COO ถึงผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ: Inkjet จะช่วยประหยัดเงินค่าพิมพ์และส่งไปรษณีย์ให้เราได้จริงหรือไม่?

โดย: เดวิด เดย์, EDP, ผู้จัดการฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์

การประหยัดเงินไม่ได้หมายถึงการลดค่าใช้จ่ายลง 5 ดอลลาร์หรือ 2 ดอลลาร์เสมอไป บางครั้งอาจหมายถึงการเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต นี่คือความท้าทายที่ COO มอบหมายให้กับ Ron ซึ่งเป็นผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการสำหรับฝ่ายพิมพ์และส่งไปรษณีย์ในโรงงานของ MI Insurance และคำถามสำคัญที่ Ron ต้องตอบในตอนนี้ก็คือ Inkjet จะช่วยประหยัดเงินในฝ่ายพิมพ์และส่งไปรษณีย์ได้จริงหรือไม่

เมื่อ Ron พิจารณาการดำเนินงานด้านการพิมพ์และการส่งจดหมายและกลยุทธ์การสื่อสารกับลูกค้า พบว่ามีหลายด้านที่เขาเชื่อว่า MII สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายและปรับปรุงกระบวนการได้อย่างมีนัยสำคัญ Ron เข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงวิธีที่องค์กรของเขาดำเนินการด้านการผลิตและการจัดส่งเอกสารพิมพ์และการส่งจดหมายมาตรฐานจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพและการประหยัดเหล่านี้

ขณะทำการค้นคว้า Ron ค้นพบบทความของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านจาก Crawford Technologies เกี่ยวกับ 8 วิธีที่แน่นอนในการใช้ประโยชน์จากเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทที่จะช่วยให้คุณประหยัดเงินได้ บทความดังกล่าวอธิบายว่าเมื่อการดำเนินงานของคุณเปลี่ยนไปใช้การพิมพ์อิงค์เจ็ทแบบดิจิทัล วิธีที่คุณจัดการเวิร์กโฟลว์และประเมินงานพิมพ์ขององค์กรการพิมพ์ของคุณควรพัฒนาไปตามนั้น ประเด็นสำคัญของบทความคือ คุณสามารถดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของคุณต่อไปได้เกือบเหมือนกับกระบวนการพิมพ์แผ่นขาวดำแบบเดิม แต่คุณจะเสียเงินจำนวนมากไปเปล่าๆ ดูเหมือนว่าเรื่องนี้จะตรงใจคำถามของ COO (และอาจโน้มน้าว CFO และ CIO ได้เช่นกัน)

รอนรู้สึกสนใจ จากการวิจัยของเขา เมื่อคุณเพิ่มเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ท ควรทำการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์และงานผสมผสานของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วน เป้าหมายของการวิเคราะห์นี้คือเพื่อเปิดเผยการปรับปรุงการปฏิบัติงานที่อาจเกิดขึ้นได้ดังต่อไปนี้:

• การปรับสมดุลงานพิมพ์ของคุณเพื่อลดการเปลี่ยนม้วนกระดาษ
• การเชื่อมโยงงานเล็กๆ น้อยๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้มีปริมาณงานมากขึ้นและมีของเสียน้อยลง
• การจัดการงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหลังการพิมพ์
• เพิ่มส่วนลดไปรษณีย์ของคุณให้สูงสุด
• การใช้การพิมพ์สีเต็มรูปแบบเพื่อการสื่อสารกับลูกค้าที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ลดการเปลี่ยนแปลงที่ซับซ้อนให้เหลือน้อยที่สุดในแอปพลิเคชันเก่าของคุณ
• ใช้ประโยชน์จากส่วนลดไปรษณีย์สำหรับการใช้สี
• การลดสินค้าคงคลังที่มีต้นทุนสูงผ่านการนำเวิร์กโฟลว์กระดาษขาวมาใช้

สำหรับรอน ความท้าทายก็คือ “ฉันจะสร้างรายได้จากอิงค์เจ็ทให้กับองค์กรของฉันได้อย่างไร”

คำตอบคือ การใช้โซลูชันเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมซึ่งปรับให้เหมาะสมสำหรับเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทดิจิทัล จะช่วยลดต้นทุนได้หลายอย่าง คุณสามารถปรับงานพิมพ์ให้ตรงกับความสามารถของเครื่องพิมพ์เพื่อเพิ่มผลผลิตและคุณภาพ คุณสามารถปรับขนาดงานพิมพ์ให้ตรงกับขนาดม้วนกระดาษเพื่อลดการหยุดและเปิดเครื่องพิมพ์บ่อยครั้ง การรวมงานพิมพ์เพื่อให้ได้ปริมาณการพิมพ์ที่เหมาะสมที่สุด จากนั้นจึงแบ่งงานออกเป็นงานย่อยๆ เพื่อการผลิตภายหลัง จะทำให้ได้ปริมาณงานพิมพ์ที่ดีขึ้นทั้งในห้องพิมพ์และหลังการประมวลผล การใช้ประโยชน์จากเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทในการดำเนินการโรงงานผลิตกระดาษธรรมดาหรือกระดาษขาว ช่วยลดปริมาณแบบฟอร์มที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าและต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการซื้อ การจัดเก็บ และการจัดการแบบฟอร์มเหล่านั้นได้ หากคุณส่งปริมาณการพิมพ์จำนวนมากให้กับซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพไปรษณีย์ คุณก็จะได้ความหนาแน่นของจดหมายที่มากขึ้นและลดค่าใช้จ่ายไปรษณีย์ได้ แม้จะไม่ต้องส่งจดหมายไปยังโรงงานคัดแยกจดหมายล่วงหน้าก็ตาม

Ron ทราบดีว่าการระบุรายการการปรับปรุงการดำเนินงานนั้นเป็นเรื่องง่าย การบรรลุการปรับปรุงดังกล่าวต้องใช้กลยุทธ์และโซลูชันที่จะมอบความสามารถที่จำเป็นในการใช้ประโยชน์จากการปรับปรุงกระบวนการทั้งแปดประการของการลงทุนในเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ท

ก่อนจะรายงานกลับไปยัง COO รอนตัดสินใจเข้าร่วมสัมมนาออนไลน์แบบออนดีมานด์เพื่อการศึกษาที่พัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านจาก Crawford Technologies หากผลประโยชน์สอดคล้องกับเป้าหมายของ MII ขั้นตอนต่อไปคือการจองการประชุมกับพวกเขาเพื่อพิจารณาผลกระทบที่แท้จริงที่โซลูชันของ Crawford อาจมีต่อการลงทุนในอิงค์เจ็ทและเวิร์กโฟลว์การติดต่อสื่อสารกับลูกค้าของ MII

หากสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นฟังดูคล้ายกับสิ่งที่คุณกำลังประสบอยู่ในองค์กรของคุณ เราขอเชิญคุณเข้าร่วมสัมมนาออนไลน์แบบออนดีมานด์: หนึ่งวันในชีวิตของผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ ผ่านการสัมมนาออนไลน์นี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าแปดวิธีที่กล่าวถึงข้างต้นสามารถปฏิวัติการผลิตและการส่งมอบการสื่อสารกับลูกค้าของคุณได้อย่างไร