุ จึงมีความเสี่ยงสูงที่จะสูญเสียการมองเห็นหรือความพิการทางสายตา ดังนั้น เอกสารทั้งหมดที่ต้องนำเสนอจึงต้องอยู่ในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดการจัดเตรียมที่เหมาะสม

Canada Post ใช้ทีมงาน Professional Services ของ Crawford Technologies เพื่อนำเสนอโซลูชันและช่วยเหลือในการดำเนินการตามขั้นตอนหลังการเรียบเรียง เราใช้เครื่องมือต่างๆ มากมาย รวมถึง GUI PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ของ PRO Designer เพื่อแท็กเอกสารด้วยลำดับการอ่าน ตั้งค่าหัวเรื่องหลัก ย่อหน้า และตาราง และเพิ่มข้อความทางเลือกให้กับรูปภาพ เพื่อให้เข้าถึงเนื้อหาได้ง่ายเมื่อใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ

เนื้อหาที่มีข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลส่วนตัวสามารถเข้าถึงได้ง่ายแล้ว ซึ่งหมายความว่าผู้พิการทางสายตาหรือผู้ที่มีปัญหาทางสติปัญญาไม่จำเป็นต้องพึ่งพาบุคคลอื่นในการอ่านหรือตรวจสอบการสื่อสารเหล่านี้อีกต่อไป เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้จะถูกสร้างขึ้นด้วยความเร็วหลายร้อยหน้าต่อวินาที ทำให้ Canada Post สามารถดึงไฟล์เอาต์พุตของระบบที่มีโครงสร้างและทำให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและราบรื่น

ข้อดีหลังการเรียบเรียง

โดยสรุป การใช้แนวทางหลังการจัดองค์ประกอบในการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้มีดังต่อไปนี้:

• ต้นทุนการจัดเก็บถูกเก็บไว้ให้น้อยที่สุด
• เอกสารที่อยู่ในคลังข้อมูลในปัจจุบันสามารถรองรับได้อย่างง่ายดาย
• กลยุทธ์การเข้าถึงสามารถเตรียมพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีและกฎระเบียบในอนาคตได้
• เอกสารที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างสามารถใช้แนวทางเดียวกันได้
• เอกสารที่สร้างโดยซอฟต์แวร์การเรียบเรียงใดๆ ก็สามารถรองรับได้
• เอกสารประกอบสามารถรองรับได้อย่างง่ายดาย
• สามารถสร้างรูปแบบที่เข้าถึงได้ทั้งหมดตามความต้องการของผู้รับ
• สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้เมื่อสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้
• สามารถสร้างเอกสาร PDF ที่สามารถเข้าถึงได้และเอกสาร HTML ที่สามารถเข้าถึงได้จากเอกสารที่จัดเก็บไว้เพียงฉบับเดียว

แนวทาง MasterONE

MasterONE ซึ่งเป็นสถาปัตยกรรมการเข้าถึงได้ของ Crawford Technologies เป็นแนวทางหลังการเรียบเรียงที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว MasterONE เป็นสถาปัตยกรรมที่ประกอบด้วยเครื่องมือ CrawfordTech หลายตัวที่ทำหน้าที่รับข้อมูล สอบถาม แท็ก และนำเสนอเอกสารในรูปแบบที่เข้าถึงได้หลากหลาย รวมถึง PDF/UA และ HTML ที่เข้าถึงได้ จนถึงขณะนี้ ยังไม่มีเวิร์กโฟลว์และสถาปัตยกรรมการเข้าถึงสากลที่อนุญาตให้แปลงเอกสารประเภทใดก็ได้เป็นรูปแบบที่เข้าถึงได้

สถาปัตยกรรม MasterONE ช่วยให้การออกแบบการเข้าถึงสำหรับเอกสารที่มีโครงสร้างสามารถทำได้เพียงครั้งเดียวสำหรับเอกสารทั้งหมดในอดีตและอนาคตของคุณ เครื่องมือ GUI ถูกใช้เพื่อสร้างกฎการเข้าถึง จากนั้นเมื่อจำเป็น กฎเหล่านั้นจะถูกใช้เพื่อแปลงเป็นรูปแบบต่างๆ เช่น PDF/UA, HTML5 ที่เข้าถึงได้, อักษรเบรลล์, การพิมพ์ขนาดใหญ่, e-text และเสียง MasterONE ยอมรับรูปแบบสตรีมการพิมพ์มาตรฐานทั้งหมด (รวมถึง AFP, PDF, PostScript, Metacode, PCL และอื่นๆ) ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องจัดทำผลลัพธ์ใหม่หรือย้อนกลับไปที่แอปพลิเคชันต้นทาง แนวทางนี้รองรับการประมวลผลแบบแบตช์และแบบโต้ตอบ และมีตัวเลือกเวิร์กโฟลว์และการผสานรวมมากมายที่ช่วยให้สามารถเชื่อมต่อส่วนประกอบเข้ากับกระบวนการเวิร์กโฟลว์ใดๆ ในสภาพแวดล้อมใดก็ได้ โดยไม่คำนึงถึงแพลตฟอร์มที่คุณใช้

ในเดือนมิถุนายน 2560 MasterONE ได้รับการขยายให้รองรับการแท็กเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างโดยอัตโนมัติอย่างรวดเร็วและคุ้มต้นทุนด้วยเทคโนโลยี Auto Tagging for Accessibility ซึ่งจะเป็นหัวข้อของเอกสารเผยแพร่ฉบับอื่น อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าสถาปัตยกรรมนี้สามารถจัดการเอกสารเกือบทั้งหมดที่สร้างขึ้นในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว