แพลตฟอร์มรุ่นต่อไปสำหรับการเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าและการนำเสนอแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ตอนที่ 3) – การย้ายไปยังแพลตฟอร์มรุ่นต่อไปจากการเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าแบบเดิม

ในโพสต์ล่าสุด เราได้ดูข้อกังวลสำคัญบางประการในการย้ายไฟล์เก็บถาวรการสื่อสารของลูกค้าแบบเดิมไปยังแพลตฟอร์ม ECM รุ่นถัดไป แต่นอกเหนือจากโซลูชันทางเทคโนโลยีแล้ว คุณยังต้องการโซลูชันที่ใช้งานได้จริงและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อย้ายไฟล์เก็บถาวรการสื่อสารของลูกค้าให้ประสบความสำเร็จ

อาจเกิดความอยากที่จะเริ่มต้นย้ายข้อมูลทันทีก่อนที่จะกำหนดขนาด รูปร่าง และความซับซ้อนของการโยกย้ายอย่างเหมาะสม แต่สิ่งสำคัญคือต้องใช้เวลาและความพยายามในการค้นหาและวิเคราะห์อย่างละเอียดถี่ถ้วน มิฉะนั้น อาจมีความเสี่ยงที่จะนำความไม่มีประสิทธิภาพและความซ้ำซ้อนที่มีอยู่ออกมา ซึ่งจะทำให้กระบวนการโยกย้ายทั้งหมดยุ่งยาก ใช้เวลานาน และมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาด การค้นพบเริ่มต้นด้วยคำถาม เช่น “ข้อมูลและเอกสารประเภทใดบ้างที่จัดเก็บในไฟล์เก็บถาวรปัจจุบัน” และ “ไฟล์ทั้งหมดเป็นไฟล์พิมพ์หรือไม่” และ “ไฟล์พิมพ์เหล่านี้มีรูปแบบใด: AFP, Xerox Metacode หรือ PDF” การมีรายการไฟล์และรูปแบบทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์เก็บถาวรของคุณจะช่วยให้คุณวางแผนการโยกย้ายได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดว่าคุณต้องจัดการเนื้อหาจำนวนเท่าใดจากมุมมองรายวันไปข้างหน้าและสำหรับการย้ายข้อมูล รายวันไปข้างหน้าหมายถึงเนื้อหาที่ถูกเก็บถาวรเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการประจำวันตามปกติ นี่คือจุดที่ต้องมีการตัดสินใจที่สำคัญและมีกลยุทธ์บางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่จะนำเข้าสู่ระบบใหม่ และสิ่งที่ถูกทิ้งไว้หรือกำจัดออกไป

ไม่น่าจะเป็นไปได้ที่คุณจะต้องย้ายไฟล์และเอกสารทุกฉบับในไฟล์เก็บถาวรแบบเก่าตั้งแต่ต้น อาจจำเป็นต้องใช้เฉพาะจดหมายโต้ตอบล่าสุดและเอกสารที่มีมูลค่าสูงเท่านั้น พิจารณาว่าข้อมูลบางอย่างไม่จำเป็นต้องย้ายทันทีหรือไม่ และสามารถลบออก ย้าย “ตามต้องการ” หรือย้ายเป็นชุดในช่วงระยะเวลาหนึ่งได้ ตัวอย่างเช่น เอกสารที่เกินระยะเวลาเก็บรักษาที่ควบคุม หรือข้อกำหนดของลูกค้าที่ถูกแทนที่

การรับประกันคุณภาพควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกในการโยกย้ายเอกสารการสื่อสารกับลูกค้า แต่คุณจะรับประกันได้อย่างไรว่าเอกสารที่คุณมีตั้งแต่แรกเป็นเอกสารที่คุณโหลดลงในเอกสารใหม่ของคุณแล้ว การนับเอกสารขณะเคลื่อนผ่านกระบวนการแยก การแปลง และการโหลดสามารถให้การรับประกันได้ในระดับหนึ่ง อย่างไรก็ตาม เทคนิคนี้อาจไม่สามารถอธิบายความไม่สอดคล้องกันในเนื้อหาต้นฉบับได้ การวัดคุณภาพที่เป็นกลางเพิ่มเติม เช่น การสุ่มตัวอย่างแบบสุ่มหรือแม้แต่การเปรียบเทียบเชิงความหมายมักจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า แต่สิ่งที่สำคัญต่อคุณภาพคือความเที่ยงตรงของเอกสาร ซึ่งรับประกันได้ว่าเอกสารต้นฉบับจะยังคงมีลักษณะที่แน่นอนในเอกสารใหม่ ผู้ใช้จะไม่นานก็รู้ว่าเอกสารจะดูแตกต่างไปในเอกสารใหม่

สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันการเก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าและการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ของ Crawford Technologies ได้ที่นี่