การดำเนินงานภายในโรงงานเป็นมาตรฐาน
พื้นหลัง
รัฐขนาดใหญ่แห่งนี้มีโรงงานที่รวมศูนย์การทำงานภายในซึ่งให้บริการพิมพ์และส่งไปรษณีย์แก่แผนกและหน่วยงานต่างๆ หลายแห่ง พวกเขาต้องการรวมและทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นระบบอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงเวลาตอบสนองและลดข้อผิดพลาด
ความท้าทาย
เนื่องจากแทบไม่มีการกำหนดมาตรฐานใดๆ โรงงานจึงต้องจัดการกับไฟล์งานพิมพ์ขาเข้าหลายรูปแบบ เช่น AFP, PDF และ LCDS ความล่าช้าในการประมวลผลและการส่งทางไปรษณีย์ส่งผลให้ขาดข้อตกลงระดับการบริการ (SLA) ที่แผนกกำหนด และเนื่องจากลูกค้าไม่ได้รับการแจ้งเตือนและใบแจ้งหนี้ในเวลาที่เหมาะสม จึงทำให้การรับเงินล่าช้า พวกเขาจำเป็นต้องรองรับไฟล์ทุกรูปแบบ แปลงเป็น AFP และบูรณาการกับระบบเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่
สารละลาย
การแปลงสตรีมการพิมพ์ของ CrawfordTech และ Operations Express ได้รับการนำไปใช้และบูรณาการกับเวิร์กโฟลว์และระบบที่มีอยู่ ส่งผลให้มีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแบบครบวงจร ซอฟต์แวร์ของ Crawford Technologies ได้รับการติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์รวมศูนย์เพื่อให้พนักงานเข้าถึงได้ดีขึ้น
เวิร์กโฟลว์ใหม่จะเริ่มต้นเมื่อได้รับไฟล์และข้อมูลโดยการดำเนินการในโรงงาน ไฟล์ MRDF ใช้เพื่อระบุส่วนประกอบของหน้าและเอกสาร และเพื่อสร้างการควบคุมเอกสารมาตรฐาน รวมถึงเนื้อหาและตำแหน่งของบาร์โค้ด หมายเลขลำดับสำหรับซองจดหมายหน้าต่าง และการกำหนดการพิมพ์ซ้ำ การซ่อมแซมด้วยตนเอง และการส่งคืนที่เสียหาย
การเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงที่เลือกให้กับสตรีมการพิมพ์ขาเข้าได้แก่:
- การลบและเพิ่มบาร์โค้ดสำหรับเครื่องแทรกและการเพิ่มประสิทธิภาพทางไปรษณีย์
- การสกัดและ/หรือการจัดตำแหน่งบล็อกที่อยู่
- การประเมินโปรไฟล์รายการงานเพื่อกำหนดการประมวลผล
- การสร้างหน้าแบนเนอร์เพื่อการตั้งค่าและการควบคุม
- การแปลงและการทำให้ปกติของสตรีมการพิมพ์เป็น AFP ที่มีบันทึก TLE พร้อมข้อมูลเมตา
- การสร้างไฟล์เอาต์พุตสุดท้ายด้วยการควบคุมโรงงานใหม่และบันทึก MRDF
โซลูชัน CrawfordTech รองรับความสามารถในการดำเนินการกับเนื้อหาใดๆ บนหน้า และส่งอีเมลแจ้งสถานะข้อผิดพลาดและงานที่เสร็จสิ้นให้ผู้ปฏิบัติงานทราบ กระบวนการพิมพ์ซ้ำได้รับการทำให้เป็นอัตโนมัติ โดยงานจะยังคงทำงานอยู่จนกว่าการพิมพ์ซ้ำทั้งหมดจะเสร็จสิ้น งาน บันทึก ไฟล์ MRDF และข้อมูลทั้งหมดจะถูกบีบอัดและบีบอัดเพื่อให้ติดตามและวิเคราะห์การผลิตได้ง่ายขึ้น
ผลลัพธ์
รัฐบาลได้นำเวิร์กโฟลว์ใหม่มาใช้กับสองแผนกโดยใช้แนวทางแบบเป็นขั้นตอน และพบว่าระดับการให้บริการและความพึงพอใจของลูกค้าดีขึ้น เนื่องจากกระบวนการส่งงานยังคงเหมือนเดิม การปรับตัวจึงราบรื่นและตรงไปตรงมา รัฐบาลตั้งตารอที่จะรับแผนกเพิ่มเติมเข้ามา และมองว่าโซลูชันของ CrawfordTech จะเป็นรากฐานที่มั่นคงสำหรับการเติบโตในอนาคต
