Ameritas Financial รวบรวมระบบจัดการข้อมูลและย้ายระบบจัดเก็บเอกสารไปยังแพลตฟอร์มที่ทันสมัย

หลักทรัพย์ที่เสนอผ่าน Ameritas Investment Company, LLC (AIC) สมาชิก FINRA / SIPC และบริการที่ปรึกษาการลงทุนที่นำเสนอผ่าน RIA ของ AIC ซึ่งดำเนินการภายใต้ชื่อ Ameritas Advisory Services

Ameritas ให้บริการทางการเงินที่หลากหลายแก่บุคคล ธุรกิจ และสถาบันต่างๆ ตลอดจนเทศบาลและผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ ผลิตภัณฑ์และบริการได้แก่ ประกันชีวิต สุขภาพ ประกันทันตกรรมและสายตา การลงทุน การเงินสาธารณะ การตลาดพันธบัตรและการรับประกันภัย ตลอดจนนายหน้าและบริการด้านการลงทุนอื่นๆ Ameritas มีสำนักงานใหญ่ในเมืองลินคอล์น รัฐเนแบรสกา มีพนักงานประมาณ 2,500 คน และเป็นบริษัทเอกชน

ปัญหา

Ameritas ซึ่งเดิมก่อตั้งในชื่อ Old Line Bankers Life Insurance Company of Nebraska ได้เติบโตและขยายตัวจากการเติบโตแบบออร์แกนิก รวมถึงการควบรวมและซื้อกิจการ สถาปัตยกรรมการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลที่เกิดขึ้นจึงกระจัดกระจายและแยกส่วน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกจัดเก็บในที่เก็บข้อมูลหลายแห่ง

การควบรวมกิจการในปี 2549 ส่งผลให้มีระบบการจัดการรายงานและเอกสารซ้ำซ้อน เมื่อเกิดการควบรวมกิจการหรือการซื้อกิจการขึ้น ความคิดแรกๆ คือการควบรวมระบบเข้าด้วยกันทันที ความกระตือรือร้นมีสูง และการคิดว่าจะรวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวก็เป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้นมาก

จากนั้นความจริงก็เข้ามาและตระหนักว่าเป็นเรื่องยาก แม้ว่าพลวัตทางธุรกิจของการควบรวมกิจการจะบ่งชี้ว่าการรวมระบบเข้าด้วยกันจะช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันและการรวมกระบวนการทางธุรกิจได้ดีขึ้น แต่ความจริงก็คือ การบอกสายธุรกิจที่ได้รับผลกระทบว่าเราจะย้ายไปยังแพลตฟอร์มใหม่ที่มีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ใหม่และสร้างการบูรณาการที่ใช้งานอยู่กับกระบวนการอื่นๆ ขึ้นมาใหม่ และให้บริการพื้นฐานที่เหมือนกันนั้นไม่เพียงพอที่จะให้ได้รับความร่วมมือและการยอมรับ

Ameritas ได้ติดตั้งระบบหรือไซโลแยกกันสามระบบ

• TRMS – โซลูชันการจัดการรายงาน
• ASG Mobius View การบริหารจัดการเอกสารและรายงานโดยตรง
• Datawatch RMOD การจัดการรายงานและเอกสาร

ในช่วงแรก เนื้อหา TRMS ถูกผสานเข้าใน ASG Mobius สถาปัตยกรรมและเนื้อหามีความคล้ายคลึงกันเพียงพอที่จะทำให้ทำงานสำเร็จได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก

จากนั้นจึงได้รับการยอมรับว่าผลิตภัณฑ์ที่โตเต็มที่มักจะทำงานได้โดยมีปัญหาเพียงเล็กน้อยและแทบไม่ต้องมีการสนับสนุนจากภายนอก ดังนั้น สถานะเดิมจึงยังคงดำเนินต่อไป จนกระทั่ง…

ในปี 2017 มีสองสิ่งที่เกิดขึ้นซึ่งทำให้เกิดปัญหา Datawatch ประกาศว่าผลิตภัณฑ์ RMOD จะถูกยกเลิกและจะยุติการสนับสนุน ข้อตกลงการออกใบอนุญาตที่เป็นประโยชน์กับ Mobius สำหรับผลิตภัณฑ์ View Direct จะสิ้นสุดลงในตอนสิ้นปี และการออกใบอนุญาตใหม่จะมีราคาแพงขึ้นมาก เมื่อรวมกับผลิตภัณฑ์อื่นที่กำลังจะ “สิ้นสุดอายุการใช้งาน” ทำให้ตัดสินใจที่จะรวมเอาความจำเป็นเข้าด้วยกัน

ความท้าทาย

ได้มีการกำหนดว่าวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการดังกล่าวคือการพยายามทำความเข้าใจวิธีการและวัตถุประสงค์ของระบบเหล่านี้ให้ครบถ้วน ระบบเหล่านี้ถูกซื้อและจัดหามาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะแต่ก็มีการพัฒนามากขึ้นตามกาลเวลา ระบบเหล่านี้มีลักษณะเหมือน “กล่องดำ” ซึ่งใส่ข้อมูลไว้ที่ปลายด้านหนึ่งและนำข้อมูลออกที่ปลายอีกด้านหนึ่ง

CrawfordTech และทีม Ameritas ได้ทำการวิเคราะห์กรณีการใช้งานที่หลากหลาย เนื้อหาและประเภทของเอกสาร การกำหนดดัชนี เอาต์พุตและการแจกจ่าย รวมไปถึงการสำรวจซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ที่อาจนำมาใช้ทดแทน

นอกจากนี้ Ameritas ยังเป็นเจ้าของ Documentum และกำลังใช้ Documentum เป็น Enterprise Repository ร่วมกับผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สามอย่าง Generis Cara ซึ่งจัดเตรียมอินเทอร์เฟซผู้ใช้ (UI) แบบกำหนดเองสำหรับ Documentum Ameritas รู้สึกว่ามีชิ้นส่วนจำนวนมากที่พร้อมใช้งานอยู่แล้ว แต่จำเป็นต้องมีโซลูชันสำหรับไฟล์พิมพ์ที่สร้างด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่ง Documentum ไม่รองรับ

“เราต้องการที่จะได้รับเครื่องมืออื่นที่ซ้ำซ้อนกับเครื่องมืออื่นๆ จริงหรือ
การทำงานปัจจุบันในกลุ่มตลาดที่เติบโตเต็มที่และกำลังหดตัวคืออะไร?

หลังจากวิเคราะห์อย่างละเอียดแล้ว Ameritas ได้เลือกการดำเนินการล่วงหน้าในแต่ละวันโดยใช้ PRO Archiver ของ Crawford Technologies สำหรับ Documentum เพื่อจับภาพและทำดัชนี Documentum ของ OpenText สำหรับ Repository และ API ของ CMIS และ Cara ของ Generis สำหรับโปรแกรมดูเอกสาร

ความท้าทายอื่น ๆ ได้แก่ :

วิธีแก้ปัญหา

Ameritas ตัดสินใจว่าแนวทางแบบเป็นขั้นตอนคือวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับเอกสารที่จัดเก็บไว้จำนวนมาก เราตัดสินใจว่าระบบ RMOD จะเป็นระบบแรกที่จะถูกแปลงเนื่องจากปัจจัยหลายประการ:

• ใช้ประโยชน์จากการวางแผนล่วงหน้า
• หมดการสนับสนุนแล้ว ดังนั้นหากเกิดการพังก็ไม่สามารถซ่อมแซมได้
• ประกอบด้วยเอกสารสำคัญทางธุรกิจ
• จัดเก็บวันไปข้างหน้าในขณะที่กำลังสร้าง

Ameritas และ CrawfordTech นำโปรแกรมนำร่องมาใช้โดยใช้การสุ่มตัวอย่างเอกสารจากแต่ละกลุ่มข้อมูล RMOD (ประเภทเอกสาร) เพื่อทดสอบการถอดรหัสไฟล์เอกสาร เกณฑ์การจัดทำดัชนี และเวิร์กโฟลว์โดยรวม

รูปแบบเฉพาะที่ใช้ใน RMOD ทำให้ CrawfordTech
ความเชี่ยวชาญที่สำคัญในการโยกย้ายข้อมูลทางประวัติศาสตร์

– Ken Schmidt สถาปนิกผู้นำด้าน IT ของ Ameritas

CrawfordTech จัดการการแปลงตามประวัติศาสตร์และ Ameritas ดำเนินการกำหนดค่าและการดำเนินการในแต่ละวันโดยได้รับคำแนะนำและความช่วยเหลือจาก CrawfordTech

การโยกย้าย RMOD เสร็จสมบูรณ์ตรงเวลาและทำให้ระบบ RMOD สามารถปลดประจำการได้ก่อนวันที่ Datawatch จะยุติการสนับสนุน

การโยกย้าย Mobius นำมาซึ่งความท้าทายเพิ่มเติมอีกสองสามประการ โซลูชันการจัดเก็บเอกสารของ Mobius ครอบคลุมทั้งระบบเครือข่าย (VDRNETS) รวมถึงการติดตั้งเมนเฟรมและโซลูชันการแจกจ่ายรายงานเฉพาะ

ไม่ว่าจะเป็นแพลตฟอร์มใดก็ตาม วิธีการนั้นโดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกับวิธีที่ใช้ในการย้าย RMOD สำเร็จ

Ameritas ได้รวบรวมที่เก็บข้อมูลถาวรโดยการย้าย Datawatch RMOD, ASG/Mobius ViewDirect สำหรับ NETS และ ASG/Mobius ViewDirect MVS ไปยังแพลตฟอร์ม Documentum

Ameritas จำเป็นต้องทำให้แน่ใจว่าสามารถพิมพ์และแจกจ่ายรายงานได้อย่างต่อเนื่อง โดยรายงานเหล่านี้มาจากคิวการพิมพ์ JES ของเมนเฟรมและจากโซลูชันการเก็บถาวร Mobius

เมื่อวิเคราะห์และทำความเข้าใจแล้ว พบว่า Pro Conductor และ Operations Express สามารถจัดให้มีตรรกะและฟังก์ชันในการแจกจ่ายและการพิมพ์ได้

ฝ่ายผลิตฝ่ายปฏิบัติการด้านเอกสารของ Ameritas ได้รับคำขอพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์ทุกวัน รวมถึงคำขอพิมพ์และแจกจ่ายรายงาน การเปลี่ยนสภาพแวดล้อมปัจจุบันเป็นสภาพแวดล้อมเวิร์กโฟลว์ CrawfordTech Pro Conductor ใหม่จะรับไฟล์พิมพ์จากระบบต้นทาง รวมถึงแอปพลิเคชันสปูล JES และคิวพิมพ์แบบกระจายภายใน

ระบบใหม่นี้สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ Crawford Technologies PRO Conductor และ Operations Express ของ CrawfordTech ซึ่งจะรับและตรวจสอบงานทั้งหมดที่ดำเนินการจาก MVS JES Spool และแจกจ่ายไปยังเครื่องพิมพ์เพื่อส่งทางไปรษณีย์หรือแจกจ่ายภายในตามกฎทางธุรกิจ มีการสร้างกระบวนการรวมรายงานในระดับผู้รับเพื่อแจกจ่ายรายงานเพื่อให้สามารถรวมรายงานเข้าด้วยกันได้

จุดสำคัญ

แพลตฟอร์มการโยกย้ายของ CrawfordTech เป็นส่วนประกอบที่สำคัญของการดำเนินการโยกย้าย นอกเหนือจากการดำเนินการย้ายเอกสารจากแหล่งที่มาไปยังที่เก็บข้อมูลเป้าหมายแล้ว แพลตฟอร์มนี้ยังควบคุมเวลาของเวิร์กโฟลว์การดำเนินการ การจัดการกระบวนการมัลติเธรด การตรวจสอบและการกระทบยอดการดำเนินการ แพลตฟอร์มนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารแต่ละฉบับเชื่อมโยงกับดัชนี และดัชนีแต่ละฉบับเชื่อมโยงกับเอกสาร และดัชนีและเอกสารต่างๆ อ้างอิงกันอย่างถูกต้อง

ในช่วงเวลาต่างๆ เช่น คลังข้อมูลของ Ameritas เอกสารและฐานข้อมูลดัชนีอาจเสียหาย รูปแบบของเอกสารอาจแตกต่างกัน และกรณีการใช้งานอาจเปลี่ยนแปลงไป แพลตฟอร์มการโยกย้ายของ CrawfordTech ช่วยรับประกันความสมบูรณ์ของการโยกย้าย

ปัจจัยแห่งความสำเร็จ

ซอฟต์แวร์ของ CrawfordTech และที่สำคัญที่สุดคือความเชี่ยวชาญด้านรูปแบบข้อมูล ไฟล์พิมพ์ และที่เก็บเอกสารซึ่งทำงานเคียงบ่าเคียงไหล่กับทีมงาน Ameritas ที่แข็งแกร่งและมีแรงจูงใจ แทบจะรับประกันความสำเร็จได้อย่างแน่นอน

“CrawfordTech เป็นพันธมิตรที่มีคุณค่าในการจัดหาซอฟต์แวร์ แต่ที่สำคัญกว่านั้นก็คือ ได้รับการยกย่องว่าเป็นสมาชิกที่สำคัญของทีม Ameritas ผู้บริหารระดับสูงตระหนักถึงความยากลำบากในการแปลงระบบเหล่านี้และความสำเร็จที่โดดเด่นที่เราได้รับ” Ken Schmidt สถาปนิกนำด้านไอทีของ Ameritas