ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจและลูกค้าในองค์กรดิจิทัล – ขยายเอกสารผ่านการเปลี่ยนแปลง

การแนะนำ

คำว่า “การเปลี่ยนแปลง” ใช้เพื่ออธิบายการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญใดๆ เราสร้างชื่อเสียงของเราด้วยการช่วยให้ลูกค้าทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญได้ ซึ่งได้แก่ การเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในด้านประสิทธิภาพของกระบวนการ การประหยัดการดำเนินงาน และการเข้าถึงข้อมูล แท้จริงแล้ว เป็นเวลากว่า 20 ปีแล้วที่เราช่วยให้องค์กรต่างๆ กว่า 1,800 แห่งทั่วโลกใช้เทคโนโลยีการเปลี่ยนแปลงการพิมพ์แบบต่อเนื่องที่ได้รับรางวัลของเราสำหรับการผลิตเอกสารที่มีมูลค่าสูงและปริมาณมาก และเวิร์กโฟลว์ และการปรับปรุงเหล่านี้ก็น่าประทับใจ

แต่เราพบว่าองค์กรต่างๆ ในปัจจุบันกำลังมองหาสิ่งที่มากกว่านั้น พวกเขามีความปรารถนาที่จะไม่เพียงแค่เปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินธุรกิจเท่านั้น แต่ยังต้องการเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริงให้เป็นองค์กรที่มีความคล่องตัว ตอบสนองความต้องการได้ดีขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล นั่นคือจุดที่เราเข้ามาช่วย เราเชื่อว่า CrawfordTech มีเครื่องมือและความเชี่ยวชาญที่จะช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพในด้านที่สร้างความแตกต่าง

ชุดเครื่องมือการแปลงของเรานั้นเป็นที่รู้จักในฐานะวิธีการที่มีประสิทธิภาพและครอบคลุมที่สุดในการแปลงข้อมูลการพิมพ์และสตรีมข้อมูลจากรูปแบบหนึ่งไปเป็นอีกรูปแบบหนึ่ง แต่คุณรู้หรือไม่ว่าเทคโนโลยีของเรามีศักยภาพมากมายที่จะขยายมูลค่าให้เกินกว่าที่เทคโนโลยีทั่วไปเคยใช้กัน ศักยภาพดังกล่าวรวมถึงประโยชน์ในด้านการผลิต การจัดเก็บ และการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ และเรายินดีที่จะแบ่งปันให้ทราบ

เอกสารนี้จะอธิบายโดยย่อว่าเครื่องมือทรานส์ฟอร์มและการแปลงของเราสามารถแปลงเป็นโลกที่กว้างขึ้นของทรานส์ฟอร์มดิจิทัลและการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจได้อย่างไร เราเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยีทรานส์ฟอร์มการพิมพ์ที่ได้รับการยอมรับ และตอนนี้ เราต้องการให้คุณพิจารณาความเป็นไปได้เพิ่มเติมที่คุณอาจไม่เคยเกี่ยวข้องกับโซลูชันของ CrawfordTech ในอดีต และวิธีที่คุณสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อทรานส์ฟอร์มธุรกิจของคุณได้

แนวทางการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

แม้ว่าจะมีประสบการณ์อันยาวนานและพิสูจน์แล้วในด้านความเชี่ยวชาญและความน่าเชื่อถือ แต่เทคโนโลยีการแปลงของเราไม่ใช่ Oldsmobile ของปู่ของคุณ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้เกิดประโยชน์ทางธุรกิจมากมายซึ่งขยายไปสู่พื้นที่ธุรกิจหลักจำนวนหนึ่ง ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างบางส่วนที่ควรพิจารณา:

ประสิทธิภาพการผลิต

การทำให้ PDF เป็นมาตรฐาน

องค์กรจำนวนมากใช้ PDF เป็นแพลตฟอร์มการพิมพ์ทั่วไปเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์การผลิตที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ PDF ยังมีข้อดีเพิ่มเติมคือเป็นรูปแบบมาตรฐานสำหรับการเก็บถาวร การผลิต และการนำเสนอออนไลน์

องค์กรต่างๆ มักพบว่าซอฟต์แวร์ที่ใช้สร้างไฟล์ PDF หลายเอกสารขนาดใหญ่ทำให้ไฟล์ PDF มีขนาดใหญ่และไม่มีประสิทธิภาพ ส่งผลให้การผลิตช้าลงและเพิ่มต้นทุนการผลิต นอกจากนี้ เรายังมีโซลูชันที่ทำหน้าที่ปรับมาตรฐานและเพิ่มประสิทธิภาพที่สำคัญหลายประการ ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตและประหยัดค่าใช้จ่ายเมื่อทำงานกับไฟล์ PDF PRO PDF Normalizer ของเราสามารถตรวจสอบไฟล์ PDF และปรับโครงสร้างใหม่เพื่อสร้าง PDF ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะทำงานได้ดีขึ้นมากในการพิมพ์ การจัดเก็บ และขั้นตอนการประมวลผลอื่นๆ การทดสอบแสดงให้เห็นว่า PRO PDF Normalizer ทำงานได้เร็วกว่าผลิตภัณฑ์คู่แข่งถึง 2 ถึง 4 เท่า

กรณีการใช้งาน

ตัวอย่างหนึ่งที่แสดงให้เห็นถึงการใช้การทำให้ PDF เป็นมาตรฐานของเราในโลกแห่งความเป็นจริงพบได้ในเรื่องราวของ PSP ขนาดใหญ่แห่งหนึ่งในภาคตะวันออกเฉียงเหนือของสหรัฐอเมริกา พวกเขาได้รับไฟล์ PDF ที่ “พร้อมพิมพ์” จากลูกค้าเป็นประจำ แต่ไฟล์ของลูกค้าหลายรายต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการประมวลผล หรืออาจล้มเหลว ทำให้กระบวนการผลิตทั้งหมดช้าลงหรือหยุดชะงัก ผลกระทบต่อประสิทธิภาพและท้ายที่สุดคือผลกำไรนั้นมีนัยสำคัญและคุกคามการจัดส่งตรงเวลาให้กับลูกค้าของพวกเขา

PSP นี้รู้สึกหงุดหงิดอย่างมากกับความไม่สามารถจัดการไฟล์ PDF ที่มีรูปแบบไม่ดีได้อย่างเหมาะสม และได้นำเทคโนโลยีของเรามาใช้เพื่อปรับปรุงมาตรฐานการผลิตและการจัดส่ง PRO PDF Normalizer เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงไฟล์ PDF เพื่อเพิ่มปริมาณงานพิมพ์ให้สูงสุดสำหรับทุกแง่มุม ด้วยการทำให้โครงสร้าง PDF เป็นมาตรฐาน พวกเขาสามารถกำจัดองค์ประกอบกราฟิกที่ซ้ำซ้อน ฟอนต์ที่ซ้ำซ้อน และชุดอักขระฟอนต์ที่มีโครงสร้างไม่ดี ซึ่งทั้งหมดนี้ขัดขวางประสิทธิภาพและระดับการบริการ ไฟล์ PDF ที่เพิ่มประสิทธิภาพยังมีข้อดีอื่นๆ อีกด้วย โดยทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กลง ซึ่งไม่เพียงแต่มีต้นทุนในการจัดเก็บและจัดการในไฟล์เก็บถาวรที่ถูกกว่าเท่านั้น แต่ยังโหลดและอ่านได้เร็วขึ้นสำหรับลูกค้าเมื่อเข้าถึงไฟล์ออนไลน์อีกด้วย

ผลลัพธ์ที่ได้คือ ผู้ให้บริการงานพิมพ์รายนี้สามารถลดขนาดไฟล์ PDF ลงอย่างมาก ส่งผลให้การพิมพ์เร็วขึ้นและการจัดเก็บไฟล์มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไฟล์ที่เคยใช้เวลาประมวลผล 7 ชั่วโมงหรือ 420 นาที ปัจจุบันสามารถประมวลผลเสร็จได้ภายในเวลาไม่ถึง 20 นาที ซึ่งดีขึ้นถึง 2,000% ทรัพยากรที่จำเป็นในการเตรียม แก้ไขปัญหา และปรับเปลี่ยนไฟล์ PDF จึงประหยัดเวลาและเงินเพิ่มเติม นอกจากนี้ ยังไม่จำเป็นต้องพิจารณาอัปเกรดเซิร์ฟเวอร์ราคาแพงเพื่อปรับปรุงความเร็วในการประมวลผลอีกต่อไป

การเรียงต่อกัน

ความเร็วในการพิมพ์ที่เพิ่มขึ้น ความสามารถในการปรับปรุงระดับการบริการ และการขจัดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการซื้อและการจัดเก็บปลอกที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าเป็นเพียงเหตุผลบางประการที่บริษัทต่างๆ เลือกใช้อุปกรณ์แปลงของเรา แต่การบรรลุประสิทธิภาพการผลิตที่เหมาะสมที่สุดนั้นทำได้ยากเมื่องานพิมพ์ของคุณเต็มไปด้วยงานเล็กๆ ในรูปแบบต่างๆ การผสมผสานกัน อันที่จริงแล้ว การได้รับมูลค่าเต็มของการลงทุนด้านการพิมพ์การผลิตใดๆ ต้องใช้มากกว่าการซื้อและติดตั้งฮาร์ดแวร์เท่านั้น จำเป็นต้องใช้กลยุทธ์ที่ชาญฉลาดและรอบคอบเพื่อเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนให้สูงสุด
นั่นคือที่มาของเทคโนโลยีการแปลงของเรา ซึ่งในครั้งนี้มาในรูปแบบของ PRO Concatenator ที่ทำให้คุณสามารถรวมไฟล์ PDF และไฟล์พิมพ์หลายไฟล์เข้าด้วยกันเพื่อเพิ่มผลตอบแทนและมูลค่าของอุปกรณ์ระดับการผลิต เช่น เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทและอุปกรณ์ส่งไปรษณีย์อัตโนมัติ การเพิ่มประสิทธิภาพไฟล์ที่พร้อมพิมพ์สำหรับการผลิตจะทำให้เครื่องจักรความเร็วสูงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการรวมงานขนาดเล็ก เพิ่มประสิทธิภาพขนาดชุดงาน และลดการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และการเปลี่ยนม้วนกระดาษ ในเวลาเดียวกัน การเรียงลำดับงานพิมพ์และไฟล์เอาต์พุตที่หลากหลายใหม่ช่วยให้ประหยัดอัตราค่าไปรษณีย์ได้สูงสุดและเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลจดหมายอัตโนมัติที่ไม่สามารถทำได้ด้วยวิธีอื่น นอกจากนี้ ประสิทธิภาพการพิมพ์และการเก็บถาวรยังได้รับการปรับปรุงด้วยเช่นกัน เนื่องจากเราลบทรัพยากรที่ซ้ำกันเมื่อรวมไฟล์หลายไฟล์เข้าด้วยกัน จึงลดขนาดไฟล์ที่เกิดขึ้นได้อย่างมาก

กรณีการใช้งาน

บริษัทนายหน้าซื้อขายหุ้นรายใหญ่แห่งหนึ่งในอเมริกาใช้ PRO Concatenator เพื่อรวมและรวบรวมเอกสารยืนยันการซื้อขายแต่ละรายการที่มีปริมาณเพิ่มขึ้นเข้าด้วยกัน โดยมีที่ปรึกษาทางการเงินมากกว่า 13,000 คนในทีมงาน จำนวนการซื้อขายที่เกิดขึ้นในแต่ละวันจึงมากกว่า 300,000 รายการ ส่งผลให้ผู้ให้บริการงานพิมพ์พบว่าการติดตามให้ทันนั้นทำได้ยากขึ้นเรื่อยๆ การทำงานให้เสร็จภายในระยะเวลา 24 ชั่วโมงนั้นไม่ใช่ข้อตกลงระดับการบริการ (SLA) ที่ PSP สามารถดำเนินการได้

ด้วยการใช้ PRO Concatenator บริษัทนายหน้าสามารถจัดกลุ่มไฟล์พิมพ์ยืนยันการซื้อขายแต่ละรายการ 50,000 ถึง 80,000 ไฟล์เป็นไฟล์พิมพ์เดียวได้ ส่งผลให้ไฟล์พิมพ์มีความสะดวกมากขึ้น ซึ่งช่วยปรับปรุงกระบวนการพิมพ์ได้อย่างมาก ในแต่ละวัน บริษัทนายหน้าจะแปลงผลลัพธ์เป็นไฟล์ที่มีรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดและส่งไฟล์นั้นไปยังผู้ให้บริการพิมพ์ เวลาในการส่งข้อมูลลดลง และนอกจากจะลดต้นทุนการพิมพ์และการส่งทางไปรษณีย์แล้ว บริษัทนายหน้ายังสามารถเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งบันทึกการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อบังคับในการรายงาน ผลลัพธ์ก็คือ บริษัทนายหน้าใช้แอปพลิเคชันทันสมัยที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์สำหรับการประหยัด ประสิทธิภาพ และประสิทธิภาพในการดำเนินการ

ประสิทธิผลของการเก็บถาวร

PDF สำหรับการเก็บถาวร

PDF เป็นรูปแบบมาตรฐานสำหรับการเก็บถาวร แต่ PDF ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเท่าเทียมกันทั้งหมด เราทุกคนต่างรู้ดีว่า PDF เป็นวิธีการเข้ารหัสเอกสารในรูปแบบ “ตามที่พิมพ์ออกมา” ซึ่งสามารถพกพาไปมาระหว่างระบบต่างๆ ได้ แต่ความเหมาะสมของไฟล์ PDF สำหรับการเก็บถาวรนั้นขึ้นอยู่กับตัวเลือกต่างๆ ที่เลือกเมื่อสร้าง PDF เช่น ฟอนต์ถูกฝังไว้สำหรับการแสดงผลหรือไม่ หรือเอกสารได้รับการเข้ารหัสหรือไม่

PDF/A ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อการเก็บถาวรโดยเฉพาะ เป็น PDF เวอร์ชันมาตรฐาน ISO ที่ออกแบบมาเพื่อการเก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบดิจิทัลโดยเฉพาะ “A” ย่อมาจาก “Archive” ซึ่งช่วยตอบสนองความต้องการในการเก็บรักษาเอกสารในลักษณะที่รักษาเนื้อหาไว้ในระยะยาว พร้อมทั้งรับประกันว่าสามารถเรียกค้นและแสดงเอกสารเหล่านั้นได้ด้วยผลลัพธ์ที่คาดเดาได้ในอนาคต PDF/A ช่วยขจัดความเสี่ยงบางประการที่คุกคามความสามารถในการทำซ้ำเนื้อหาแบบหนึ่งต่อหนึ่ง ขณะเดียวกันก็ทำให้ผู้ใช้เห็นเนื้อหาเดียวกันทั้งในปัจจุบันและในอนาคต

เครื่องมือของเราได้รับการออกแบบมาให้เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการสร้างและจัดการ PDF/A เราแปลงประเภทไฟล์การพิมพ์ที่หลากหลาย เช่น AFP, PCL, PDF, PostScript, DJDE, Metacode, PDF/A และอื่นๆ อีกมากมาย ให้เป็นรูปแบบ PDF/A ที่พร้อมสำหรับการเก็บถาวร โดยในการดำเนินการนี้ เราจะรวบรวมข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องซึ่งจะสร้างดัชนีและเกณฑ์การค้นหาที่ใช้ในการจัดเก็บ และค้นหาเอกสารเฉพาะในภายหลังเมื่อเอกสารเหล่านั้นอยู่ในที่เก็บถาวร PRO Transform Plus ถูกใช้โดยผู้ผลิตเอกสารธุรกรรมที่ใหญ่ที่สุดในโลก และช่วยให้คุณแปลงไฟล์การพิมพ์เอกสารธุรกรรมที่สำคัญต่อภารกิจให้กลายเป็น PDF/A ได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมใหม่

กรณีการใช้งาน

Dominion of Canada เป็นตัวอย่างหนึ่งที่แสดงให้เห็นว่าบริษัทต่างๆ ใช้เทคโนโลยีแปลงโฉมของ CrawfordTech ในการสร้าง PDF/A ได้อย่างไร Dominion เป็นบริษัทประกันทรัพย์สินและอุบัติเหตุรายใหญ่ที่สุดแห่งหนึ่งของแคนาดา ส่งผลให้มีเอกสารประกาศกรมธรรม์เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ที่ต้องจัดการและจัดเก็บ การพึ่งพาเอกสารกระดาษอย่างต่อเนื่องกลายเป็นภาระสำหรับทั้งบริษัทและเครือข่ายนายหน้าประกัน เนื่องจากไม่มีไฟล์เก็บถาวรออนไลน์ นายหน้าประกันแต่ละรายจึงได้รับสำเนาเอกสารประกาศกรมธรรม์ของผู้ถือกรมธรรม์ทุกคนในรูปแบบกระดาษเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง

กองกระดาษกลายเป็นภาระที่จัดการไม่ได้ และปัจจุบัน Dominion ใช้เทคโนโลยีแปลงไฟล์ของเราเพื่อแปลงไฟล์ต้นฉบับที่พิมพ์เป็น PDF/A ส่งผลให้โบรกเกอร์ได้แทนที่สำเนากระดาษด้วยภาพอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถอ่านออนไลน์ได้ เวอร์ชันที่เก็บถาวรจะเหมือนกับเวอร์ชันที่พิมพ์ออกมาอย่างแม่นยำ และขจัดต้นทุนและความไม่มีประสิทธิภาพจากการพึ่งพากระดาษ เนื่องจาก PDF/A เป็นมาตรฐาน ISO สำหรับการเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Dominion จึงมั่นใจว่าวิธีการนี้จะตอบสนองความต้องการในทันทีและความต้องการในการจัดเก็บเอกสารในระยะยาวได้ ปัจจุบัน โบรกเกอร์สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งแปลว่าลูกค้าจะได้รับบริการที่ดีขึ้น และทีมงานฝ่ายปฏิบัติการของ Dominion พบว่าค่าใช้จ่ายด้านกระดาษและการผลิตลดลง ช่วยประหยัดต้นไม้และประหยัดเงิน

การแก้ไข

การละเมิดความปลอดภัยของข้อมูลและการโจรกรรมทางไซเบอร์เป็นภัยคุกคามที่แท้จริงสำหรับองค์กรทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรม พาดหัวข่าวเต็มไปด้วยรายงานเกี่ยวกับแฮกเกอร์ที่เจาะเข้าไปในเครือข่ายข้อมูลและที่เก็บข้อมูลและขโมยข้อมูลสำคัญไปหลายพันหรือหลายล้านรายการ ดังที่รายงานข่าวที่มีชื่อเสียงจำนวนมากเตือนว่าแม้แต่องค์กรที่มีความรู้เรื่องความปลอดภัยมากที่สุดก็ยังมีความเสี่ยง ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องมือแก้ไขจำนวนมากที่มีอยู่เพียงปกปิดข้อมูลเท่านั้น แต่ยังคงเก็บข้อมูลไว้ในไฟล์ ซึ่งหมายความว่าแฮกเกอร์มือใหม่ก็ยังเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้

องค์กรต่างๆ มักมองหาหนทางที่จะก้าวไปข้างหน้าอยู่เสมอ วิธีหนึ่งที่จะทำได้คือการใช้เครื่องมือแก้ไขอัตโนมัติของเราเพื่อเปลี่ยนความเสี่ยงให้กลายเป็นข้อได้เปรียบในการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น เครื่องมือ Redaction Express ของเราช่วยปกป้ององค์กรจากการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับโดยไม่ได้ตั้งใจและไม่ตั้งใจในระหว่างการผลิตและเก็บถาวรเอกสารธุรกรรม เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด และจดหมายโต้ตอบอื่นๆ ของลูกค้า ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นส่วนตัวจะถูกแก้ไขโดยอัตโนมัติ และด้วยเหตุนี้ องค์กรต่างๆ จากทุกอุตสาหกรรมจึงสามารถจัดการความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างคุ้มทุนมากขึ้น เทคนิคต่างๆ เช่น การแก้ไขแบบขั้นตอนเดียวสำหรับกระแสงานพิมพ์และประเภทเอกสารทั้งหมด หมายความว่าเอกสารขาออกทั้งหมดจะได้รับการวิเคราะห์โดยอัตโนมัติเพื่อหาการละเมิดความลับที่อาจเกิดขึ้น

เราสร้างเครื่องมือแก้ไขของเราขึ้นมาตั้งแต่พื้นฐานเพื่อตอบสนองความต้องการของอุตสาหกรรมที่ท้าทายที่สุดและข้อจำกัดด้านกฎระเบียบสำหรับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล CrawfordTech เป็นเครื่องมือที่เลือกใช้เมื่อจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลจากเอกสารสิ่งพิมพ์ PDF และเอกสารที่เขียนขึ้นในสภาพแวดล้อมการผลิตที่มีปริมาณมาก

กรณีการใช้งาน

องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องส่งและแลกเปลี่ยนเอกสารประเภทต่างๆ แต่การโต้ตอบแต่ละครั้งมีความเสี่ยงที่ข้อมูลลับจะถูกเปิดเผยโดยไม่ได้ตั้งใจ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการทดสอบงานพิมพ์ของคุณบนเครื่องของผู้ขายก่อนซื้อเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทสีเต็มจอ โดยปกติแล้ว คุณจะต้องรักษาตำแหน่งของอักขระต้นฉบับไว้เพื่อการตรวจสอบ การทดสอบ และการเปรียบเทียบที่ถูกต้อง แต่เนื่องจากเอกสารการผลิตมักมีข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลลับ การทดสอบจึงอาจเป็นปัญหาและนำไปสู่ปัญหาความปลอดภัยของข้อมูลหลายประการ ด้วยการใช้ Redaction Express ลูกค้าของเราจะแก้ไขและปกป้องข้อมูลลับในเอกสารเหล่านั้นโดยอัตโนมัติก่อนที่จะเผยแพร่เพื่อการทดสอบ

ตัวอย่างอื่นของมูลค่าของการแก้ไขอัตโนมัติคือเมื่อองค์กรจำเป็นต้องเรียกค้นเอกสารจากคลังข้อมูลที่มีข้อมูลละเอียดอ่อน การสื่อสารทั้งภายนอกและภายในต้องไหลลื่นเพื่อสนับสนุนเวิร์กโฟลว์และกระบวนการ แต่ไม่ใช่ว่าปลายทางหรือผู้รับทุกคนจะ “จำเป็นต้องรู้” หรือได้รับอนุญาตให้ดูข้อมูลละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้าอาจไม่จำเป็นต้องดูข้อมูลลับ เช่น หมายเลขประกันสังคม แต่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าที่เกี่ยวข้องและทันทีเพื่อให้บริการในระดับที่เหมาะสม บริษัทต่างๆ สามารถให้การเข้าถึงนี้พร้อมกับปกป้องข้อมูลลับโดยใช้เครื่องมือแก้ไขอัตโนมัติของเราในการแปลงเอกสารและแก้ไขเนื้อหาตามบทบาทของบุคคลที่เรียกค้นข้อมูล

การปฏิบัติตาม

กฎระเบียบด้านการเงินที่เข้มงวดยิ่งขึ้นยังคงกำหนดทิศทางสำหรับอุตสาหกรรมบริการทางการเงินระดับโลก ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบกำลังเพิ่มขึ้น และกฎใหม่หลายฉบับกำหนดให้ธนาคาร สหกรณ์เครดิต นายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ และบริษัททรัสต์ต้องดำเนินการตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลอย่างเข้มงวดยิ่งขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมที่ดำเนินการอยู่ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องตรวจสอบธุรกรรมบัญชีที่กำลังดำเนินการอยู่เพื่อหาการกระทำที่น่าสงสัย และต้องมีพื้นฐานที่สมเหตุสมผลในการทราบข้อเท็จจริงที่สำคัญเกี่ยวกับบัญชีของลูกค้าแต่ละราย

วิธีหนึ่งในการทำเช่นนั้นคือการใช้เทคโนโลยีของเราเพื่อดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากไฟล์เก็บถาวรเพื่อแสดงหลักฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ สถาบันการเงินหลายแห่งได้รับผลกระทบจากต้นทุนบุคลากรที่เพิ่มขึ้นอันเป็นผลจากการจัดการความคาดหวังด้านกฎระเบียบ และเครื่องมือของเรามอบวิธีการอัตโนมัติและครบถ้วนในการลดต้นทุนเหล่านั้นในขณะที่ลดความเสี่ยงด้านกฎระเบียบได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ความจริงก็คือแม้ว่าธุรกิจในปัจจุบันจะเข้าสู่ยุคดิจิทัล แต่สถาบันการเงินหลายแห่งยังคงพึ่งพาการตรวจสอบด้วยมือบนกระดาษหรือเทคโนโลยีที่แตกต่างกันเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามกฎระเบียบ แนวทางนี้ไม่สามารถใช้งานได้จริงอีกต่อไปจากมุมมองของต้นทุน และไม่เพียงพออีกต่อไปในการรับรองการปฏิบัติตามความคาดหวังด้านกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงและเข้มงวด

กรณีการใช้งาน

ลองพิจารณาเรื่องราวของลูกค้ารายหนึ่งของเรา ซึ่งเป็นธนาคารค้าปลีกที่ใหญ่ที่สุดในโลก ที่ในปี 2013 จำเป็นต้องแสดงหลักฐานทางกฎหมายเพื่อยืนยันว่าธนาคารปฏิบัติตามกฎระเบียบการธนาคาร โดยการวิเคราะห์ใบแจ้งยอดบัตรเครดิตของลูกค้าย้อนหลัง 10 ปีอย่างครอบคลุม ลูกค้ารายดังกล่าวจึงติดต่อมาหาเราเพื่อสร้างโซลูชันอัตโนมัติสำหรับระบุ ดึงข้อมูล และนำข้อมูลที่จำเป็นไปใช้ใหม่ เพื่อให้ธนาคารสามารถปฏิบัติตามข้อผูกพันด้านกฎระเบียบที่เข้มงวดดังกล่าวได้

เนื่องจากใบแจ้งยอดบัตรเครดิตของลูกค้าถูกเก็บถาวรในรูปแบบการนำเสนอฟังก์ชันขั้นสูง (AFP) จึงไม่สามารถดึงข้อมูลออกมาและจัดรูปแบบในรูปแบบดั้งเดิมนั้นได้ง่ายนัก จึงใช้เครื่องมือของ CrawfordTech เพื่อแปลงข้อมูลที่ดึงมาจาก AFP ให้เป็น XML จากนั้นจึงนำข้อมูล XML ไปไว้ในคลังข้อมูลของธนาคาร ซึ่งข้อมูลดังกล่าวจะได้รับการตรวจสอบ วิเคราะห์ และรายงานอย่างถูกต้อง วิธีการนี้จะดึงใบแจ้งยอดจากคลังข้อมูลโดยอัตโนมัติ และระบุและดึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ ใบแจ้งยอดที่เลือกจะถูกส่งผ่านระบบวิเคราะห์และวิเคราะห์การเรียกเก็บเงินเกินและการชำระเงินเกินที่อาจเกิดขึ้น เพื่อให้ธนาคารสามารถระบุได้ว่าลูกค้าเป็นหนี้เงินหรือไม่และจำเป็นต้องได้รับการชดเชยหรือไม่ ด้วยเหตุนี้ ธนาคารจึงหลีกเลี่ยงการดำเนินคดีทางกฎหมายที่ไม่จำเป็นและค่าปรับที่มีราคาแพงสำหรับการไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย ขณะเดียวกันก็ดำเนินการเชิงรุกกับลูกค้าที่อาจถูกเรียกเก็บเงินโดยไม่เหมาะสม

การเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ

PDF ที่สามารถเข้าถึงได้

ข้อกำหนดทางกฎหมายใหม่กำลังผลักดันให้องค์กรต่างๆ ประเมินกลยุทธ์ของตนสำหรับเอกสารธุรกิจที่สามารถเข้าถึงได้ เป้าหมายคือการให้บริการลูกค้าทั้งหมดอย่างเหมาะสม ซึ่งไม่สามารถเข้าถึงเอกสารธุรกิจที่ผลิตขึ้นตามแบบแผนได้ กฎหมายหลักสามฉบับในอเมริกาเหนือที่เน้นเรื่องการเข้าถึงสำหรับผู้พิการทางสายตา ได้แก่ มาตรา 508 ของพระราชบัญญัติการฟื้นฟูสมรรถภาพ มาตรา III ของพระราชบัญญัติคนพิการแห่งอเมริกา (ADA) และกฎหมาย AODA สำหรับรัฐออนแทรีโอในแคนาดา กฎหมายทั้งสองฉบับระบุอย่างชัดเจนว่าองค์กรต่างๆ จะต้องจัดให้มีทั้งเวอร์ชันที่สามารถเข้าถึงได้ทั้งแบบสำเนาแข็งและเวอร์ชันที่สามารถเข้าถึงได้ทางอิเล็กทรอนิกส์

สำหรับผู้พิการทางสายตา ผู้ที่มีปัญหาทางสายตา และผู้ที่มีความบกพร่องทางสติปัญญา ความสามารถในการเข้าถึงใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด และเอกสารการทำธุรกรรมอื่นๆ หมายความว่ามีความเป็นอิสระมากขึ้น ด้วยชาวอเมริกาเหนือกว่า 21 ล้านคนที่มีความบกพร่องทางสายตาอย่างรุนแรง รัฐบาลและบริษัทต่างๆ ต่างก็พยายามขจัดอุปสรรคในการจัดเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกที่เหมาะสมสำหรับการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า

เครื่องมือช่วยการเข้าถึงเอกสารของ Crawford Technologies ช่วยแปลงเอกสารธุรกรรม เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด และจดหมายโต้ตอบกับลูกค้าให้เป็นรูปแบบอื่นๆ เช่น อักษรเบรลล์ ตัวพิมพ์ใหญ่ เสียง ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ และ PDF ที่เข้าถึงได้ในรูปแบบ WCAG 2.0 AA ธนาคารค้าปลีก บริษัทจัดการความมั่งคั่ง ผู้ให้บริการบัตรเครดิต บริษัทสาธารณูปโภคและโทรคมนาคม รวมถึงองค์กรของรัฐ ต่างก็ได้รับประโยชน์จากตัวเลือกในการสร้างรูปแบบการสื่อสารกับลูกค้าแบบพิเศษเหล่านี้

กรณีการใช้งาน

ลองพิจารณาดูว่าศูนย์บริการสินเชื่อนักศึกษาในสหรัฐอเมริกาจัดการกับการเข้าถึงเอกสารอย่างไร ในเดือนตุลาคม 2014 สหพันธ์คนตาบอดแห่งชาติได้บรรลุข้อตกลงกับกระทรวงศึกษาธิการสหรัฐอเมริกา (DOE) เกี่ยวกับการเข้าถึงเอกสาร ด้วยข้อตกลงนี้ บริษัทให้บริการสินเชื่อนักศึกษาที่ทำสัญญากับ DOE จะต้องทำให้การสื่อสารทั้งหมด รวมถึงแบบฟอร์ม เว็บไซต์ และเอกสารอื่นๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงการสินเชื่อโดยตรงของ DOE สามารถเข้าถึงได้โดยผู้พิการทางสายตา ผู้ที่มองเห็นเพียงบางส่วน หรือลูกค้าที่มีความบกพร่องทางสติปัญญา เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด ศูนย์บริการสินเชื่อแห่งนี้จำเป็นต้องส่งมอบเอกสารในรูปแบบการเข้าถึงหลายรูปแบบ รวมถึง PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ เสียงบรรยาย และรูปแบบทางเลือกยอดนิยมอื่นๆ เช่น อักษรเบรลล์ ตัวพิมพ์ใหญ่ และอื่นๆ

เนื่องจากพวกเขาได้รับไฟล์พิมพ์ PCL ที่ไม่มีโครงสร้างลำดับชั้นและไม่สามารถเข้าถึงเครื่องมือสร้างเนื้อหาหรือเรียบเรียงได้ ผู้ให้บริการจึงต้องสามารถแปลงเอกสารหลายพันฉบับได้อย่างรวดเร็วและอัตโนมัติ Pro Transform for Accessible PDF ถูกใช้เพื่อแปลงไฟล์เหล่านี้เป็น Accessible PDF เพื่อส่งทางอิเล็กทรอนิกส์และเก็บถาวร ศูนย์บริการปฏิบัติตามข้อกำหนดแล้ว และผู้รับเอกสารสามารถใช้ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่เป็นความลับได้อย่างอิสระ

ก้าวไปข้างหน้า

ดังที่คุณจะเห็นว่าทั้งผู้ใช้ใหม่และลูกค้าปัจจุบันสามารถได้รับประโยชน์จากเทคโนโลยีของ CrawfordTech เพื่อเปลี่ยนแปลงธุรกิจของตน ผู้ใช้ใหม่ได้รับประโยชน์จากประสบการณ์หลายปีของเราและผลงานที่ผ่านการพิสูจน์แล้วในการนำโซลูชันที่ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลายไปใช้ ลูกค้าปัจจุบันได้รับประโยชน์จากการขยายมูลค่าการลงทุนที่มีอยู่และใช้เส้นทางการอัปเกรดที่เรียบง่ายและราคาไม่แพงเพื่อทำเช่นนั้น

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เราขอเชิญคุณเข้าไปที่เว็บไซต์ CrawfordTech.com เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและเทคโนโลยีของเรา หรือโทรติดต่อเราโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายที่หมายเลข 1-866-679-0864 เพื่อหารือว่าเราจะช่วยคุณประหยัดเงิน เพิ่มประสิทธิภาพ รับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด และเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรได้อย่างไร