ECM – เราต้องการคำย่ออีกคำ ตอนที่ 2

อย่างน้อย ฉันคิดว่าเรายังต้องการสิ่งหนึ่งเพื่ออธิบาย/แสดงส่วนย่อยของ Enterprise Content Management (ECM) ใน โพสต์ ล่าสุด เราทราบว่า Gartner ได้ยุติการใช้ ECM แล้ว (หรือประกาศว่าจะยกเลิก) และแนะนำให้แทนที่ด้วย Enterprise Content Services แม้ว่าฉันจะไม่เห็นด้วยกับการกำหนดและสิ่งที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด แต่ฉันไม่แน่ใจว่า “ECS” ก้าวล้ำหน้ากว่า “ECM” มากเพียงใด

สมาคมการจัดการข้อมูลและภาพ (Association for Information and Image Management: AIIM) บอกเราว่าสิ่งที่เคยเรียกว่าการจัดการเอกสารนั้นถูกผนวกเข้ากับการจัดการเนื้อหา เนื่องจากปัจจุบันมีข้อมูลมากมายกว่าที่เคยมีมา และส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นโดยเราเอง ต้องขอบคุณการเข้ามาของแหล่งข้อมูลและอุปกรณ์ต่างๆ เช่น เว็บ แฟลชไดรฟ์ สมาร์ทโฟน คลาวด์ ฯลฯ ทำให้ความจำเป็นในการจัดการข้อมูลทุกประเภทเพิ่มมากขึ้น ไม่ใช่แค่ในแง่ของประเภทสื่อที่มากขึ้น เช่น ไฟล์ข้อความ รูปภาพ หรือเสียงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในแง่ของโครงสร้างหรือความไม่เป็นระเบียบของข้อมูลทั้งหมดด้วย โครงสร้างดังกล่าวทำให้การจัดการง่ายขึ้นมาก

ข้อมูลที่มีโครงสร้างคือข้อมูลที่มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน ดังนั้นจึงเหมือนกับข้อมูลส่วนใหญ่ที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์และถูกดำเนินการโดยโซลูชันตามสายธุรกิจ

ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างคือข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจนและมีแนวโน้มว่าจะถูกมนุษย์นำไปใช้ ตัวอย่างเช่น รูปวาด รูปภาพ และไฟล์ที่สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องสแกน

ข้อมูลกึ่งโครงสร้างคือข้อมูลที่อยู่ระหว่างกลาง เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบเสร็จรับเงิน ซึ่งมีข้อมูลที่ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์และจัดส่งในรูปแบบและเค้าโครงที่สามารถระบุและจำแนกได้ โครงสร้างและเค้าโครงของข้อมูลที่ช่วยให้เราทำงานกับข้อมูลได้ราวกับว่ามีโครงสร้าง เมื่อใช้เครื่องมือและแนวทางที่เหมาะสม

การจัดการข้อมูลที่สำคัญและมีความสำคัญอย่างยิ่งนี้คือพื้นที่ที่เราจำเป็นต้องใช้คำย่อใหม่ ซึ่งเป็นคำศัพท์เฉพาะที่อธิบายถึงอันตรายของการลดประโยชน์ใช้สอย การสูญเสียเวลา การสูญเสียผลผลิต การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือแนวนโยบายขององค์กร และความเสี่ยงต่อการหยุดชะงักของธุรกิจอย่างร้ายแรงหากเราประสบความสำเร็จในการบริหารจัดการได้น้อยกว่าที่ควรจะเป็น

การจัดการการสื่อสารกับลูกค้า (Customer Communication Management: CCM) ถูกใช้โดยบางคนเพื่ออธิบายการระบุ การจัดเก็บ การจัดการ และการแจกจ่ายข้อมูลบนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าโดยตรง เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบแจ้งยอด จดหมายโต้ตอบ บันทึกทางกฎหมายและการบริการ แม้ว่าอุตสาหกรรมโดยรวมจะกำหนดให้ CCM เป็นการสร้าง การผลิต การแจกจ่าย และการส่งมอบข้อความการสื่อสารกับลูกค้าต้นฉบับ แต่ CCM ยังเป็นคำอธิบายที่เหมาะสมสำหรับการบำรุงรักษาบันทึกการสื่อสารอย่างต่อเนื่องอีกด้วย

เราในฐานะผู้ใช้และผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์และบริการของ CCM จำเป็นต้องกำหนดบทบาทของเราในกระบวนการ CCM โดยรวมให้ดีขึ้น คำย่อใหม่นี้จะช่วยได้มาก ใครมีไอเดียบ้างไหม