บริษัทพลังงานทำการพิมพ์ซ้ำอัตโนมัติ

ความท้าทาย

ตลอดวงจรชีวิตของ RDMS รุ่นเก่า บริษัทพลังงานได้พัฒนาขั้นตอนต่าง ๆ มากมายเพื่อรองรับสถานการณ์การพิมพ์เอกสารซ้ำทั่วไป คำขอพิมพ์ซ้ำหลักมุ่งเน้นไปที่การพิมพ์ใบแจ้งหนี้ใหม่สำหรับลูกค้าที่ไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ที่ส่งทางไปรษณีย์หรือลูกค้าที่ทำเอกสารสูญหาย ลูกค้าเหล่านี้จะโทรไปที่สายสนับสนุนลูกค้าของบริษัทเพื่อส่งคำขอ มิฉะนั้น ใบแจ้งหนี้ของพวกเขาจะค้างชำระ และตัวแทนฝ่ายลูกหนี้ของบริษัทจะติดต่อลูกค้าในภายหลัง

ไม่ว่าคำขอจะมาจากแหล่งใด เอกสารที่สูญหายหรือสูญหายจะต้องพิมพ์ซ้ำและส่งให้ลูกค้าโดยเร็วที่สุด บริษัทพลังงานได้นำกระบวนการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมาใช้ ซึ่งรวบรวมคำขอพิมพ์ซ้ำทุกวัน และจะเริ่มพิมพ์ซ้ำในเวลาที่กำหนดเพื่อดึงไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารที่ร้องขอแต่ละฉบับจากคลังเก็บ จากนั้นเอกสารจะได้รับการประมวลผลเพื่อเพิ่มหน้าปกพร้อมที่อยู่และลายน้ำใหม่ และชุดเอกสารที่จะพิมพ์และส่งไปรษณีย์จะถูกจัดส่งไปยังปลายทางที่ถูกต้องเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น หลายขั้นตอนต้องดำเนินการด้วยตนเอง

การทำซ้ำกระบวนการอัตโนมัติเดียวกันกับไฟล์เก็บถาวรที่ใช้ ECM ใหม่ เพื่อไม่ให้แอปพลิเคชัน/กระบวนการ CSR และสายธุรกิจที่มีอยู่ของบริษัทต้องเปลี่ยนแปลง ถือเป็นการพิจารณาที่สำคัญสำหรับบริษัท เมื่อบริษัทค้นคว้าระบบ ECM สมัยใหม่ที่สามารถรองรับสถานะสุดท้ายที่ต้องการได้ พวกเขาพบว่าไม่มีระบบใดเลยที่รองรับฟังก์ชันการพิมพ์ซ้ำอัตโนมัติในระดับที่จำเป็น

วิธีแก้ปัญหา

บริษัทได้เลือกใช้โซลูชัน PRO Reprint Server ของ Crawford Technologies เพื่อตอบสนองความต้องการในการปรับใช้ความสามารถในการพิมพ์ซ้ำแบบอัตโนมัติที่ยืดหยุ่นซึ่งจะไม่รบกวนแอปพลิเคชันและกระบวนการที่มีอยู่ของบริษัท ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์นี้ บริษัทจึงสามารถจัดเก็บไฟล์พิมพ์ AFP ต้นฉบับที่บีบอัดและสร้างดัชนีไว้ในที่เก็บข้อมูล ECM ที่ทันสมัย จากนั้นจึงใช้ API บนเว็บเซิร์ฟเวอร์เพื่อขอพิมพ์ซ้ำเอกสารจากคลังข้อมูลด้วยโปรแกรม เอกสารที่ร้องขอจะถูกเรียกค้นผ่าน API และแบ่งชุดเพื่อประมวลผลและพิมพ์ จากนั้นกระบวนการอัตโนมัติอื่นจะหยิบชุดเอกสารขึ้นมา ดำเนินการออกแบบเอกสารใหม่ตามต้องการ และส่งชุดเอกสารไปยังศูนย์พิมพ์หรือสถานที่อื่นของบริษัทเพื่อพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์ กระบวนการอัตโนมัติทั้งหมดจะได้รับการตรวจสอบและสร้างไฟล์บันทึก

เนื่องจากบริษัทพลังงานต้องการใช้ระบบและแอปพลิเคชันบริการลูกค้าที่มีอยู่ CrawfordTech จึงได้สร้างโปรแกรมอินเทอร์เฟซที่ตรงไปตรงมามากเพื่อสกัดกั้นคำขอพิมพ์ซ้ำและเรียก API เว็บเพื่อดึงและพิมพ์เอกสารซ้ำ

ผลลัพธ์

กลุ่มไอทีของบริษัทพลังงานรู้สึกยินดีเป็นอย่างยิ่งที่บริษัทสามารถใช้เทคโนโลยีใหม่ เช่น RESTful API บนเว็บเซิร์ฟเวอร์และที่เก็บข้อมูล ECM ที่เลือกไว้เพื่อจัดการแอปพลิเคชันเก่าๆ ได้อย่างโปร่งใส โซลูชันการพิมพ์ซ้ำที่ปรับแต่งได้ของบริษัทรองรับคำขอพิมพ์ซ้ำรายวันหลายร้อยรายการโดยไม่รบกวนกระบวนการบริการลูกค้าที่มีอยู่ ขณะที่การประมวลผลอัตโนมัติเต็มรูปแบบช่วยให้บริษัทประหยัดเงินได้ประมาณ 1.6 ล้านเหรียญสหรัฐต่อปีเมื่อเทียบกับการประมวลผลการพิมพ์ซ้ำด้วยตนเอง

ประโยชน์สำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับบริษัทคือความสามารถในการนำแอปพลิเคชันประสบการณ์ลูกค้า (CX) สมัยใหม่มาใช้ซึ่งใช้ที่เก็บข้อมูล ECM เดียวกัน ในอนาคต บริษัทมีแผนที่จะจัดทำแอปพลิเคชันมือถือแบบบริการตนเองสำหรับลูกค้าซึ่งจะ
สร้างและใช้งานบน PRO Reprint Server มอบตัวเลือก CX ที่ดีขึ้นและลดต้นทุนการบริการลูกค้า