GIP ลดต้นทุนและขยายบริการ
พื้นหลัง
GIP GmbH (GIP) เป็นผู้ให้บริการด้านการจัดการที่มีสำนักงานใหญ่ในเมืองออฟเฟนบาค ประเทศเยอรมนี บริษัทนี้ให้บริการซอฟต์แวร์และบริการแก่ภาคส่วนสาธารณะทั่วประเทศเยอรมนี โดยนำเสนอโซลูชันที่ช่วยในการผลิตเอกสารทรัพยากรบุคคล (HR) สำหรับข้าราชการจำนวน 2.5 ล้านคน
GIP ต้องแก้ไขปัญหาทางธุรกิจหลายประการ เช่น ลดการใช้กระดาษและการพิมพ์ เลือกมาตรฐานการจัดเก็บที่เหมาะสม และช่วยเหลือศูนย์ข้อมูล 15 แห่งในเยอรมนีในการลดต้นทุนซอฟต์แวร์และบริการ
GIP เลือกซอฟต์แวร์ชั้นนำระดับอุตสาหกรรมของ CrawfordTech เพื่อสนับสนุนกลยุทธ์การจัดเก็บไฟล์ PDF/A, eDelivery สำหรับการแจกจ่ายและการดูเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ และการรวมบริการซอฟต์แวร์
ความท้าทาย
GIP ต้องการวิธีแก้ไขปัญหาเก่าแก่ นั่นคือการลดต้นทุน
GIP ให้บริการจัดการระบบทรัพยากรบุคคลที่สามารถส่งมอบฟังก์ชันต่างๆ เช่น การบริหารสวัสดิการ การจ่ายเงินเดือน การสรรหาบุคลากร การฝึกอบรม และการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานไว้ในพอร์ทัลการจัดการเดียว ข้าราชการหลายล้านคนทั่วประเทศเยอรมนีพึ่งพาระบบ ซอฟต์แวร์ และทีมสนับสนุนของ GIP เพื่อจัดทำเอกสารการจ่ายเงินเดือนและเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
GIP เป็นพันธมิตรด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ SAP ตั้งแต่ปี 2551 โดยมีทีมงานที่คอยตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงรายวันของรหัสเงินเดือน ภาษี และกฎหมายต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการคำนวณที่ทำขึ้นเป็นข้อมูลล่าสุดและถูกต้อง
GIP มีหน้าที่รับผิดชอบในการให้บริการจัดการและโซลูชันซอฟต์แวร์แก่ศูนย์ข้อมูล 15 แห่งทั่วประเทศเยอรมนี ซึ่งทำหน้าที่จัดทำเอกสารและจัดการให้กับพนักงานภาครัฐจำนวน 2.5 ล้านคน ปริมาณเอกสารที่ GIP ต้องรับผิดชอบนั้นมหาศาล เนื่องจากในแต่ละช่วงเงินเดือนจะมีเอกสารออกมาถึง 300 หน้าต่อข้าราชการ 1 คน นั่นหมายความว่าระบบและทีมสนับสนุนของพวกเขาจะสร้างเนื้อหาสำคัญมากถึง 9 พันล้านหน้าทุกปี
อย่างไรก็ตาม ปริมาณกระดาษไม่ใช่ปัญหาเดียวที่ GIP ต้องแก้ไข
ศูนย์ข้อมูลที่ GIP ให้บริการประกอบด้วยส่วนประกอบซอฟต์แวร์จำนวนหนึ่งจากผู้จำหน่ายหลายสิบรายเพื่อสร้างโซลูชันที่ครบครันสำหรับลูกค้าปลายทาง ส่งผลให้ศูนย์ข้อมูลแต่ละแห่งมีโซลูชันที่แตกต่างกันสำหรับปัญหาเดียวกัน และต้องจ่ายค่าสนับสนุนและสัญญาบำรุงรักษาหลายรายการจากซัพพลายเออร์หลายราย
นอกจากนี้ GIP ยังต้องการวิธีการโต้ตอบกับฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และกระบวนการจัดเก็บเอกสารรูปแบบใหม่ที่สอดคล้องกับกฎหมายเกี่ยวกับการเก็บรักษาเอกสารของเยอรมนี ทั้งนี้ องค์กรไม่เพียงแต่จำเป็นต้องเก็บถาวรเอกสารผลลัพธ์เท่านั้น แต่ยังต้องทำลายเอกสารนั้นในเวลาที่เหมาะสมด้วย ทั้งนี้ การโต้ตอบกับระบบที่สามารถจัดการกระบวนการนี้ถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุด
“มีกระดาษจำนวนมากที่สูญเปล่าทุกปี เราคำนวณว่าเราสามารถประหยัดกระดาษได้ 750 ล้านแผ่นต่อปีในส่วนของทรัพยากรบุคคลเพียงอย่างเดียว หากเราสามารถค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมได้” Patrick Jehle เจ้าของผลิตภัณฑ์ของ GIP กล่าว
“จุดประสงค์หลักของเราไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทั้งหมดภายในศูนย์ข้อมูลแต่ละแห่ง แต่จะใช้ไฟล์การพิมพ์ AFP ที่สร้างโดยแต่ละสถานที่และสร้างเอกสารที่ถูกต้องในรูปแบบที่ถูกต้องโดยไม่เปลี่ยนแปลง” Jehle กล่าวต่อ
สารละลาย
“การใช้โซลูชันภาคสาธารณะในเยอรมนีต้องใช้เอกสารจำนวนมาก” Jehle อธิบาย การเลือกที่จะทำงานกับผลิตภัณฑ์ของ CrawfordTech นั้นมีปัจจัยหลักอยู่สองประการ ได้แก่ ความกว้างของระบบปฏิบัติการ แพลตฟอร์ม และโซลูชันที่ซอฟต์แวร์จะใช้งาน และต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของระบบ ด้วยการรักษาต้นทุนให้สัมพันธ์กับงานที่ทำ CrawfordTech จึงสามารถช่วยให้ GIP จัดหาโซลูชันที่คุ้มต้นทุนให้กับศูนย์ข้อมูลได้ ความยืดหยุ่นและลักษณะเปิดกว้างของซอฟต์แวร์ยังช่วยให้ระยะเวลาในการนำไปใช้งานสั้นลง และ GIP สามารถนำซอฟต์แวร์ไปใช้งานได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนกระบวนการ ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในกลยุทธ์โดยรวมของบริษัท
ปัจจุบันโซลูชันนี้ใช้งานได้ดังนี้: แผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัทมหาชนในเยอรมนีจะเริ่มดำเนินการจ่ายเงินเดือนทุกเดือน ซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคลจะคำนวณจำนวนเงินสำหรับแต่ละคนและคำสั่งจ่ายเงินทั้งหมด จากนั้นเอกสารที่ได้จะถูกใส่ไว้ในไฟล์ AFP โปรแกรม PRO AFP to PDF/A Transform ของ CrawfordTech จะประมวลผลไฟล์พิมพ์ขนาดใหญ่ และพิมพ์และ/หรือเก็บถาวรผลลัพธ์ที่ได้
ในระหว่างการประมวลผล ซอฟต์แวร์ของ CrawfordTech ยังค้นหาคำสั่งในไฟล์สำหรับแบบฟอร์มและการแยกข้อมูล ในวันถัดไป พนักงานและฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าสู่ระบบและเข้าถึงเอกสารแต่ละฉบับในรูปแบบ PDF/A ได้ เนื่องจากซอฟต์แวร์มีความเร็ว แม้ว่าจะมีปริมาณงานรายเดือนจำนวนมาก
การมีตัวแทนจำหน่าย CrawfordTech ในพื้นที่ที่สามารถให้บริการซอฟต์แวร์และบริการสนับสนุนแบบครบวงจรได้ช่วยให้ Jehle และทีมงานของเขาสามารถนำโซลูชันที่ประสบความสำเร็จไปใช้ได้ “เราทำงานร่วมกับ Rasterpunkt ได้ดีจริงๆ พวกเขาเข้าใจปัญหาของเราและช่วยเราแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว”
Richard Mayer กรรมการผู้จัดการของ Rasterpunkt ชี้แจงอย่างรวดเร็วว่าโซลูชันของ CrawfordTech ไม่ได้ถูกเลือกเพียงเพราะต้นทุนการเป็นเจ้าของโดยรวมที่ต่ำและความเป็นอิสระของแพลตฟอร์มเท่านั้น “CrawfordTech มีโซลูชันเดียวที่มีอยู่ซึ่งสามารถบรรลุสิ่งที่ GIP ต้องการจากมุมมองทางเทคนิค ถือเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับงานจริงๆ”
ผลลัพธ์
GIP คาดการณ์ว่าจะประหยัดได้ 750 ล้านหน้าต่อปีหากใช้เฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลเท่านั้น GIP เชื่อว่าในอนาคต หากขยายโซลูชัน CrawfordTech ไปสู่พื้นที่ธุรกิจอื่น จะสามารถประหยัดได้เกือบ 2 พันล้านหน้าต่อปี
ตามที่ Jehle กล่าวไว้ว่า CrawfordTech PRO AFP เป็นการแปลง PDF/A “เป็นส่วนสำคัญของโซลูชันที่รับผิดชอบต่อการประหยัดหน้าได้ถึง 750 ล้านหน้าหรืออาจถึง 2 พันล้านหน้าต่อปี”
นอกจากนี้ซอฟต์แวร์ของ CrawfordTech ยังช่วยให้ GIP บรรลุกลยุทธ์ในการรวมโซลูชันสำหรับศูนย์ข้อมูลได้ ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและการสนับสนุน
ในที่สุด การผลิตไฟล์ PDF/A มาตรฐาน ISO ช่วยให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ที่เก็บไว้เพื่อเรียกค้นในภายหลังจะสามารถอ่านได้ในอนาคต ไฟล์ PDF/A ประกอบด้วยทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการสร้างไฟล์เอาต์พุตในปีต่อๆ ไป โดยหลีกเลี่ยงปัญหาในการสร้างไฟล์ “เก็บถาวรแบบสุสาน” ที่ไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป
