ความท้าทายด้านเนื้อหาในธุรกิจประกันภัย

การแนะนำ

อุตสาหกรรมประกันภัยเป็นหนึ่งในอุตสาหกรรมที่มีเนื้อหาเข้มข้นที่สุดในปัจจุบัน ผู้ให้บริการประกันภัยสร้างและเผยแพร่เอกสารกรมธรรม์ หนังสือแจ้งต่ออายุ และใบแจ้งสิทธิประโยชน์หลายล้านฉบับ รวมถึงเอกสารโต้ตอบด้านกฎระเบียบ ลูกค้า และบัญชีต่างๆ ทุกวัน ปริมาณข้อมูลมหาศาลที่ต้องจัดการควบคู่ไปกับความซับซ้อนที่เพิ่มมากขึ้นของระบบสารสนเทศขององค์กร ทำให้การจัดการเนื้อหาทั้งหมดเหล่านี้กลายเป็นความท้าทายที่ไม่มีวันสิ้นสุด

ในเวลาเดียวกัน ข้อจำกัดด้านกฎระเบียบก็เข้มงวดยิ่งขึ้นเรื่อยๆ และมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ความไม่แน่นอนเกี่ยวกับรายละเอียดของกฎหมายร่วมกับเงื่อนไขทางภูมิรัฐศาสตร์ที่มักจะวุ่นวาย ทำให้การรับรองการปฏิบัติตามกฎหมายกลายเป็นภารกิจที่ยากขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากองค์กรดำเนินธุรกิจข้ามเขตแดนระดับภูมิภาคหรือระดับประเทศ

ผู้ให้บริการประกันภัยยังต้องเผชิญกับความท้าทายในการก้าวให้ทันกับ “การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล” ในขณะที่อุตสาหกรรมอื่นๆ จำนวนมาก เช่น บริการทางการเงินและการผลิต หันมาใช้ระบบดิจิทัลมากขึ้นเรื่อยๆ แต่เอกสารกระดาษก็ยังคงเป็นมรดกตกทอดในธุรกิจประกันภัย เอกสารกรมธรรม์และการเปิดเผยข้อมูลส่วนใหญ่ยังคงพิมพ์บนกระดาษ ในขณะที่กิจกรรมทางธุรกรรมต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การจัดตารางเวลา และการแจ้งเตือนต่างๆ กลายเป็นระบบดิจิทัลมากขึ้นเรื่อยๆ การจัดการเนื้อหาที่ผสมผสานระหว่างกระดาษและดิจิทัลนี้จึงเป็นความท้าทายที่โดดเด่นเป็นพิเศษสำหรับบริษัทประกันภัย

บริษัทประกันภัยจะรับมือกับความท้าทายนี้ได้อย่างไร Crawford Technologies มีชุดโซลูชันและบริการที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงการดำเนินงานในรูปแบบที่สำคัญเหล่านี้

การปฏิบัติตาม

ไม่ใช่ความลับที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบถือเป็นข้อกังวลสำคัญสำหรับองค์กรประกันภัยใดๆ ความเสี่ยงที่เกิดจากกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาส่งผลกระทบต่อบริษัทประกันภัยทั่วโลก Affordable Care Act ถือเป็นกฎหมายที่สำคัญของสหรัฐฯ ที่ขับเคลื่อนอุตสาหกรรมนี้ เช่นเดียวกับ HIPAA Privacy Rule และ Dodd-Frank Consumer Protection Act นอกสหรัฐฯ มาตรฐานต่างๆ เช่น GDPR กฎการปฏิบัติทางธุรกิจของหน่วยงานบริการทางการเงินของสหราชอาณาจักร และแนวทางปฏิบัติของสมาคมประกันชีวิตและสุขภาพของแคนาดา เป็นตัวกำหนดความคาดหวังด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับอุตสาหกรรมนี้

เมื่อพูดถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ความสำคัญอยู่ที่การเก็บถาวรและการจัดการบันทึก เอกสารและบันทึกใดที่จัดเก็บไว้และเก็บไว้นานเท่าใด เป็นประเด็นทั่วไปของการจัดการเนื้อหาและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยทั่วไป เอกสารกรมธรรม์ประกันภัยในสหรัฐอเมริกาจะต้องถูกเก็บถาวรเป็นเวลาสามปีหลังจากกรมธรรม์หมดอายุ การเก็บรักษากรมธรรม์ประกันชีวิตจะเพิ่มขึ้นเป็นเจ็ดปีหลังจากผู้ถือกรมธรรม์หมดอายุ เมื่อคูณด้วยจำนวนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกรมธรรม์แต่ละฉบับและรอบปีของเอกสารที่ออกในสายธุรกิจต่างๆ ผลลัพธ์ก็คือบริษัทประกันภัยมีข้อกำหนดในการจัดการบันทึกและการเก็บรักษาเอกสารที่ยาวนานและซับซ้อนมาก ซึ่งต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ มิฉะนั้นอาจเสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

กรณีการใช้งาน

งานของเราที่ร่วมกับ IF Insurance เป็นตัวอย่างหนึ่งที่แสดงให้เห็นว่า Crawford Tech ช่วยให้บริษัทประกันภัยปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างไร IF Insurance เป็นประกันภัยทรัพย์สินและอุบัติเหตุซึ่งตั้งอยู่ในประเทศฟินแลนด์ โดยมีลูกค้าประมาณ 3.8 ล้านรายในภูมิภาค Nordic รวมถึงสวีเดน นอร์เวย์ ฟินแลนด์ และรัสเซีย ระบบที่มีอยู่ของบริษัทมีเอกสารมากกว่า 150 ล้านฉบับซึ่งต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 11 ปีเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องกับเอกสารกรมธรรม์ประกันภัย ดังนั้น จึงช่วยให้บริษัทสามารถค้นหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแปลงและย้ายเอกสารเหล่านี้เป็น PDF/A ได้ โซลูชัน PRO Archiver ของเราถูกใช้เพื่อรวบรวมที่เก็บข้อมูลที่แตกต่างกันจำนวนมาก และเอกสารทั้งหมด 150 ล้านฉบับได้รับการย้ายและแปลงจาก AFP เป็น PDF/A เพื่อการจัดเก็บและเรียกค้นในระยะยาว อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ IF Insurance ได้ที่นี่

การเข้าถึงได้

การเข้าถึงเอกสารถือเป็นปัญหาที่เพิ่มมากขึ้นสำหรับบริษัทประกันภัย ทั่วโลกมีผู้คนมากกว่า 285 ล้านคนที่มีปัญหาทางสายตา อเมริกาเหนือมีผู้คนมากกว่า 30 ล้านคนที่มีปัญหาทางสายตา และจากข้อมูลของสถาบันตาแห่งชาติ คาดว่าตัวเลขดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าภายในปี 2020 เนื่องจากคนรุ่นเบบี้บูมเมอร์เริ่มมีอายุมากขึ้น สำหรับผู้พิการทางสายตา ความสามารถในการเข้าถึงใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด และเอกสารการทำธุรกรรมอื่นๆ หมายถึงความเป็นอิสระและความพึงพอใจของลูกค้าที่มากขึ้น สำหรับบริษัท การรองรับลูกค้าที่มีปัญหาทางสายตาไม่เพียงแต่เป็นธุรกิจที่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นสิ่งที่กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดอีกด้วย

มาตรา 508 ของกฎหมายการเลือกปฏิบัติต่อผู้พิการของสหรัฐอเมริกากำหนดให้ธุรกิจต้องปรับเปลี่ยนวิธีการให้บริการเพื่อให้ผู้พิการสามารถใช้บริการได้ ตัวอย่างกฎหมายระหว่างประเทศอื่นๆ ได้แก่ กฎหมายความเท่าเทียมของสหราชอาณาจักร กฎหมายการเข้าถึงสำหรับผู้พิการในออนแทรีโอ (AODA) และกฎหมายการเข้าถึงสำหรับชาวแมนิโทบา (AMA) ในแคนาดา นอกจากนี้ ยังมีกฎหมายที่เข้มงวดยิ่งขึ้นซึ่งกำหนดให้องค์กรต่างๆ มีหน้าที่มากขึ้นในการทำให้เอกสารต่างๆ เข้าถึงได้อย่างกว้างขวางยิ่งขึ้นในอีกหลายประเทศเช่นกัน

กรณีการใช้งาน

เมื่อไม่นานนี้ เราได้ร่วมงานกับบริษัทประกันภัยขนาดใหญ่ที่ได้รับการยอมรับในระดับประเทศ ซึ่งจำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดการเข้าถึงข้อมูลของสหรัฐฯ สำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ซึ่งเรียกกันทั่วไปว่า “การปรับปรุงมาตรา 508” ของพระราชบัญญัติการฟื้นฟูสมรรถภาพ) ซึ่งห้ามไม่ให้ผู้รับเหมาและผู้รับเหมาช่วงของรัฐบาลกลางเลือกปฏิบัติต่อบุคคลที่มีความทุพพลภาพ การโต้ตอบและการสื่อสารกับลูกค้าเกือบทั้งหมดเป็นแบบบนเว็บและจัดเก็บอยู่ในระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กร บริษัทต้องการโซลูชันที่สามารถบูรณาการกับระบบเก็บถาวรของตนและแปลง AFP เป็นรูปแบบ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้และ HTML5 ที่สามารถเข้าถึงได้โดยอัตโนมัติ บริษัทใช้สถาปัตยกรรม MasterONE ของ CrawfordTech สำหรับการเข้าถึงข้อมูลซึ่งสามารถแปลงเป็นทั้งสองรูปแบบได้จากการตั้งค่าเดียว เมื่อลูกค้าร้องขอเอกสาร PDF ที่สามารถเข้าถึงได้หรือ HTML5 ที่สามารถเข้าถึงได้ ระบบจะแปลงเอกสารนั้นทันที โดยมอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการในทันที ในขณะที่ยังคงไฟล์ต้นฉบับไว้ในที่เก็บถาวรของระบบ

การแปลงเป็นดิจิทัล

ดูเหมือนว่าทุกอุตสาหกรรมมีเป้าหมายเร่งด่วนในการกำจัดกระดาษ ทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ และทำให้การสื่อสารเป็นดิจิทัล แต่การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับองค์กรประกันภัยที่ต้องจัดการกับเนื้อหาที่พิมพ์และดิจิทัลที่ผสมผสานกันอย่างไม่สามารถแทรกซึมได้

ลูกค้ามักต้องการข้อมูลที่ต้องการให้ส่งถึงมือลูกค้า ซึ่งบางครั้งอาจต้องใช้เนื้อหาในรูปแบบดิจิทัล ในขณะที่บางครั้งก็ต้องการใช้กระดาษธรรมดาๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ใบแจ้งยอดรายเดือนส่งมาทางอิเล็กทรอนิกส์และชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่คุณยังต้องการให้พิมพ์เอกสารกรมธรรม์และส่งทางไปรษณีย์ การรับข้อมูลที่เหลือจากการนัดหมายทางอีเมลหรือข้อความถือเป็นบริการที่ดี แต่ลูกค้าเพียงไม่กี่รายเท่านั้นที่ต้องการอ่านเอกสารกรมธรรม์ของตนบนสมาร์ทโฟน

ผลลัพธ์ที่ได้คือเนื้อหาที่ผสมผสานระหว่างสิ่งพิมพ์และดิจิทัลซึ่งต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งหมายความว่าจะต้องแบ่งและแยกการสื่อสารประเภทต่างๆ มากขึ้น และต้องเพิ่มความยืดหยุ่นและความคล่องตัวในระบบจัดการเนื้อหาด้วย

กรณีการใช้งาน

กลุ่มประกันภัยเชิงเศรษฐกิจใช้ CrawfordTech Riptide เพื่อปรับปรุงการตอบสนองบริการและประสิทธิภาพขององค์กรโดยการแปลงเอกสาร Metacode ที่เก็บไว้ในที่เก็บเนื้อหาเป็น PDF สำหรับการนำเสนอออนไลน์ ซึ่งรวมถึงบริการตนเอง

ที่เก็บข้อมูลออนไลน์สำหรับนายหน้า แนวคิดคือการทำให้นายหน้าสามารถเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมแบบไร้กระดาษในขณะที่ควบคุมต้นทุนการพิมพ์และการส่งทางไปรษณีย์ได้ นายหน้าจำนวนมากสแกนเอกสารแล้วทำลายเอกสารเหล่านั้นในภายหลังเพียงเพื่อนำเอกสารเหล่านั้นเข้าสู่เวิร์กโฟลว์แบบไร้กระดาษ ส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นในการพิมพ์และส่งเอกสารตั้งแต่แรก รวมทั้งค่าใช้จ่ายสำหรับนายหน้าในแง่ของฮาร์ดแวร์ ระบบ และความพยายามที่จำเป็นในการสแกนและแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเมื่อได้รับเอกสาร

ก้าวไปข้างหน้า

Crawford Technologies มีคุณสมบัติเฉพาะตัวในการช่วยให้องค์กรประกันภัยจัดการกับประเด็นสำคัญด้านการปฏิบัติตามข้อบังคับ การเข้าถึงเอกสาร และการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล กลุ่มผลิตภัณฑ์โซลูชันการจัดการเนื้อหาที่ได้รับรางวัลของเรานั้นสามารถนำไปใช้ได้กับงานพิมพ์ การเก็บถาวร การออกแบบใหม่ และการนำเสนอด้วยความยืดหยุ่นสูง ไม่มีบริษัทอื่นใดที่มีประสบการณ์เชิงลึกและเชิงกว้างในการจัดการเนื้อหามากเท่านี้

แต่จากที่คุณเห็น คุณไม่จำเป็นต้องเชื่อคำพูดของเราเสมอไป กรณีการใช้งานเหล่านี้และกรณีการใช้งานอื่นๆ เป็นเพียงเรื่องราวบางส่วนที่แสดงให้เห็นว่าเราช่วยให้องค์กรต่างๆ กว่า 1,800 แห่งทั่วโลกปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เข้มงวดยิ่งขึ้น ตอบสนองความต้องการเอกสารที่เข้าถึงได้มากขึ้น และใช้ประโยชน์จากเทคนิคขั้นสูงและการปรับปรุงกระบวนการที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลได้อย่างไร

ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่ เพียงคลิกที่นี่เพื่อกำหนดเวลาปรึกษาฟรีโดยไม่มีข้อผูกมัด หรือไปที่ CrawfordTech.com