ความท้าทายด้านเนื้อหาในการประกันภัย

บทนำ

อุตสาหกรรมประกันภัยเป็นหนึ่งในอุตสาหกรรมที่มีเนื้อหาเข้มข้นที่สุดในปัจจุบัน ผู้ให้บริการประกันภัยสร้างและแจกจ่ายเอกสารนโยบายหลายล้านฉบับ การแจ้งเตือนการต่ออายุ และคำชี้แจงผลประโยชน์ พร้อมด้วยโฮสต์ของการติดต่อด้านกฎระเบียบ ลูกค้า และบัญชีทุกวัน ข้อมูลจำนวนมากที่ต้องจัดการพร้อมกับความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นของระบบข้อมูลขององค์กรทำให้การจัดการเนื้อหาทั้งหมดนั้นเป็นความท้าทายที่ไม่สิ้นสุด

ในขณะเดียวกัน ข้อจำกัดด้านกฎระเบียบก็เข้มงวดมากขึ้นและมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ความไม่แน่นอนเกี่ยวกับข้อกำหนดเฉพาะของกฎหมาย ตลอดจนเงื่อนไขทางภูมิศาสตร์การเมืองที่มักวุ่นวายทำให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดกลายเป็นเรื่องยากมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากองค์กรดำเนินธุรกิจข้ามพรมแดนระดับภูมิภาคหรือระดับชาติ

ผู้ให้บริการประกันภัยยังถูกท้าทายให้ก้าวทัน “การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล” ในขณะที่อุตสาหกรรมอื่น ๆ เช่น บริการทางการเงินและการผลิตได้กลายเป็นดิจิทัลมากขึ้น มรดกของกระดาษกลับฝังลึกอยู่ในธุรกิจประกันภัย เอกสารนโยบายและการเปิดเผยส่วนใหญ่ยังคงพิมพ์อยู่บนกระดาษ ในขณะที่กิจกรรมการทำธุรกรรมจำนวนมากขึ้น เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การตั้งเวลา และการแจ้งเตือนได้กลายเป็นดิจิทัล การจัดการส่วนผสมของกระดาษและเนื้อหาดิจิทัลเป็นความท้าทายที่ไม่เหมือนใครสำหรับบริษัทประกันภัย

บริษัทประกันภัยจะรับมือกับความท้าทายได้อย่างไร? Crawford Technologies มีชุดโซลูชันและบริการที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงการดำเนินงานด้วยวิธีที่สำคัญเหล่านี้

ตามมาตรฐาน

ไม่มีความลับใดที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นปัญหาหลักสำหรับองค์กรประกันภัยใดๆ ความเสี่ยงที่เกิดจากกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาส่งผลกระทบต่อบริษัทประกันทั่วโลก Affordable Care Act อยู่ในใจ เช่นเดียวกับ HIPAA Privacy Rule และ Dodd-Frank Consumer Protection Act เป็นส่วนสำคัญของกฎหมายสหรัฐที่ขับเคลื่อนอุตสาหกรรมนี้ นอกสหรัฐอเมริกา มาตรฐานต่างๆ เช่น GDPR, กฎการดำเนินธุรกิจด้านการประกันภัยของหน่วยงานบริการทางการเงินแห่งสหราชอาณาจักร และแนวทางของสมาคมประกันชีวิตและสุขภาพแห่งแคนาดากำหนดความคาดหวังในการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับอุตสาหกรรม

เมื่อพูดถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด ความสนใจอย่างมากอยู่ที่การเก็บถาวรและการจัดการบันทึก เอกสารและบันทึกใดบ้างที่จะถูกบันทึกและนานเท่าใด ซึ่งเป็นลักษณะทั่วไปของการจัดการเนื้อหาและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยทั่วไป เอกสารกรมธรรม์ในสหรัฐอเมริกาจะต้องถูกเก็บถาวรเป็นเวลาสามปีหลังจากกรมธรรม์หมดอายุ การเก็บรักษากรมธรรม์ประกันชีวิตจะเพิ่มขึ้นเป็นเจ็ดปีหลังจากอายุของผู้ถือกรมธรรม์สิ้นสุดลง คูณด้วยจำนวนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับนโยบายแต่ละฉบับ และรอบปีของเอกสารที่ออกในหลายสายธุรกิจ และผลที่ได้คือบริษัทประกันภัยมีข้อกำหนดในการจัดการบันทึกและการเก็บรักษาเอกสารที่ยาวและซับซ้อนซึ่งต้องจัดการอย่างมีประสิทธิภาพหรือ เสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตาม

ใช้กรณี

งานของเรากับ IF Insurance เป็นตัวอย่างหนึ่งของวิธีที่ Crawford Tech ช่วยให้บริษัทประกันปฏิบัติตามข้อกำหนด IF Insurance เป็นประกันภัยทรัพย์สินและวินาศภัยที่ตั้งอยู่ในฟินแลนด์ โดยมีลูกค้าประมาณ 3.8 ล้านรายทั่วภูมิภาคนอร์ดิก ซึ่งรวมถึงสวีเดน นอร์เวย์ ฟินแลนด์ และรัสเซีย ระบบที่มีอยู่ประกอบด้วยเอกสารมากกว่า 150 ล้านฉบับที่ต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 11 ปีเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องสำหรับเอกสารกรมธรรม์ประกันภัย ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นประโยชน์สำหรับพวกเขาในการหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแปลงและย้ายเอกสารเหล่านี้เป็น PDF/A ของเรา PRO Archiver โซลูชันนี้ใช้เพื่อรวมพื้นที่เก็บข้อมูลที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่ง และเอกสารทั้งหมด 150 ล้านรายการถูกย้ายและแปลงจาก AFP เป็น PDF/A สำหรับการจัดเก็บและดึงข้อมูลระยะยาว อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ IF Insurance ที่นี่

การเข้าถึง

การเข้าถึงเอกสารเป็นปัญหาที่เพิ่มขึ้นสำหรับบริษัทประกันภัย กว่า 285 ล้านคนทั่วโลกมีความบกพร่องทางสายตา ผู้คนกว่า 30 ล้านคนในอเมริกาเหนืออาศัยอยู่กับความบกพร่องทางการมองเห็น และจากข้อมูลของ National Eye Institute คาดว่าจำนวนดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าภายในปี 2020 เนื่องจากคนรุ่นเบบี้บูมเมอร์มีอายุมากขึ้น สำหรับผู้พิการทางสายตา ความสามารถในการเข้าถึงบิล ใบแจ้งยอด และเอกสารการทำธุรกรรมอื่นๆ หมายถึงความเป็นอิสระและความพึงพอใจของลูกค้าที่มากขึ้น สำหรับบริษัทต่างๆ การรองรับลูกค้าที่มีความบกพร่องทางสายตาไม่ได้เป็นเพียงธุรกิจที่ดีเท่านั้น แต่ยังจำเป็นตามกฎหมายของรัฐบาลกลางด้วย

กฎหมายว่าด้วยการเลือกปฏิบัติต่อผู้ทุพพลภาพมาตรา 508 ของสหรัฐฯ กำหนดให้ธุรกิจต่างๆ ต้องปรับเปลี่ยนวิธีการให้บริการเพื่อให้ผู้พิการสามารถใช้บริการได้ ตัวอย่างอื่นๆ ของกฎหมายระหว่างประเทศ ได้แก่ พระราชบัญญัติความเสมอภาคแห่งสหราชอาณาจักร และกฎหมายว่าด้วยการเข้าถึงสำหรับผู้พิการทางร่างกาย (Accessibility for Ontarians with Disabilities Act: AODA) และกฎหมายว่าด้วยการเข้าถึงได้สำหรับรัฐบัญญัติแมนิโทบัน (AMA) ในแคนาดา และการออกกฎหมายที่เข้มงวดขึ้นซึ่งให้ความรับผิดชอบแก่องค์กรต่างๆ มากขึ้นในการทำให้เอกสารเข้าถึงได้อย่างกว้างขวางมากขึ้นกำลังดำเนินการในประเทศอื่นๆ เช่นกัน

ใช้กรณี

เราทำงานร่วมกับบริษัทประกันภัยขนาดใหญ่ที่ได้รับการยอมรับในระดับประเทศเมื่อเร็วๆ นี้ ซึ่งจำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดการเข้าถึงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของสหรัฐอเมริกา (หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า “การรีเฟรชมาตรา 508” ของพระราชบัญญัติการฟื้นฟูสมรรถภาพ) ซึ่งห้ามผู้รับเหมาของรัฐบาลกลาง และผู้รับเหมาช่วงจากการเลือกปฏิบัติต่อคนพิการ การโต้ตอบและการสื่อสารกับลูกค้าเกือบทั้งหมดเป็นแบบเว็บและจัดเก็บไว้ในระบบจัดการเนื้อหาขององค์กร บริษัทต้องการโซลูชันที่จะรวมเข้ากับระบบเก็บถาวรและแปลง AFP เป็นทั้งรูปแบบ PDF ที่สามารถเข้าถึงได้และ HTML5 ที่สามารถเข้าถึงได้โดยอัตโนมัติ พวกเขาใช้สถาปัตยกรรม CrawfordTech MasterONE เพื่อการเข้าถึงซึ่งแปลงเป็นทั้งสองรูปแบบจากการตั้งค่าเดียว เมื่อลูกค้าขอเอกสาร PDF ที่สามารถเข้าถึงได้หรือ HTML5 ที่สามารถเข้าถึงได้ ระบบจะแปลงเอกสารนั้นทันที – มอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการในทันที ในขณะที่เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ในที่เก็บถาวรของระบบ

แปลง

ดูเหมือนว่าทุกอุตสาหกรรมมีเป้าหมายเร่งด่วนในการเลิกใช้กระดาษ ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ และทำให้การสื่อสารเป็นดิจิทัล แต่การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับองค์กรประกันภัยที่ต้องรับมือกับการผสมผสานระหว่างสื่อสิ่งพิมพ์และเนื้อหาดิจิทัลที่เข้าไม่ถึง

แท้จริงแล้ว ลูกค้าสามารถเรียกร้องอย่างมากในแง่ของวิธีที่พวกเขาต้องการให้การสื่อสารของพวกเขาส่งมอบ และบางครั้งนี่หมายถึงเนื้อหาดิจิทัล ในขณะที่บางครั้งควรใช้กระดาษเก่าธรรมดา ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ใบเรียกเก็บเงินรายเดือนของคุณมาทางอิเล็กทรอนิกส์และชำระทางอิเล็กทรอนิกส์… แต่คุณยังต้องการให้พิมพ์เอกสารนโยบายของคุณและส่งทางไปรษณีย์ การรับการนัดหมายที่เหลือในอีเมลหรือข้อความเป็นบริการที่ยอดเยี่ยม แต่มีลูกค้าเพียงไม่กี่รายที่ต้องการอ่านเอกสารนโยบายของตนบนสมาร์ทโฟน

ผลลัพธ์คือการผสมผสานระหว่างเนื้อหาสิ่งพิมพ์และดิจิทัลที่ต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งหมายถึงการแบ่งส่วนและการแบ่งประเภทของการสื่อสารต่างๆ มากขึ้น และนั่นต้องการความยืดหยุ่นและความคล่องตัวที่เพิ่มขึ้นในระบบการจัดการเนื้อหา

ใช้กรณี

The Economical Insurance Group ใช้ CrawfordTech Riptide เพื่อปรับปรุงการตอบสนองของบริการและประสิทธิภาพขององค์กรโดยการแปลงเอกสาร Metacode ที่เก็บไว้ในที่เก็บเนื้อหาเป็น PDF สำหรับการนำเสนอออนไลน์ ซึ่งรวมถึงบริการตนเอง

พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์สำหรับโบรกเกอร์ แนวคิดคือการช่วยให้นายหน้าสามารถเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมแบบไร้กระดาษในขณะที่ควบคุมต้นทุนการพิมพ์และการส่งจดหมาย นายหน้าหลายรายกำลังสแกนเอกสารและต่อมาก็ทำลายหน้าเหล่านั้นเพื่อให้เข้าสู่กระบวนการทำงานแบบไร้กระดาษ สิ่งนี้ส่งผลให้เกิดต้นทุนที่ไม่จำเป็นในการพิมพ์และส่งเอกสารตั้งแต่ต้น เช่นเดียวกับนายหน้าในแง่ของฮาร์ดแวร์ ระบบ และความพยายามที่จำเป็นในการสแกนและแปลงกระดาษเป็นดิจิทัลเมื่อได้รับ

ก้าวไปข้างหน้า

Crawford Technologies มีคุณสมบัติเฉพาะในการช่วยองค์กรประกันภัยในประเด็นสำคัญของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การเข้าถึงเอกสาร และการแปลงทางดิจิทัล พอร์ตโฟลิโอโซลูชันการจัดการเนื้อหาที่ได้รับรางวัลของเรานำไปใช้กับการพิมพ์ การเก็บถาวร การปรับรื้อระบบ และการนำเสนอด้วยความยืดหยุ่นระดับสูง ไม่มีบริษัทอื่นใดที่มีประสบการณ์เชิงลึกและกว้างในการจัดการเนื้อหามากเท่า

แต่อย่างที่คุณเห็น คุณไม่จำเป็นต้องใช้เพียงแค่คำพูดของเรา กรณีการใช้งานเหล่านี้และกรณีอื่นๆ เป็นเพียงเรื่องราวบางส่วนที่แสดงให้เห็นว่าเราได้ช่วยองค์กรกว่า 1,800 แห่งทั่วโลกให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เข้มงวดมากขึ้น ตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับเอกสารที่เข้าถึงได้ และใช้ประโยชน์จากเทคนิคขั้นสูงและการปรับปรุงกระบวนการที่สร้างโดย availaโดยการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

ต้องการที่จะหามากขึ้น? เพียงคลิกที่นี่เพื่อนัดเวลาปรึกษาหรือเยี่ยมชมฟรีโดยไม่มีข้อผูกมัด CrawfordTech.com.