Crawford Technologies, Inc นำเสนอโซลูชันที่แนะนำ ซึ่งเมื่อนำไปใช้จริงแล้ว จะช่วยให้องค์กรบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการในการปรับปรุงการปฏิบัติงานและประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า โซลูชั่นเหล่านี้ทำให้แน่ใจว่าลูกค้าและสมาชิกจะได้รับเอกสารทั้งหมดตามที่ตั้งใจไว้และเฉพาะเอกสารเหล่านั้นเท่านั้น
นอกจากนี้ ประโยชน์ยังรวมถึง
- การอัปเดตแอปพลิเคชันและกระบวนการสื่อสารกับลูกค้าที่ล้าสมัย
- การใช้เวิร์กโฟลว์แบบแมนนวลอัตโนมัติ เพื่อขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์
- การเพิ่มความสามารถในการดำเนินงานและการตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสาร รวมถึงการสร้าง เส้นทางการตรวจสอบแบบครบวงจร
- เพื่อบรรเทาความเสี่ยงในระยะยาวที่แฝงอยู่ในกลุ่มพนักงานที่ลดน้อยลงซึ่งมี “ความรู้พื้นฐาน” เกี่ยวกับกระบวนการแบบเดิมและแบบใช้มือ และพนักงานที่ต้องพึ่งพาการเขียนโปรแกรมและสคริปต์
- การกำจัดและเปลี่ยนกระบวนการเดิมๆ ที่จำกัดความสามารถในการให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้น รักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการตรวจสอบ และจำกัดการเติบโตและผลกำไรของธุรกิจ
- นำแอปพลิเคชันการสื่อสารกับลูกค้าสมัยใหม่มาใช้ ซึ่งใช้ประโยชน์จากอินเทอร์เฟซผู้ใช้บนเว็บ ช่วยให้บูรณาการได้ครบวงจร เพิ่มการทำงานอัตโนมัติและการประสานงานของกระบวนการ อำนวย ความสะดวกในการติดตามในแต่ละชิ้นส่วน และให้มองเห็นกระบวนการปฏิบัติงานผ่านแดชบอร์ดที่ใช้งานง่าย
โดยชัดเจน การรักษาความสอดคล้องกับ HIPAA และการปกป้องข้อมูลประจำตัวส่วนบุคคล (PII) โดยการใช้
โซลูชันการจัดการเอกสารใหม่ “หลังการเรียบเรียง” ของ Operations Express
- เพิ่มเครื่องหมายการผลิตและการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในไฟล์การพิมพ์การผลิตทั้งหมดเพื่อเปิดใช้งาน การติดตามและตรวจสอบระดับชิ้นส่วนอีเมล ขององค์กร รวมถึงการเปิดใช้งาน ความสามารถในการแทรกตามไฟล์ บนฮาร์ดแวร์การแทรกปัจจุบัน
- บูรณาการอย่างราบรื่นกับการผลิตและการปฏิบัติตามปัจจุบันเพื่อใช้ประโยชน์และขยายการลงทุนและโครงสร้างพื้นฐานปัจจุบัน
- ให้ประสิทธิภาพในการพิมพ์และส่งจดหมายโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมเครื่องมือเขียนข้อความสื่อสารกับลูกค้าใหม่ ความสามารถรวมถึงการนำเข้า จัดการ เชื่อมโยง บาร์โค้ด แยก เรียงลำดับ และรวมไฟล์ประเภทต่างๆ ที่ระบุจากรูปแบบอินพุตใดๆ เป็นรูปแบบเอาต์พุตที่ต้องการ
PRO Conductor – การบูรณาการองค์กร การทำงานอัตโนมัติ และแดชบอร์ดองค์กร
- แพลตฟอร์มการจัดการการผลิตแบบครบวงจรที่กำหนดค่าให้ บูรณาการ อัตโนมัติ ประสานงาน และ ตรวจสอบ ทุกระบบและขั้นตอนของสภาพแวดล้อมการผลิตการสื่อสารกับลูกค้า
- จัดทำแดชบอร์ดผู้ใช้แบบกำหนดเองตามบทบาท สถานที่ หน่วยธุรกิจ และ/หรือสิทธิ์เพื่อให้ผู้ถือผลประโยชน์สามารถดูและติดตามสถานะการผลิต และจัดการหรือควบคุมขั้นตอนการผลิตทั้งหมด
- ทำให้กระบวนการสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ ตั้งแต่การรับไฟล์การพิมพ์ การออกแบบใหม่ การพิมพ์ การแทรก การเพิ่มประสิทธิภาพการส่งทางไปรษณีย์ การเก็บถาวร/ดึงข้อมูล และการพิมพ์ซ้ำ
- ให้บริการการรวบรวมและการรายงานข้อมูลที่มั่นคง รวมถึง มาตรวัดประสิทธิภาพโดยละเอียด การเรียกเก็บเงินคืนหน่วยธุรกิจ/แผนกอัตโนมัติ รายงานมาตรฐานและกำหนดเอง การติดตาม SLA และ เส้นทางการตรวจสอบที่สมบูรณ์ ในสภาพแวดล้อมการผลิตทั้งหมด
มันทำงานอย่างไร
ในสภาพแวดล้อมการส่งจดหมายและการส่งข้อความที่มีปริมาณมากในปัจจุบัน หัวหน้างานโรงงานเอกสารต้องเพิ่มความยืดหยุ่นสูงสุดเพื่อจัดการกับแอปพลิเคชันใหม่และต้องการความรวดเร็ว หรือการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในเวลาอันสั้น ตลอดจนปรับปรุงความสมบูรณ์เพื่อให้แน่ใจถึงคุณภาพและลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการบริการลูกค้าเนื่องจากจดหมายไม่ถูกต้อง
วิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพทั้งความยืดหยุ่นและความสมบูรณ์ของกระบวนการ คือ การนำกลไกการป้อนกลับมาใช้ ซึ่งช่วยให้สามารถตรวจสอบกระบวนการสตรีมอีเมลได้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และตลอดทั้งวงจร พร้อมด้วยแผนควบคุมแบบบูรณาการที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดทิศทางและจัดการขั้นตอนกระบวนการได้
การประมวลผลตามไฟล์ช่วยให้สามารถติดตามและควบคุมได้ โดยให้ผลผลิตและความสมบูรณ์ที่ดีขึ้นพร้อมผลกระทบต่อการดำเนินงานที่มีอยู่น้อยที่สุด เมื่อแอปพลิเคชันการส่งจดหมายขยายตัวจนถึงจุดที่จดหมายแต่ละฉบับไม่ได้ถูกสร้างขึ้นในลักษณะเดียวกันทุกประการ จำเป็นต้องมีกลไกควบคุม “อัจฉริยะ” ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อให้สามารถประมวลผลจดหมายแต่ละฉบับได้อย่างไม่ซ้ำกันตลอดกระบวนการผลิตทั้งหมด มีรูปแบบการเข้ารหัสควบคุมและเทคนิคการควบคุมที่หลากหลายซึ่งสามารถใช้เพื่อนำการควบคุมแทรกอัจฉริยะมาใช้ โดยแต่ละรูปแบบมีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน
ในการจัดเรียงรายละเอียดทั้งหมดนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตระหนักว่าระบบควบคุมเครื่องแทรกอัจฉริยะมีองค์ประกอบสำคัญที่แยกจากกันสองประการ:
1. นำข้อมูลมาประยุกต์ใช้กับเอกสารในรูปแบบบาร์โค้ด
ในวิธีการ ‘Mail Run Data File’ (MRDF) ที่แนะนำ หมายเลขลำดับจะถูกนำไปใช้กับเอกสารที่อ้างอิงข้อมูลในฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลนี้อาจเป็นข้อมูลต่างๆ ที่ใช้ระบุเอกสาร จำนวนหน้า และรายการอื่นๆ โดยเฉพาะ
ข้อดีที่เห็นได้ชัดที่สุดของการประมวลผลแบบไฟล์นี้ก็คือมีข้อมูลจำนวนมากสำหรับควบคุมกระบวนการส่งจดหมายโดยใช้โค้ดขนาดเล็กบนหน้าเท่านั้น จำนวนข้อมูลจำนวนมากทำให้สามารถนำแอปพลิเคชันที่ไม่สามารถทำได้ด้วยวิธีอื่นมาใช้ได้ เช่น การพิมพ์แบบอินไลน์ นอกจากนี้ยังสามารถใส่ที่อยู่จัดส่งและที่อยู่ผู้ส่งพร้อมกับโฆษณาที่กำหนดเองหรือข้อความการตลาดแบบ 1:1 ลงในไฟล์ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้สามารถพิมพ์ลงบนซองจดหมายได้
การสร้างไฟล์ข้อมูล การประมวลผลไฟล์พื้นฐานนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา ข้อกำหนดหลักคือการรับไฟล์ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับชิ้นส่วนจดหมายที่กำลังประมวลผล ไฟล์จะสร้างขึ้นโดยโซลูชัน Operations Express ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้โดยแยกข้อมูลชิ้นส่วนจดหมายจากไฟล์พิมพ์ จากนั้นจึงเพิ่มบาร์โค้ดที่เกี่ยวข้องลงในไฟล์พิมพ์เอกสาร
2. ข้อมูลจะถูกอ้างอิงไขว้กับบาร์โค้ดที่อ่านโดยเครื่องแทรก
ระบบควบคุมเครื่องแทรกใช้ไฟล์นั้นเอง ร่วมกับข้อมูลลำดับที่อยู่ในไฟล์และอ่านจากเอกสาร เพื่อรับประกันความน่าเชื่อถือและความสมบูรณ์ของระบบ และให้การตรวจสอบและควบคุมกระบวนการในโรงงาน เนื่องจากบันทึกใน MRDF อยู่ในลำดับเดียวกับเอกสาร ระบบควบคุมจึงทราบเสมอว่าหน้าใดที่จะมาถึงถัดไป ระบบควบคุมสามารถ “มองไปข้างหน้า” ในไฟล์ข้อมูลไปยังจดหมายฉบับต่อไปและคาดการณ์สิ่งที่จะป้อน วิธีนี้ช่วยแก้ไขข้อมูลสแกนที่ขาดหายไปและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของระบบ เนื่องจาก MRDF เป็นรายการจดหมายทุกฉบับที่คาดว่าจะเสร็จสมบูรณ์โดยพื้นฐานแล้ว ระบบควบคุมจึงตรวจสอบจดหมายแต่ละฉบับจากรายการในขณะที่ดำเนินการ โดยปิดวงจรระหว่างการใช้งานและจดหมายจริง วิธีนี้ช่วยให้สร้างรายการการสร้างใหม่โดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงจดหมายที่เสียหายและจดหมายที่ไม่เคยส่งถึงเครื่องแทรก แม้ว่าจะไม่เคยพิมพ์ก็ตาม
