เหตุใดความยืดหยุ่นและระบบอัตโนมัติจึงช่วยขับเคลื่อนผลลัพธ์สำหรับเอกสารธุรกรรม

โดย เดวิด เดย์

ไม่ว่าคุณจะใช้คำว่าการจัดการผลลัพธ์ขององค์กร (EOM) การจัดส่งเอกสารธุรกรรมปริมาณมาก ผลลัพธ์ธุรกรรมปริมาณมาก (HVTO) เอกสารธุรกรรม หรือเพียงแต่ถือว่าตัวเองเป็นผู้ให้บริการสิ่งพิมพ์และไปรษณีย์สำหรับการสื่อสารกับลูกค้าที่สำคัญ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด และอื่นๆ ก็ตาม ไม่ต้องสงสัยเลยว่าพวกเราทุกคนกำลังมองหาประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน และท้ายที่สุดก็มองหาวิธีการที่จะขับเคลื่อนผลกำไรให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น การสนทนาส่วนใหญ่จะมุ่งเน้นไปที่การพิจารณาสภาพแวดล้อมการดำเนินการพิมพ์ปัจจุบันและวิธีที่การจัดการเวิร์กโฟลว์รายวันอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการต่างๆ ที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุดในการดำเนินการจัดทำเอกสาร การพิมพ์ การส่งทางไปรษณีย์ และการติดตามเอกสารธุรกรรม

โดยปกติแล้วนี่คือจุดที่ Automated Document Factory หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า ADF เข้ามามีบทบาท ระบบ ADF ที่ประสบความสำเร็จจะมอบทั้งความยืดหยุ่นและการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการ ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการดำเนินกระบวนการสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมด และปรับปรุงความสามารถของเวิร์กโฟลว์ ทั้งจากมุมมองของงานและการจัดการข้อมูล

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นที่น่าพอใจ คุณต้องสามารถย้ายเอกสารธุรกรรมจำนวนมากผ่านการพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์ได้อย่างรวดเร็ว โดยมีชิ้นส่วนที่เสียหายน้อยลง และสามารถติดตามได้ในระดับชิ้นส่วนตลอดการดำเนินการทั้งหมด รวมถึงการยืนยันการจัดส่งด้วย

อุปสรรคของทั้งหมดนี้ก็คือตัวเลือกที่มีให้ผู้ผลิตเอกสารสำคัญเหล่านี้ หลายครั้งที่ผู้ให้บริการเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์สั่งให้เปลี่ยนโซลูชันที่มีอยู่ทั้งหมดเนื่องจากไม่เข้ากันได้กับส่วนสำคัญบางส่วนของเวิร์กโฟลว์การดำเนินการพิมพ์ ต้นทุนจึงมาพร้อมกับราคาที่แพงลิ่วและอาจสูงถึงหลักแสนหรือหลักล้านเมื่อต้องซื้ออุปกรณ์ใหม่

ทันใดนั้น แนวคิดเรื่องการลดขั้นตอนการทำงานด้วยมือ เช่น การพิมพ์ซ้ำใบแจ้งยอดที่พิมพ์เสียหาย ดูเหมือนจะไม่ส่งผลดีต่อผลกำไรสุทธิ และยอมรับความจริงว่าเราต้องทำงานให้เร็วขึ้น ด้วยคุณภาพที่สูงขึ้น และต้นทุนที่ต่ำลงในทุกแผนกและทุกกิจกรรม แต่ถ้าการประหยัดนั้นไม่คุ้มกับการลงทุน แล้วจะมีประโยชน์อะไร?

แล้วมีตัวเลือกอะไรบ้าง? จากมุมมองของเรา เรายอมรับอย่างเต็มที่ว่าเราลำเอียง คำตอบคือแนวทางแบบแยกส่วนโดยเน้นที่ความเข้ากันได้กับอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ปัจจุบันที่ใช้งาน ที่ Crawford Technologies เราใช้ความเชี่ยวชาญด้านการออกแบบเอกสารใหม่ การทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ และการติดตามแบบครบวงจรเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานด้านการพิมพ์ของคุณในส่วนที่มีคุณค่าและจำเป็นที่สุด

นอกจากนี้ ปรัชญาของเราคือคุณต้องการเพียงชิ้นส่วนที่ช่วยปรับปรุงธุรกิจของคุณเท่านั้น แทนที่จะเปลี่ยนกระบวนการทั้งหมด เพราะไม่มีความยืดหยุ่นในการเชื่อมต่อและบูรณาการกับอุปกรณ์ปัจจุบันของคุณ

เราทำอย่างไร? เริ่มต้นด้วยผู้เชี่ยวชาญในด้านการพิมพ์และการส่งจดหมายที่พัฒนาซอฟต์แวร์และกระบวนการที่จะเติมเต็มช่องว่างในสภาพแวดล้อมเวิร์กโฟลว์ของคุณ จากนั้นเราจะจับคู่กับทีมทรัพยากรด้านบริการระดับมืออาชีพที่ไม่เพียงแต่จะนำโซลูชันของคุณไปใช้งานเท่านั้น แต่ยังทำงานเพื่อปรับให้เหมาะสมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ ซึ่งเป็นการปรับปรุงที่คุณอาจไม่เคยคิดถึงมาก่อน ในที่สุด เราจะติดตามผลด้วยการสนับสนุนที่พร้อมให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและมีประวัติที่พิสูจน์แล้วว่าตอบสนองได้รวดเร็วและแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที

ผลลัพธ์คือการปรับปรุงผลกำไรขั้นต้นและความสามารถในการใช้ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ นั่นคือบุคลากรของคุณ สำหรับงานที่สำคัญกว่าภายในฝ่ายการพิมพ์ของคุณ หากคุณเป็น “ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ” คุณสามารถเป็นผู้นำที่มีนวัตกรรมในการขับเคลื่อนกระบวนการที่ดีที่สุดสำหรับแผนกของคุณ และหากคุณเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจหรือเป็นส่วนหนึ่งของผู้บริหารระดับสูง คุณสามารถเป็นผู้มีวิสัยทัศน์ที่พบวิธีแก้ปัญหาเพื่อทำให้องค์กรของคุณคล่องตัวขึ้นและมีกำไรมากขึ้น

เหตุใดความยืดหยุ่นและระบบอัตโนมัติจึงเป็นกุญแจสำคัญในการขับเคลื่อนผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายสำหรับการผลิตและส่งมอบเอกสารธุรกรรม หากไม่มีระบบอัตโนมัติ คุณจะต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้น ใช้เวลามากขึ้น และทำกำไรได้น้อยลง ซึ่งทำให้คู่แข่งของคุณมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่โซลูชัน Automated Document Factory (ADF) ของ CrawfordTech สามารถเปลี่ยนการดำเนินการพิมพ์และการส่งไปรษณีย์ของคุณ และเปิดประตูสู่ธุรกิจและความสำเร็จใหม่ๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดไปที่หน้าโซลูชัน ADF ของเรา