บริษัทบริการทางการเงินช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและเพิ่มผลกำไร

ข้อมูลบริษัท

IFS* คือแผนกบริการทางการเงินของบริษัทประกันภัยข้ามชาติที่ตั้งอยู่ในสหรัฐอเมริกา IFS เติบโตขึ้นจากการเข้าซื้อกิจการ ซึ่งถือเป็นทั้งกุญแจสำคัญต่อความสำเร็จของบริษัทและเป็นสาเหตุหนึ่งของปัญหาการจัดการเอกสารบางประการ จากการเข้าซื้อกิจการดังกล่าว บริษัทจึงดำเนินการศูนย์ข้อมูลหลายแห่งที่มีแอปพลิเคชันเก่าๆ นับพันรายการ ศูนย์ข้อมูลเหล่านี้ทำหน้าที่ป้อนศูนย์การผลิต การพิมพ์ และการตกแต่ง 2 แห่ง ซึ่งผลิตเอกสารรวมกันประมาณ 1,200,000 ฉบับต่อเดือน รวมแล้วมากกว่า 60 ล้านหน้าต่อปี

ผลิตภัณฑ์ทางการเงินของ IFS จัดจำหน่ายผ่านตัวแทนอิสระที่ตั้งอยู่ในสหรัฐอเมริกา บริษัทกำลังดำเนินการริเริ่มเชิงกลยุทธ์เพื่อปรับปรุงและขยายพอร์ตโฟลิโอของบริการตัวแทน บริการต่างๆ จัดทำขึ้นด้วยเหตุผลหลายประการ โดยบางบริการผ่านตัวแทนเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับฐานลูกค้าของ IFS ในขณะที่บางบริการเป็นบริการตัวแทนที่ “เพิ่มมูลค่า” โดยไม่คิดค่าบริการ เหตุผลหลักๆ คือ บริการ “คิดค่าธรรมเนียม” ที่ทำการตลาดกับตัวแทน

ปัญหา

ที่ IFS ศูนย์การพิมพ์/งานตกแต่งและองค์กรด้านไอทีเป็นส่วนหนึ่งของหน่วยบริการที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีแรงกดดันอย่างต่อเนื่องให้ทำงานมากขึ้นด้วยทรัพยากรที่น้อยลง

IFS ดำเนินการเวิร์กโฟลว์แยกกันสำหรับเอกสารที่จัดรูปแบบ AFP และ Xerox Metacode/LCDS เนื่องด้วยประวัติอันยาวนาน เพื่อให้มีความยืดหยุ่นในการจัดตารางเวลาอย่างเหมาะสม ศูนย์การพิมพ์ทั้งสองแห่งคาดว่าจะจัดการเอกสารทั้งสองรูปแบบแบบผสมผสานกัน ซึ่งทำให้เกิดปัญหาในการตั้งค่าและควบคุมงานซึ่งต้องเสียค่าใช้จ่ายและใช้เวลานาน

เมื่อปีที่แล้ว ฝ่ายไอทีได้ดำเนินการวิเคราะห์ภายในซึ่งระบุว่าไม่มีเหตุผลทางธุรกิจใดที่ควรเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชันเก่าใหม่ เนื่องจากมีมากเกินไปและฝังรากลึกเกินไป นอกจากนี้ ฝ่ายไอทียังตัดสินใจว่าไม่มีเหตุผลทางธุรกิจใดที่ควรย้ายแอปพลิเคชันทั้งหมดไปยังกลไกการจัดทำเอกสารมาตรฐานเพียงตัวเดียว แม้ว่าจะสังเกตได้ว่าการขาดกระบวนการควบคุมงานอย่างเป็นระบบก่อให้เกิดปัญหาทางธุรกิจที่สำคัญ

การเพิ่มประสิทธิภาพการใช้เครื่องมือเป็นไปไม่ได้ เนื่องจากงานนับพันงานทำให้เครื่องจักรต้องเสียเวลาในการตั้งค่างาน การรื้องาน และเวลาบันทึกข้อมูล “ชุดงาน” ที่ไม่เกิดประสิทธิผล นอกจากนี้ ยังไม่มีวิธีที่มีประสิทธิภาพในการตรวจจับและปรับแก้ข้อยกเว้น ทุกครั้งที่เกิดข้อผิดพลาด การผลิตจะหยุดลง

นอกจากนี้ ยังมีการรับรู้ว่าศูนย์การพิมพ์มีข้อจำกัดด้านความจุ และต้องเผชิญกับความเป็นไปได้ที่จะต้องจ่ายเงินจำนวนมากสำหรับทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อจัดการกับปริมาณงานเอกสารที่เพิ่มขึ้น อย่างไรก็ตาม IFS ไม่มีเครื่องมือที่จะช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถประเมินปัญหาได้อย่างแม่นยำ

เมื่อเวลาผ่านไป งานบางส่วนในพอร์ตโฟลิโอของงานด้านการพิมพ์และการจัดส่งทางไปรษณีย์ได้รับการว่าจ้างจากซัพพลายเออร์สองราย งานบางส่วนนี้รวมถึงงานใหม่ที่พัฒนาขึ้นสำหรับตัวแทน ซึ่งถูกว่าจ้างจากซัพพลายเออร์ภายนอกเมื่อพวกเขาตระหนักว่าไม่มีระบบภายในที่จะติดตามและเรียกเก็บเงินคืนต้นทุนการผลิตเป็นค่าธรรมเนียมจากตัวแทน

ปัญหาต่างๆ เหล่านี้ในสภาพแวดล้อมการดำเนินการด้านการผลิต การพิมพ์ และการส่งไปรษณีย์เป็นอุปสรรคต่อความสามารถของ IFS ในการดำเนินกลยุทธ์การเติบโตของการนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ในราคาที่แข่งขันได้ให้แก่ตัวแทน

โซลูชัน – ผู้จัดการการผลิต PRO

เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ IFS ได้เลือก PRO Production Manager (PPM) จาก Crawford Technologies Inc. โดยการตัดสินใจดังกล่าวอิงจากความต้องการระบบจัดการเวิร์กโฟลว์แบบครบวงจรของบริษัทที่จะมอบผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพด้านต้นทุน โดยส่งผลกระทบต่อทรัพยากรการเขียนโปรแกรมที่มีอยู่อย่างจำกัดให้น้อยที่สุด และไม่เปลี่ยนแปลงกระบวนการของผู้ใช้ที่มีอยู่เลย

IFS ต้องการรวมไฟล์เป็นรูปแบบการพิมพ์เดียวเป็นขั้นตอนแรก เนื่องจากแอปพลิเคชันทางการเงินหลักส่วนใหญ่ของบริษัทผลิตผลลัพธ์ AFP บริษัทจึงตัดสินใจใช้ AFP เป็นมาตรฐานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ส่วนประกอบไอทีที่มีอยู่ให้สูงสุด โซลูชันการแปลง PRO Meta เป็น AFP ของ CrawfordTech ได้รับเลือกให้จัดการการแปลงเอกสารที่จัดรูปแบบโดย Xerox ให้เป็นมาตรฐาน AFP โดยพิจารณาจากเกณฑ์ความเที่ยงตรงและประสิทธิภาพการทำงาน

การติดตั้งโซลูชันผลกระทบต่ำ

รูปที่ 1 แสดงระยะเวลาของโครงการสี่เดือน ทีมงานมีทรัพยากรเพียงพอสำหรับการดำเนินงานเต็มเวลาหนึ่งคนและได้รับการสนับสนุนจากทรัพยากรการจัดการโครงการ IFS แบบพาร์ทไทม์หนึ่งคน นอกจากนี้ยังมีการเรียกทรัพยากรด้านเทคนิคอื่นๆ เข้ามาเมื่อจำเป็น

ไทม์ไลน์การติดตั้ง IFS

หนึ่งเดือน

โซลูชัน PRO Production Manager (PPM) ใช้สถาปัตยกรรมระบบเปิดและใช้วิธีการผสานรวมแบบไม่เป็นกรรมสิทธิ์ ซึ่งหมายความว่าทีมงาน IFS ขนาดเล็กที่ทำงานนอกเวลา ร่วมกับความช่วยเหลือด้านเทคนิคจากผู้เชี่ยวชาญของ CrawfordTech สามารถนำโซลูชันนี้ไปใช้งานได้ภายในเวลาเพียงสี่เดือน และไม่จำเป็นต้องอัปเกรดอุปกรณ์ราคาแพงเป็นเครื่องแทรกหรืออุปกรณ์อื่นๆ แผนผังการใช้งานระบบ PPM ที่ได้จะแสดงไว้ในรูปที่ 2

รูปที่ 2 แผนผังการใช้งานระบบ IFS

ผลลัพธ์

การติดตั้ง CrawfordTech PRO Production Manager ที่ IFS เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา ทำให้สามารถจัดการเวิร์กโฟลว์และควบคุมงานได้ครบวงจร การประหยัดเงินที่ IFS ทำได้นั้นเกินความคาดหมายเดิม ซึ่งรวมถึงการใช้เครื่องมือที่สูงขึ้นเนื่องจากเวลาในการตั้งค่างานที่สั้นลงอย่างมาก เวลาหยุดทำงานที่น้อยลงเนื่องจากการจัดการข้อยกเว้น และการประหยัดต้นทุนจากงานที่ดึงกลับมาจากซัพพลายเออร์ภายนอก

การกำหนดมาตรฐาน AFP ทำให้เกิดประโยชน์หลายประการ ตัวอย่างเช่น ทำให้การตั้งค่าของผู้ปฏิบัติงานง่ายขึ้น เนื่องจากปัจจุบันมีการกำหนดค่าถาดมาตรฐานสำหรับงานแทบทุกงาน การผสานหรือรวมงานขนาดเล็กเข้าด้วยกันช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก ซึ่งสามารถทำได้ในปัจจุบันเนื่องจากการกำหนดมาตรฐาน

นอกจากนี้ยังมีแหล่งประหยัดอื่นๆ อีกด้วย เครื่องมือรายงานการจัดการซึ่งสามารถมองเห็นได้ผ่านแผงควบคุมการผลิต ช่วยให้ฝ่ายบริหารมีเครื่องมือในการจัดการสมดุลโหลดระหว่างไซต์การพิมพ์ทั้งสองแห่ง ก่อนหน้านี้ เมื่อมีคำถามเกี่ยวกับกำลังการผลิต คำตอบคือส่งงานออกไปภายนอก แต่ตอนนี้คำตอบคือสอบถามรายงาน PRO Production Manager เพื่อตรวจสอบ จากนั้นจึงใช้กำลังการผลิตภายในที่มีอยู่ ด้วยการลดเวลาในการตั้งค่างานลงอย่างมาก กำลังการผลิตจึงไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป

นอกจากนี้ แผงควบคุมยังได้รับการตรวจสอบสถานะข้อยกเว้น และรายงาน PRO Production Manager จะถูกใช้เพื่อแก้ไขปัญหาโดยไม่ต้องหยุดการผลิต คุณลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของแผงควบคุม PRO Production Manager คือให้ข้อมูลมากมายเกี่ยวกับสถานะของขั้นตอนการพิมพ์ล่วงหน้าที่เครื่องมือ ADF อื่นๆ ไม่มี

ปัจจุบันการพิมพ์ซ้ำจะถูกดำเนินการโดยอัตโนมัติโดยใช้ PRO Production Manager ความแตกต่างที่สำคัญประการหนึ่งคือการพิมพ์ซ้ำก่อนหน้านี้จะดำเนินการบนเครื่องพิมพ์เดียวกันกับที่พิมพ์งานต้นฉบับ ส่งผลให้ใช้เวลาในการตั้งค่ามากเกินไปและเกิดการเสียหายของงานพิมพ์ซ้ำ ขณะนี้ งานพิมพ์ซ้ำสามารถแปลงเป็นรูปแบบเดสก์ท็อปโดยอัตโนมัติ จากนั้นติดตามและตรวจสอบผ่าน PRO Production Manager ได้ จึงสามารถพิมพ์งานด้วยเครื่องพิมพ์แผ่นตัดซึ่งมีเวลาในการตั้งค่าที่ลดลงมากและมีความเสียหายน้อยลง

รูปที่ 3 แสดงผลทางการเงินโดยแยกรายละเอียดทั้งองค์ประกอบต้นทุนและองค์ประกอบการประหยัด ระดับการรวมระบบที่ต่ำซึ่งจำเป็นเนื่องจากสถาปัตยกรรมแบบเปิดของซอฟต์แวร์ CrawfordTech และการนำแอปพลิเคชันที่มีอยู่กลับมาใช้ใหม่เป็นจำนวนมาก ทำให้ต้นทุนบริการระดับมืออาชีพอยู่ในระดับปานกลาง (น้อยกว่า 15% ของต้นทุนโครงการ) การจัดการโครงการซึ่งคิดเป็น 6% ของทั้งหมดนั้นรวมถึงทรัพยากรการปรับใช้ที่ไม่ใช่ฮาร์ดแวร์ของ IFS ทั้งหมด

ผลตอบแทนจากการลงทุนที่คาดการณ์ไว้ 176% ในระยะเวลาหนึ่งปีแสดงให้เห็นถึงระยะเวลาคืนทุนที่รวดเร็วมาก ในระยะเวลา 5 ปี IFS คาดการณ์ว่าจะประหยัดได้ 3.3 ล้านเหรียญ การประหยัดไม่ได้จำกัดอยู่แค่ด้านเดียวเท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับการสนับสนุนจากแหล่งทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้น ปัจจัยเดียวที่สำคัญที่สุดคือการตั้งค่างาน ซึ่งแยกเป็นการตั้งค่างานพิมพ์และการกำหนดมาตรฐานงานแทรกในแผนภูมิ ซึ่งรวมกันอยู่ที่ 39% หลังจากนั้น ปัจจัยที่ใหญ่ที่สุดรองลงมาคือการพิมพ์ซ้ำที่ 19% ผลงาน การปรับปรุง และกระดาษ/แบบฟอร์มต่างมีส่วนช่วยในการประหยัด การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และการควบคุมงานนั้นให้ผลลัพธ์ทันทีและมีนัยสำคัญ โดยจะประหยัดได้อย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนต่อไป

จากความสำเร็จของโครงการ PRO Production Manager จึงมีการดำเนินโครงการต่อเนื่องหลายโครงการที่จะช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและเพิ่ม ROI อย่างต่อเนื่อง

IFS กำลังใช้ PRO Production Manager เพื่อรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเพื่อกำหนดข้อตกลงระดับบริการ (SLA) ตามสถิติการผลิตจริงที่ PRO Production Manager บันทึกไว้ เมื่อมี SLA แล้ว IFS จะใช้ PRO Production Manager เพื่อจัดการการพิมพ์การผลิตและการจัดส่งทางไปรษณีย์ตามมาตรฐานการจัดส่งและการควบคุมคุณภาพเหล่านี้ ก่อนที่จะปรับใช้ PRO Production Manager ความซับซ้อนของสภาพแวดล้อมและการขาดเครื่องมือสำคัญเป็นอุปสรรคบางประการในการนำ IFS มาใช้

โครงการที่รอดำเนินการอีกโครงการหนึ่งคือการแปลงเป็น “ระบบไร้กระดาษ” ซึ่งจะช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมากจากการผสานรวมเทคโนโลยีการพัฒนาอื่นของ CrawfordTech PRO Channel Manager (PCM) ที่มีความสามารถในการจัดการการตั้งค่าลูกค้า จะถูกนำไปใช้งานเพื่อให้สามารถส่งใบแจ้งหนี้ของลูกค้าทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังตัวแทนได้ PCM สามารถเพิ่มเป็นโมดูลใน PPM ได้ โดยเพิ่มฟังก์ชันการทำงานที่จะขจัดวิธีการรวบรวม การบรรจุ และการส่งใบแจ้งหนี้ของลูกค้าแบบสำเนาแข็งไปยังตัวแทนด้วยตนเอง

ประโยชน์ที่คาดไม่ถึงประการหนึ่งของโครงการนี้คือกำลังการผลิตที่เรียกคืนได้ (เนื่องจากผลผลิตที่เพิ่มขึ้น) จะถูกใช้เพื่อดึงงานกลับจากซัพพลายเออร์ภายนอก ทำให้โครงสร้างต้นทุนสำหรับงานเหล่านั้นลดลง ในอนาคต ความสามารถในการทำบัญชีการขอคืนเงินช่วยให้การตลาดสามารถพัฒนาข้อเสนอที่สร้างรายได้ให้กับตัวแทนได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะดูดซับกำลังการผลิตที่เรียกคืนได้ต่อไป

สรุป

Crawford Technologies ได้ปรับปรุงสภาพแวดล้อมการจัดการเอกสารที่ IFS สำหรับลูกค้าที่ใช้บริการทางการเงินที่มีมูลค่าสูง การใช้งาน PRO Production Manager ช่วยแก้ปัญหาทางธุรกิจหลายประการได้โดยไม่ต้องใช้ทรัพยากรด้านการเขียนโปรแกรมที่มีอยู่อย่างจำกัด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:

• บรรลุเป้าหมายการประหยัดเงินที่คาดการณ์ไว้ 3.3 ล้านดอลลาร์ใน 5 ปี โดยมอบการประหยัดเวิร์กโฟลว์ปฏิบัติการที่หลากหลาย
• กำจัดการตั้งค่างานที่ไม่จำเป็นในขณะที่ให้การพิมพ์ซ้ำอัตโนมัติและการติดตามงานรวมกัน
• เพิ่มเครื่องพิมพ์/เครื่องแทรก
• กำจัดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการใช้บริการจากผู้จำหน่ายภายนอกสำหรับงานบางประเภท
• ลดเวลาหยุดทำงานโดยจัดการข้อยกเว้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยแดชบอร์ดการผลิตและไฟล์บันทึก

ปัจจุบัน IFS กำลังเติบโตทางธุรกิจผ่านการบริหารจัดการการสื่อสารกับลูกค้าที่มีประสิทธิภาพและคุ้มต้นทุนมากขึ้นโดยใช้เวิร์กโฟลว์ที่จัดการโดย PRO Production Manager

*ชื่อบริษัทและรายละเอียดระบุตัวตนได้รับการเปลี่ยนแปลงตามคำขอของลูกค้าของเรา