กรณีของการโยกย้าย ECM

ในขณะที่องค์กรต่างๆ ยังคงกำหนดข้อกำหนดภายในและข้อกำหนดของลูกค้าสำหรับระบบเนื้อหาขององค์กรใหม่ ความสำคัญของการจัดการและการจัดส่งเนื้อหาดิจิทัลได้ผลักดันการตัดสินใจและส่งผลต่อการเปลี่ยนจากระบบการจัดการเนื้อหาแบบเดิมๆ

เป็นที่ยอมรับกันว่าการให้ลูกค้าเลือกรับการสื่อสารในรูปแบบสิ่งพิมพ์หรืออิเล็กทรอนิกส์นั้นถือเป็นสิ่งสำคัญต่อประสบการณ์ที่ดีของลูกค้า ระบบ ECM สมัยใหม่ทำให้การจัดเก็บข้อมูลสิ่งพิมพ์ในรูปแบบดิจิทัลสำหรับวัตถุประสงค์ภายในเป็นเรื่องง่าย แต่จะขึ้นอยู่กับรูปแบบที่จัดเก็บเนื้อหาไว้บ้าง

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากช่องทางการสื่อสารใหม่ๆ เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ความต้องการในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าจึงเพิ่มมากขึ้นเช่นกัน ปัจจุบัน พื้นฐานพื้นฐานในการสร้างประสบการณ์ที่ดีเยี่ยมให้กับลูกค้าคือการสื่อสารกับลูกค้าเมื่อไร ที่ไหน และอย่างไร ลูกค้าอาจต้องการให้ติดต่อพวกเขาโดยใช้การนำเสนอเอกสารที่พิมพ์บนเว็บซึ่งเข้าถึงได้ผ่านเบราว์เซอร์หรืออุปกรณ์พกพา อีเมล หรือข้อความ

ระบบเนื้อหาปัจจุบันและไฟล์และวิธีการสื่อสารกับลูกค้าอาจไม่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการตอบสนองทันทีที่จำเป็นและลักษณะที่เปลี่ยนแปลงไปของรูปแบบที่ต้องการ

นอกจากนี้ ระบบการเก็บถาวรข้อมูลลูกค้าแบบเดิมยังมีค่าใช้จ่ายสูงในการบำรุงรักษา ต้องใช้ความรู้เฉพาะทางในการดูแล และไม่ยืดหยุ่นในการเข้าถึงและการจัดส่งจากภายนอก

ในหลายกรณีไม่มีทางเลือกในการดำเนินการที่ชัดเจนเนื่องจากการสร้างและส่งออกเอกสารมักถูกจำกัดอยู่ในระบบธุรกิจแบบเดิมและระบบการจัดพิมพ์ที่อาจไม่มีความสามารถในการผลิตข้อมูลในรูปแบบอื่นนอกเหนือจากรูปแบบเฉพาะของเครื่องพิมพ์ ภาษากำหนดเครื่องพิมพ์ (PDL) เหล่านี้ทำหน้าที่แสดงข้อมูลเพื่อใช้ในการพิมพ์และการส่งทางไปรษณีย์ได้อย่างยอดเยี่ยม แต่ไม่มีความยืดหยุ่นในการสร้างรูปแบบที่พร้อมสำหรับการแจกจ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์

ยิ่งไปกว่านั้น ลูกค้าในปัจจุบันต้องการเข้าถึงข้อมูลและเอกสารในอดีตด้วยวิธีเดียวกับที่ใช้เข้าถึงข้อมูลปัจจุบัน หากผู้บริโภคต้องการใบแจ้งยอดจาก 2 ปีก่อนหรือการยืนยันการซื้อขายในอดีตทั้งหมดสำหรับหุ้นตัวหนึ่งที่ซื้อในช่วง 5 หรือ 6 ปี คำขอข้อมูลดังกล่าวจะถูกส่งในรูปแบบสำหรับใช้งานบนอุปกรณ์พกพาหรือแท็บเล็ตได้อย่างไร เมื่อข้อมูลถูกเก็บไว้ในระบบ ECM เป็นไฟล์ PDL แบบดั้งเดิม จำเป็นต้องรองรับสิ่งนี้

เพื่อจุดประสงค์ดังกล่าว องค์กรต่างๆ จำนวนมากจึงกำลังพิจารณาทำการโยกย้ายจากระบบ ECM เดิมไปยังแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาที่ทันสมัยกว่าเพื่อบรรลุเป้าหมายหลายประการ ได้แก่ การได้รับความยืดหยุ่นในการจัดเก็บ การนำเสนอ และการจัดส่งตามความต้องการของลูกค้า ตลอดจนการปรับปรุงประสิทธิภาพ การประหยัดต้นทุนการดำเนินงาน และลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการ

แม้ว่าการโยกย้ายระบบเนื้อหาไปใช้วิธีการใหม่ๆ จะช่วยสร้างผลลัพธ์ได้หลายด้าน แต่ก็ไม่ควรทำอย่างไม่รอบคอบ เช่นเดียวกับโครงการสำคัญอื่นๆ การวิเคราะห์ การวางแผน และการเตรียมการเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง แต่เนื่องจากระบบเนื้อหาเก่าอาจมีเอกสารและข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ซึ่งรายละเอียดอาจเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา จึงจำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จในการจัดการการดึงข้อมูลและริเริ่มการโยกย้าย

การย้าย ECM เป็นงานที่น่ากลัวแต่ก็คุ้มค่าที่จะพิจารณา