ผู้ให้บริการการพิมพ์เร่งการประมวลผล PDF ที่ซับซ้อน

แผนกการสื่อสารที่สำคัญของ Wright (CCD) เป็นหน่วยปฏิบัติการ SOC 2 ประเภท 2 ที่เชี่ยวชาญในการประมวลผลและการจัดส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและสามารถระบุตัวบุคคลได้ (PII) หลายช่องทาง โดยรองรับอุตสาหกรรมต่างๆ มากมาย เช่น การดูแลสุขภาพ การธนาคาร สาธารณูปโภค การจัดเก็บ และอื่นๆ อีกมากมาย

Wright CCD เน้นการพิมพ์จดหมายธุรกรรมชั้นหนึ่งของ USPS เพื่อส่งมอบการสื่อสารกับลูกค้าที่มีปริมาณมาก เปลี่ยนแปลงได้ และสำคัญผ่านระบบเอกสารอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดการเข้าถึงข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด โดยส่วนใหญ่แล้วระบบนี้จะดำเนินการงานที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้การเขียนโปรแกรมและการบูรณาการแบบกำหนดเอง ซึ่งทำให้ Wright CCD แตกต่างจาก “บริษัทรับส่งจดหมาย” ทั่วไป

ความท้าทาย

เวลาตอบสนองที่รวดเร็วถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับ Wright CCD ที่จะบรรลุข้อตกลงระดับบริการ (SLA) ของตน การเริ่มต้นงานและการทำงานอัตโนมัติจะเริ่มขึ้นทันทีที่ข้อมูลของลูกค้ามาถึงแพลตฟอร์มการถ่ายโอนไฟล์ที่ปลอดภัย ภายในเวลาเฉลี่ย 15 นาทีตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น เวิร์กโฟลว์ประกอบด้วยการตรวจสอบกฎความสมบูรณ์ของธุรกิจและข้อมูล การประมวลผล CASS/NCOA การแปลงและเรียบเรียงข้อมูล การสร้างไฟล์สำหรับพิมพ์ การอัปเดตแพลตฟอร์ม ERP การสร้าง PDF ทางอิเล็กทรอนิกส์ และการแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือ API การดำเนินการตาม SLA มาตรฐานของ Wright CCD เสร็จสิ้นภายใน 9.00 น. และออกในวันทำการถัดไปทางไปรษณีย์ ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ด้วยการใช้งาน PDF ที่เพิ่มขึ้น ธุรกิจของ Wright CCD จึงพัฒนาจากการยอมรับเฉพาะรูปแบบข้อมูลที่มีโครงสร้างต่างๆ (.csv, xml, json เป็นต้น) ไปสู่การยอมรับรูปแบบ PDF แทน เนื่องจากปริมาณไฟล์ PDF ที่ซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น โดยเฉพาะในช่วงฤดูภาษี จึงเห็นได้ชัดว่าหากไม่มีโซลูชันอัตโนมัติประสิทธิภาพสูงในการประมวลผลการเพิ่มขึ้น Wright CCD ก็จะพลาดข้อตกลงระดับบริการ (SLA) ของลูกค้า

ทีมงานของ Wright CCD ได้นำโซลูชันต่างๆ มาใช้และทดสอบเพื่อเพิ่มข้อมูลจากไฟล์ภายนอกหรือแยกข้อมูลและออกแบบ PDF ใหม่ แม้ว่าโซลูชันเหล่านี้จะสามารถประมวลผล PDF ได้ แต่ก็ช้าเกินไปที่จะตอบสนองความคาดหวังด้านประสิทธิภาพของ Wright CCD ในความเป็นจริง โซลูชันหนึ่งใช้เวลา 3 วันในการประมวลผลแอปพลิเคชันทดสอบบนเซิร์ฟเวอร์ 2 เครื่อง Wright CCD จึงเร่งดำเนินการค้นหาโซลูชันที่ตอบสนองความต้องการในการประมวลผล PDF ที่ซับซ้อน

วิธีแก้ปัญหา

Wright CCD ทดสอบชุดโซลูชัน Operations Express และส่วนประกอบ PDF Accelerator ของ Crawford Technologies เพื่อเรียกใช้ชุดการดำเนินการประมวลผล PDF ที่ซับซ้อน ซึ่งรวมถึงการปรับแต่งและแยกไฟล์ PDF รวมถึงการดึงข้อมูล โซลูชันเหล่านี้ตอบสนองความคาดหวังด้านการประมวลผลของ Wright CCD โดยให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพสูงและไม่มีข้อผิดพลาด Operations Express และ PDF Accelerator ไม่เพียงแต่ช่วยให้ Wright CCD ปฏิบัติตาม SLA เท่านั้น แต่ยังไม่ก่อให้เกิดการหยุดชะงักใดๆ ต่อกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ด้วย

Operations Express ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการเอกสารใหม่ของ Crawford Technologies เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้กลไกการแปลงเอกสารขั้นสูงเพื่อใช้ประโยชน์จากกระแสการพิมพ์ที่มีอยู่เพื่อปรับปรุงการผลิตงานพิมพ์และการส่งจดหมาย นอกจากนี้ยังช่วยอำนวยความสะดวกในการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตด้วยบาร์โค้ดที่สมบูรณ์ การดึงข้อมูลและเนื้อหาที่มีค่าสำหรับการทำความสะอาดที่อยู่ การจัดทำดัชนีเอกสาร การวิเคราะห์ เป็นต้น Operation Express ยังรองรับการแยกไฟล์ขนาดใหญ่เป็นไฟล์ขนาดเล็กหลายไฟล์เพื่อเพิ่มการใช้งานอุปกรณ์และผลผลิตให้สูงสุด

PDF Accelerator มอบความสามารถในการเพิ่มประสิทธิภาพและความยืดหยุ่นในการประมวลผล PDF ขนาดใหญ่ ความสามารถในการกำหนดค่าและการใช้งานที่ครอบคลุมมอบความยืดหยุ่นที่จำเป็นในการเพิ่มประสิทธิภาพ PDF ทั้งในด้านประสิทธิภาพและขนาดเพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดเฉพาะของอุปกรณ์และการทำงาน ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าการทำงาน เช่น Wright CCD สามารถสร้างผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูงได้อย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงสุด

ผลลัพธ์

การนำ Operations Express และ PDF Accelerator มาใช้ช่วยลดการประมวลผลไฟล์ PDF ที่ซับซ้อนของ Wright CCD ได้ถึง 30 เท่าเมื่อเทียบกับโซลูชันก่อนหน้า Wright CCD สามารถแยกไฟล์ PDF ทดสอบที่แน่นอนได้ในเวลาประมาณ 2 ชั่วโมงโดยไม่ต้องใช้เซิร์ฟเวอร์

ตามที่ Ty Babcox ผู้อำนวยการฝ่ายไอที ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎหมาย กล่าวว่า “ผลลัพธ์ที่ได้นั้นมีความสำคัญและน่าประทับใจ เวลาเป็นสิ่งสำคัญเมื่อเราต้องดำเนินการเอกสารภาษี เราใช้เวลาเป็นชั่วโมง ไม่ใช่เป็นวัน ถ้าไม่มี Crawford เราคงส่งงานหลายงานล่าช้าในช่วงยื่นภาษีที่ผ่านมา โซลูชันของ Crawford ช่วยลดเวลาในการดำเนินการของเราได้มากกว่า 60% ทำให้เราดำเนินการตามกำหนดเวลาได้ทัน และลดความเครียดในช่วงเวลาที่ยุ่งมากของปีได้ นั่นเพียงอย่างเดียวก็คุ้มค่ากับราคาที่ต้องจ่ายแล้ว”

นอกจากนี้ Wright CCD ยังประทับใจอย่างมากกับความรวดเร็วและความสะดวกในการนำซอฟต์แวร์ไปใช้งาน โดยสามารถใช้งานได้ภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมงโดยไม่ต้องมีการสนับสนุนใดๆ และสามารถนำไปใช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้ในวันเดียวกัน นอกจากนี้ พวกเขายังพบว่าการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์ของ Crawford Technologies นั้นยอดเยี่ยมมาก โดยทีมสนับสนุนตอบสนองได้รวดเร็วตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน “Crawford Technologies ได้พิสูจน์แล้วว่ามีคุณค่าอย่างยิ่งในการช่วยให้เราบรรลุข้อตกลงระดับการบริการ (SLA) และข้อกำหนดการประมวลผลที่เข้มงวดของเรา”