ผู้ให้บริการโซลูชันทางการเงินทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ

โรงพิมพ์ที่ตั้งอยู่ใจกลางของบริษัทใช้เทคโนโลยีอิงค์เจ็ทในการผลิตและส่งเอกสารและสื่ออื่นๆ เนื่องจากปริมาณงานพิมพ์มีสูงมาก และต้องปฏิบัติตามข้อตกลงระดับการบริการ (SLA) ที่ควบคุมโดยหน่วยงานกำกับดูแล ผู้ให้บริการรายนี้จึงได้นำระบบเวิร์กโฟลว์การผลิต Océ PRISMA ของ Canon มาใช้เพื่อให้การผลิตมีประสิทธิภาพสูงสุด

ความท้าทาย

บริษัทที่ให้บริการทางการเงินได้ลงทุนในซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการไปรษณีย์ของ Satori ซึ่งจำเป็นต้องบูรณาการเข้ากับเวิร์กโฟลว์และสภาพแวดล้อมการผลิต เนื่องจากการรวมระบบต้องรองรับเอกสารประเภทต่างๆ หกประเภท รวมถึงใบแจ้งภาษี 1099 เจ็ดเวอร์ชันที่แตกต่างกัน จึงมีปัญหาในการสร้างโซลูชันที่บูรณาการอย่างสมบูรณ์ให้สำเร็จ

วิธีแก้ปัญหา

Crawford Technologies แนะนำให้บูรณาการ Operations Express เข้ากับระบบเวิร์กโฟลว์การผลิต Canon Océ PRISMA และซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการจัดส่งทางไปรษณีย์ ซึ่งจะช่วยเชื่อมโยงทั้งสองระบบเข้าด้วยกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อจัดการเอกสารทุกประเภทและมอบการทำงานอัตโนมัติในระดับสูง ทีมบริการระดับมืออาชีพของ CrawfordTech จึงได้สร้างกระบวนการหลายขั้นตอนที่ทำให้ลำดับการพิมพ์เฉพาะแอปพลิเคชันเป็นมาตรฐาน และจัดเตรียมเวิร์กโฟลว์มาตรฐานเพื่อรองรับเอกสารประเภทเพิ่มเติมและเปิดใช้งานการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในอนาคต

กระบวนการ

ขั้นตอนแรกของเวิร์กโฟลว์คือการแยกข้อมูลบล็อกที่อยู่ บันทึกข้อมูลนั้น รวมถึงแบบอักษรและตำแหน่งที่อยู่ และลบออกจากหน้าต้นฉบับ จากนั้นข้อมูลนี้จะถูกส่งไปยังกระบวนการ Satori Postal Optimization ซึ่งจะอัปเดตระเบียนที่อยู่แต่ละรายการ หรือตั้งค่าสถานะเพื่อระบุว่าการเพิ่มประสิทธิภาพไปรษณีย์สำหรับระเบียนนั้นล้มเหลว

ในขั้นตอนถัดไป เวิร์กโฟลว์มาตรฐานจะเพิ่มข้อมูลที่อยู่ที่ได้รับการอัปเดตกลับเข้าไปในเอกสารที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ และแบ่งไฟล์ต้นฉบับตามที่อยู่ที่ได้รับการอัปเดตหรือไม่ จากนั้นผลลัพธ์จะถูกส่งต่อไปยังเวิร์กโฟลว์การเก็บถาวรหรือการพิมพ์ปลายทางตามความล้มเหลวหรือความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพของไปรษณีย์ นอกจากนี้ ยังเปิดใช้งานการสตรีมและการรวมงาน หรือการแบ่งส่วนงานขนาดใหญ่เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพผลลัพธ์ในอุปกรณ์ต่างๆ และเพื่อทำให้กระบวนการหลังการผลิตเป็นอัตโนมัติมากขึ้น ตัวอย่างเช่น จะสร้างมัดต่างๆ ตามจำนวนหน้าในเอกสารแต่ละฉบับ เพื่อให้สามารถกระจายผลลัพธ์ได้อย่างชาญฉลาดตามขนาดซองจดหมายที่จำเป็นสำหรับการส่งทางไปรษณีย์ ผลลัพธ์จะถูกปรับเปลี่ยนโดยอัตโนมัติเพื่อรวมหน้าแบนเนอร์ลูกค้า บาร์โค้ด และดัชนีสำหรับการเก็บถาวร

นอกจากนี้ กระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพยังช่วยให้สามารถจัดสมดุลภาระในการพิมพ์ การกำหนดเส้นทางเอกสารประเภทต่างๆ ไปยังอุปกรณ์แทรกอัตโนมัติที่เหมาะสมตามจำนวนหน้าต่อแพ็คเกจ การสร้างบาร์โค้ดการทำงาน ดัชนี และข้อมูลเมตาสำหรับการเก็บเอกสารแบบอัตโนมัติ การสร้างหน้าแบนเนอร์สำหรับเอกสารของลูกค้าเฉพาะ และอื่นๆ อีกมากมาย

เนื่องจากโซลูชัน CrawfordTech จำเป็นต้องบูรณาการกับสภาพแวดล้อมเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ Linux จึงได้พัฒนารูปแบบการตั้งชื่อมาตรฐานเพื่อให้สามารถเพิ่มส่วนประกอบได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลง ระบบทั้งหมดได้รับการออกแบบมาเพื่อให้สามารถนำการอัปเดตซอฟต์แวร์และโมดูลใหม่มาใช้ได้โดยใช้ความพยายามน้อยที่สุดและไม่รบกวนการผลิตที่กำลังดำเนินการอยู่

ผลลัพธ์

เมื่อการดำเนินการเบื้องต้นเสร็จสิ้น ผู้ให้บริการสามารถจัดทำเอกสาร 1099 ฉบับได้ภายใน 2 สัปดาห์ โดยสามารถพิมพ์และส่งเอกสารเหล่านี้ได้ตามกำหนดเวลาที่รัฐบาลกำหนดไว้ อินพุตเวิร์กโฟลว์จากหลายแพลตฟอร์มถูกผสานเข้าในเวิร์กโฟลว์แบบครบวงจรเพียงแห่งเดียว ส่งผลให้กระบวนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติสูง ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่เข้มงวดได้ ทำให้กระบวนการต่างๆ มีประสิทธิภาพและคล่องตัวขึ้น และช่วยประหยัดต้นทุนในการดำเนินงาน