ใครต้องการโรงงานเอกสารอัตโนมัติ?

องค์กรต่างๆ มีเหตุผลมากมายในการพิจารณาติดตั้ง Automated Document Factory (ADF) ประโยชน์ของการควบคุม ความรับผิดชอบ ข้อมูลการวิเคราะห์ การแจ้งเตือน การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และการจำกัดต้นทุนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรเกือบทั้งหมดที่สร้างและเผยแพร่การสื่อสารกับลูกค้า การดำเนินการที่ไม่สามารถนำเสนอฟังก์ชันนี้ ไม่ว่าจะเป็นผู้ให้บริการภายนอกหรือศูนย์เอกสารภายในองค์กร จะพบว่าเป็นการยากที่จะสนับสนุนแอปพลิเคชันเอกสารที่สำคัญต่อลูกค้าของตน

บริษัทต่างๆ เริ่มให้ความสนใจในเทคโนโลยี ADF เนื่องจากมีประเด็นปัญหาที่เห็นได้ชัด เช่น เหตุการณ์เอกสารบัญชีหลายฉบับ การไม่ปฏิบัติตาม SLA หรือการสูญเสียธุรกิจให้กับคู่แข่งที่เสนอข้อดีและความปลอดภัยให้กับ ADF

ในบางครั้ง บริษัทต่างๆ มองว่าเทคโนโลยี ADF เป็นตัวขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจที่สำคัญ ซึ่งช่วยให้พวกเขาเข้าสู่ตลาดใหม่หรือส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ดีกว่าให้กับลูกค้าของตน

ADF เป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณหรือไม่?

การประเมินความเสี่ยง

จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยไม่ตั้งใจโดยการผสมบัญชี จะเกิดอะไรขึ้นหากงานไม่ทันกำหนดส่งทางไปรษณีย์ หากเครื่องจักรทำงานล้มเหลวในระหว่างการผลิต ผู้ปฏิบัติงานจะเริ่มต้นใหม่ในสถานที่ที่ถูกต้องได้อย่างไร เพื่อหลีกเลี่ยงเอกสารที่ซ้ำกันหรือพลาดไป

การควบคุมต้นทุน

คุณสามารถเลื่อนกะที่สามได้หรือไม่? งานใดที่ใช้เวลานานที่สุดในการทำงาน? คุณใช้เวลาเท่าไหร่ในการไล่ถามเกี่ยวกับสถานะงานหรือเอกสาร? คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายในการผลิตและค่าไปรษณีย์โดยรวมงานได้หรือไม่? เมื่อใดจึงสมเหตุสมผลทางการเงินที่จะเปลี่ยนอุปกรณ์เก่า

ดึงดูดธุรกิจใหม่

ตลาดใหม่ๆ เช่น การประมวลผลเอกสารที่ควบคุมโดย HIPAA นั้น องค์กรของคุณจะสามารถเข้าถึงได้หรือไม่ ถ้าคุณมีการติดตามและควบคุมที่ดีกว่านี้ มีโอกาสพิมพ์และแทรกคำสั่งจำนวนหน้าตัวแปรหรือไม่? RFP ล่าสุดทั้งหมดต้องการการจัดส่งเอกสารหลายช่องทางและการบำรุงรักษาตามความต้องการของลูกค้าหรือไม่

การปรับปรุงบริการ

การตอบข้อซักถามของลูกค้าได้รวดเร็วขึ้นจะช่วยรักษาลูกค้าไว้ได้หรือไม่? การพิมพ์ซ้ำอัตโนมัติจะได้รับเอกสารทางไปรษณีย์เร็วขึ้น XNUMX-XNUMX วันหรือไม่ การแจ้งเตือนตามเวลาจริงจะช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถแก้ไขปัญหาการผลิตก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อลูกค้าได้หรือไม่

รายการใด ๆ เหล่านี้สามารถพิจารณาการซื้อโซลูชัน ADF ได้ บริษัทส่วนใหญ่เห็นการปรับปรุงในหลายด้านโดยการใช้ประโยชน์จากความสามารถที่มีให้โดยโรงงานเอกสารอัตโนมัติที่ทันสมัยในปัจจุบัน

การตรวจสอบแนวทางแก้ไข: ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

การดำเนินการพิมพ์ การแทรก และการส่งเอกสารมีส่วนได้ส่วนเสียอย่างชัดเจนในการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดจากการนำ ADF ไปใช้ แต่โซลูชัน ADF จะส่งผลกระทบต่อกลุ่มและแผนกอื่นๆ อีกหลายแห่งเช่นกัน หน่วยงานอื่นๆ จะให้ยืมทรัพยากรในการออกแบบและการใช้งานโซลูชัน ADF กลุ่มที่เกี่ยวข้องทั่วไป ได้แก่ :

• เทคโนโลยีสารสนเทศ
• ควบคุมคุณภาพ
• ประสบการณ์ของลูกค้า
• กฎหมาย/ข้อบังคับ/การปฏิบัติตาม
• การเงิน
• การตลาด
• บริการลูกค้า
• การขาย
• สายธุรกิจ
• ลูกค้า
• ผู้ให้บริการภายนอก

การตัดสินใจ

เมื่อคุณระบุความต้องการของคุณและตรวจสอบวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ ให้พิจารณาประเด็นต่อไปนี้:

ขอบเขตของโครงการ

คุณกำลังมองหาโซลูชันไซต์เดียวหรือต้องการ ADF เพื่อจัดการงานในหลายตำแหน่ง สถานที่หลายแห่งดำเนินการโดยอิสระหรือคุณจะสร้างสมดุลระหว่างปริมาณงานรายวันระหว่างไซต์ทั้งหมดหรือไม่ ตอนนี้คุณสนับสนุนช่องทางการจัดจำหน่ายกี่ช่องทาง และจะเปลี่ยนแปลงอย่างไร คุณจะใช้ ADF ควบคู่ไปกับโครงการสำคัญอื่นๆ เช่น การแปลงเป็นอิงค์เจ็ตหรือไม่

เหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลา

ลูกค้าหรือหน่วยงานกำกับดูแลกำหนดเส้นตายหรือไม่? พวกเขาคืออะไร? เป้าหมายเหล่านี้จะส่งผลต่อลำดับความสำคัญของโครงการอย่างไร

การวัด

เป็นข้อมูลพื้นฐาน availaเบล? คุณจะวัดประสิทธิภาพของ ADF ได้อย่างไร? คุณต้องการความช่วยเหลือในการระบุปัญหาและทำการปรับเปลี่ยนหรือไม่?

ระบุปัญหาปัจจุบัน

มีปัญหาที่มีอยู่ เช่น เอกสารผสม พิมพ์ซ้ำ ผลผลิต การจัดกำหนดการหรือข้อผิดพลาดของช่องทางการจัดจำหน่ายหรือไม่? คุณมีจุดบอดในกระบวนการทำงานที่คุณไม่สามารถกำหนดสถานะของเอกสารหรืองานได้หรือไม่?

เป้าหมายเชิงกลยุทธ์

ข้อผิดพลาดหรือความไร้ประสิทธิภาพขัดขวางการเติบโตหรือไม่? ความพึงพอใจของลูกค้าลดลงหรือไม่? บริษัทของคุณมุ่งมั่นที่จะมอบประสบการณ์การสื่อสารที่ราบรื่นให้กับลูกค้าหรือไม่?

ตรวจสอบตัวเลือก

คุณลักษณะใดของ ADF ที่สำคัญที่สุด คุณสามารถใช้ตอนนี้และบางส่วนในภายหลังได้ไหม การลงทุนในอุปกรณ์ใหม่จำเป็นหรือไม่ หรือคุณสามารถดัดแปลงฮาร์ดแวร์ปัจจุบันได้หรือไม่? คุณต้องการพอร์ทัลสำหรับแผนกบริการลูกค้าของคุณหรือสำหรับลูกค้าปลายทางหรือไม่?

ประเมินความเสี่ยง

จะมีผลอย่างไรต่อการสื่อสารกับลูกค้าหากคุณไม่ดำเนินการใดๆ? การละเมิดกฎระเบียบเป็นไปได้หรือไม่? โครงการ ADF สามารถดำเนินการต่อตามกำหนดเวลาได้หรือไม่ หากทรัพยากร IT ของคุณถูกกำหนดใหม่

ต้นทุนโครงการและโอกาสในการประหยัด

พิจารณาการได้มาซึ่งบริการระดับมืออาชีพ การฝึกอบรม การปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนอุปกรณ์ การลดกำลังคน ปรับปรุงกระแสเงินสด ลดค่าไปรษณีย์ ใช้อุปกรณ์ได้ดีขึ้น ลดงานจ้างจากภายนอก ฯลฯ แต่ละองค์กรที่ใช้โรงงานผลิตเอกสารอัตโนมัติอาจมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันในการประหยัดเงินหรือ ใช้ประโยชน์จากโอกาสใหม่ ๆ

ตลาดทุกวันนี้ต้องการความซื่อสัตย์และการควบคุม

ศูนย์เอกสารและผู้ให้บริการงานพิมพ์กำลังค้นหาลูกค้าที่คาดหวังให้ผู้ขายของตนให้การควบคุมการติดตามและความสมบูรณ์ การดำเนินการใด ๆ ที่จัดการกับเอกสารที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะต้องมีกระบวนการหุ้มเหล็กเพื่อป้องกันการเปิดเผยข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าโดยไม่ได้ตั้งใจ แอปพลิเคชันที่ซับซ้อนขยายความต้องการสำหรับ ava การควบคุมระดับเอกสารilable ผ่านเทคโนโลยี ADF

งานที่มีเอกสารจำนวนหน้าที่ผันแปร เนื้อหาซองจดหมายตรงกัน การระบุที่อยู่บนซองจดหมายแบบปิดหน้า หรือข้อมูลตัวแปรที่พิมพ์สองหน้ามีความเสี่ยงอย่างยิ่งต่อข้อผิดพลาด แอปพลิเคชันเช่นนี้มีความเสี่ยงที่จะทำงานโดยไม่มีระบบการระบุตัวตนและการติดตามที่ซับซ้อน

แม้แต่แอปพลิเคชันการตลาดทางไปรษณีย์ก็ต้องการมาตรการความสมบูรณ์ของเอกสารที่จัดทำโดยระบบ ADF เมื่อแอปพลิเคชันกลายเป็นส่วนบุคคลอย่างมาก ความเสี่ยงของข้อผิดพลาดก็เพิ่มขึ้น องค์ประกอบที่ไม่ตรงกันของชิ้นส่วนจดหมายส่วนบุคคลอาจทำให้ผู้ให้บริการหรือศูนย์เอกสารภายในองค์กรประสบปัญหาอย่างมาก รวมถึงค่าใช้จ่ายในการทำงานใหม่หรือแม้แต่การสูญหายของบัญชี

เนื่องจากปริมาณจดหมายโดยรวมลดลงเนื่องจากการกำหนดเป้าหมายและการย้ายไปยังช่องทางดิจิทัลที่แม่นยำยิ่งขึ้น มูลค่าของจดหมายแต่ละฉบับจึงเพิ่มขึ้น ความล้มเหลวในการส่งจดหมายไปยังบางส่วนของรายการหรือทำผิดพลาดซึ่งทำให้ความสามารถของชิ้นส่วนจดหมายน้อยลงในการสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการ เสริมสร้างการรับรู้ของลูกค้าว่าจดหมายมีราคาแพงเกินไป ข้อผิดพลาดมากเกินไปจะทำให้ผู้ส่งจดหมายพิจารณาทางเลือกอื่นในการสื่อสารกับลูกค้าและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ซึ่งจะทำให้ปริมาณจดหมายลดลงไปอีก

นอกจากประโยชน์ที่เห็นได้ชัดจากคุณภาพจดหมายที่ดีขึ้น ต้นทุนที่ลดลง หรือการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โซลูชัน ADF ยังสามารถเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ๆ ได้อีกด้วย

การติดตามและการควบคุมที่ได้รับการปรับปรุงช่วยให้ศูนย์เอกสารสามารถพิจารณากลยุทธ์ต่างๆ เช่น งานบ้านและงานที่อยู่ร่วมกัน กลยุทธ์เหล่านี้มักเปิดใช้งานด้วยเครื่องมือวิศวกรรมเอกสารเช่น Crawford Technologies Operations Expressลดต้นทุนการดำเนินงานและค่าไปรษณีย์ เอกสารที่ได้รับการออกแบบใหม่ยังสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้อีกด้วย

การกระจายหลายช่องทางเป็นคุณลักษณะของกลยุทธ์การสื่อสารกับลูกค้าร่วมสมัยทั้งหมด นี่เป็นเป้าหมายที่เคลื่อนไหวเมื่อเทรนด์และเทคโนโลยีใหม่ ๆ เกิดขึ้น แพลตฟอร์ม ADF ที่ยืดหยุ่นเป็นสิ่งจำเป็นในการมอบความแม่นยำและการตอบสนองที่จำเป็นสำหรับบริษัทที่ต้องการเชื่อมต่อกับลูกค้าผ่านช่องทางต่างๆ

ความซับซ้อนในการจับภาพ บำรุงรักษา และดำเนินการตามการตั้งค่าการสื่อสารของลูกค้า ผนวกกับความจำเป็นในการส่งออกเอกสารในรูปแบบต่างๆ เพื่อรองรับช่องทางจริงและช่องทางดิจิทัล จำเป็นต้องมีโรงงานผลิตเอกสารอัตโนมัติ การเติบโตของระบบการจัดส่งแบบดิจิทัลที่คาดว่าจะเพิ่มความซับซ้อนนี้ ดังนั้นผู้ให้บริการและศูนย์เอกสารในโรงงานจำเป็นต้องเตรียมพร้อม

ผลผลิตที่สูงขึ้นและการควบคุมที่มากขึ้นสามารถเปิดโอกาสทางธุรกิจได้ ด้วยความสามารถในการแสดงระดับความแม่นยำ ผลผลิต และคุณภาพที่สูงขึ้นเนื่องจาก ADF องค์กรต่างๆ อาจพบว่าสามารถดึงดูดลูกค้าด้วยปริมาณที่มากขึ้นหรือผู้ที่มีความต้องการตอบสนองซึ่งก่อนหน้านี้ไม่สามารถรองรับได้

และสุดท้าย องค์กรสามารถใช้ข้อมูลการสื่อสารกับลูกค้าที่รวบรวมโดย ADF เพื่อประเมินกลยุทธ์การสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมดของตน ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้มั่นใจได้

ข้อความของลูกค้าสอดคล้อง เกี่ยวข้อง และจำเป็น บริษัทต่างๆ สามารถรวม ADF เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ และนำความสัมพันธ์กับลูกค้าไปสู่ระดับใหม่ทั้งหมด

ตัวเปิดใช้งาน ADF จาก Crawford Technologies

เวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นด้วย PRO Production Manager

โซลูชันแบบเปิดที่กำหนดค่าได้นี้ช่วยให้สามารถจัดการกระบวนการอัตโนมัติแบบครบวงจรได้ โดยจะเชื่อมโยงแหล่งข้อมูล ระบบองค์ประกอบ เครื่องพิมพ์ ตัวแทรก และสตรีมเมล ทำให้เกิดเวิร์กโฟลว์การผลิตที่ราบรื่น

แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ด้วย Alchem-e™

ระบบ Alchem-e available เป็นโมดูลแบบรวมสำหรับโซลูชัน CrawfordTech อื่น ๆ มีแดชบอร์ดบนเว็บที่ใช้งานง่ายซึ่งให้ข้อมูลสถานะงานตามเวลาจริง พร้อมรายงานและเมตริกที่ปรับแต่งได้เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก

ประสบการณ์ของลูกค้ากับ PRO Preference Manager

กลยุทธ์ประสบการณ์ลูกค้า (CX) ขึ้นอยู่กับการควบคุมที่มากขึ้นในมือของลูกค้า กับ PRO Preference Managerผู้รับเอกสารสามารถจัดการการตั้งค่าของตนเองผ่านทางพอร์ทัลเว็บที่ปลอดภัยของลูกค้าของเรา PRO Production Manager จากนั้นนำข้อมูลนี้ไปใช้งาน นำเอกสารไปยังช่องทางการจัดส่งที่เลือกไว้ ณ เวลาการผลิต

เอกสารที่เข้าถึงได้

การให้เอกสารในรูปแบบที่เข้าถึงได้มีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิมสำหรับประชากรที่ตาบอด มองเห็นไม่ชัด และผู้พิการทางสติปัญญาที่เพิ่มขึ้น ด้วยโซลูชันของเรา ลูกค้าสามารถสร้างและจัดส่งเอกสารข้อมูลต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ เช่น

PDF ที่เข้าถึงได้, HTML5 ที่เข้าถึงได้ และรูปแบบอื่นๆ การแปลงเป็นรูปแบบที่เข้าถึงได้จะกลายเป็นองค์ประกอบแบบบูรณาการของเวิร์กโฟลว์การผลิต

สรุป

การเลือกผู้จำหน่าย ADF ที่เหมาะสมจำเป็นต้องเปรียบเทียบข้อกำหนดและลำดับความสำคัญของผู้ผลิตเอกสารกับคุณลักษณะเฉพาะและจุดแข็งของโซลูชันภายใต้

การพิจารณา. บางครั้งคู่ที่ดีที่สุดจะเป็นของเรา PRO Production Managerซึ่งอาจใช้ร่วมกับ CrawfordTech และโซลูชันของบุคคลที่สาม ในสถานการณ์อื่นๆ ผลิตภัณฑ์อื่นอาจดีกว่า ไม่ว่าจะเลือกแบบใด โรงงานผลิตเอกสารอัตโนมัติที่ได้รับการคัดเลือกมาอย่างดีจะช่วยให้การดำเนินการใดๆ ลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ และปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต