การฉายแสงให้กับข้อมูลมืดที่มีอยู่ในเอกสารเก็บถาวร
เอกสารธุรกรรมถือเป็นรากฐานของกระบวนการทางธุรกิจ หากไม่มีเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด ใบเสร็จรับเงิน และรายงานทางธุรกิจ เวิร์กโฟลว์ในองค์กรส่วนใหญ่จะหยุดชะงัก ข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารเหล่านี้จะช่วยให้กระบวนการดำเนินไปได้ง่ายขึ้น และ “เอกสารประกอบ” จะตรวจสอบการดำเนินการที่ดำเนินการไปและบริการที่ให้ไป จริงอยู่ว่าหากเลือกกระบวนการใดกระบวนการหนึ่ง คุณก็มั่นใจได้ว่าจะต้องมีเอกสารอย่างน้อยหนึ่งฉบับหรือหลายฉบับที่จำเป็นต่องานอย่างแน่นอน
ส่งผลให้องค์กรต่างๆ ในทุกอุตสาหกรรมต้องบันทึกและจัดเก็บเอกสารธุรกรรมเป็นจำนวนมากในคลังข้อมูลและที่เก็บข้อมูลต่างๆ เป็นเวลานานหลายปี แม้ว่าแนวทางนี้จะได้ผลดีในการจัดเตรียมที่เก็บไฟล์พิมพ์และรูปภาพเอกสารที่เป็นกรรมสิทธิ์ แต่ไม่สามารถให้องค์กรใช้ประโยชน์จากข้อมูลอันมีค่าที่ล็อกอยู่ในเอกสารเหล่านี้ได้โดยง่ายด้วยการดึงข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูล จุดข้อมูลเฉพาะ เช่น จำนวน รายการ วันที่ และหมายเลขบัญชี ถือเป็น “ข้อมูลที่มองไม่เห็น” ซึ่งมักถูกลืมในแง่ของการเข้าถึงและการใช้งานได้สำหรับการวิเคราะห์ทางธุรกิจและการปรับปรุงกระบวนการ นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ ยังพบว่าเมื่อต้องการการเปิดเผยข้อมูลทางกฎหมาย หรือถึงเวลาต้องปฏิบัติตามการตรวจสอบ ข้อมูลเหล่านี้อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อองค์กรได้จริง และการดึงข้อมูลออกมาอาจต้องใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง หรืออาจเป็นไปไม่ได้เลย
สิ่งที่จำเป็นคือเครื่องมือจัดการเนื้อหารุ่นถัดไปที่ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลจำนวนมากที่จัดเก็บในคลังข้อมูลการสื่อสารของลูกค้าและเตรียมพร้อมสำหรับการนำมาใช้ซ้ำในแอปพลิเคชันการวิเคราะห์ที่สำคัญ ความสามารถในการดึงและวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าและธุรกิจที่ครอบคลุมกิจกรรมหลายปีหรือหลายทศวรรษทำให้มีภาพรวมที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นและเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการเสริมสร้างปัญญาทางธุรกิจและปรับปรุงการกำกับดูแลข้อมูลโดยรวม ข้อมูลที่มองข้ามหรือมองไม่เห็นก่อนหน้านี้สามารถสร้างข้อได้เปรียบด้านการดำเนินงานที่สำคัญได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อรวมเข้ากับข้อมูลที่มีโครงสร้างสำหรับการวิเคราะห์ การตัดสินใจ และการค้นพบ
การเปิดและใช้ประโยชน์จากเอกสารเก็บถาวรธุรกรรมจะเปลี่ยนสมการทางธุรกิจแบบเดิมโดยเปลี่ยนเอกสารเก็บถาวรเหล่านี้จากภาระต้นทุนและความเสี่ยงที่บังคับมาเป็นแหล่งข้อมูลทางธุรกิจที่สามารถนำไปสู่ข้อได้เปรียบด้านปฏิบัติการและการแข่งขัน
เหตุใดข้อมูลอันมืดมนทั้งหมดนี้จึงมีความสำคัญ?
Business Intelligence – การใช้ข้อมูลเพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน
ผู้บริหารระดับสูงหลายคนหวังว่าจะมีลูกแก้ววิเศษ แต่สิ่งที่ใกล้เคียงที่สุดที่หาได้อาจคิดว่าเป็น “ข่าวกรองทางธุรกิจ” คำนี้เริ่มใช้ตั้งแต่ช่วงปี 1860 เพื่ออธิบายว่าธุรกิจต่างๆ ได้รับกำไรจากการทำความเข้าใจและดำเนินการตามข้อมูลเกี่ยวกับตลาดก่อนคู่แข่ง ปัจจุบัน แนวคิดนี้กลับมาได้รับความนิยมอีกครั้งและกลายเป็นคำทั่วไปที่ใช้เรียกการตัดสินใจทางธุรกิจในยุคใหม่โดยใช้ระบบสนับสนุนตามข้อเท็จจริงแบบดิจิทัล เราทุกคนรู้ดีว่าไม่มีลูกแก้ววิเศษ แต่หนทางที่ดีที่สุดในการทำนายอนาคตคือการทำความเข้าใจอดีตอย่างถ่องแท้
ลองนึกภาพความสามารถของพนักงานที่มีความรู้ในการระบุชุดเอกสารทางประวัติศาสตร์ที่จะดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด ใบเสร็จรับเงิน รายงาน และเอกสารอื่นๆ นับพันหรือล้านฉบับ นั่นคือสิ่งที่ระบบปัญญาทางธุรกิจทำได้ นั่นคือการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้เปรียบเหนือคู่แข่งและในตลาด แต่จะทำได้ยากหากข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญถูกล็อกไว้ในเอกสารธุรกรรมของคุณ ดังนั้น ในปัจจุบัน องค์กรต่างๆ จึงมองหาวิธีที่จะเปิดเผยข้อมูลอันมืดมนเหล่านี้มากขึ้นเรื่อยๆ และนำมาใช้สำหรับระบบปัญญาทางธุรกิจและการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่รอบคอบมากขึ้น
ตัวอย่างหนึ่งคือบริษัทบัตรเครดิตรายใหญ่ที่ต้องการดึงข้อมูลจากใบแจ้งยอดลูกค้าจากภูมิภาคใดภูมิภาคหนึ่ง ในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง และสำหรับสายธุรกิจหนึ่งจากหลายสายธุรกิจ คุณจะทำได้อย่างไรในปัจจุบัน หรือลองนึกถึงผู้ให้บริการประกันสุขภาพที่เผยแพร่คำอธิบายสิทธิประโยชน์หลายแสนฉบับทุกวัน การสื่อสารกับลูกค้าแต่ละรายมีข้อมูล เช่น รหัสการวินิจฉัย หมายเลขบันทึกผู้ป่วย ที่อยู่ และจำนวนเงิน คุณจะตรวจสอบรหัสการวินิจฉัยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับรหัสไปรษณีย์เฉพาะได้อย่างไร การดำเนินการดังกล่าวอาจมีขอบเขตกว้างใหญ่และซับซ้อนมากจนโครงการไม่สามารถเสร็จสมบูรณ์ได้ และด้วยเหตุนี้ จึงส่งผลกระทบโดยตรง (และเชิงลบ) ต่อการออกแบบตัวเลือกความคุ้มครองในภูมิภาคและโปรแกรมการดูแลสุขภาพของผู้ป่วย
ในทั้งสองตัวอย่าง หากไม่มีเครื่องมือรุ่นใหม่ เช่น Dark Data Feeder ของ CrawfordTech การวิเคราะห์จะต้องใช้เวลาหลายเดือนจึงจะเสร็จสมบูรณ์ และต้องมีเจ้าหน้าที่หลายร้อยคน ตัวอย่างอื่นๆ พบได้ในทุกอุตสาหกรรมและทุกกลุ่มตลาด รวมถึงบริการทางการเงิน การผลิต การดำเนินงานของรัฐบาล และอื่นๆ อีกมากมาย ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันกันสูง องค์กรต่างๆ ไม่สามารถดำรงอยู่ได้โดยปราศจากปัญญาทางธุรกิจและข้อได้เปรียบด้านการดำเนินงาน ซึ่งยังคงไม่ได้รับการใช้ประโยชน์ในข้อมูลลับของเอกสารธุรกรรมและไฟล์เก็บถาวรการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า
การค้นพบ – การสร้างเอกสารแบบไดนามิก
คำสั่งศาลให้เปิดเผยข้อมูลถือเป็นอีกตัวอย่างที่ดีว่าข้อมูลที่ไม่ชัดเจนในคลังเอกสารอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงและอุปสรรคต่อประสิทธิภาพขององค์กรได้ การดึงเอกสารและสร้างเอกสารขึ้นมาอย่างคล่องตัวถือเป็นสิ่งจำเป็น แต่เนื่องจากปริมาณและความหลากหลายของข้อมูลในคดีการค้นพบข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ยังคงเพิ่มสูงขึ้นอย่างรวดเร็ว บริษัทต่างๆ จึงต้องเผชิญกับปัญหาในด้านต้นทุน ความเสี่ยง และความพยายาม
ระบบการจัดการเนื้อหาจำนวนมากมีความโดดเด่นในด้านการจัดการ จัดเก็บ และส่งออกข้อมูล ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การส่งออกเอกสาร แต่อยู่ที่การแยกเอกสารที่ถูกต้องและรวบรวมเป็นรูปแบบเดียว แม้ว่าเอกสารจะมาจากที่เก็บข้อมูลที่แตกต่างกันและจัดเก็บในรูปแบบที่แตกต่างกันหลายรูปแบบก็ตาม คุณสามารถค้นหาและดูได้ แต่ระบบส่วนใหญ่ไม่มีวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการสร้างเอกสารแบบไดนามิกจากแหล่งที่แตกต่างกัน เพื่อให้สามารถนำเสนอและทำความเข้าใจข้อมูลได้ง่าย ซึ่งหมายความว่าสำหรับความต้องการค้นพบที่สำคัญใดๆ จำเป็นต้องมีทีมนักวิเคราะห์และเสมียนเพื่อรวบรวมผลลัพธ์แต่ละรายการทีละเอกสาร ซึ่งต้องใช้เวลา การสนับสนุนทางเทคนิคเพิ่มเติม และค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและแรงงานจำนวนมาก
ลองนึกดูว่าในแต่ละปีมีการฟ้องร้องคดีแพ่งในศาลของสหรัฐอเมริกามากกว่า 19 ล้านคดี ค่าใช้จ่ายประจำปีสำหรับคดีแพ่งเหล่านี้อยู่ระหว่าง 200,000 ถึง 250,000 ล้านดอลลาร์ โดยมีค่าใช้จ่ายสูงถึง 50 เปอร์เซ็นต์ในการดำเนินการค้นหาข้อมูล และค่าใช้จ่ายดังกล่าวยังไม่รวมค่าใช้จ่ายที่ไม่ร้ายแรง เช่น การหยุดชะงักของธุรกิจและผลกระทบต่อตลาดหุ้น เห็นได้ชัดว่าในปัจจุบัน องค์กรต่างๆ จากทุกอุตสาหกรรมกำลังมองหาวิธีที่จะเร่งความพยายามในการค้นหาข้อมูลและขยายขอบเขตให้กว้างขึ้นเมื่อต้องเผชิญกับข้อมูลที่เป็นความลับและการค้นหาข้อมูลทางกฎหมาย
ข่าวดีก็คือซอฟต์แวร์สมัยใหม่ (เช่น Riptide ของเราเอง) สามารถดำเนินการค้นหาแบบรวมในไฟล์เก็บถาวรหลายไฟล์ แยกประเภทเอกสารที่แตกต่างกัน แปลงทั้งหมดเป็น PDF จากนั้นรวบรวมเนื้อหาสำหรับส่งไปยังศาลหรือหน่วยงานที่ร้องขออื่นๆ
กฎระเบียบ – บรรเทาความเสี่ยง เพิ่มความสอดคล้องสูงสุด
เหตุผลประการหนึ่งในการจัดทำเอกสารธุรกรรมและการติดต่อกับลูกค้าคือความจำเป็นที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เข้มงวดยิ่งขึ้น กฎระเบียบและมาตรฐานต่างๆ มากมายกำหนดว่าต้องเก็บเอกสารใด ในรูปแบบใด และเป็นเวลานานเพียงใด โดยทั่วไปแล้ว 7 ปีเป็นกรอบเวลาที่ใช้กันทั่วไปในอุตสาหกรรมต่างๆ แต่ในอุตสาหกรรมอื่นๆ เช่น การผลิต ยานยนต์ และยา จำเป็นต้องมีระยะเวลานานกว่านั้น โดยครอบคลุม 10 ปี 25 ปี หรือมากกว่านั้น เอกสารบางฉบับ เช่น เอกสารวิศวกรรมโยธา ต้องเก็บไว้โดยไม่มีกำหนดเวลา และเมื่อไม่มีข้อกำหนดการเก็บรักษาที่ชัดเจน องค์กรส่วนใหญ่จึงเลือกที่จะระมัดระวังและเก็บสำเนาที่ซ้ำซ้อนไว้ ซึ่งมักจะพิมพ์ออกมาบนกระดาษ เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรจะผ่านการตรวจสอบทางกฎหมายและกฎระเบียบที่ไม่คาดคิด
ข้อกำหนดในการเก็บรักษาเอกสารอาจแตกต่างกันไปและได้รับอิทธิพลจากภูมิภาคหรือสถานที่ด้วย กฎหมายเกี่ยวกับข้อจำกัดระยะเวลาแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการเรียกร้องสิทธิ์นั้นแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา กฎหมายของแต่ละรัฐจะแตกต่างกันว่าต้องเก็บรักษาเอกสารใดไว้บ้าง ซึ่งถือเป็นความท้าทายโดยเฉพาะสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรและหน่วยงานของรัฐ คำถามก็คือ เอกสารประเภทใดที่อยู่ในขอบเขตของข้อกำหนด ในบางกรณี ระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสารนั้นควบคุมโดยช่วงเวลาที่ผู้เรียกร้องสิทธิ์ที่มีศักยภาพต้องยื่นคำร้องในรัฐนั้นๆ
ข้อควรพิจารณาที่สำคัญ
หลายไฟล์เก็บถาวร
องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่มักจะมีคลังเอกสารและที่เก็บข้อมูลหลายชุด ตัวอย่างเช่น คลังเอกสารชุดหนึ่งใช้สำหรับข้อมูลสิ่งพิมพ์ธุรกรรม คลังเอกสารอีกชุดหนึ่งใช้สำหรับการตลาดและการติดต่อกับลูกค้า และคลังเอกสารอีกชุดหนึ่งใช้สำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น การประมวลผลการเรียกร้อง การจัดการสัญญา หรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ระบบเหล่านี้มักทำงานร่วมกันได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องดึงเอกสารและ/หรือวิเคราะห์ข้อมูลจากคลังเอกสารที่หลากหลายเหล่านี้
การดึงเอกสารและการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีความหมายซึ่งจัดเก็บอยู่ในคลังเอกสารหลายแห่งต้องใช้โซลูชันขั้นสูง (เช่น Riptide หรือ Dark Data Feeder) รวมถึงกลยุทธ์ที่ครอบคลุมมากขึ้นซึ่งขับเคลื่อนมูลค่าให้กับองค์กร
รูปแบบเอกสาร
ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำให้ประสบความสำเร็จคือความสามารถในการส่งมอบข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารในรูปแบบที่สอดคล้องกับสิ่งที่ผู้ร้องขอต้องการ ตัวอย่างเช่น เอกสารธุรกรรมจำนวนมากมีข้อมูลที่จัดเก็บในรูปแบบ AFP “Advanced Function Presentationment” เป็นสถาปัตยกรรมอิเล็กทรอนิกส์และโปรโตคอลการพิมพ์ที่พัฒนาโดย IBM ในตอนแรก ซึ่งปัจจุบันเป็นมาตรฐานโดยพฤตินัยสำหรับเครื่องพิมพ์ปริมาณมาก ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา เนื่องจากข้อกำหนดด้านกฎระเบียบมักกำหนดให้จัดเก็บข้อมูลของลูกค้าในลักษณะเดียวกับที่จัดทำขึ้นในตอนแรก และแม้ว่าไฟล์ AFP ต้นฉบับสำหรับการผลิตจะเหมาะสำหรับการพิมพ์ แต่ไม่เหมาะสำหรับการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น จึงมีความสำคัญที่จะต้องใช้อุปกรณ์ที่คุ้นเคยกับ AFP และโปรโตคอลการพิมพ์อื่นๆ เช่น Xerox Metacode และ LCDS และเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถรักษาเอกสารในรูปแบบเดิมได้ในขณะที่เข้าถึงภายในที่เก็บข้อมูลนั้นเพื่อดึงข้อมูลสำคัญสำหรับการวิเคราะห์ ข้อมูลเชิงลึก และปรับปรุงกระบวนการ
การนำเสนอข้อมูลต้องรองรับรูปแบบที่หลากหลายมากขึ้นด้วย ตัวอย่างเช่น มาตรฐานทั่วไปอย่างหนึ่งคือการจัดเก็บเอกสารใน AFP และนำเสนอในรูปแบบ PDF เป็นเวลาหลายปีที่ PDF เป็นรูปแบบที่นิยมใช้กันทั่วไปในการดูออนไลน์ แต่เนื่องจากเทคโนโลยีมีการพัฒนาและพฤติกรรมของผู้ใช้เปลี่ยนไป PDF จึงเลิกเป็นที่นิยมอีกต่อไป เนื่องจาก PDF แบบดั้งเดิมในสภาพแวดล้อมอุปกรณ์พกพาอาจเป็นปัญหาในการดู สิ่งสำคัญคือต้องใช้โซลูชันที่คำนึงถึง HTML/อุปกรณ์ และให้คุณสามารถแสดงข้อมูลตามอุปกรณ์ที่ร้องขอได้ โดยไม่คำนึงถึงว่าข้อมูลจะถูกจัดเก็บในไฟล์เก็บถาวรอย่างไร
ก้าวไปข้างหน้า
ข้อมูลเชิงลึกที่อยู่ในเอกสารธุรกรรมถือเป็นขุมทรัพย์ของปัญญาทางธุรกิจสำหรับองค์กรต่างๆ ในปัจจุบัน การดึงเอกสารออกมาเพื่อแจกจ่ายซ้ำและข้อมูลจากเอกสารเหล่านี้ทำให้เห็นข้อมูลสำคัญที่โดยปกติแล้วมองไม่เห็นและมองข้ามในกระบวนการตัดสินใจขององค์กรและการวางแผนเชิงกลยุทธ์ แม้ว่าข้อมูลที่มองไม่เห็นเหล่านี้จะมีคุณค่าอย่างเหลือเชื่อ แต่ก็ก่อให้เกิดความเสี่ยงและค่าใช้จ่ายมหาศาลแก่องค์กรในแง่ของการดำเนินคดี การเปิดเผยข้อมูลทางกฎหมาย และการปฏิบัติตามข้อบังคับ สิ่งสำคัญคือการมีกลยุทธ์ที่คิดมาอย่างดีเกี่ยวกับความหมายของข้อมูล เหตุใดจึงจำเป็นต้องดึงข้อมูลออกมาและใช้งาน และเครื่องมือ ความร่วมมือ และความสามารถใดที่จะมีประสิทธิภาพสูงสุดในการช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้
นั่นคือจุดที่เราเข้ามาเกี่ยวข้อง ที่ CrawfordTech เราเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารกับลูกค้า โปรโตคอลการพิมพ์ธุรกรรม และการจัดการเนื้อหาขององค์กร ในขณะที่ผู้ให้บริการบางรายมุ่งเน้นที่พื้นที่หนึ่ง เราทำงานร่วมกับพวกเขาทั้งหมดและใช้ประโยชน์จากโอกาสที่มีอยู่ในปัจจุบันอย่างแท้จริง ชุดโซลูชันที่ได้รับรางวัลของเรามอบเครื่องมือรุ่นต่อไปที่คุณต้องการเพื่อให้ทำงานสำเร็จ และด้วย CrawfordTech ในฐานะพันธมิตร คุณจะสามารถตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับปัญญาทางธุรกิจและประสิทธิภาพขององค์กรที่เพิ่มมากขึ้นได้ดียิ่งขึ้น
ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมไหม? เพียงโทร 1-866-679-0864 เพื่อรับคำปรึกษากับผู้บริหารฟรี
