องค์กรบริการทางการเงินนำเสนอไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้

ความท้าทาย

บริษัทจัดเก็บเนื้อหาใน IBM Content Manager OnDemand Repository (CMOD) ในรูปแบบ AFP แม้ว่าเครื่องมือจัดทำเอกสารจะรองรับการแปลงเป็น PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ แต่แนวทางนี้จำเป็นต้องแปลงการสื่อสารทั้งหมดในระหว่างการจัดทำและจัดเก็บเป็น PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ ซึ่งจะเพิ่มเวลาในการประมวลผล ค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐาน และความต้องการด้านพื้นที่จัดเก็บอย่างมาก นอกจากนี้ โซลูชันนี้จะใช้งานได้กับเอกสารเท่านั้น เนื่องจากข้อมูลที่เก็บถาวรไว้ก่อนหน้านี้จะไม่ได้รับผลกระทบ

เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและลดความต้องการพื้นที่จัดเก็บและต้นทุนที่เกี่ยวข้อง บัญชีต้องการสำรวจความเป็นไปได้ในการสร้าง PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ (WCAG 2.0) ทันทีเมื่อลูกค้าร้องขอ โดยดึงการสื่อสารจากข้อมูล AFP ที่จัดเก็บใน CMOD และสร้างและส่งมอบ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ในขณะที่ยังคงจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบ AFP ดั้งเดิมต่อไป พวกเขาไม่ต้องการแก้ไขหรือขัดขวางเวิร์กโฟลว์หรือสภาพแวดล้อมที่มีอยู่ ซึ่งได้ผลดีสำหรับพวกเขาและลูกค้า

เป้าหมายหลักประการหนึ่งของพวกเขาคือการสร้างประสบการณ์เชิงบวกให้กับลูกค้า ซึ่งถือเป็นปัจจัยสำคัญในตลาดที่มีการแข่งขันสูง ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงกำหนดเกณฑ์ประสิทธิภาพไว้ที่ไม่เกินสองสามวินาทีต่อเอกสารในการแปลงและส่งมอบ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้เมื่อมีการร้องขอ

วิธีแก้ปัญหา

หลังจากตรวจสอบสภาพแวดล้อม เวิร์กโฟลว์ และเอกสารปัจจุบันอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว CrawfordTech ก็ได้พัฒนาแนวคิดพิสูจน์ด้วยข้อมูลตัวอย่างเพื่อตรวจสอบกระบวนการแบบครบวงจร ประเมินประสิทธิภาพ และประเมินคุณภาพของไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านประสิทธิภาพและรองรับปริมาณที่คาดไว้ รวมถึงปริมาณสูงสุดตามฤดูกาล และเพื่อรองรับการสำรองข้อมูลและการสำรองข้อมูล CrawfordTech แนะนำให้กระจายโซลูชันไปยังเซิร์ฟเวอร์ 19 เครื่อง

AccessibilityNow Transactional ถูกปรับใช้กับการแปลงสตรีมการพิมพ์ของ CrawfordTech เพื่อแปลง AFP เป็น PDF ที่สามารถเข้าถึงได้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการร้องขอ โซลูชันนี้รวมเข้ากับที่เก็บข้อมูล CMOD ของบริษัท ส่งผลให้เกิดเวิร์กโฟลว์แบบครบวงจรที่สร้างและขยายกระบวนการและสภาพแวดล้อมที่มีอยู่ซึ่งบริษัทต้องการบำรุงรักษา

ด้วยโซลูชันการเข้าถึงของ CrawfordTech การกำหนดแท็กการเข้าถึง การสร้างข้อความทางเลือก การกำหนดลำดับการอ่าน และการกำหนดพารามิเตอร์อื่นๆ สำหรับการเข้าถึงจะดำเนินการกับโครงสร้างพื้นฐานสำหรับประเภทเอกสารแต่ละประเภท การใช้แนวทางตามเทมเพลตนี้ทำให้เวลาในการตั้งค่าลดลง และแม้แต่เอกสารธุรกรรมที่ซับซ้อนที่สุดก็สามารถแท็กได้อย่างเหมาะสม เพื่อให้สามารถนำทางการสื่อสารได้อย่างง่ายดายด้วยเทคโนโลยีช่วยเหลือ สถาปัตยกรรม MasterOne ของเราซึ่งอยู่ภายใต้ AccessibilityNow Transactional รองรับรูปแบบเอาต์พุตที่เข้าถึงได้หลายรูปแบบจากการตั้งค่าเดียว ช่วยประหยัดเวลาและเงิน หากบริษัทนี้ต้องการเสนอรูปแบบอื่นในอนาคต เช่น HTML ที่เข้าถึงได้ หรือรูปแบบทางเลือกแบบดั้งเดิม เช่น อักษรเบรลล์หรือตัวพิมพ์ใหญ่ พวกเขาไม่จำเป็นต้องแท็กเอกสารเดียวกันอีกครั้ง

ผลลัพธ์

ลูกค้าที่ร้องขอไฟล์ที่สามารถเข้าถึงได้ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์จากบันทึกที่เก็บถาวรไว้ก่อนหน้านี้หรือสำหรับการสื่อสารใหม่ ตอนนี้จะได้รับไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้ซึ่งจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง (WCAG 2.0) ภายในไม่กี่วินาที เนื่องจากเวิร์กโฟลว์พื้นฐานยังคงเหมือนเดิม การนำไปใช้ การฝึกอบรม และการยอมรับของผู้ใช้ภายในจึงรวดเร็วและตรงไปตรงมา

บริษัทได้คำนวณไว้ว่าพวกเขาจะประหยัดเงินได้หลายสิบล้านดอลลาร์ในระยะเวลาสามสิบปีจากต้นทุนการจัดเก็บที่ลดลง โดยการสร้างไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้หลังจากเรียบเรียงตามคำขอ