องค์กรบริการทางการเงินแปลงเอกสารธุรกรรมที่พร้อมพิมพ์เป็นรูปแบบที่ตอบสนองต่ออุปกรณ์พกพา

ความท้าทาย

ในฐานะผู้นำในอุตสาหกรรมการเงินและผู้บุกเบิกเทคโนโลยีที่ขึ้นชื่อในด้านการมอบประสบการณ์ลูกค้าที่เหนือชั้น สถาบันแห่งนี้ต้องเผชิญกับลูกค้าที่ขอให้เอกสารธุรกรรมของตน เช่น ใบแจ้งยอด ใบแจ้งหนี้ และหนังสือแจ้งต่างๆ เผยแพร่ในรูปแบบอื่นๆ ที่ไม่ใช่การพิมพ์ ซึ่งเป็นผลมาจากลูกค้าที่เลิกใช้ระบบธนาคารแบบเดิมและหันมาใช้ระบบธนาคารอิเล็กทรอนิกส์แทน พวกเขาต้องการใช้มือถือในการทำธุรกรรม อ่านใบแจ้งยอด และรับการแจ้งเตือนผ่านแอปมือถือของสถาบันการเงิน เนื่องจากเอกสารธุรกรรมของสถาบันนั้นจัดทำขึ้นเพื่อการพิมพ์ เอกสารจึงไม่ตอบสนองและไม่เข้ากันได้กับอุปกรณ์มือถือหน้าจอเล็ก ลูกค้าของสถาบันการเงินเริ่มรู้สึกหงุดหงิดกับขั้นตอนที่ต้อง “บีบและหรี่ตา” เพื่ออ่านเอกสาร PDF บนอุปกรณ์มือถือของตนอย่างรวดเร็ว

ความท้าทายในการแปลงเอกสารธุรกรรมที่พร้อมพิมพ์เป็นเอกสารที่ตอบสนองต่ออุปกรณ์เคลื่อนที่มีความหลากหลาย แต่สามารถแบ่งย่อยเป็นหมวดหมู่หลักได้ดังนี้:

• เวลาในการทำตลาด: การสร้างเอกสารใหม่ที่ตอบสนองต่ออุปกรณ์พกพาและเว็บนั้นต้องทำซ้ำงานโดยการจัดทำเอกสารใหม่ที่ได้รับการตรวจยืนยันและตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแลของธุรกิจและรัฐบาล
• จำนวนประเภทเอกสาร: ความหลากหลาย การเปลี่ยนแปลง และความซับซ้อนของประเภทเอกสาร รวมถึงปริมาณมหาศาลที่ต้องจัดทำทำให้ไม่สามารถใช้โซลูชันแบบครอบคลุมได้
• องค์ประกอบ: การจัดทำเอกสารธุรกรรมถูกกระจายอำนาจและจัดการโดยหน่วยธุรกิจ ส่งผลให้แนวทางการออกแบบไม่สอดคล้องกัน
• เอกสารที่เก็บถาวร: เอกสารบันทึกต่างๆ เช่น ใบแจ้งยอดบัญชีที่เก็บไว้ในคลังข้อมูล จำเป็นต้องจัดรูปแบบให้พิมพ์ได้ แต่จะต้องพร้อมใช้งานในรูปแบบที่ตอบสนองต่อการใช้งาน การจัดเก็บเอกสารเดียวกันหลายเวอร์ชันนั้นมีค่าใช้จ่ายสูงและอาจถือเป็นการละเมิดกฎหมาย

สถาบันการเงินต้องการขจัดความล่าช้าใดๆ ออกไป เวลาในการนำสินค้าออกสู่ตลาดจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง สถาบันการเงินต้องการโซลูชันเพื่อใช้งานระบบที่สามารถแปลงเอกสารธุรกรรมที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของลูกค้าให้เป็นรูปแบบที่ตอบสนองได้เพื่อดูได้บนอุปกรณ์พกพา โซลูชันดังกล่าวต้องพิจารณาถึงวิธีการดึงเอกสารของลูกค้าและวิธีการแสดงเอกสาร นอกจากนี้ สถาบันการเงินยังต้องรองรับปริมาณเอกสารมหาศาลที่สร้างขึ้นโดยระบบ แอปพลิเคชัน และโปรแกรมต่างๆ ที่ถูกจัดเก็บในที่เก็บข้อมูลของระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรหลายแห่ง

วิธีแก้ปัญหา

สถาบันการเงินได้ตัดสินใจนำกระบวนการสร้างเทมเพลตมาใช้ ซึ่งจะแปลงไฟล์เอกสารธุรกรรมทั้งใหม่และที่มีอยู่แล้วจากเอาต์พุตการพิมพ์มาตรฐานปัจจุบันไปเป็นรูปแบบที่รองรับการใช้งานบนมือถืออย่างเหมาะสม กระบวนการนี้จะต้องปรับแบบอักษรและรูปแบบที่แตกต่างกันโดยอัตโนมัติซึ่งมีอยู่ในเอกสารเวอร์ชันเดียวกันหลายเวอร์ชัน

สถาบันการเงินหันมาใช้ความเชี่ยวชาญ ซอฟต์แวร์ และบริการของ Crawford Technologies เพื่อสร้างเทมเพลตที่จะแปลงเอกสารที่ออกแบบมาสำหรับการพิมพ์ในตอนแรกให้เป็นรูปแบบที่ตอบสนองต่อการใช้งานบนมือถือ

HTML5 ถูกเลือกเป็นประเภทเอาต์พุตเพราะตอบสนองต่อหน้าจออุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ดีเมื่อใช้ร่วมกับเว็บเบราว์เซอร์ เช่น Google Chrome, Microsoft Edge หรือ Mozilla Firefox

ผลิตภัณฑ์ Sunrise ของ Crawford Technologies ซึ่งเป็นโปรแกรมจัดการการแปลงเอกสารผ่านบริการเว็บ ได้รับเลือกให้มีความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพที่จำเป็นในการตอบสนองต่อคำขอเอกสารของลูกค้า โดยสามารถ แปลงและจัดรูปแบบเอกสารธุรกรรมที่พร้อมพิมพ์เป็นรูปแบบ HTML ที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้แบบเรียลไทม์

สถาบันการเงินได้ตัดสินใจใช้แนวทางแบบทีละขั้นตอนในการนำโซลูชันไปใช้:

เฟส 1 – การออกแบบเทมเพลต

สถาบันการเงินได้นำ PRO Designer ซึ่งเป็นอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบกราฟิก (GUI) ที่มีประสิทธิภาพและใช้งานง่ายมาใช้งาน โดยใช้งานร่วมกับรูปแบบเอกสารธุรกรรมที่มีอยู่ (ใบแจ้งยอด ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งยอด) เพื่อออกแบบและกำหนดค่าเทมเพลตการแปลงเอกสารจาก AFP และ PDF เป็น HTML ที่ตอบสนองได้ กระบวนการสร้างเทมเพลตการกำหนดค่าเอกสารใหม่ไม่ได้รวมถึงการเขียนโปรแกรมหรือการมีส่วนร่วมจากฝ่ายไอที

หลังจากสร้างและประเมินเทมเพลตการแปลงเอกสารเพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดของสถาบันการเงินแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำ Sunrise มาใช้ ซึ่งใช้สำหรับการประมวลผลการแปลงเอกสารแบบเรียลไทม์เป็น HTML แบบตอบสนองโดยใช้เทมเพลตที่สร้างโดย PRO Designer และข้อมูลลูกค้าแบบไดนามิก

ระยะที่ 2 – การปรับใช้

Sunrise คือโปรแกรมจัดการการแปลงเอกสารของบริการบนเว็บที่ใช้เลเยอร์การรวม API เพื่อจัดการการสื่อสารระหว่างคลังเอกสารของสถาบันการเงิน เทมเพลตการแปลงเอกสาร และเครื่องมือแปลงเอกสารของ Crawford Technologies (DTE) โดยสามารถนำไปใช้งานภายในองค์กร บนคลาวด์ หรือในสภาพแวดล้อมการปรับใช้แบบไฮบริดได้

เมื่อลูกค้าร้องขอใบแจ้งยอดหรือใบแจ้งหนี้โดยใช้พอร์ทัลธนาคารหรือแอปมือถือของสถาบันการเงิน คำขอรับบริการจะถูกส่งไปยัง Sunrise Sunrise จะเรียกใช้เทมเพลตการแปลงเอกสารที่เหมาะสมและบริการแปลงเอกสารของ DTE แบบไดนามิกเพื่อแปลงเอกสารเป็น HTML ที่ตอบสนองต่ออุปกรณ์ที่รองรับมือถือหรือ PDF หากคำขอมาจากคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล หลังจากที่ Sunrise แปลงเอกสารเสร็จแล้ว เอกสารที่แปลงแล้วจะถูกส่งกลับไปยังบริการที่ร้องขอ จากนั้นจึงส่งต่อไปยังลูกค้าที่ส่งคำขอ

ผลลัพธ์

Sunrise รับประกันว่าเทมเพลตเอกสาร แบบอักษร และทรัพยากรอื่นๆ ที่เหมาะสมจะรวมเข้ากับข้อความเอกสารแบบไดนามิก (หมายเลขลูกค้า ที่อยู่ และข้อมูล) อย่างถูกต้องตามวันที่เอกสารต้นฉบับ

กระบวนการอัตโนมัติช่วยให้ผู้ใช้สามารถร้องขอเอกสารในรูปแบบที่ต้องการได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง ประสานงานกับศูนย์บริการทางโทรศัพท์ หรือการโต้ตอบกับฝ่ายบริการลูกค้า

เมื่อใช้ Sunrise ร่วมกับพอร์ทัลและแอปมือถือเพื่อให้บริการลูกค้า ระบบสามารถระบุประเภทอุปกรณ์ของผู้ใช้ที่ร้องขอและเลือกรูปแบบเอกสาร – PDF แบบเต็มหน้าหรือ HTML แบบไดนามิกและตอบสนอง – และแปลงเอกสารที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ

Sunrise พร้อมด้วย PRO Designer, DTE และบริการการแปลงเป็นซอฟต์แวร์จัดการการแปลงเอกสารแบบอัตโนมัติและขับเคลื่อนด้วยเทมเพลต ซึ่งช่วยให้เข้าถึงใบแจ้งยอด ใบแจ้งหนี้ และเอกสารธุรกรรมอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น