แพลตฟอร์มรุ่นต่อไปสำหรับการเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าและการนำเสนอแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ตอนที่ 2) – การรับและดึงข้อมูลความเร็วสูงสำหรับชุดเอกสารขนาดใหญ่

ในโพสต์ล่าสุดของเรา เราได้ดูคุณลักษณะที่เหมาะสมของแพลตฟอร์มการเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้ารุ่นต่อไป ในโพสต์นี้ เราจะดูข้อกังวลสำคัญบางประการในการย้ายข้อมูลเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าแบบเดิมไปยังแพลตฟอร์ม ECM รุ่นต่อไป

คลังข้อมูลการสื่อสารกับลูกค้าแบบเก่ามักไม่ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงการเปลี่ยนใหม่ในที่สุด ในความเป็นจริง คลังข้อมูลแบบเก่ามักประสบปัญหาในการจัดเก็บเนื้อหาแบบปิด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การใช้รูปแบบไฟล์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ การขาด API และเครื่องมือในการลบข้อมูลที่มีน้อย ล้วนสะท้อนให้เห็นถึงอายุของผลิตภัณฑ์เหล่านี้ ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ การรวบรวมข้อมูลจากคลังข้อมูลแบบเก่าเหล่านี้ที่พร้อมสำหรับการโยกย้ายนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป หากเป็นไปได้ สิ่งสำคัญคือการใช้เทคนิคที่บันทึกไว้สำหรับการลบข้อมูลออกจากแหล่งที่มา ในกรณีที่ไม่สามารถใช้เทคนิคเช่นนี้ได้ อาจจำเป็นต้องใช้เครื่องมือเฉพาะทางเพื่อเข้าถึงระบบเหล่านี้และแยกเนื้อหาและดัชนี

องค์กรจำนวนมากเลือกใช้ PDF เวอร์ชันต่างๆ เช่น PDF/A สำหรับการเก็บถาวรในระยะยาว เนื่องจากเป็นมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับในระดับนานาชาติและมีประโยชน์ในระยะยาวมากกว่ารูปแบบการพิมพ์แบบดั้งเดิม การรับประกันการแปลงความเที่ยงตรงสูงจากรูปแบบการพิมพ์ดั้งเดิม เช่น AFP, Metacode, PostScript, PCL และข้อมูลแบบเส้นเป็น PDF/A ถือเป็นส่วนสำคัญของการย้ายไฟล์เก็บถาวรที่มีคุณภาพสูง อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ที่เลือกจัดเก็บรูปแบบการพิมพ์ดั้งเดิม (เช่นเดียวกับที่พวกเขาอาจทำในไฟล์เก็บถาวรดั้งเดิม) CrawfordTech มอบความสามารถในการจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ในระบบ ECM สมัยใหม่ด้วยเช่นกัน ถูกต้องแล้ว คุณสามารถเก็บไฟล์ AFP ต่อไปได้ด้วยระบบ ECM รุ่นถัดไปของคุณ

ระบบ ECM รุ่นใหม่สามารถปรับให้เข้ากับกรณีการใช้งานการจัดการเนื้อหาที่หลากหลายได้ ตัวอย่างเช่น รูปแบบการจัดเก็บเนื้อหาที่พบมากที่สุดในระบบ ECM ส่วนใหญ่คือการใช้การโต้ตอบแบบหนึ่งต่อหนึ่งระหว่างวัตถุเนื้อหาและเอกสาร ซึ่งเหมาะกับกรณีการใช้งานที่หลากหลายและรองรับการจัดการบันทึกแบบละเอียด Crawford Technologies ได้พัฒนารูปแบบการจัดเก็บที่มีการโต้ตอบแบบหนึ่งต่อหลายระหว่างวัตถุเนื้อหาและเอกสาร ซึ่งรองรับการเก็บถาวรเอกสารจำนวนมากเป็นชุด ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้ในคลังข้อมูลการสื่อสารกับลูกค้าแบบเดิมจำนวนมาก และปัจจุบันสามารถนำไปใช้กับระบบ ECM สมัยใหม่ได้แล้ว

เราเรียกวิธีการเหล่านี้ว่าการเก็บถาวรแบบ “ไม่เกิดการแตกไฟล์” และแบบ “เกิดการแตกไฟล์เต็มไฟล์” ตามลำดับ และนั่นหมายความว่าลูกค้าของเราสามารถแลกเปลี่ยนประสิทธิภาพการจัดเก็บกับการจัดการข้อมูลในระดับรายละเอียดได้ Crawford Technologies ใช้ประโยชน์จากวิธีการนี้เต็มที่ ซึ่งหมายความว่าเนื้อหาที่ย้ายมาจะมีความคล้ายคลึงกับเนื้อหาในระบบต้นทาง ซึ่งสามารถลดพื้นที่จัดเก็บได้ถึง 20 เท่า

บริการ e-Presentment เป็นส่วนประกอบสำคัญของกระบวนการที่ช่วยให้ผู้บริโภคสามารถเข้าถึงเอกสารผ่านทางเว็บพอร์ทัลและอุปกรณ์พกพา e-Presentment อาจรวมถึงการแปลงเอกสารเพื่อแปลงเอกสารที่จัดเก็บเป็น AFP หรือ PDF เป็น HTML5 เพื่อแสดงบนอุปกรณ์พกพาหรือเว็บเบราว์เซอร์ การแท็กที่เข้าถึงได้เป็นกระบวนการจัดรูปแบบเอกสารสำหรับโปรแกรมอ่านหน้าจอที่รองรับผู้พิการทางสายตาและผู้ที่มีปัญหาทางสายตาบางส่วน ซึ่งสามารถทำได้แบบเรียลไทม์ระหว่างการนำเสนอแบบ e-Presentment การดำเนินการอื่นๆ ที่ดำเนินการระหว่างการนำเสนอแบบ e-Presentment อาจรวมถึงการแก้ไขเอกสารที่ต้องปฏิบัติตาม PCI-DSS และข้อกำหนดและมาตรฐานด้านกฎระเบียบอื่นๆ ตลอดจนการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลเพื่อรับประกันความถูกต้องของเอกสารของผู้บริโภค

เบื้องหลังคลังข้อมูลการสื่อสารกับลูกค้าที่มีปริมาณมากจำนวนมากนั้น มักอาศัยบริการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ของ Crawford Technologies เพื่อส่งมอบความสามารถทั้งหมดนี้ ซึ่งรวมถึง “การจัดเตรียมเอกสารจำนวนมาก” ซึ่งบริการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์จะค้นหาเอกสารแต่ละฉบับที่มีจำนวนมาก

สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันการเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าและการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ของ Crawford Technologies ได้ที่นี่ สัปดาห์หน้า ในส่วนที่ 3 เราจะมาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการย้ายไฟล์เก็บถาวรที่ประสบความสำเร็จ