การจัดการและการแจกจ่ายกรณีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความท้าทาย

บริการด้านการบริหารรวมถึงสำนักงานบันทึกซึ่งรับผิดชอบในการจัดการแฟ้มคดี แฟ้มคดีที่สร้างขึ้นเมื่อมีการรายงานอาชญากรรมจะถูกรวบรวมไว้ในขณะที่เอกสารเพิ่มเติมมาถึง แฟ้มคดีแต่ละแฟ้มประกอบด้วยเอกสารในรูปแบบที่แตกต่างกัน เช่น รายงานของตำรวจ แฟ้มลายนิ้วมือ คำให้การของพยาน รายชื่อและภาพถ่ายจากเจ้าหน้าที่สอบสวนที่เกิดเหตุ บันทึกดีเอ็นเอ และอาจรวมถึงรายการในศาล บันทึกการจำคุก และบันทึกการจับกุม แฟ้มคดีจะประกอบด้วยทั้งเอกสารที่สแกนและเอกสารแหล่งที่มาทางอิเล็กทรอนิกส์

ขณะที่กระบวนการสอบสวนดำเนินไป เอกสารในแฟ้มคดีจะต้องได้รับการตรวจสอบและศึกษาโดยหน่วยงานต่างๆ และบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับคดี หน่วยงานบางแห่งที่อาจมีส่วนเกี่ยวข้อง ได้แก่ กรมคุมประพฤติ สำนักงานอัยการเขต เจ้าหน้าที่ศาล และเจ้าหน้าที่สอบสวนต่างๆ นอกจากนี้ แฟ้มคดียังต้องส่งไปยังทนายความฝ่ายจำเลยที่เกี่ยวข้องกับคดีแต่ละคดีด้วย หน่วยงานส่วนใหญ่อยู่ในรัฐบาลเมือง แต่ในบางครั้ง หน่วยงานภายนอก เช่น ตำรวจทางหลวงแคลิฟอร์เนีย (CHP) บริการครอบครัว/บริการเด็ก หรือแม้แต่เอฟบีไอ อาจมีส่วนเกี่ยวข้อง

เมื่อใดก็ตามที่มีการเพิ่มเนื้อหาใหม่ลงในแฟ้มคดี สำนักงานบันทึกจะต้องแจกจ่ายสำเนาแฟ้มคดีที่อัปเดตแล้วที่มีเครื่องหมายให้กับแต่ละแผนกและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการสืบสวนและ/หรือการจัดการคดีของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับอาชญากรรม ข้อกำหนดที่ยุ่งยากเป็นพิเศษคือสำเนาแต่ละฉบับจะต้องมีลายน้ำเฉพาะของฝ่ายที่รับ

ในอดีต ความถี่ในการเปลี่ยนแปลงและจำนวนแผนกและหน่วยงานที่มากทำให้เจ้าหน้าที่ของสำนักงานต้องแบกรับภาระงานธุรการ แฟ้มคดีแต่ละฉบับสามารถส่งไปยังแผนกและหน่วยงานต่างๆ ได้เป็นโหลหรือมากกว่านั้น และยาวเป็นร้อยหน้าหรือมากกว่านั้น ซึ่งก่อนหน้านี้แต่ละฉบับต้องประทับตราด้วยมือ จำเป็นต้องมีบริการสนับสนุนการสืบสวนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ซึ่งหมายความว่าต้องมีเจ้าหน้าที่ธุรการประจำทั้งสามกะ ซึ่งทำให้ต้นทุนของเมืองเพิ่มขึ้นไปอีก

วิธีแก้ปัญหา

เดิมที กระบวนการนี้เป็นกระบวนการด้วยมือซึ่งประกอบไปด้วยการพิมพ์ การถ่ายสำเนา การจัดเรียง การประทับตราด้วยมือ และการใช้บริการจัดส่ง กระบวนการนี้ใช้เวลานานมาก และต้องมีพนักงานจำนวนมากในทั้งสามกะเพื่อให้ทันกำหนดเวลาของศาลในการส่งเอกสารคดีไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

Riptide ของ Crawford Technologies ถูกนำไปใช้งานเพื่อทำให้การแจกจ่ายไฟล์เคสที่เก็บไว้ในที่เก็บ IBM FileNet Content Manager เป็นแบบอัตโนมัติ Riptide ผสานรวมกับแพลตฟอร์ม ECM สำหรับการจัดการเอาต์พุตได้อย่างไร้รอยต่อ โดยในแอปพลิเคชันการจัดการเคสนี้จะมีฟังก์ชันที่มีมูลค่าเพิ่มมากมาย ลายน้ำเฉพาะบนสำเนาแต่ละฉบับทำหน้าที่เป็นแผ่นคั่นโดยพฤตินัย เนื่องจากช่วยขจัดการคัดลอก การจัดเรียง และการประทับตราด้วยมือ เวลาที่ประหยัดในกระบวนการนี้ช่วยขจัดความจำเป็นในการใช้พนักงานส่งของและเจ้าหน้าที่ที่มากเกินไป

กระบวนการเริ่มต้นเมื่ออีเมลอัตโนมัติถูกส่งไปยัง Records Bureau เพื่อแจ้งให้ทราบว่ามีการเพิ่มเนื้อหาใหม่ลงในไฟล์เคส ตัวแทน Records Bureau เข้าถึงที่เก็บข้อมูล IBM FileNet Content Manager โดยใช้อินเทอร์เฟซ Workplace ของ IBM โดยใช้เทมเพลตการค้นหาตามหมายเลขเคส เอกสารในไฟล์เคสจะถูกเรียกค้นโดยอัตโนมัติ โดยใช้เมนูแบบเลือกหลายรายการ ตัวแทน Records Bureau จะเลือก ‘Riptide’ เป็นเอาต์พุตสำหรับเอกสารที่เรียกค้น จากนั้นหน้าจอที่กำหนดเองจะแสดงรายการเอกสาร ที่นี่ ตัวแทนสามารถเรียงลำดับเอกสารใหม่ เลือกจำนวนสำเนา และสำหรับแต่ละสำเนา ให้เลือกเอาต์พุตเป้าหมายและลายน้ำที่ต้องการจากเมนูแบบดึงลง Riptide จะทำให้กระบวนการจัดการเอาต์พุตที่เหลือเป็นอัตโนมัติ

การใช้กระบวนการอัตโนมัติ CrawfordTech Riptide ไม่เพียงแค่ประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังมีการติดตามข้อผิดพลาด การบันทึก และบันทึกไฟล์กรณีที่ส่งอีกด้วย

ผลลัพธ์

ตามคำพูดของผู้จัดการโครงการของเมือง “โซลูชัน Riptide สร้างความแตกต่างอย่างมาก โดยเปลี่ยน ‘วันและชั่วโมง’ ของการทำงานให้กลายเป็น ‘นาทีและวินาที’” เนื่องจากงานคัดลอก จัดเรียง และประทับตราด้วยมือถูกกำจัดออกไป หนึ่งในผลลัพธ์ที่สำคัญคือสามารถจัดสรรพนักงานใหม่เพื่อทำภารกิจที่มีประสิทธิผลมากขึ้น