ผู้ให้บริการการสื่อสารปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของตน
พื้นหลัง
ผู้ให้บริการรายนี้มีฐานอยู่ในสหรัฐอเมริกาและมีความเชี่ยวชาญในการให้บริการการสื่อสารกับลูกค้าที่สำคัญยิ่งต่อภารกิจในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การดูแลสุขภาพ การเงิน สาธารณูปโภค โทรคมนาคม และการจัดเก็บเงิน ซึ่งความปลอดภัย ความแม่นยำ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นสิ่งสำคัญ บริษัทพิมพ์เอกสารมากกว่า 1 พันล้านหน้าต่อปี และส่งพัสดุเกือบ 500 ล้านชิ้น ดังนั้น บริษัทจึงพยายามทำให้กระบวนการผลิตมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ความท้าทาย
บริษัทได้รับไฟล์จากลูกค้าหลายรายในรูปแบบที่แตกต่างกันและมีข้อกำหนดการผลิตที่หลากหลาย เนื่องจากบริษัทมีเครื่องพิมพ์แบบแผ่นตัดและแบบป้อนกระดาษต่อเนื่อง จึงจำเป็นต้องพิมพ์ทั้ง PDF และ AFP และหากเป็นไปได้ บริษัทจะรวมและทำให้งานที่มีขนาดเล็กเกินกว่าจะพิมพ์บนอุปกรณ์ป้อนกระดาษแบบม้วนเป็นมาตรฐาน
องค์ประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของข้อกำหนดของพวกเขาก็คือโซลูชันนั้นจะต้องมีความยืดหยุ่นและปรับขนาดได้เพื่อรองรับการเปิดตัวซอฟต์แวร์ในอนาคต การเปลี่ยนแปลงในอุปกรณ์ และการเติบโตและวิวัฒนาการของธุรกิจของพวกเขา
วิธีแก้ปัญหา
CrawfordTech นำผลิตภัณฑ์บางส่วนมาใช้งานเพื่อแปลงข้อมูลการพิมพ์ขาเข้าเป็น PDF หรือ AFP และออกแบบไฟล์ใหม่เพื่อให้ทำงานอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพมากขึ้น กระบวนการเวิร์กโฟลว์จะเริ่มต้นโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับไฟล์ .zip ซึ่งประกอบด้วยไฟล์ PDF จำนวนเท่าใดก็ได้ รวมถึงไฟล์ MRDF ที่ใช้ในการแยกข้อมูลงาน
เมื่อแตกไฟล์แล้ว กระบวนการอัตโนมัติจะตรวจสอบว่าจำนวนเรกคอร์ด MRDF และจำนวนเอกสาร PDF ตรงกันหรือไม่ โดยวางไฟล์ที่ไม่ตรงกันไว้ในโฟลเดอร์ข้อผิดพลาดและสร้างอีเมลแจ้งเตือน จากนั้นกระบวนการจะเรียก REST API เพื่อเรียกค้นคำสั่งที่จำเป็นในการประมวลผลงาน
ค่าและพารามิเตอร์จาก REST API ประกอบด้วย:
- ชื่อไฟล์ต้นฉบับของแต่ละเอกสาร
- ชื่อและรหัสลูกค้า
- ประเภทแพ็คเกจขึ้นอยู่กับข้อกำหนดการส่งไปรษณีย์/การขนส่ง
- รหัสเรียกเก็บเงินลูกค้า
- การกำหนดว่าแต่ละเอกสารมีกี่หน้า
- ประเภทเครื่องพิมพ์ (ป้อนม้วนหรือป้อนแผ่น)
- ไม่ว่างานจะพิมพ์แบบหน้าเดียวหรือสองหน้า รวมถึงการเพิ่มหน้าว่างเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดมีจำนวนด้านเท่ากัน
- การเพิ่มบาร์โค้ด 2 มิติในตำแหน่งที่ถูกต้องสำหรับเครื่องแทรก
- การเพิ่มสีเต็มและ/หรือการแปลงสีเป็นเฉดสีเทา
- การสร้างส่วนหัวการแสดงผลและหน้าแบนเนอร์
- การปรับขนาดหน้าที่ไม่เป็นมาตรฐาน
- การดึงที่อยู่จัดส่งออกจากเอกสาร ที่อยู่จัดส่งจะถูกเก็บไว้เพื่อใช้ในภายหลัง
- พารามิเตอร์อื่น ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกและติดตามผลลัพธ์
หากไฟล์ PDF ใด ๆ ล้มเหลวในกระบวนการนี้ ไฟล์ดังกล่าวจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ที่ล้มเหลว และจะมีการแจ้งเตือนทางอีเมล
งานที่พร้อมสำหรับการส่งออกจะถูกจัดวางในโฟลเดอร์สำหรับใช้งานสำหรับขนาดซองจดหมายที่แตกต่างกัน (มาตรฐาน 6” x 9” หรือแบบแบน) ตามจำนวนหน้า ในขั้นตอนนี้ กระบวนการจะรวมผลลัพธ์เป็นไฟล์เดียว สร้างไฟล์ MRDF ใหม่และข้อความสรุปสำหรับการเรียกเก็บเงิน และเริ่มประมวลผลงาน
ผลลัพธ์
ลูกค้ารายนี้ได้ปรับกระบวนการทำงานให้เป็นระบบอัตโนมัติและปรับปรุงเวลาในการทำงานพร้อมทั้งลดข้อผิดพลาดลงด้วย กระบวนการทำงานที่ปรับเปลี่ยนแล้วจะโปร่งใสต่อลูกค้าโดยสิ้นเชิง และไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงโครงสร้างพื้นฐานหรือกระบวนการมาตรฐานมากนัก
