Canada Post จัดส่งเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้

ความท้าทาย

Canada Post eDelivers บริการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้รับบำนาญให้กับรัฐบาลกลางของแคนาดา ไฟล์ต่างๆ จัดทำโดยรัฐบาลแคนาดา และต้องจัดทำ ประมวลผล และแจกจ่ายให้กับผู้รับบำนาญภายใน 24 ชั่วโมง ตามสัญญาของ Canada Post มีข้อกำหนดให้ต้องทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้เพื่อให้เป็นไปตามร่างกฎหมาย Omnibus C-78 ของรัฐบาลแคนาดา

เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านการเข้าถึงได้ จำเป็นต้องแปลงใบแจ้งยอดทางอิเล็กทรอนิกส์หลายพันฉบับเป็น PDF ที่เข้าถึงได้อย่างสม่ำเสมอและทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพ เอกสารต้องเป็นไปตามแนวทางการเข้าถึง WCAG 2.0 ระดับ AA ไม่สามารถจัดเตรียมเอกสารตามคำขอได้เนื่องจากมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องส่ง เนื่องจากผู้รับเป้าหมายเป็นผู้สูงอายุ จึงมีความเสี่ยงสูงที่จะสูญเสียการมองเห็นหรือความพิการทางสายตา ดังนั้น เอกสารทั้งหมดที่ต้องนำเสนอจึงต้องอยู่ในรูปแบบที่เข้าถึงได้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านการเข้าถึงที่เหมาะสม

วิธีแก้ปัญหา

Canada Post Corporation ติดต่อ Crawford Technologies เพื่อหารือเกี่ยวกับโซลูชันการแก้ไขและเปลี่ยนแปลงการเข้าถึงข้อมูลด้วยความเร็วสูง รวมถึงบริการระดับมืออาชีพเพื่อทำให้การแปลงและการแปลงไฟล์ใบแจ้งยอดเป็น PDF ที่สามารถเข้าถึงได้เป็นแบบอัตโนมัติ โดยใช้โซลูชัน AFP เป็น PDF ของคู่แข่งในการแปลงไฟล์จาก AFP เป็น PDF สำหรับการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ออนไลน์ ด้วยข้อกำหนดใหม่ที่จะต้องแปลงไฟล์ AFP ที่มีอยู่ให้เป็น PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ CPC จึงต้องการโซลูชันการแปลงความเร็วสูงสำหรับเอกสารสำคัญที่มีปริมาณมากเหล่านี้

Crawford Technologies ร่วมมือกับ CPC และรัฐบาลกลางของแคนาดาในการทดสอบและประเมินไฟล์ AFP ของตน CrawfordTech สามารถนำไฟล์ AFP ที่บริษัทจัดหามาให้มาทำการทดสอบ แท็กไฟล์ และสร้าง PDF ที่เข้าถึงได้สำหรับ WCAG 2.0 (ระดับ AA)

Canada Post ได้ขอให้ทีม Professional Services ของ Crawford Technologies จัดเตรียมไฟล์ PDF Configuration File ที่สามารถเข้าถึงได้สำหรับเอกสารภาษี ใบแจ้งยอด และเอกสารข้อมูลแต่ละฉบับ Crawford Technologies ได้นำโซลูชัน GUI PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ของ PRO Designer มาใช้ และทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการเข้าถึงของ CrawfordTech ได้แท็กเอกสารตามลำดับการอ่าน ตั้งค่าส่วนหัวหลัก ย่อหน้า และตาราง และแท็กรูปภาพเพื่อให้ใช้งานได้อย่างง่ายดายเมื่อใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ

ไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้เหล่านี้ช่วยให้ลูกค้าที่ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ เช่น JAW, โปรแกรมอ่านหน้าจอ, จอภาพอักษรเบรลล์แบบรีเฟรชได้ และคอมพิวเตอร์ที่มีคุณสมบัติการเข้าถึงที่เปิดการใช้งาน สามารถนำทางเนื้อหาได้อย่างง่ายดายโดยใช้แท็กที่ฝังอยู่ในไฟล์ PDF ในระหว่างขั้นตอนการแปลง

ผลลัพธ์

เนื้อหาที่มีข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลส่วนตัวสามารถเข้าถึงได้ง่ายในปัจจุบัน ซึ่งหมายความว่าผู้พิการทางสายตาหรือผู้ที่มีปัญหาทางสติปัญญาไม่จำเป็นต้องพึ่งพาบุคคลอื่นในการอ่านหรือตรวจสอบการสื่อสารเหล่านี้อีกต่อไป เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้จะถูกสร้างขึ้นด้วยความเร็วหลายร้อยถึงหลายพันหน้าต่อวินาที ทำให้ CPC สามารถดึงไฟล์เอาต์พุตของระบบที่มีโครงสร้างและทำให้สามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและราบรื่น

ประโยชน์เพิ่มเติม ได้แก่ การลดเวลาในการประมวลผลแบบฟอร์มภาษีลง 66% เมื่อเทียบกับการแปลงแบบฟอร์ม AFP เป็น PDF ของคู่แข่งซึ่งไม่สามารถเข้าถึงได้ ในช่วง 4 เดือนแรกของปี 2557 เอกสารมากกว่า 618,000 ฉบับได้รับการแปลงและจัดเก็บสำหรับ ePresentment เมื่อสิ้นสุดปี 2558 เอกสาร 1.53 ล้านฉบับใน 23 ประเภทได้รับการแปลงและจัดเก็บ