นี่คือโพสต์ที่สี่ในชุดบล็อกของเราเกี่ยวกับข้อบังคับทั่วไปเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลของสหภาพยุโรป ซึ่งมีผลบังคับใช้เต็มรูปแบบเมื่อวันที่ 25 พฤษภาคม 2018 คราวที่แล้ว เราได้ดูรายละเอียดคร่าวๆ ของการจัดการบันทึกที่จำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับ เช่น GDPR
ในครั้งนี้ เราจะมาพิจารณาถึงเทคนิคต่างๆ ในการจัดการเอกสารแบบละเอียดด้วยการสื่อสารกับลูกค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เราจะพิจารณาถึงวิธีการที่จะบรรลุเป้าหมายดังกล่าวได้โดยใช้ทั้งระบบการจัดการเอกสารแบบหยาบและแบบละเอียด
ในโพสต์ล่าสุด เราได้พูดถึงเทคนิคที่องค์กรต่างๆ ใช้ในการจัดเก็บการสื่อสารกับลูกค้าขาออก โดยทั่วไปแล้ว คำชี้แจง จดหมาย และเอกสารนโยบายจะสร้างขึ้นโดยระบบแบตช์บนเมนเฟรม หรือโดยแอปพลิเคชันขององค์กร หรือโดยเครื่องมือที่เรียกว่าเครื่องมือจัดทำเอกสาร สิ่งที่ระบบเหล่านี้มีเหมือนกันก็คือ ระบบเหล่านี้ใช้ข้อมูลและแยกเอกสารที่เหมาะสำหรับการพิมพ์โดยเครื่องพิมพ์ระดับสูง การพิมพ์มักจะรวมถึงเอกสารหลายแสนฉบับ
วิธีหนึ่งที่บริษัทต่างๆ ใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพไฟล์งานพิมพ์เหล่านี้คือการจัดเก็บทรัพยากร เช่น ฟอนต์ รูปภาพ และโอเวอร์เลย์เพียงครั้งเดียวสำหรับทั้งชุดงาน การจัดเก็บทรัพยากรสำหรับเอกสารแต่ละฉบับอาจทำให้ขนาดชุดงานเพิ่มขึ้น 20 เท่า ซึ่งทำให้การประมวลผลแบบสตรีมช้าลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเครื่องพิมพ์ระดับสูง ชุดงานพิมพ์เหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวร โดยมีดัชนีที่ชี้ไปยังขอบเขตระหว่างเอกสารภายในไฟล์งานพิมพ์ ซึ่งจัดเก็บแยกกันในฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า A อาจมีตั้งแต่หน้า 10,546 ถึงหน้า 10,560 ในไฟล์ ความท้าทายคือจะลบไฟล์ออกจากชุดงานอย่างไร เพราะไม่เพียงแต่ดัชนีของระเบียนจะต้องถูกลบเท่านั้น แต่ยังต้องกำจัดหน้าจริงของเอกสารนั้นด้วย
เทคนิคในการสนทนาคือการแบ่งชุดเอกสารเป็นเอกสารแต่ละชุด และจัดเก็บเอกสารเหล่านี้แยกจากกันในไฟล์เก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้า ซึ่งจะส่งผลให้ความหนาแน่นของพื้นที่จัดเก็บเพิ่มขึ้นตามไปด้วย
เทคนิคทั้งสองนี้เรียกกันทั่วไปว่า การไม่แบ่งข้อมูลเป็นชุดสำหรับการเก็บข้อมูลแบบแบตช์ และการแบ่งเป็นชุดเต็มสำหรับการจัดเก็บเอกสารแต่ละรายการ
คำถามที่ชัดเจนคือไฟล์เก็บถาวรแบบไม่แยกไฟล์สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดได้หรือไม่ คำตอบขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณใช้ ไฟล์เก็บถาวรแบบไม่แยกไฟล์ส่วนใหญ่ไม่สามารถลบเอกสารแต่ละฉบับได้ ดังนั้นจึงไม่สอดคล้องกับ GDPR ไฟล์เก็บถาวรที่ทำได้สามารถลบทั้งเนื้อหาและดัชนีจากไฟล์เก็บถาวรได้
การเก็บข้อมูลแบบเต็มรูปแบบนั้นสอดคล้องกับ GDPR เสมอ เนื่องจากสามารถจัดการและกำจัดบันทึกใดๆ ก็ได้ (หรือในทางกลับกัน เก็บไว้) ได้ตลอดเวลา
องค์กรส่วนใหญ่ไม่ทราบว่าไฟล์เก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าที่มีอยู่ไม่เป็นไปตามข้อบังคับ GDPR ไฟล์เก็บถาวรแบบ No-burst และ Full-burst อาจเป็นไปตามข้อบังคับได้ แต่หลายไฟล์ไม่เป็นไปตามข้อบังคับเนื่องจากเทคโนโลยีเก่าที่ใช้เป็นพื้นฐาน
ในบล็อกถัดไป เราจะมาดูวิธีการอื่นๆ ว่าเหตุใดรูปแบบที่จัดเก็บในไฟล์เก็บถาวรจึงมีความสำคัญต่อ GDPR เราจะตรวจสอบวิธีการจัดเก็บและจัดการรูปแบบการพิมพ์ เช่น AFP, Metacode และ PDF ในระบบและไฟล์เก็บถาวร และสำรวจเทคนิคต่างๆ เพื่อทำให้รูปแบบเหล่านี้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันการเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าของ CrawfordTech โปรดดู Riptide Conversion Services สำหรับ CMOD, PRO Archiver สำหรับ Documentum, PRO Archiver สำหรับ InfoArchive, CCM Gateway สำหรับ Alfresco, CCM Gateway สำหรับ Box และ CCM Gateway สำหรับ SharePoint โดยทั้งหมด มีให้บริการที่นี่
หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล คุณสามารถเข้าถึง การบันทึก จากการสัมมนาผ่านเว็บล่าสุดของเรา
บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของชุดบทความเกี่ยวกับ GDPR อ่านทั้งหมด!
Crawford Technologies คือผู้ให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์และบริการระดับโลกที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการส่งมอบ การจัดเก็บ และการนำเสนอการสื่อสารกับลูกค้าอย่างปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้
