บริษัทการเงินย้ายข้อมูลในคลังข้อมูลและเพิ่มความปลอดภัย

ความท้าทาย

ในฐานะส่วนหนึ่งของการตรวจสอบไอทีเชิงกลยุทธ์ บริษัทได้ประเมินโซลูชัน Systemware ที่มีอยู่สำหรับการเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าและการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ การประเมินนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อระบุโอกาสในการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพ ดังนั้น บริษัทจึงตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มใหม่ที่ใช้ผลิตภัณฑ์ OpenText InfoArchive และ Crawford Technologies PRO Archiver การตัดสินใจครั้งนี้สะท้อนให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการเพิ่มขีดความสามารถและปรับให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป ในฐานะผู้ประมวลผลบัตรเครดิต บริษัทปฏิบัติตามมาตรฐานการปกป้องข้อมูล PCI ซึ่งจำเป็นต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งสำหรับการส่งและเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า

วิธีแก้ปัญหา

เพื่อปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารให้ทันสมัย บริษัทได้เลือก OpenText InfoArchive เป็นแพลตฟอร์มการเก็บถาวรเอกสารใหม่ เพื่อย้ายรายงานจาก Systemware ไปยังคลังเอกสารใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ บริษัทได้เลือก PRO Archiver ของ Crawford Technologies สำหรับ InfoArchive เครื่องมือนี้ทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมที่แปลงสตรีมงานพิมพ์ สร้างดัชนีเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย และโอนไปยัง InfoArchive สิ่งสำคัญคือ PRO Archiver ช่วยให้บริษัทสามารถจัดเก็บสตรีมงานพิมพ์ในรูปแบบดั้งเดิมเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด ขณะเดียวกันก็ให้การแปลงจาก AFP เป็น PDF และ PDF/A อย่างรวดเร็วและตามต้องการเมื่อจำเป็น นอกจากนี้ ยังช่วยให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถแก้ไขข้อมูลที่ละเอียดอ่อนภายในเอกสารได้

เพื่อให้มั่นใจถึงความปลอดภัยของข้อมูลลูกค้าในระหว่างการถ่ายโอนไฟล์ บริษัทได้นำ Crawford Technologies PRO Lockdown มาใช้ โซลูชันนี้จะเข้ารหัสหน้าเอกสารแต่ละหน้า ซึ่งช่วยให้มีการป้องกันที่แข็งแกร่งไม่ว่าไฟล์จะถูกส่งไปยังสถานที่อื่นหรือไปยังผู้ให้บริการการพิมพ์ภายนอก การเข้ารหัสแบบละเอียดนี้รับประกันความปลอดภัยตลอดวงจรชีวิตของเอกสารทั้งหมด

เพื่อการบูรณาการที่ราบรื่น บริษัทได้ใช้ประโยชน์จาก Java API Crawford Technologies ในคอนเทนเนอร์ Linux แนวทางนี้มอบวิธีที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังในการเชื่อมต่อโซลูชันใหม่กับระบบที่มีอยู่ การรวมระบบที่คล่องตัวนี้ตอบสนองข้อกำหนดที่สำคัญของบริษัทสำหรับความสามารถในการปรับขนาด ความเร็ว ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วทั้งองค์กร

เพื่อช่วยให้การเปลี่ยนผ่านไปสู่บริการใหม่เหล่านี้เป็นไปอย่างราบรื่น องค์กรด้านบริการทางการเงินได้ร่วมมือกับ Crawford Technologies เพื่อสนับสนุนการใช้งาน PRO Archiver สำหรับ InfoArchive โดยผู้เชี่ยวชาญ Crawford Technologies ได้ร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับทีมงานภายในของบริษัทเพื่อย้ายไฟล์เก็บถาวรอย่างมีประสิทธิภาพ โดยรับประกันการหยุดชะงักของการดำเนินงานที่กำลังดำเนินอยู่ให้น้อยที่สุด

ผลลัพธ์

บริษัทเลือกใช้โซลูชัน OpenText และ Crawford Technologies เนื่องจากพวกเขาเข้าใจว่า InfoArchive ไม่เพียงแต่รองรับความต้องการจัดเก็บรายงานในระยะสั้นเท่านั้น แต่ยังรองรับการปลดระวางแอปพลิเคชันในระยะยาวและความต้องการจัดเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้างอีกด้วย ในที่สุด โซลูชันนี้ช่วยให้บริษัทประหยัดเงินได้ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องพิมพ์และโพสต์รายงานและงบการเงิน แต่สามารถแปลงเป็นดิจิทัลและแจกจ่ายให้กับผู้บริโภคผ่านทางเว็บพอร์ทัลและอุปกรณ์พกพาได้

บริษัทเลือก OpenText และ Crawford Technologies เนื่องจากมีความรอบคอบในการวางแผนกลยุทธ์ โดยพวกเขาตระหนักดีว่าความสามารถของ InfoArchive ขยายขอบเขตไปไกลกว่าการจัดเก็บรายงานแบบทันที โดยนำเสนอแพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งสำหรับการปลดระวางแอปพลิเคชันในระยะยาวและการเก็บถาวรข้อมูลที่มีโครงสร้าง แนวทางที่ครอบคลุมนี้ส่งผลให้ประหยัดต้นทุนได้อย่างมากโดยเปลี่ยนจากการจัดส่งแบบพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์แบบดั้งเดิมมาเป็นการจัดส่งแบบดิจิทัลที่ปลอดภัยผ่านเว็บพอร์ทัลและอุปกรณ์พกพา รวมถึงแทนที่ Systemware