รัฐปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความท้าทาย

เวิร์กโฟลว์ที่ใช้อยู่นั้นต้องใช้แรงงานคนอย่างมากและใช้เวลานาน ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีข้อผิดพลาดในการส่งมอบการสื่อสารที่แม่นยำ ไม่มีระบบสำหรับการตรวจสอบ และแทบไม่มีการมองเห็นการผลิต พนักงานไม่แน่ใจด้วยซ้ำว่ามีการประมวลผลหน้ากี่หน้าต่อวัน เนื่องจากเวิร์กโฟลว์ไม่มีประสิทธิภาพ อุปกรณ์จึงไม่ทำงานเต็มประสิทธิภาพ อุปกรณ์บางส่วนไม่ได้ถูกใช้งานอย่างเต็มที่ และไม่ได้ใช้ประโยชน์จากการประหยัดค่าไปรษณีย์เสมอไป

รัฐได้ระบุเป้าหมายไว้ดังนี้:

• ปรับปรุงและทำให้กระบวนการผลิตและหลังการผลิตเป็นอัตโนมัติ
• ยอมรับรูปแบบอินพุตหลายรูปแบบ รวมถึงการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องของข้อมูลที่มาจากระบบเมนเฟรม
• รับประกันความสมบูรณ์ของเอกสารและความรับผิดชอบ
• อำนวยความสะดวกและทำให้การพิมพ์ซ้ำเป็นอัตโนมัติ
• ให้การมองเห็นที่ดีขึ้นในการผลิต
• ให้แน่ใจว่าอุปกรณ์และระบบช่วยประหยัดค่าไปรษณีย์สูงสุด

วิธีแก้ปัญหา

หลังจากการประเมินในสถานที่ CrawfordTech แนะนำชุดโซลูชันที่จะทำงานร่วมกันเพื่อแปลงกระแสงานพิมพ์ขาเข้าเป็น PDF โดยอัตโนมัติ เพื่อทำให้การผลิตและการประมวลผลหลังการผลิตเป็นมาตรฐานและคล่องตัวขึ้น ไฟล์ควบคุมเมตาดาต้าและ MRDF ที่สร้างขึ้นระหว่างกระบวนการแปลงจะเพิ่มความชาญฉลาดให้กับงาน โดยกำหนดวิธีการประมวลผล

งานต่างๆ จะถูกรวมเข้าด้วยกันโดยอัตโนมัติเพื่อรวมงานและเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต และกระบวนการอัตโนมัติจะจัดการการพิมพ์ซ้ำ โดยการเพิ่มเครื่องหมายแทรกและบาร์โค้ด หน่วยงานต่างๆ สามารถใช้งานอุปกรณ์ส่งไปรษณีย์ได้ดีขึ้น และใช้ประโยชน์จากการประหยัดค่าไปรษณีย์ได้ กิจกรรมทั้งหมดจะถูกติดตามเพื่อให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการมีข้อมูลเชิงลึกและระดับการควบคุมที่พวกเขาต้องการ

ผลลัพธ์

ตอนนี้สามารถออนบอร์ดงานใหม่จากระบบเมนเฟรมได้ภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง ซึ่งรวมถึงการโหลดข้อมูล การทดสอบ และการรับรองคุณภาพ ไปจนถึงการพิมพ์และส่งไปรษณีย์ ด้วยความชาญฉลาดที่เพิ่มขึ้น การทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นมาตรฐาน และการรวมงาน ทำให้มีงานมากขึ้นที่ผ่านกระบวนการผลิตโดยมองเห็นการจัดตารางเวลาและการผลิตได้ครบถ้วน และไม่มีข้อผิดพลาดใดๆ ผลกำไรที่เพิ่มขึ้นในด้านผลผลิตส่งผลให้ประหยัดต้นทุนและส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าได้ดีขึ้น