ADF ยังพออยู่มั้ย?

ในองค์กรหลายแห่ง การดำเนินการด้านเอกสารแบบเดิมกำลังเปลี่ยนไปสู่การจัดการการสื่อสารกับลูกค้า (CCM) ในสภาพแวดล้อม CCM องค์กรจะรับรู้ถึงคุณค่าทางธุรกิจของเอกสารมากพอๆ กับเวิร์กโฟลว์การผลิตและการจัดจำหน่ายเอง ความแตกต่างนี้แม้จะละเอียดอ่อนแต่ก็สำคัญ

การผลิตและแจกจ่ายเอกสารเคยเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมแบบแบตช์และแบบปิด หากลูกค้าต้องการทราบสถานะของงานหรือต้องการดึงจดหมายจากการผลิต ลูกค้าจะโทรติดต่อตัวแทนบัญชีของตน ฝ่ายปฏิบัติการเอกสารจะจัดการคำขอดังกล่าวโดยเดินตรวจดูพื้นที่การผลิตเพื่อพิจารณาว่าขั้นตอนการผลิตใดเสร็จสมบูรณ์แล้ว งานใดที่รอดำเนินการ และงานใดเสร็จสิ้นแล้ว เมื่อได้คำตอบแล้ว ผู้จัดการบัญชีจะโทรติดต่อลูกค้าอีกครั้ง

แม้ว่าบางการดำเนินการจะยังคงดำเนินการในลักษณะนั้น แต่แนวทางและเวิร์กโฟลว์เก่าๆ เหล่านั้นไม่รองรับความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าในปัจจุบัน และไม่ได้ให้ข้อมูลที่ผู้จัดการต้องการในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการปรับสมดุลภาระงาน การเปลี่ยนลำดับความสำคัญ การจัดสรรพนักงาน หรือการจัดตารางเวลา โรงงานเอกสารอัตโนมัติ (ADF) มอบการควบคุมและการติดตามการปฏิบัติงาน แต่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของโซลูชัน CCM ที่ครอบคลุมเท่านั้น

บริษัทต่างๆ คาดหวังว่าเอกสารที่พิมพ์ออกมาและในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะสนับสนุนเป้าหมายขององค์กรในด้านการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า การรักษาลูกค้า การขายแบบไขว้ และการขายแบบเพิ่มปริมาณ เว้นแต่ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการด้านเอกสารจะมีข้อมูลปัจจุบันเกี่ยวกับงาน บัญชี และเอกสารแต่ละฉบับ พวกเขาจะไม่สามารถรับรองได้ว่าข้อความเหล่านั้นจะส่งผลดีต่อประสบการณ์โดยรวมของลูกค้า

ลูกค้าต้องการการควบคุมและการมองเห็นที่มากขึ้น พวกเขาต้องการหยุดงานในจุดต่างๆ ในเวิร์กโฟลว์และอนุมัติงาน หรือทำการเปลี่ยนแปลงข้อความการตลาดและการส่งเสริมการขายในนาทีสุดท้าย ระบบ CCM ที่มีคุณลักษณะครบถ้วนช่วยให้มีความสามารถเหล่านี้ได้ แต่ยังให้การตรวจสอบและติดตามที่จำเป็นสำหรับการผลิตที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย การควบคุมอัตโนมัติและการแจ้งเตือนการจัดการมีความจำเป็นเพื่อป้องกันสถานการณ์ที่นำไปสู่การทำงานล่วงเวลาที่แพง ต้นทุนการจัดส่งเพิ่มเติม ค่าปรับ SLA หรือขัดขวางประสิทธิภาพของการส่งข้อความหลายช่องทางที่เกี่ยวข้อง

ความโปร่งใส การแจ้งเตือน และรายงานสถานะแบบเรียลไทม์เป็นสิ่งจำเป็นในการรักษาให้โรงงาน CCM ที่ทันสมัยทำกำไรได้และดำเนินการตามแผน ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการต้องการข้อมูลทันทีเมื่ออุปกรณ์ขัดข้อง มีปัญหากับข้อมูล หรือปัจจัยอื่นที่จะคุกคามข้อตกลงระดับการบริการ (SLA) แม้แต่ผู้มีประสบการณ์ด้านปฏิบัติการมากที่สุดก็ยังต้องการความช่วยเหลือจากซอฟต์แวร์เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถควบคุมงานทุกอย่างที่เกิดขึ้นในร้านได้ ในสภาพแวดล้อมการสื่อสารแบบบูรณาการ ระบบ CCM จะช่วยให้กระบวนการดำเนินการเอกสารทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงเวลา

บริษัทต่างๆ กำลังเปลี่ยนโฟกัสจากการควบคุมต้นทุนการผลิตเป็นการสร้างการสื่อสารกับลูกค้าที่เกี่ยวข้องและเฉพาะบุคคลซึ่งสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจ การดำเนินการดังกล่าวอย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่เน้น CCM เพื่อสร้างและติดตามข้อความขาออกทั้งหมดขององค์กรในอินเทอร์เฟซส่วนกลาง เทคโนโลยีดังกล่าวพร้อมให้ใช้งานแล้ว ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ผู้จัดการศูนย์เอกสารเรียนรู้เกี่ยวกับแนวทางใหม่เหล่านี้ในการสื่อสารกับลูกค้าและเตรียมพร้อมที่จะโยกย้ายการดำเนินงานของตนไปสู่ CCM

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเวิร์กโฟลว์การผลิตที่มีประสิทธิภาพมาใช้และความสำคัญของการมองเห็นกระบวนการทั้งหมดได้ในเว็บสัมมนาออนไลน์ของเราในวันที่ 6 กันยายน เรื่อง “การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของคุณ – เหตุใดการมองเห็นจึงมีความสำคัญ” ซึ่งจะจัดขึ้นในเวลา 13.00 น. ลงทะเบียนเข้าร่วมเว็บสัมมนาออนไลน์ฟรีนี้ ได้ที่นี่