เกิดอะไรขึ้น: eAccessibility สำหรับผู้จัดพิมพ์ที่มีปริมาณมากและผู้ให้บริการการสื่อสารทางธุรกิจ
ไม่ว่าเป้าหมายของคุณจะเป็นการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า ลดต้นทุน ปฏิบัติตามพันธกรณีด้าน CSR หรือลดความเสี่ยงด้านกฎระเบียบ การพัฒนาล่าสุดทั้งในด้านกฎหมายและเทคโนโลยีสมควรได้รับความสนใจจากคุณ
ในสหรัฐอเมริกา กำหนดเส้นตายในเดือนมกราคม 2018 สำหรับการปฏิบัติตามมาตรา 508 ของคณะกรรมการการเข้าถึงของสหรัฐอเมริกา หรือ ICT Refresh ได้ผ่านพ้นไปแล้ว ในขณะเดียวกัน ทำเนียบขาวได้สั่งให้กระทรวงยุติธรรมระงับการชี้แจงที่รอคอยกันมานานเกี่ยวกับวิธีการยื่นคำร้องออนไลน์ต่อบริษัทภาคเอกชนภายใต้กฎหมายคุ้มครองคนพิการแห่งอเมริกา (ADA) ซึ่งหมายความว่าช่วงเวลาที่สับสนและเต็มไปด้วยการฟ้องร้องซึ่งเรากำลังเผชิญอยู่ในขณะนี้ ซึ่งการตัดสินใจว่า ADA จะนำไปใช้กับเนื้อหาดิจิทัลหรือไม่นั้น จะยังคงดำเนินต่อไปโดยการต่อสู้ทางกฎหมายที่มีค่าใช้จ่ายสูง
ในระดับโลก สหภาพยุโรปยังได้ปรับแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการเข้าถึงให้สอดคล้องกับมาตรา 508 ICT Refresh ของสหรัฐอเมริกา ซึ่งรวมถึง EN 301:549 ที่มีข้อกำหนดสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องเป็นไปตาม WCAG 2.0 ระดับ AA
ในขณะเดียวกันในแคนาดา มาตรฐานยังคงถูกยกขึ้นและปรับให้ตรงขึ้น กฎระเบียบ AODA ชั้นนำของออนแทรีโอระดับโลกระบุกำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับเอกสารของภาคเอกชนและรัฐบาลเพื่อให้เป็นไปตาม WCAG 2.0 ระดับ AA รัฐบาลกลางของแคนาดาได้สัญญาว่าจะออกกฎหมายระดับรัฐบาลกลางที่คล้ายคลึงกันในปีนี้ ซึ่งจะทำให้องค์กรขนาดใหญ่ในทุกจังหวัดต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่คล้ายคลึงกัน
ในหลายประเทศ ความคาดหวังจากชุมชนผู้พิการยังคงเพิ่มสูงขึ้น เนื่องจากการรวมกลุ่มและความหลากหลายกลายเป็นกระแสหลักในขณะที่เทคโนโลยีมีการพัฒนามากขึ้น
สภาพแวดล้อมนี้กำลังก่อให้เกิดนวัตกรรมอันน่าทึ่งที่ช่วยลดต้นทุนและเพิ่มคุณภาพของการเผยแพร่ที่สามารถเข้าถึงได้ มนุษย์อาจมีมาแล้วประมาณ 7,500 รุ่น และเราพบว่าเราอาศัยอยู่ในรุ่นแรกที่เป็นไปได้อย่างแท้จริงที่จะรวมทุกคนไว้ในการสื่อสารของเรา องค์กรชั้นนำมุ่งมั่นที่จะสามารถประกาศอย่างภาคภูมิใจว่าพวกเขาอยู่เหนือเส้นโค้งนั้น โดยได้รับประโยชน์จาก “เงินปันผลจากการเข้าถึง” ในขณะที่ลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องอย่างระมัดระวัง
การแท็กและการเข้าถึง PDF
ด้วยการเติบโตของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็น eDelivery การเข้าถึงเว็บ หรือ ePresentation ทำให้มีความจำเป็นต้อง ทำให้เอกสารดิจิทัลสามารถเข้าถึงได้ PDF เป็นรูปแบบชั้นนำในการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลมานานแล้ว เอกสารเหล่านี้จำเป็นต้องสามารถเข้าถึงได้
ไฟล์ PDF มีตัวเลือกในการ “แท็ก” นอกเหนือจากการนำเสนอเนื้อหาในรูปแบบภาพที่เราพบใน PDF ทุกไฟล์แล้ว เนื้อหาอาจถูกทำซ้ำอีกครั้งในเลเยอร์ที่มองไม่เห็นซึ่งใช้ภาษาโปรแกรม Adobe ชื่อว่า “tagging” เพื่อแสดงคำ โครงสร้าง และความหมาย (เช่น ตาราง แผนภูมิ รายการ หัวเรื่องแบบลำดับชั้น ลำดับการอ่าน และการเน้น) รวมถึงทางเลือกข้อความแทนรูปภาพ (เช่น โลโก้ของคุณ) เทคโนโลยีช่วยเหลือ เครื่องมือค้นหา และบอท AI สามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อนำเสนอข้อมูลนี้ต่อบุคคล (และเครื่องจักร) ที่ไม่มีความสามารถเทียบเท่ามนุษย์ทั่วไป
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าไฟล์ PDF จะถูก “แท็ก” ไว้ก็ไม่ได้หมายความว่าไฟล์นั้นจะสามารถเข้าถึงได้ หากต้องการให้ไฟล์ PDF สามารถเข้าถึงได้ การแท็กจะต้องมีโครงสร้างตามมาตรฐานการเข้าถึงระหว่างประเทศ เช่น ที่เผยแพร่โดย W3C หรือ ISO เช่นเดียวกับ HTML5 ที่ประกอบเป็นเว็บเพจจะต้องมีโครงสร้างตามมาตรฐานการเข้าถึงระหว่างประเทศเพื่อให้เว็บเพจนั้นถือว่าสามารถเข้าถึงได้
ในจำนวนเอกสาร PDF หลายล้านฉบับที่มีอยู่นั้น มีเพียงเศษเสี้ยวเดียวเท่านั้นที่มีการ “แท็ก” และในไฟล์ที่ “แท็ก” เหล่านั้น มีเพียงเศษเสี้ยวเดียวเท่านั้นที่สามารถเข้าถึง PDF ได้
เพื่อให้ไฟล์ PDF ได้รับการประกาศว่าเป็นไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ ไฟล์นั้นจะต้องผ่านตัวตรวจสอบอัตโนมัติที่ทำการทดสอบกับคำแนะนำ WCAG 2.0 ระดับ A และระดับ AA หรือ ISO 14289-1 สำหรับ PDF/UA (การเข้าถึงสากลของ PDF) เช่นเดียวกับการตรวจสอบโดยมนุษย์สำหรับคุณสมบัติที่การตรวจสอบอัตโนมัติไม่สามารถตรวจสอบได้ (ลำดับการอ่านที่สำคัญ บริบทความคมชัดของสีขั้นต่ำ และปัญหาด้านการแก้ไข)
เอกสารการทำธุรกรรมเทียบกับเอกสารแบบคงที่
เอกสารการสื่อสารทางธุรกิจขององค์กรของคุณอาจถูกจัดกลุ่มได้เป็นสองประเภท:
- เอกสารธุรกรรม (หรือเอกสาร “แบบไดนามิก”) คือ ใบแจ้งหนี้รายเดือน ใบแจ้งยอดบัญชี และการยืนยันการซื้อขายที่ระบบสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับลูกค้า โดยอาจเป็นการดำเนินการตามเหตุการณ์ เช่น บัญชีค้างชำระ หรือตามปฏิทิน (เช่น รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี) เนื้อหาจะมีลักษณะเฉพาะสำหรับลูกค้าแต่ละรายและเป็นส่วนตัวและเป็นความลับ
- เอกสารแบบคงที่จะมีเนื้อหาเดียวกันสำหรับผู้รับทั้งหมด เช่นเดียวกับเอกสารข้อมูลนี้ โดยทั่วไปเอกสารเหล่านี้จะไม่มีข้อมูลที่กำหนดเองหรือปรับแต่งให้เหมาะกับแต่ละบุคคล ตัวอย่างเช่น การแจกจ่ายจำนวนมากหรือการเรียกค้นด้วยตนเองของหนังสือ เอกสารการศึกษา ประกาศ เอกสารเผยแพร่ข้อมูล ประกาศ โบรชัวร์บริการ โบรชัวร์ผลิตภัณฑ์ และคู่มือผู้ใช้
เอกสารทั้งสองประเภทมีข้อมูลที่ต้องนำเสนอในรูปแบบที่ลูกค้าทุกคนเข้าถึงได้ รวมถึงลูกค้าที่มีความสามารถไม่ธรรมดา ดังนั้น องค์กรจึงมีทางเลือกสองทางสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ:
- ผลิตเอกสารในรูปแบบเดียวที่ตรงตามหรือเกินมาตรฐานการเข้าถึง หรือสามารถแปลงเป็นรูปแบบที่ตรงตามนั้นได้อย่างง่ายดาย หรือ
- จัดทำเวอร์ชันทางเลือกของเอกสารเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นเชิงรุกหรือเป็นการตอบสนองต่อคำขอการรองรับจากสมาชิกกลุ่มเป้าหมายเฉพาะ ซึ่งต้องตรงตามหรือเกินมาตรฐานการเข้าถึง
ตัวเลือกแรก หากวางแผนอย่างรอบคอบ จะสามารถหลีกเลี่ยงต้นทุนและค่าใช้จ่ายทางอ้อมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตเวอร์ชันทางเลือกได้ ช่วยเร่งกระบวนการทางธุรกิจ และอาจเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าของคุณได้ ข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของแนวทางนี้ก็คือ มีรูปแบบที่เข้าถึงได้หลายรูปแบบ และลูกค้าแต่ละรายจะมีความต้องการที่แตกต่างกัน หากคุณเลือกใช้รูปแบบเดียว คุณอาจไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าทั้งหมดได้ ตัวเลือกที่สองอาจมอบประสบการณ์ที่ดีกว่าให้กับลูกค้า เนื่องจากลูกค้าแต่ละรายจะได้รับการสื่อสารในรูปแบบที่ต้องการ อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องใช้ประโยชน์จากเครื่องมือและบริการที่สามารถสร้างและส่งมอบเอกสารที่เข้าถึงได้ในเวลาที่เหมาะสม
องค์กรที่ไม่ดำเนินการข้างต้นอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือดำเนินการไม่ถูกต้อง จะต้องเผชิญกับความเสี่ยงหลายประการ ไม่เพียงแต่จะต้องเสี่ยงต่อการถูกดำเนินคดีและค่าปรับจำนวนมากเท่านั้น แต่ยังไม่ให้บริการแก่ลูกค้าอย่างเหมาะสมอีกด้วย ซึ่งเป็นกลยุทธ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพเมื่อพิจารณาถึงภาพลักษณ์ต่อสาธารณะและการแข่งขัน
เหตุใด PDF จึงสมเหตุสมผลสำหรับผู้ชมทั้งหมดของคุณ
PDF ที่เข้าถึงได้นั้นถือได้ว่าเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าถึงได้ที่นิยมใช้มากที่สุดสำหรับการสื่อสารในรูปแบบที่ทุกคนสามารถใช้งานได้และรองรับได้ รวมถึงผู้ที่พิการทางร่างกาย (รวมถึงผู้ที่มีความบกพร่องทางสายตา ผู้พิการทางสายตา ผู้มีปัญหาในการเคลื่อนไหว ผู้มีปัญหาทางสติปัญญาและภาษา) สามารถดาวน์โหลดและใช้งานเอกสาร PDF ที่เข้าถึงได้ร่วมกับอุปกรณ์ แอปพลิเคชัน และกระบวนการด้านเทคโนโลยีช่วยเหลือบนเดสก์ท็อปหรือมือถือได้ เช่น:
- แป้นพิมพ์สัมผัสอักษรเบรลล์และจอแสดงผลอักษรเบรลล์แบบรีเฟรชได้
- เทคโนโลยีการอ่านหน้าจอที่อ่านเอกสารออกเสียง
- แอปและอุปกรณ์สำหรับการพิมพ์ขนาดใหญ่ / การขยายภาพ
- ซอฟต์แวร์ควบคุมด้วยเสียงสำหรับคอมพิวเตอร์และการนำทางเอกสาร
- แว่นขยายหน้าจอหรือแว่นขยายเอกสารจริง
- การแปลงเป็นรูปแบบอื่น ๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ (เช่น การพิมพ์บนเครื่องพิมพ์ขนาดใหญ่ เครื่องพิมพ์อักษรเบรลล์ หรือการแปลงเป็นประเภทไฟล์อื่น ๆ เช่น DAISY หรือ EPUB)
เรามักเน้นที่ความท้าทายด้านภาพเมื่อพูดถึงการเข้าถึงข้อมูลผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากดวงตาเป็นท่อแบนด์วิดท์ที่ใหญ่ที่สุดที่ส่งไปยังสมองของมนุษย์ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าผู้ฟังจะใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือหรือไม่ก็ตาม PDF ที่มีโครงสร้างที่เข้าถึงได้ยังช่วยแก้ไขปัญหาการทำงานอื่นๆ เช่น ความท้าทายด้านการเคลื่อนไหวหรือการรับรู้ได้อีกด้วย
PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ทำงานอย่างไร
คุณสมบัติของไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ช่วยให้เทคโนโลยีช่วยเหลือสามารถนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่เทียบเท่ากับสิ่งที่ลูกค้าทั่วไปจะได้รับ
เช่นเดียวกับคนสายตาปกติ เอกสารหลายฉบับไม่จำเป็นต้องอ่านจากซ้ายไปขวาหรือจากบนลงล่างเสมอไป ข้อมูลสามารถนำทางหรืออ่านได้ดีกว่าในลำดับที่แน่นอน ลองนึกภาพคนตาบอดที่ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือที่เรียกว่า “โปรแกรมอ่านหน้าจอ” ในใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอด โปรแกรมอ่านหน้าจอเป็นซอฟต์แวร์ที่อ่านหน้ากระดาษออกเสียงให้ผู้ที่มองไม่เห็นหรือไม่รู้จักวิธีอ่านฟัง โดยใช้โครงสร้างคำสั่งของโปรแกรมอ่านหน้าจอ ผู้ใช้ที่ตาบอดสามารถค้นหาและนำทางเอกสารอย่างมีตรรกะ และได้ยินทุกสิ่งที่สำคัญในบริบทและลำดับที่เหมาะสม แทนที่จะเห็นรูปภาพ เช่น โลโก้ของคุณ พวกเขาจะได้ยินคำอธิบายของรูปภาพนั้น
เมื่อมีตารางข้อมูล ผู้ใช้ที่เป็นผู้พิการทางสายตาจะทราบว่ามีคอลัมน์และแถวใดบ้าง และสามารถ “ค้นหา” ได้ว่าเซลล์ใดมีข้อมูลใดบ้างที่จุดตัดระหว่างแถวและคอลัมน์ที่ต้องการข้อมูล ตัวอย่างเช่น ในส่วนของเอกสารที่ประกาศด้วยหัวข้อ “เงินฝาก” ผู้ใช้สามารถค้นหาธุรกรรมโดยใช้วันที่ของแถวที่ประกาศเป็น “30 พฤศจิกายน 2017” จากนั้นขอคอลัมน์หัวข้อที่มีชื่อว่า “จำนวนเงิน” และได้รับแจ้งว่าจำนวนเงินที่ฝากคือ “หนึ่งพันดอลลาร์และห้าสิบเซ็นต์” หากภาษาธรรมชาติของเอกสารหรือระบุเป็นภาษาฝรั่งเศสแทนภาษาอังกฤษ เสียงจะออกเสียงคำเป็นภาษาฝรั่งเศสโดยอัตโนมัติและประกาศตัวเลขอย่างเหมาะสมด้วย
หากลูกค้าที่เป็นผู้พิการทางสายตาอ่านเอกสารอักษรเบรลล์มากกว่าโปรแกรมอ่านหน้าจอ พวกเขาสามารถใช้ซอฟต์แวร์ (เช่น Adobe Reader หรือเครื่องมือเช่น Duxbury) เพื่อพิมพ์ไฟล์ PDF ลงในเครื่องปั๊มอักษรเบรลล์ หรือใช้อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เทคโนโลยีช่วยเหลือที่เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือที่เรียกว่าจอแสดงผลอักษรเบรลล์แบบรีเฟรชได้ เพื่ออ่านเนื้อหาด้วยปลายนิ้ว เมื่อลูกค้าที่เป็นผู้พิการทางสายตาอ่านเอกสาร ข้อมูลที่พวกเขาไม่เห็นบ่อย เช่น ส่วนหัวและส่วนท้ายที่ซ้ำกัน จะถูกละเว้น ในขณะที่ข้อมูลที่สำคัญจะถูกประกาศในลำดับที่สมเหตุสมผล ซึ่งมักจะแตกต่างจากลำดับที่ผู้ที่มองเห็นได้ชัดเจนจะพบข้อมูล
แม้แต่แบบฟอร์ม PDF ที่สามารถกรอกได้ก็สามารถเข้าใจ กรอกข้อมูล ส่ง และลงนามดิจิทัลโดยผู้ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอได้อย่างสมบูรณ์
ดังนั้นการมีไฟล์ PDF ทั้งหมดในรูปแบบไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์จึงอาจเป็นแนวทางที่ดี นอกจากนี้ ยังมีเวิร์กโฟลว์สำหรับการสร้าง PDF ที่สามารถเข้าถึงได้อย่างเป็นธรรมชาติ (แทนที่จะเป็น PDF เพียงอย่างเดียว) สำหรับเอกสารทั้งแบบคงที่และแบบธุรกรรม
สำหรับเอกสารแบบคงที่ คุณสมบัติการเข้าถึงได้นั้นถูกสร้างไว้ในเวิร์กโฟลว์ของเอกสารต้นฉบับ (เช่น ประเภทเอกสารที่ใช้สร้าง PDF เช่น Word หรือ InDesign) โดยตั้งใจว่าเมื่อส่งออกเป็น PDF การแท็กและคุณสมบัติอื่นๆ จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ หรืออีกทางหนึ่ง PDF นั้นจะได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง การแก้ไข PDF ด้วยตนเองอาจใช้เวลานานมาก แม้ว่างานดังกล่าวจะทำโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์สูงก็ตาม อย่างไรก็ตาม มีโซลูชันและบริการต่างๆ ที่ช่วยให้กระบวนการแท็กเอกสารแบบคงที่เป็นไปโดยอัตโนมัติ ผู้เขียนเอกสารควรพิจารณาเทคโนโลยีที่ใช้ PDF ที่มีการแท็กเป็นช่องทางในการจัดเตรียมรูปแบบทางเลือก เช่น อักษรเบรลล์ เสียง หรือแม้แต่การพิมพ์ขนาดใหญ่ แทนที่จะต้อง “กลับไปที่แหล่งข้อมูล” เพื่อตั้งค่าเอกสารเมื่อมีการร้องขอการจัดเตรียมทางกายภาพ
สำหรับเอกสารธุรกรรมและเอกสารรายบุคคล เอกสารเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยตนเองตามความต้องการ อย่างไรก็ตาม เป็นไปได้อย่างสมบูรณ์ที่จะรวม PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ไว้ในเอกสารที่มอบให้กับลูกค้าทุกคนได้ 100% ซึ่งทำได้โดยการวางแผนและตั้งโปรแกรมระบบสร้างเอกสารอย่างรอบคอบเพื่อสร้างเอกสารที่เข้ากันได้กับ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้โดยอัตโนมัติ ในอดีต การตั้งค่าแนวทางดังกล่าวไม่เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลาง หรือสำหรับกราฟิก แผนภูมิ เค้าโครง และการปรับแต่งตามข้อมูลที่ซับซ้อนโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม ด้วยการนำเครื่องมือและบริการที่ซับซ้อนซึ่งทำให้การตั้งค่าเป็นอัตโนมัติมาใช้ ค่าใช้จ่ายและความต้องการทรัพยากรจึงง่ายขึ้นอย่างรวดเร็ว
ในทางปฏิบัติ เครื่องมือสร้างเอกสารบางตัวรองรับการส่งออกเป็น PDF ที่มีการแท็ก ในขณะที่บางตัวไม่รองรับ และสำหรับเครื่องมือที่รองรับ คุณภาพของการแท็กแบบฝังจะแตกต่างกันมาก ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการทดสอบและตรวจสอบคุณภาพของผลลัพธ์อย่างละเอียดถี่ถ้วนเมื่อประเมินโซลูชันต่างๆ ที่มีให้สำหรับการแท็กไฟล์ PDF
เทคโนโลยีช่วยเหลือทั้งหมดที่อ้างว่ารองรับ PDF ทำงานกับ PDF ที่มีแท็กได้ รวมถึงโปรแกรมอ่านหน้าจอชั้นนำ เช่น JAWS ไปจนถึง NVDA สำหรับ Windows ฟรี โปรแกรมอ่านหน้าจอ VoiceOver และ TalkBack ที่รวมอยู่ในระบบปฏิบัติการ MacOS/iOS และ Android ตามลำดับ นอกจากนี้ยังรวมถึงเทคโนโลยีช่วยเหลือที่ใช้โดยผู้ที่มีปัญหาทางสติปัญญา เช่น Kurzweil 1000 และ 3000 และซอฟต์แวร์ขยายภาพ เช่น ZoomText แม้จะไม่มีเทคโนโลยีช่วยเหลือ PDF ที่มีแท็กก็สามารถขยายและขยายได้โดยทุกคนที่ใช้ Adobe Reader ฟรี
ความท้าทายที่สำคัญอย่างหนึ่งในการเข้าถึง PDF ก็คือ เอกสาร PDF มีมุมมองที่แตกต่างกันสามมุมมอง ซึ่งขึ้นอยู่กับการสร้างเอกสาร ซึ่งอาจไม่สอดคล้องกัน มุมมองทั้งสามนี้ได้แก่ มุมมองทางกายภาพ มุมมองแท็ก และมุมมองเนื้อหา มุมมองทางกายภาพจะแสดงและพิมพ์ออกมา (ซึ่งเป็นสิ่งที่คนทั่วไปมองเห็น) มุมมองแท็กคือสิ่งที่โปรแกรมอ่านหน้าจอและเทคโนโลยีช่วยเหลืออื่นๆ ใช้เพื่อมอบประสบการณ์การนำทางและการอ่านที่มีคุณภาพสูงให้กับผู้ใช้ที่มีความทุพพลภาพ มุมมองเนื้อหาจะขึ้นอยู่กับลำดับทางกายภาพของวัตถุภายในสตรีมเนื้อหาของ PDF และอาจแสดงโดยซอฟต์แวร์ที่ไม่รองรับมุมมองแท็กอย่างสมบูรณ์ เช่น คุณลักษณะ Reflow ใน Adobe Reader
WCAG เข้ามามีบทบาทตรงไหน?
PDF/UA เกี่ยวข้องกับไฟล์ PDF อย่างไรก็ตาม PDF/UA ยังถือเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการวัดว่าไฟล์ PDF เป็นไปตามมาตรฐาน WCAG ซึ่งเป็นมาตรฐานที่ครอบคลุมทั่วโลกสำหรับการเข้าถึงข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และ WCAG คือสิ่งที่กฎหมายทั้งหมดอ้างถึง
WCAG เป็นมาตรฐานที่เผยแพร่โดย W3C ซึ่งรับผิดชอบมาตรฐานเว็บเกือบทั้งหมดที่ใช้ในปัจจุบัน
WCAG เวอร์ชันปัจจุบันคือ WCAG 2.0 ซึ่งเผยแพร่ในปี 2008 โดยเน้นที่ HTML5 เป็นหลัก WCAG ถือเป็นมาตรฐานระดับโลกโดยพฤตินัยสำหรับการวัดความสามารถในการเข้าถึงเว็บไซต์และเอกสาร ซึ่งได้รับการยอมรับจากผู้นำด้านกฎระเบียบ เช่น คณะกรรมการการเข้าถึงของสหรัฐอเมริกาและรัฐบาลของแคนาดา รัฐบาลเกือบทุกแห่งในโลกที่มีกฎระเบียบสำหรับการเข้าถึงข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ใช้ WCAG 2.0 เพื่อวัดการปฏิบัติตาม
WCAG 2.0 มีระดับการปฏิบัติตาม 3 ระดับ ได้แก่ A, AA และ AAA (ระดับสูงสุด) หากต้องการปฏิบัติตามระดับ A ผลิตภัณฑ์จะต้องปฏิบัติตามเกณฑ์ความสำเร็จระดับ A 25 ข้อ หากต้องการปฏิบัติตามระดับ AA ผลิตภัณฑ์จะต้องปฏิบัติตามเกณฑ์ความสำเร็จระดับ A รวมถึงเกณฑ์ความสำเร็จระดับ AA 13 ข้อ หากต้องการปฏิบัติตามระดับ AAA ผลิตภัณฑ์จะต้องปฏิบัติตามเกณฑ์ความสำเร็จระดับ A และ AA รวมถึงเกณฑ์ความสำเร็จระดับ AAA 23 ข้อ อย่างไรก็ตาม ไซต์ระดับ AAA เป็นกรณีพิเศษที่หายาก เนื่องจากจนถึงปัจจุบันยังไม่มีกฎหมายใดเรียกร้องให้ปฏิบัติตามระดับ AAA
ปัจจุบันมี WCAG 2.1 ที่กำลังอยู่ในระหว่างการพัฒนา WCAG 2.1 จะเป็นเพียง WCAG 2.0 เหมือนเดิม แต่มีเกณฑ์ความสำเร็จเพิ่มเติมอีกประมาณ 12 ข้อ โดยส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่อุปกรณ์พกพาและสัมผัส และวิวัฒนาการอื่นๆ ของเทคโนโลยีตั้งแต่ปี 2008 เป็นต้นมา
แล้วเราจะยืนยันได้อย่างไรว่าไฟล์ PDF เป็นไปตาม WCAG 2.0 AA ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่รวมถึง US Access Board ถือว่า PDF/UA เป็นมาตรฐานที่ใช้ในการตัดสินว่าไฟล์ PDF เป็นไปตาม WCAG 2.0 ระดับ AA หรือไม่ เนื่องจาก PDF Association ได้ออก Matterhorn Protocol ในปี 2013 เพื่อกำหนดเกณฑ์การตรวจสอบอย่างเป็นทางการสำหรับความสอดคล้องกับ PDF/UA โดยอิงตามแนวคิดเดียวกันกับที่เป็นพื้นฐานของ WCAG 2.0 AA Matterhorn Protocol ระบุวิธีที่เป็นไปได้ 136 วิธีในการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางเทคนิคที่แม่นยำในมาตรฐาน ISO 14289 ซึ่ง 89 วิธีสามารถระบุได้โดยการทดสอบอัตโนมัติเพียงอย่างเดียว เงื่อนไขอีก 47 เงื่อนไขต้องได้รับการตรวจสอบด้วยมือและการตัดสินใจโดยมนุษย์ที่มีข้อมูล
ดังนั้น ไฟล์ PDF ที่ผ่านการตรวจสอบอัตโนมัติสำหรับ PDF/UA และยังผ่านการตรวจสอบคุณสมบัติโดยมนุษย์ด้วยนั้น ไม่สามารถตรวจยืนยันได้ (ลำดับการอ่านที่สำคัญ บริบทคอนทราสต์สีขั้นต่ำ และปัญหาด้านการแก้ไข) จึงจะผ่าน WCAG 2.0 ได้
กฎหมายระบุว่าเราต้องทำอะไร?
แม้ว่าเขตอำนาจศาลและกฎหมายที่บังคับใช้จะมีอิทธิพลต่อกลยุทธ์การเข้าถึงที่องค์กรต่างๆ ปฏิบัติตาม แต่กฎหมายหลักๆ ในอเมริกาเหนือที่องค์กรที่ต้องปฏิบัติตามจะต้องปฏิบัติตามดังต่อไปนี้:
มาตรา 255 และมาตรา 508 ของพระราชบัญญัติการฟื้นฟูสมรรถภาพของสหรัฐอเมริกา พ.ศ. 2516: หน่วยงานของรัฐบาลกลางตลอดจนโปรแกรมที่ได้รับเงินทุนจากรัฐบาลกลางต้องเผยแพร่เอกสารในลักษณะที่ตรงตามหรือเกิน WCAG 2.0 ระดับ AA คณะกรรมการการเข้าถึงของสหรัฐอเมริกา (ผู้ว่าการมาตรา 255 และ 508) ได้ระบุ PDF/UA เป็นวิธีในการบรรลุการปฏิบัติตาม WCAG 2.0 ระดับ AA สำหรับไฟล์ PDF
พระราชบัญญัติคนพิการแห่งอเมริกา (ADA): กฎหมายปี 1991 นี้ไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนว่าจะวัดการเข้าถึงดิจิทัลได้อย่างไร กฎหมาย Title II บังคับใช้กับหน่วยงานสาธารณะทั้งหมดในระดับท้องถิ่น (เขตโรงเรียน เทศบาล เมือง หรือเทศมณฑล) ระดับรัฐ ระบบขนส่งสาธารณะ กฎหมาย Title III บังคับใช้กับธุรกิจและองค์กรไม่แสวงหากำไร: “การได้รับความเพลิดเพลินเท่าเทียมกันจากสินค้า บริการ สิ่งอำนวยความสะดวก หรือที่พักในสถานที่สาธารณะใดๆ” รวมถึงที่พักส่วนใหญ่ (โรงแรมและอินน์) สันทนาการ การขนส่ง การศึกษา ร้านอาหาร ร้านค้า ผู้ให้บริการดูแล และสถานที่จัดแสดงสาธารณะ กระทรวงยุติธรรมได้ให้คำมั่นซ้ำแล้วซ้ำเล่าว่าจะเผยแพร่คำชี้แจง แต่ฝ่ายบริหารชุดปัจจุบันได้ให้ถอนคำชี้แจงนั้น ผลก็คือคดีเหล่านี้ได้รับการแก้ไขเป็นรายกรณี อย่างไรก็ตาม การลดความเสี่ยงที่ใช้ได้คือการปฏิบัติตามมาตรฐานเดียวกันที่กำหนดไว้ในมาตรา 508 ซึ่งก็คือ WCAG 2.0 ระดับ AA
พระราชบัญญัติการเข้าถึงสำหรับผู้พิการของออนแทรีโอ (AODA): ออนแทรีโอเป็นเขตอำนาจศาลแห่งแรกในโลกที่กำหนดกฎระเบียบเฉพาะสำหรับทั้งธุรกิจและรัฐบาล โดยระบุว่าเว็บไซต์ที่เผยแพร่สู่สาธารณะต้องปฏิบัติตาม WCAG 2.0 ระดับ A หรือ AA (ขึ้นอยู่กับว่าคุณเป็นใครและเป็นปีใด) โดยทุกเว็บไซต์จะต้องผ่านเกณฑ์ระดับ AA ภายในปี 2021 รัฐบาลอื่นๆ (รวมทั้งนอร์เวย์ อิสราเอล จังหวัดอื่นๆ ในแคนาดา และรัฐบาลกลางของแคนาดา) ได้สร้างแบบจำลองกฎหมายโดยใช้ AODA เป็นแบบจำลอง
ข่าวดีก็คือ ผู้นำกำลังก้าวไปสู่มาตรฐานระดับโลกเดียวกันคือ WCAG 2.0 ระดับ AA
การพัฒนากลยุทธ์ที่ยั่งยืน
ไม่ต้องสงสัยเลยว่ารูปแบบเอกสารอื่น ๆ แข่งขันกับ PDF ในฐานะรูปแบบเอกสารพกพาสากล องค์กรหลายแห่งทั้งในด้านการจัดพิมพ์และการเก็บถาวรกำลังนำ HTML5 มาใช้ (และความสามารถในการใส่ไว้ในคอนเทนเนอร์ EPUB ที่เข้าถึงได้) เป็นอนาคตในระยะยาว
อย่างไรก็ตาม PDF มีความสามารถเฉพาะตัวมากมาย เช่น การจัดการสิทธิ์ การจัดเรียงใหม่ ลายเซ็นดิจิทัล การบันทึกในเครื่อง ฟอร์มที่ซับซ้อนและคุณลักษณะเวิร์กโฟลว์/การแจกจ่าย/การรวมข้อมูล รูปแบบที่คุ้นเคย ความสามารถในการพิมพ์ที่คาดเดาได้สำหรับการสร้างแบรนด์และมาตรฐานการสื่อสารอื่นๆ ตลอดจนการแพร่หลายไปทั่วโลก ทำให้ข้อโต้แย้งในการมุ่งเน้นที่ PDF เป็นหลักยังคงแข็งแกร่งอย่างน้อยในระยะสั้นถึงระยะกลาง สมาคมวิชาชีพที่มุ่งเน้นด้านการเข้าถึงและเอกสารในวงกว้างได้แสดงให้เห็นถึงความสามารถที่โดดเด่นในการรักษา PDF ให้อยู่แถวหน้ามาเกือบสามสิบปี โดยที่นวัตกรรมไม่มีทีท่าว่าจะชะลอตัวลงเลย
ตัวเลือกในปัจจุบันสำหรับการสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ในปริมาณมากอย่างยั่งยืน
แม้ว่าองค์กรส่วนใหญ่จะได้รับประโยชน์จากโซลูชันอัตโนมัติ แต่หัวข้อนี้มีความซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา จึงมักไม่สมจริงที่จะคิดค้นโซลูชันภายในองค์กร ดังนั้น องค์กรต่างๆ จึงมักประสบปัญหาในการใช้แนวทางตอบสนองที่มีราคาแพงและเสี่ยงต่อคำขอด้านที่พัก หรืออาจต้องจ้างความช่วยเหลือจากภายนอก
องค์กรที่มีความรับผิดชอบซึ่งมุ่งมั่นที่จะเพิ่มประโยชน์จากการเข้าถึงข้อมูลให้สูงสุด ต้องการสร้างความสามารถของตนเองโดยไม่ต้องเพิ่มความเสี่ยง พวกเขาต้องการเตรียมพร้อมสำหรับอนาคตโดยไม่รบกวนการผลิตในปัจจุบัน พวกเขาต้องการได้รับทักษะในการรู้ว่าเอกสารใดควรจัดทำขึ้นภายในองค์กร และจะต้องจัดทำอย่างไร และควรส่งออกไปอย่างไร พวกเขาต้องการค้นหาระบบที่ต้องปลอดภัยเบื้องหลังไฟร์วอลล์ของตนเอง ขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงการคิดค้นสิ่งเดิมๆ หรือแยกตัวเองออกจากการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่เกิดขึ้นในองค์กรที่คล้ายคลึงกัน และที่สำคัญที่สุด พวกเขาต้องการโซลูชันที่ปรับขนาดได้
Crawford Technologies เป็นบริษัทชั้นนำที่ได้รับการยอมรับจากกลุ่มธุรกิจต่างๆ ที่ได้รับการว่าจ้างให้พัฒนาระบบเอกสารดังกล่าว เราเป็นผู้ประกอบการรายเดียวที่เชี่ยวชาญด้านเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ตั้งแต่ขั้นพื้นฐาน โดยมีประสบการณ์ตรงในการขัดเกลาเอกสารให้สามารถทำงานบนเทคโนโลยีช่วยเหลือที่แพร่หลายที่สุดในตลาดได้อย่างน่าเชื่อถือ CrawfordTech มีบทบาทสำคัญในการพัฒนามาตรฐาน ISO สำหรับ PDF/UA และยังคงมีบทบาทในคณะกรรมการมาตรฐานและสมาคมการเข้าถึงข้อมูล พูดง่ายๆ ก็คือ การเข้าถึงข้อมูลในเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของ DNA ของเรามาตั้งแต่บริษัทก่อตั้งขึ้น โซลูชันของเราได้รับการสนับสนุนจากทีมงานมืออาชีพด้านการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าเพื่อกำหนดข้อกำหนด แนะนำโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสูงสุด และให้บริการการใช้งานและการปรับแต่ง การฝึกอบรม และการสนับสนุน สำนักงานบริการรักษาความปลอดภัยของ CrawfordTech ให้บริการถอดเสียง การทดสอบการปฏิบัติตาม และการจัดจำหน่ายสำหรับรูปแบบทางเลือกต่างๆ รวมถึงอักษรเบรลล์ เสียง การพิมพ์ขนาดใหญ่ ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ PDF ที่เข้าถึงได้ และ HTML ที่เข้าถึงได้
ชุมชนการเข้าถึงข้อมูลเองก็มีผู้เล่นจำนวนหนึ่งเช่นกัน อย่างไรก็ตาม ไม่มีใครมีทักษะด้านเอกสารธุรกรรมทั่วไปเหมือนกับ Crawford Technologies ดังนั้นเราจึงสามารถนำการเข้าถึงข้อมูล การจัดเก็บเอกสาร การจัดการเอกสาร และการจัดส่งมารวมกันเพื่อส่งมอบโซลูชันครบวงจรที่ครอบคลุม องค์กรแต่ละแห่งต้องการความสมดุลที่ไม่เหมือนใคร และเราสามารถใช้ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญของเราเพื่อช่วยให้องค์กรต่างๆ รวบรวมโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับสภาพแวดล้อมของตน
ด้วยเหตุนี้ ตำแหน่งที่ไม่เหมือนใครของ CrawfordTech ในชุมชนผู้จำหน่ายหลายรายจึงทำให้ชุดผลิตภัณฑ์ที่เรานำเสนอมีความโดดเด่นและทรงพลัง ไม่มีผู้จำหน่ายรายอื่นใดที่สามารถให้บริการครบวงจรสำหรับคำแนะนำเชิงกลยุทธ์ ซอฟต์แวร์ ระบบการควบคุมคุณภาพ และบริการสนับสนุนสำหรับสถานการณ์ที่ไม่ปกติได้ นอกจากนี้ ระดับการทดสอบโซลูชันของเราโดยผู้จัดพิมพ์ด้านประกัน การเงิน การดูแลสุขภาพ และสาธารณูปโภคที่ใหญ่ที่สุดในโลกเป็นเครื่องพิสูจน์ถึงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ บริการ และพนักงานของเรา
Crawford Technologies เปิดตัวซอฟต์แวร์ Accessibility Express ในเดือนเมษายน 2013 ช่วยให้องค์กรต่างๆ หลีกเลี่ยงการแท็กด้วยตนเองโดยการแปลงไฟล์งานพิมพ์ที่มีปริมาณมากและเนื้อหาที่แปรผันเป็นรูปแบบ PDF/UA โดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์นี้สามารถสร้างไฟล์ PDF ที่สอดคล้องกับ WCAG, PDF/UA และ HTML5 ที่สอดคล้องกับ WCAG 2.0 AA Accessibility Express พัฒนาจากซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นในปี 2008 เพื่อสร้างรูปแบบที่เข้าถึงได้อื่นๆ รวมถึงอักษรเบรลล์ ฟอนต์ขนาดใหญ่ ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ และรูปแบบเสียง
โซลูชันของเราสามารถอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์ของเราได้ CrawfordTech สามารถฝึกอบรมพนักงานของคุณหรือเพียงแค่ส่งมอบเอกสารที่คุณต้องการ คุณสามารถเริ่มต้นโดยส่งเอกสารทั้งหมดออกไป และนำเอกสารเหล่านี้เข้ามาใช้ภายในองค์กรมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อคุณมีความสามารถและความสะดวกสบายมากขึ้นในการเดินทางสู่การปรับปรุงแนวทางการเข้าถึงเอกสารของคุณให้เหมาะสมที่สุด API หลายตัวทำให้การแทรกเทคโนโลยีของ Crawford ลงในเวิร์กโฟลว์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของคุณนั้นเป็นไปได้จริง รวมถึงการรองรับ IBM CMOD หรือระบบ ECM ที่รองรับ CMIS ใดๆ การกำหนดราคาและใบอนุญาตที่ยืดหยุ่นช่วยให้กำหนดต้นทุนได้อย่างคาดเดาได้
Accessibility Express สามารถใช้เป็นโซลูชัน SaaS แบบโฮสต์ หรือสามารถนำไปใช้ในสถานที่เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการเอกสารขององค์กร การนำเสนอออนไลน์ หรือโซลูชันการเก็บถาวรเอกสาร สามารถแปลงเอกสารที่จัดเก็บและเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่เป็นกลุ่มให้เป็นรูปแบบที่เข้าถึงได้ นอกจากนี้ยังสามารถแปลงเอกสารแบบไดนามิกเป็น PDF ที่เข้าถึงได้เมื่อลูกค้าเปิดดูเอกสารดังกล่าว ซึ่งเป็นโซลูชันการเข้าถึงที่ยืดหยุ่นและทรงพลังที่สุดที่มีอยู่
โซลูชันการเข้าถึงเอกสารของ CrawfordTech สร้างขึ้นบนสถาปัตยกรรม MasterONE อันล้ำสมัยของเรา ด้วย MasterONE การตั้งค่าเพียงครั้งเดียวรองรับรูปแบบที่เข้าถึงได้ทั้งหมด ช่วยประหยัดเวลาและเงินได้อย่างมาก
AutoTagger for Accessibility: สำหรับเอกสารแบบคงที่ เช่น เอกสารการตลาด เอกสารธุรกิจ หนังสือเล่มเล็ก AutoTagger for Accessibility สามารถอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ พร้อมแท็กเอกสารใหม่และเก่าโดยอัตโนมัติด้วยความเร็วสูง หรือพร้อมใช้งานผ่านไซต์อีคอมเมิร์ซที่ปลอดภัย CrawfordTech จะบูรณาการบริการข้อยกเว้นเพื่อให้สามารถแก้ไขและตรวจสอบเอกสารส่วนน้อยที่ไม่สามารถแท็กหรือตรวจสอบโดยอัตโนมัติว่าเป็นไปตามข้อกำหนดได้ เครื่องมือเช่น Auto Tagger for Accessibility สามารถใช้เป็นวิธีการทำให้เอกสารสามารถเข้าถึงได้ทั่วทั้งองค์กรโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมเชิงลึกหรือจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการแก้ไขและการทดสอบ
สรุป
องค์กรที่มีหน้าที่ต้องเตรียมพร้อมที่จะจัดเตรียมรูปแบบการส่งมอบและช่องทางการจัดจำหน่ายต่างๆ ทั้งในรูปแบบสำเนาเอกสารที่เข้าถึงได้และเอกสารในรูปแบบออนไลน์อิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าถึงได้
ความต้องการเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ซึ่งขับเคลื่อนโดยทั้งกฎระเบียบและเป้าหมายทางธุรกิจจะยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง บริษัทของคุณจะได้รับประโยชน์จากการคาดการณ์ล่วงหน้าและตอบสนองความต้องการเหล่านี้อย่างเป็นเชิงรุก ด้วยการใช้ PDF และคอนเทนเนอร์ประเภทเสริมที่วางแผนมาอย่างดี คุณจะลดต้นทุนและความเสี่ยงด้านกฎระเบียบได้ ขณะเดียวกันก็สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าของคุณทุกคนมากขึ้นด้วยการสร้างกลยุทธ์อันชาญฉลาดในการผสมผสานทรัพยากรภายในและภายนอกเพื่อทำให้กระบวนการที่จะส่งมอบเอกสารทั้งที่เป็นธุรกรรมและไม่ธุรกรรมเป็นอัตโนมัติ
คุณจะทำได้ดีที่สุดหากทำงานร่วมกับบริษัทภายนอกที่มีประวัติยาวนานที่สุดและมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับการเข้าถึงข้อมูลภายในบริบทของกลยุทธ์การจัดการและการเก็บถาวรเอกสารอย่างครบถ้วน เลือกบริษัทที่สามารถให้ทั้งข้อมูลเชิงลึกเชิงกลยุทธ์เพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ดีที่สุดสำหรับความท้าทายนี้ รวมถึงบริการซอฟต์แวร์และบริการที่เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่องเพื่อช่วยให้คุณพัฒนาทักษะและความแข็งแกร่งของคุณ เมื่อร่วมมือกัน คุณจะก้าวไปข้างหน้าหนึ่งก้าวจากเป้าหมายที่วางไว้
