กระบวนการเดิมๆ กำลังยับยั้งเวิร์กโฟลว์ของคุณไม่ให้บรรลุถึงเป้าหมายที่ต้องการหรือไม่ เวิร์กโฟลว์ ซอฟต์แวร์เก่า และอุปกรณ์เก่าส่งผลกระทบต่อพนักงานของคุณหรือไม่ เมื่อปี 2022 มาถึง ความท้าทายต่างๆ ยังคงเกิดขึ้นกับผู้จัดการที่ต้องรับมือกับ “ภาวะปกติใหม่” ในปัจจุบัน เรากังวลน้อยลงว่าพนักงานจะลาออก แต่กังวลมากขึ้นว่าพนักงานจะไม่มาทำงานและเข้าร่วม “ขบวนรถไฟแห่งการลาออกครั้งใหญ่”
ในองค์กรหลายแห่ง พนักงานถือเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุด บุคลากรคือตัวตัดสินความสำเร็จและความล้มเหลวของแผนกการผลิตเกือบทุกแผนกในโลก
ในบทความนี้ เราจะทบทวน 5 สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อมีส่วนร่วมกับทีมของคุณ และวิธีการอื่นในการนำเสนอหรืออธิบายบทบาทต่างๆ ที่สามารถเชื่อมโยงกับพนักงานที่อายุน้อยกว่าได้ดีขึ้น
ที่ปรึกษา HR จำนวนมากเต็มใจที่จะทำการสำรวจและวิจัยเกี่ยวกับสาเหตุที่พนักงานลาออกและสิ่งที่ต้องทำเพื่อรักษาพนักงานฝ่ายผลิตไว้ อย่างไรก็ตาม ลองมาทบทวนคำถามเล็กๆ น้อยๆ อย่างละเอียดและประเมินตนเองกัน
ในฐานะคนที่เคยทำงานในอุตสาหกรรมการผลิตจดหมายมาอย่างยาวนาน ฉันรู้ดีว่าการผลิตการสื่อสารที่สำคัญและการติดต่อกับลูกค้าต้องใช้แรงงานจำนวนมาก นอกจากนี้ ในหลายกรณี หากเกิดปัญหาขึ้น ถือเป็น “ความผิดของฝ่ายผลิต” หรือหากเลยกำหนดเวลา ถือเป็น “ความผิดของฝ่ายผลิต” แต่นั่นเป็นเรื่องจริงหรือ?
คุณสนับสนุนพนักงานฝ่ายผลิตของคุณอย่างไร คุณให้เครื่องมือและระบบที่จำเป็นแก่พวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าต้องทำอะไรหรือไม่ หรือคุณพึ่งพาความรู้จากชุมชนและพนักงานคนอื่นๆ เพื่อให้คำแนะนำและฝึกอบรมพนักงานหรือไม่
นี่เป็นพื้นที่ที่เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสามารถช่วยได้ งานการผลิตจำนวนมากต้องการให้ผู้ปฏิบัติงานและพนักงานทำการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า พลิกกระดาษ 180 องศาและคว่ำลง หรือแม้แต่เลือกซองหรือกระดาษที่ไม่ค่อยได้ใช้และมักลืมไป
วิธีแก้ไข: หากคุณพบว่างานใดงานหนึ่งและข้อกำหนดความรู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นก่อให้เกิดปัญหา ให้ลองพิจารณาเพิ่มเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้คุณกำจัด “งานเฉพาะหน้า” ออกไปได้ ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อหมุนกระดาษ ย้ายสต็อกที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าหนึ่งชุดไปพิมพ์เป็นสีเต็ม และขจัดปัญหาดังกล่าว แต่ที่สำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าคุณได้บันทึกปัญหาไว้แล้ว จากนั้นจึงตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมผู้บริหารรับผิดชอบปัญหาและเห็นว่ากำลังแก้ไขปัญหาดังกล่าวเพื่อช่วยเหลือพนักงาน
ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ฉันได้พูดคุยกับพนักงานฝ่ายผลิตหลายร้อยคน ซึ่งบางคนทำงานมานานหลายสิบปีแล้ว และบางคนเพิ่งเข้ามาใหม่ และสิ่งหนึ่งที่พนักงานหลายคนรู้ดีก็คือ สิ่งที่สามารถทำได้ดีกว่านี้ ฉันจำได้ว่าเคยไปเยี่ยมชมโรงงานของ Ford เมื่อนานมาแล้ว ซึ่งนานกว่าที่ฉันต้องการจะพูดคุย พวกเขาพูดถึงการรับฟังพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงกระบวนการผลิตผ่านข้อเสนอแนะจากคนงาน
สิ่งนี้มีความน่าสนใจอยู่เสมอ เนื่องจากในฐานะมืออาชีพในอุตสาหกรรม ฉันรู้สึกว่าตัวเองรู้มาก แต่ฉันรับรองได้ว่าคนที่ทำสิ่งนี้ทุกวันรู้เกี่ยวกับกระบวนการมากกว่าฉัน คำถามง่ายๆ ข้อหนึ่งที่ไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก คือ ถามพนักงานแต่ละคนว่า “คุณต้องการให้เราเปลี่ยนแปลงสิ่งใด” คำตอบอาจทำให้คุณประหลาดใจ อาจเป็นอุปกรณ์เก่าๆ อาจเป็นกระบวนการเอกสาร หรืออาจเป็นพนักงานคนอื่นที่ร้องขอการอัปเดตจากพวกเขาบ่อยเกินไป
การฟังนั้นใช้เวลาเพียงเล็กน้อย แต่บางครั้งอาจสร้างความแตกต่างอย่างมากต่อประสิทธิภาพการผลิต และอาจมีส่วนช่วยปรับปรุงขวัญกำลังใจได้มากขึ้น
อุปกรณ์ต่างๆ สามารถจัดหาหรือปลดประจำการได้ ขั้นตอนการดำเนินการเอกสารสามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายโดยใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ Automated Document Factory (ADF) หรือเวิร์กโฟลว์ แต่หลายครั้งคุณอาจไม่ทราบถึงปัญหาหากไม่ได้สอบถาม
ความท้าทายใหม่ล่าสุดสองประการสำหรับพนักงานฝ่ายผลิตคือการสร้างการมีส่วนร่วมและการตรวจสอบความสำเร็จ ปัญหาเหล่านี้ค่อนข้างใหม่สำหรับผู้จัดการฝ่ายผลิตหลายฝ่าย เมื่อเทคโนโลยีพัฒนาขึ้น ดูเหมือนว่าช่วงความสนใจของผู้คนจะลดลง
แทนที่วัยรุ่นจะดูรายการทีวี 30 นาที คนรุ่นมิลเลนเนียลกลับดูวิดีโอ TikTok 30 วินาทีแบบผ่านๆ หรือถ้าพวกเขาจริงจังจริงๆ ก็อาจเป็นวิดีโอบล็อก YouTube 8-10 นาที คุณจะรักษาการผลิตที่ต้องใส่ใจรายละเอียดอย่างต่อเนื่องได้อย่างไร โดยพนักงานจะมีสมาธิสั้นลงทุกปี คำตอบคือระบบอัตโนมัติและการแจ้งเตือน การแจ้งเตือนทางข้อความ การแจ้งเตือนทางอีเมล และโซลูชันเวิร์กโฟลว์การผลิตที่สามารถนำเทคโนโลยีต่างๆ มารวมกันเป็นเวิร์กโฟลว์ที่สอดประสานและทำงานอัตโนมัติเต็มรูปแบบพร้อมแดชบอร์ดแบบกราฟิกที่จะทำให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม
ความสำเร็จอาจเป็นอีกเรื่องหนึ่ง… หลายคนต้องการเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าตัวพวกเขาเอง พวกเขาต้องการเชื่อและใส่ใจในสิ่งที่ทำ และบ่อยครั้ง การพิมพ์และการส่งจดหมายแบบผลิตจำนวนมากไม่ถือเป็นเรื่องที่น่าสนใจและมีคุณค่า ฉันพบว่าการอธิบายว่าทำไมการสื่อสารที่สำคัญจึงมีคุณค่าและช่วยให้ข้อมูล ส่งมอบ และเสริมสร้างชีวิตของผู้คนนั้นมีความสำคัญ บ่อยครั้งเกินไปที่เราคิดว่าจดหมายเป็นเพียงจดหมาย อย่างไรก็ตาม การได้รับกรีนการ์ดทางไปรษณีย์เป็นความรู้สึกที่ยอดเยี่ยม เช่นเดียวกับการได้รับสินเชื่อที่อยู่อาศัยครั้งแรกหรือการเข้าเรียนในวิทยาลัย หมายความว่าคุณกำลังทำงานเพื่อบางสิ่งบางอย่าง และหลายครั้งการส่งจดหมายเป็นกลไกที่สามารถพาผู้คนไปสู่ขั้นตอนต่อไปในชีวิตได้
ดังนั้น ให้นั่งลงกับพนักงานของคุณ อธิบายให้พวกเขาทราบว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของอะไร และให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าพวกเขากำลังทำให้ชีวิตของผู้คนดีขึ้นทุกวัน
ปี 2022 เป็นปีแห่งการทำให้แน่ใจว่าคุณได้ปรับแนวทางการผลิตให้สอดคล้องกับผลประโยชน์ขององค์กรและที่สำคัญที่สุดคือพนักงานของคุณ ดังนั้น ควรใช้เวลาพิจารณาว่าซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ใดบ้างที่จะช่วยให้พนักงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้เทคโนโลยีเพื่อลดข้อผิดพลาดและเน้นที่พนักงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาใส่ใจในสิ่งที่ทำ
Crawford Technologies คือผู้ให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์และบริการระดับโลกที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการส่งมอบ การจัดเก็บ และการนำเสนอการสื่อสารกับลูกค้าอย่างปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้
