ไม่มีใครชอบการดึงในนาทีสุดท้าย

“ฉันต้องการให้คุณดึงใบแจ้งยอดบัญชีบางส่วนของเราออกมา เพื่อจะได้ไม่ส่งไปทางไปรษณีย์ มันสายเกินไปหรือเปล่า?”

ผู้ให้บริการเอกสารธุรกรรมทุกรายจะโทรมาหาลูกค้าในลักษณะนี้ คำตอบทั่วไปคือ “ไม่ทราบครับ จะโทรกลับ” จากนั้นการแย่งชิงเอกสารก็เริ่มต้นขึ้น

เจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการต้องดำเนินการด้วยตนเองหลายขั้นตอนเพื่อค้นหาเอกสารที่ลูกค้าต้องการให้ลบออกจากการส่งทางไปรษณีย์ บ่อยครั้งที่ผู้ให้บริการไม่มีวิธีการดึงหน้าแต่ละหน้าจากงานจนกว่าจะพิมพ์ออกมา บ่อยครั้งที่ฝ่ายปฏิบัติการจะจัดการกับการดึงเอกสารในนาทีสุดท้ายโดยการค้นหาในถาดจดหมายที่ส่งเสร็จแล้ว มีคนต้องแก้ไขรายงานการส่งทางไปรษณีย์ บันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นว่าเป็นการแทรกแซงด้วยตนเอง และส่งเอกสารที่ดึงออกมาคืนให้กับลูกค้า

นอกจากจะสร้างความรำคาญอย่างมากแล้ว การจัดการกับคำถามจากลูกค้าที่กังวลใจโดยไล่ตามจดหมายไปทั่วร้านยังส่งผลให้ประสบการณ์ของลูกค้าต่ำกว่ามาตรฐาน ลูกค้าไม่ชอบให้ใครขอให้รอคำตอบ และแน่นอนว่ากระบวนการที่ใช้เวลานานและทำด้วยมือจะเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด

การควบคุมลูกค้า

โชคดีที่มีวิธีที่ดีกว่า ด้วย การตรวจสอบและเผยแพร่ จาก Crawford Technologies คุณสามารถให้ลูกค้าของคุณมองเห็นงานของพวกเขาได้ชัดเจนยิ่งขึ้น พวกเขาสามารถทำเครื่องหมายเอกสารที่ดึงออกมาได้ด้วยตนเอง หลีกเลี่ยงการฝึกซ้อมดับเพลิงที่ผู้ให้บริการงานพิมพ์และจัดส่งหลายๆ รายคุ้นเคย

คุณลักษณะ Hold ของ Review and Release จะช่วยให้แน่ใจว่างานจะไม่ถูกพิมพ์จนกว่าลูกค้าจะตรวจสอบงาน ดึงหน้าที่ไม่จำเป็นออก และปล่อยงานออกไปเพื่อการผลิต

งานมูลค่าสูงบางงานต้องให้ลูกค้าตรวจสอบก่อนจึงจะอนุญาตให้ทำงานต่อได้ การตรวจสอบเครื่องพิมพ์แบบเห็นหน้ากันนั้นยากต่อการกำหนดตารางงานและทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็นในขณะที่รอให้ลูกค้ามาถึงหน้างาน ฟังก์ชัน Hold (ระงับ) ช่วยขจัดปัญหาคอขวดนี้โดยให้ลูกค้าสามารถดูสำเนา PDF ของงานพิมพ์ที่ผลิตได้ ลูกค้าจะปล่อยงานหลังจากที่อนุมัติสำเนาอิเล็กทรอนิกส์แล้ว

การประยุกต์ใช้ Review and Release ที่มีประโยชน์อีกประการหนึ่งคือใช้กับเอกสารที่ต้องมีการตรวจสอบเป็นระยะๆ แทนที่จะพิมพ์เอกสารชุดที่สองให้ผู้ตรวจสอบ เจ้าหน้าที่สามารถปฏิบัติหน้าที่ของตนได้ทางออนไลน์ ลูกค้าจะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ ส่งมอบ และทำลายสำเนาของผู้ตรวจสอบอย่างปลอดภัยอีกต่อไป และผู้ตรวจสอบสามารถทำงานให้เสร็จสิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ฟังก์ชันการจัดการสิทธิ์ที่สร้างขึ้นใน Review and Release ช่วยให้มั่นใจว่ามีเพียงบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้ ระบบจะเก็บรักษาบันทึกว่าเอกสารใดถูกเปิดและใครเป็นผู้เปิด

ใช้ Review and Release เพื่อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงโปรแกรมหรือการพัฒนาแอปพลิเคชันใหม่ แทนที่จะเสียหมึกและกระดาษไปกับการตรวจสอบภาพด้วยมือ ให้เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคยืนยันการแก้ไขผ่านการตรวจสอบออนไลน์ คุณสมบัตินี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลซึ่งตัวแปรควบคุมการเลือกภาพ การจัดรูปแบบ หรือบล็อกข้อความ

Review and Release จะช่วยแก้ไขปัญหาที่ทำให้ผู้ให้บริการสิ่งพิมพ์และไปรษณีย์ไม่สามารถให้บริการลูกค้าได้เหนือกว่าคู่แข่ง ซึ่งถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ผู้ให้บริการแตกต่างจากคู่แข่ง หากต้องการประสบความสำเร็จในตลาด ผู้ให้บริการจะต้องสร้างความแตกต่างด้วยบริการและประสิทธิภาพที่เหนือกว่าค่าเฉลี่ย Review and Release เป็นวิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายดังกล่าว

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมไหม? คลิกที่นี่