บริษัทประกันสุขภาพนำระบบการเข้าถึงเอกสารมาใช้
พื้นหลัง
บริษัทประกันสุขภาพขนาดใหญ่ของสหรัฐฯ แห่งนี้จำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้สำหรับลูกค้าที่เป็นผู้พิการทางสายตา สายตาเลือนราง และผู้ที่มีความบกพร่องทางสติปัญญา บริษัททราบดีว่าต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ เช่น มาตรา 508 ของพระราชบัญญัติการฟื้นฟูสมรรถภาพทางกาย (Rehabilitation Act Section 508 ICT Refresh) และ ACA และยังเชื่อว่าลูกค้าทุกคนควรมีสิทธิ์เข้าถึงการสื่อสารที่สำคัญอย่างเท่าเทียมกันและเป็นอิสระ
ความท้าทาย
เอกสารลูกค้าเกือบทั้งหมดถูกส่งผ่านเว็บ และจัดเก็บในระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรในรูปแบบ AFP และนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ HTML และ PDF บริษัทประกันภัยต้องการโซลูชันที่สามารถบูรณาการกับระบบ ECM และสามารถจัดการเอกสารที่ซับซ้อนจำนวนมาก เช่น คำอธิบายผลประโยชน์ ใบแจ้งยอด และใบแจ้งหนี้ พวกเขาต้องการให้แน่ใจว่าสถาปัตยกรรมโซลูชันและใบอนุญาตจะให้รากฐานที่ยืดหยุ่นและปรับขนาดได้เพื่อรองรับการเติบโตและวิวัฒนาการของธุรกิจในอนาคต
เมื่อพิจารณาตัวเลือกสำหรับรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้ บริษัทได้ตัดสินใจที่จะนำเสนอทั้งรูปแบบ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้และ HTML5 ที่สามารถเข้าถึงได้ เนื่องจากลูกค้าของบริษัทได้ใช้ ePresentment สำหรับการสื่อสารอยู่แล้ว บริษัทตระหนักดีว่าแม้ว่ารูปแบบ HTML5 ที่สามารถเข้าถึงได้อาจเป็นรูปแบบที่ต้องการสำหรับเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ แต่การสื่อสารหลายหน้า เช่น คำอธิบายผลประโยชน์ต่างๆ จะเหมาะสมกว่ารูปแบบ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้
พวกเขาจำเป็นต้องทำการแปลงข้อมูลจากไฟล์พิมพ์ AFP ไปเป็นไฟล์ PDF และ HTML5 ที่สามารถเข้าถึงได้โดยอัตโนมัติด้วยความสมบูรณ์ของเอกสารอย่างสมบูรณ์ โดยต้องมั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดตรงกันกับข้อมูลต้นฉบับทุกประการ ในลำดับการอ่านที่ถูกต้อง และสามารถใช้งานได้ง่ายด้วยเทคโนโลยีช่วยเหลือ
วิธีแก้ปัญหา
ด้วยสถาปัตยกรรม MasterONE ที่ล้ำสมัย CrawfordTech จึงสามารถรองรับรูปแบบที่เข้าถึงได้ทั้งสองรูปแบบจากการตั้งค่าเพียงครั้งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและเงิน Crawford Technologies จึงสามารถบูรณาการกับระบบ ECM และนำพื้นฐานทางเทคนิคมาใช้กับความต้องการทางธุรกิจในทันทีและความต้องการในอนาคตได้โดยใช้ AccessibilityNow Gateway ซึ่งเป็น API สำหรับคลังเนื้อหาสำหรับคลังข้อมูลที่สอดคล้องกับ CMIS โซลูชันนี้ทำงานร่วมกันเพื่อแปลงไฟล์ AFP เป็น PDF ที่เข้าถึงได้หรือ HTML5 ที่เข้าถึงได้โดยอัตโนมัติ ในขณะที่ยังคงไฟล์ AFP ดั้งเดิมไว้ในระบบ ECM
AccessibilityNow Designer มอบอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบกราฟิกที่ใช้งานง่ายเพื่อให้พนักงานสามารถแท็กเอกสาร กำหนดลำดับการอ่านที่ถูกต้อง และตรวจสอบผลลัพธ์บนหน้าจอได้อย่างง่ายดาย ทีมงานด้านบริการระดับมืออาชีพและการเข้าถึงเอกสารของ CrawfordTech ให้คำปรึกษา ปรับแต่ง รวมถึงการนำไปปฏิบัติและฝึกอบรม เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะเป็นไปอย่างราบรื่นในขณะที่บริษัทดำเนินการตามกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
ผลลัพธ์
เมื่อลูกค้าร้องขอไฟล์ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้หรือ HTML5 ที่สามารถเข้าถึงได้ ไฟล์จะถูกแปลงเป็นรูปแบบที่ต้องการทันที โดยยังคงเนื้อหาของเอกสารไว้ในขณะที่แปลงเป็นรูปแบบที่เทคโนโลยีช่วยเหลือสามารถอ่านได้ ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถเข้าถึงเอกสารฉบับเดียวกันได้อย่างง่ายดาย โดยข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลที่เป็นความลับจะถูกแก้ไขอย่างเหมาะสมเพื่อความเป็นส่วนตัว
ด้วยการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ AFP อย่างต่อเนื่อง บริษัทจึงได้รับประโยชน์จากความต้องการพื้นที่จัดเก็บที่น้อยลง ขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าเอกสารทั้งหมดสามารถแปลงเป็น PDF ที่เข้าถึงได้หรือ HTML5 ที่เข้าถึงได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าลูกค้าจะต้องการรูปแบบที่เข้าถึงได้ในตอนนี้หรือในอนาคตก็ตาม
ปัจจุบันบริษัทประกันสุขภาพแห่งนี้ปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ รวมถึง ACA และการปรับปรุง ICT มาตรา 508 และได้รับประโยชน์จากประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ที่บูรณาการอย่างแน่นหนา ที่สำคัญที่สุดคือลูกค้าของบริษัทไม่ต้องเผชิญกับการเลือกปฏิบัติเมื่อเข้าถึงการสื่อสารที่สำคัญ
