ผู้ให้บริการงานพิมพ์ปรับปรุงกระบวนการทำงาน

การสร้างมาตรฐานขั้นต่ำ

เมื่อเวลาผ่านไป CCS ได้นำขั้นตอนต่างๆ ของลูกค้ามาใช้มากมาย พวกเขาภูมิใจในความเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นสำหรับลูกค้าโดยนำกระบวนการผลิตเอกสารของลูกค้ามาใช้ แต่น่าเสียดายที่แนวทางปฏิบัตินี้ส่งผลให้มีคำแนะนำในการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และโหมดแทรกข้อมูลหลายร้อยรายการซึ่งต้องอาศัยความรู้ของผู้ปฏิบัติงานมากเกินไป งานเดียวกันดำเนินการต่างกันในแต่ละสถานที่ และผู้ปฏิบัติงานอุปกรณ์ทำการปรับเปลี่ยนในระดับเครื่องจักรโดยไม่มีจุดควบคุมส่วนกลาง

CCS กำลังติดตามตัวชี้วัดการปฏิบัติงานเพื่อวัดประสิทธิภาพของการดำเนินการผลิต แต่การรวบรวมข้อมูลส่วนใหญ่เป็นแบบแมนนวล ผู้ปฏิบัติงานและผู้จัดการป้อนข้อมูลด้วยมือ ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดและข้อมูลไม่สอดคล้องกัน John Slaney หัวหน้าฝ่ายเทคโนโลยีประเมินว่าเจ้าหน้าที่ใช้เวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาดมากกว่าการวิเคราะห์ข้อมูลหลัก

“เราต้องการระบบเวิร์กโฟลว์ที่แข็งแกร่งขึ้นซึ่งช่วยให้เราสามารถจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ได้หลายแห่ง” สลานีย์กล่าว “กระบวนการตรวจสอบความถูกต้องด้วยตนเองทำให้เราต้องแบ่งงานใหญ่ๆ ออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้ ซึ่งส่งผลให้ต้องใช้เวลา ความวิตกกังวล และงานธุรการมากเกินไปเพื่อสร้างสมดุล”

ค้นหาวิธีแก้ไขปัญหา

ในที่สุด ลูกค้ารายใหม่ได้ผลักดัน CCS เข้าสู่ระดับการควบคุมคุณภาพ Six Sigma และบริษัทก็ตระหนักว่าพวกเขาต้องการโซลูชันที่เชื่อมโยงกระบวนการผลิตทั้งหมดเข้าด้วยกัน พวกเขาต้องการบูรณาการและทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นมาตรฐานโดยไม่ต้องยกเลิกขั้นตอนและโปรแกรมทั้งหมดที่ทำงานมาหลายปี โดยเฉพาะระบบ ERP ที่สร้างขึ้นภายในองค์กรที่เรียกว่า OPALS ซึ่งเป็นแกนหลักของเวิร์กโฟลว์และเชื่อมโยงเข้ากับระบบบัญชีของ CCS นอกจากนี้ โซลูชันยังช่วยให้ CCS สามารถใช้โซลูชันการจัดการการพิมพ์ PRISMA ของ Canon ต่อไปได้ ซึ่งเป็นโซลูชันที่พวกเขาพึ่งพาสำหรับการพิมพ์การผลิตประจำวัน

บริษัทได้พิจารณาตัวเลือกทั้งหมดที่มีอยู่ เพื่อค้นหาสิ่งที่จะช่วยให้บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์ที่มีอยู่และความรู้ที่พัฒนาขึ้นได้ บริษัทไม่ต้องการกำหนดค่ากระบวนการใหม่เพื่อให้เหมาะกับเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ หลังจากการค้นหาอย่างละเอียด CCS ได้เลือก PRO Conductor จาก Crawford Technologies การตัดสินใจของพวกเขาจะทำให้บริษัทสามารถเปลี่ยนจากการตั้งค่าที่ต้องพึ่งพาระบบที่ไม่เชื่อมต่อและการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองไปสู่สภาพแวดล้อมอัตโนมัติที่ช่วยให้บริษัทเติบโตต่อไปได้ในขณะที่ยังคงให้บริการและประสิทธิภาพในระดับที่ลูกค้าคาดหวัง

PRO Conductor ช่วยให้ CCS รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในเครื่องผลิตหรือเซิร์ฟเวอร์ต่างๆ และจัดเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางเพื่อแสดงบนแดชบอร์ด PRO Conductor และรายงานรวมทันที แดชบอร์ด PRO Conductor ยังช่วยให้ CCS สามารถควบคุมงานตั้งแต่ต้นจนจบสำหรับทั้งสามไซต์ได้อีกด้วย
ผู้ให้บริการด้านการพิมพ์/ส่งจดหมายมักจะประมวลผลชุดแอปพลิเคชันที่หลากหลาย และนี่คือกรณีของ CCS งานจะเข้าสู่องค์กรในรูปแบบงานพิมพ์ ข้อมูลดิบ หรือภาพพิมพ์ PRO Conductor รองรับวิธีการรับข้อมูลเหล่านี้ทั้งหมด ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการเขียนโปรแกรมแบบกำหนดเองของ CCS ได้ “หลายปี” ตามที่นายสลานีย์กล่าว

“เราเปลี่ยนจากบริษัทพิมพ์และส่งไปรษณีย์มาเป็นบริษัทเอกสาร
บริษัทการประมวลผลที่มีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่คล่องตัว
– จอห์น สลานีย์, CTO ฝ่ายโซลูชันด้านเนื้อหาที่สำคัญ

ที่น่าสนใจคือ CCS ค้นพบข้อเท็จจริงเกี่ยวกับระบบการผลิตของตนเอง ซึ่งถูกปกปิดเอาไว้จนกระทั่งได้เปลี่ยนมาใช้ PRO Conductor CCS ประเมินและตั้งราคาบางงานตามกระบวนการผลิตแบบอิงค์เจ็ทที่ป้อนม้วน พวกเขาประหลาดใจเมื่อรู้ว่างานดังกล่าวทำงานบนเครื่องพิมพ์ที่ป้อนแผ่น บริษัทจำเป็นต้องกำหนดค่างานบางงานใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่พนักงานฝ่ายผลิตได้ใช้

ผลลัพธ์

การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การผลิตของ CCS มีความสำคัญมาก นับตั้งแต่ติดตั้ง PRO Conductor เป็นต้นไป CCS สามารถกระจายงานใหม่ได้อย่างง่ายดายเมื่อจำเป็น เช่น เมื่ออุปกรณ์ขัดข้อง PRO Conductor จะตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไซต์รับมีวัสดุที่จำเป็นสำหรับงานและสามารถย้ายงานจากไซต์การผลิตหนึ่งไปยังอีกไซต์หนึ่งได้

ปัจจุบัน CCS ผลิตงานด้วยคุณภาพระดับ Six Sigma ที่จำเป็น ร่วมกับตัวชี้วัดและการรายงานที่เกี่ยวข้อง ฝ่ายบริหารสามารถดูกระบวนการในอดีตและปรับกระบวนการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ คุณภาพ และอัตรากำไร พวกเขาได้ขจัดการแทรกแซงด้วยมือซึ่งบางครั้งอาจก่อให้เกิดปัญหาได้ และพวกเขาก็ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ ตัวอย่างเช่น นายสลานีย์ชี้ให้เห็นถึงงานขนาดใหญ่ที่เคยดำเนินการนานถึงเจ็ดวันก่อนที่จะนำ PRO Conductor มาใช้ งานเดียวกันนี้ดำเนินการภายใน 36 ชั่วโมง

ตามที่คาดไว้ CCS ได้รวมเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ท Canon เครื่องแทรก BlueCrest และ Bell + Howell, Prisma และระบบ CCS OPALS ไว้ในจุดควบคุมเดียว นั่นคือ PRO Conductor ของ Crawford Technologies หากมีการพัฒนาเทคโนโลยีการประมวลผลเอกสารใหม่ที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้ CCS มั่นใจว่าจะสามารถรวมส่วนประกอบใหม่เหล่านี้เข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย

ในการจัดการกับ COVID-19 CCS ได้ใช้ประโยชน์จากแดชบอร์ด PRO Conductor เพื่อย้ายการผลิตจากโรงงานแห่งหนึ่งไปยังอีกแห่งหนึ่ง โดยขึ้นอยู่กับความผันผวนของกำลังแรงงานและความพร้อมของวัสดุ

เนื่องจาก PRO Conductor ช่วยให้สามารถกำหนดขั้นตอนการทำงานให้เป็นมาตรฐานได้ CCS จึงมั่นใจได้ว่าสามารถดำเนินการงานได้อย่างถูกต้องและสม่ำเสมอ โดยไม่คำนึงว่าพนักงานคนใดเป็นผู้ดำเนินการงานจริง ความมั่นใจและความยืดหยุ่นนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในช่วงเวลาที่แรงงานหยุดชะงัก เช่น โรคระบาด ซึ่งทำให้พนักงานบางคนไม่มาทำงาน

ลูกค้า CCS บางรายดำเนินการตรวจสอบเป็นระยะ โดยลูกค้าจะตรวจสอบว่า CCS ทำงานเสร็จเรียบร้อยดีเพียงใด โดยตรวจสอบอย่างละเอียดถึงระดับจดหมาย การให้ผู้ตรวจสอบเข้าถึงระบบ PRO Conductor ได้ในระดับจำกัดช่วยลดเวลาที่จำเป็นในการดำเนินการตรวจสอบลง ปัจจุบัน ผู้ตรวจสอบสามารถทำงานให้เสร็จได้ภายในเวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมง ซึ่งก่อนหน้านี้ต้องใช้เวลาหลายวัน ลูกค้าต่างพอใจมาก!

ผลลัพธ์เพิ่มเติม

เนื่องจากขณะนี้กระบวนการต่างๆ ได้รับการกำหนดมาตรฐานและควบคุมโดย PRO Conductor การเพิ่มลูกค้าจึงรวดเร็วและง่ายขึ้น การพิมพ์ซ้ำเป็นระบบอัตโนมัติทั้งหมด ซึ่งช่วยให้การทำงานเสร็จทันเวลา และ CCS ยังสามารถวัดประสิทธิภาพของอุปกรณ์และพนักงานได้อย่างแม่นยำ

กลยุทธ์ที่ใช้โดยโรงพิมพ์จำนวนมากเมื่อเปลี่ยนมาใช้เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทความเร็วสูงคือการรวมงานขนาดเล็กเข้าด้วยกัน สำหรับแอปพลิเคชันเช่นใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอด CCS จะต้องติดตามและตรวจสอบเอกสารทุกหน้าในทุกขั้นตอนการประมวลผล โดยปกติแล้วการรับผิดชอบ 100% เป็นเรื่องยากเมื่อรวมงานเข้าด้วยกัน

อย่างไรก็ตาม ด้วย PRO Conductor CCS สามารถรวมงานขนาดเล็กเข้าด้วยกันได้อย่างมั่นใจ โดยจะตรวจสอบความสมบูรณ์ของจดหมายและติดตามงานโดยอัตโนมัติ แม้ว่าจะรวมงานขนาดเล็กหลายๆ งานเข้าด้วยกันเป็นหน่วยงานที่ใหญ่กว่าก็ตาม งานปริมาณน้อยที่ผู้ให้บริการงานพิมพ์มักต้องรับจากลูกค้าเพื่อให้ได้งานขนาดใหญ่ ปัจจุบันจะดำเนินการผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ก่อนหน้านี้ งานขนาดเล็กจำนวนมากต้องประกอบขึ้นด้วยมือ

ตัวอย่างอื่น ๆ ของผลประโยชน์ที่ CCS ได้รับหลังจากเปลี่ยนมาใช้ PRO Conductor คืออัตราการปฏิเสธงาน ซึ่งลดลง 200% การปฏิเสธจะเกิดขึ้นเมื่องานไม่สมดุลและไม่พบข้อผิดพลาด วิธีแก้ปัญหาสำหรับร้านค้าส่วนใหญ่คือการยกเลิกงานและเรียกใช้งานใหม่ หากใช้ระบบมิเตอร์ในการพิมพ์/ส่งไปรษณีย์ก็สามารถเรียกคืนค่าไปรษณีย์ที่หักไปจากซองจดหมายที่ไม่ได้ส่งได้ แต่เป็นการดำเนินการด้วยตนเอง USPS จะคืนเงินเพียง 80% ของค่าไปรษณีย์ที่หักไปจากซองจดหมายที่ไม่ได้ส่ง ดังนั้นการลดอัตราการปฏิเสธจึงช่วยลดภาระงานและลดต้นทุนไปพร้อมกัน

การเปลี่ยนมาใช้ PRO Conductor ถือเป็นจุดสุดยอดของการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในวิธีที่ CCS ประมวลผลงานของลูกค้า ด้วยแพลตฟอร์มการพิมพ์และการแทรกที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในปัจจุบัน ร่วมกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและการควบคุมคุณภาพที่จัดทำโดย PRO Conductor CCS สามารถเพิ่มลูกค้าใหม่และปริมาณการผลิตได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกลัวว่าระบบควบคุมการผลิตที่กระจัดกระจายจะทำให้การทำงานมีความเสี่ยง

นายสลานีย์ประเมินว่า “ขณะนี้เราทำงานได้เพิ่มขึ้น 40% โดยไม่ต้องเพิ่มอุปกรณ์หรือแรงงาน เนื่องมาจากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นจากการนำ PRO Conductor ของ CrawfordTech มาใช้”

หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ PRO Conductor จาก John Slaney CTO ของ Content Critical Solutions โปรดดู: https://bit.ly/ContentCritical2020