เตรียมธุรกิจของคุณให้พร้อมรับมือกับปัญหาการขาดแคลน

ไม่ใช่แค่กระดาษชำระที่หายไปจากชั้นวางของในร้านขายของชำเท่านั้น ผลิตภัณฑ์กระดาษต่างๆ ก็หายากเช่นกัน ผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมเห็นด้วยว่าเราไม่เคยเห็นปัญหาการขาดแคลนมากขนาดนี้มาก่อน เราอยู่ท่ามกลางภาวะขาดแคลนกระดาษ ทั้งกระดาษเคลือบและไม่เคลือบ ซึ่งทำให้โรงพิมพ์และบริษัทการตลาดต้องเผชิญกับแรงกดดันมากขึ้น งานหลักของพวกเขายังคงเหมือนเดิม พวกเขายังคงต้องผลิตและจัดจำหน่ายเอกสารสื่อสารที่ปรับแต่งได้สำหรับลูกค้า แต่ตอนนี้ พวกเขายังต้องค้นหาตลาดที่หายากเพื่อหากระดาษและซองจดหมายที่ต้องการ

เรามาถึงจุดนี้ได้อย่างไร?

การล็อกดาวน์จาก COVID-19 ส่งผลให้เกิดปัญหาห่วงโซ่อุปทานทั่วโลก ปัญหาเหล่านี้ส่งผลกระทบอย่างมากต่อความพร้อมจำหน่ายของผลิตภัณฑ์กระดาษ เมื่อเราผ่านพ้นการล็อกดาวน์ ความต้องการกระดาษสำหรับพิมพ์และบริการส่งทางไปรษณีย์โดยตรงก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ความต้องการเพิ่มขึ้นเร็วกว่าที่อุปทานจะฟื้นตัวได้ และตอนนี้ ความต้องการกระดาษก็สูงกว่าระดับก่อนเกิดโรคระบาดในปี 2019 เสียอีก

เหตุการณ์สำคัญบางประการทำให้เกิดการขาดแคลนอย่างต่อเนื่อง:

• ก่อนเกิดการระบาดของโควิด-19 โรงงานผลิตกระดาษขนาดใหญ่ในประเทศหลายแห่งมีแผนที่จะปรับเปลี่ยนผลผลิต โดยธุรกิจใหม่คือการผลิตวัสดุบรรจุภัณฑ์ เมื่อเกิดการระบาดขึ้น โรงงานผลิตกระดาษหลายแห่งก็เริ่มดำเนินตามแนวทางดังกล่าว
• โรงสีประสบปัญหาห่วงโซ่อุปทานเช่นกัน ดังนั้นพวกเขาจึงผลิตสินค้าเท่าที่ทำได้และตามความต้องการของผู้คน แทนที่จะใช้กระดาษ พวกเขาจึงเริ่มผลิตบรรจุภัณฑ์ ซึ่งรวมถึงกระดาษแข็ง กระดาษคราฟต์ และวัสดุอื่นๆ ที่จำเป็นต่อการตอบสนองความต้องการในการซื้อสินค้าออนไลน์
• ปัญหาต่างๆ ยังคงทวีความรุนแรงขึ้น ในปี 2021 ราคาเยื่อกระดาษดิบเพิ่มขึ้น โรงสีปิดตัวลง และต้นทุนการขนส่งสูงขึ้น ผลกระทบแบบโดมิโนยังคงดำเนินต่อไป

ผลที่ตามมาคือกระดาษที่ใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารกับลูกค้ามีปริมาณน้อยมาก โดยเฉพาะซองจดหมาย ราคาก็พุ่งสูงขึ้น โรงสีได้จัดสรรกระดาษให้กับลูกค้า โดยพื้นฐานแล้ว โรงสีกำลังจัดสรรกระดาษในปริมาณจำกัดที่มีอยู่

แม้แต่ผลิตภัณฑ์พื้นฐานก็มีราคาแพง ดังนั้น คุณคงนึกภาพออกว่าปัญหาสำหรับผลิตภัณฑ์แบบเฉพาะบุคคลจะเป็นอย่างไร ธุรกิจที่เคยใช้ซองจดหมายแบบกำหนดเองเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการตลาดและการระบุแบรนด์รู้สึกติดขัด แต่โชคดีที่ยังมีหนทางข้างหน้า

เราจะไปต่อจากนี้ได้อย่างไร?

มีขั้นตอนที่ธุรกิจของคุณสามารถทำได้ ในขณะที่การสาปแช่ง Amazon และร้านค้าออนไลน์อื่นๆ ที่รับเยื่อกระดาษทั้งหมดเป็นขั้นตอนแรกที่ดี แต่มันจะไม่ช่วยคุณในระยะยาว สิ่งที่จะช่วยได้คือการจัดรูปแบบเอกสารใหม่ให้พอดีกับซองจดหมายมาตรฐาน

ผลิตภัณฑ์มาตรฐานผลิตขึ้นสำหรับสต็อกกระดาษของผู้จัดจำหน่าย ซึ่งหมายความว่าผลิตภัณฑ์เหล่านี้ไม่ได้ “ผลิตตามคำสั่งซื้อ” ดังนั้น แม้ว่าจะยังไม่พร้อมจำหน่ายทันที แต่ก็เร็วกว่ามาก ผลิตภัณฑ์มาตรฐานไม่จำเป็นต้องรอคิวการผลิตของผู้ผลิต

เข้าสู่การจัดการเอกสารใหม่ ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งภายในองค์กรหรือซอฟต์แวร์บนคลาวด์ในรูปแบบบริการ (SaaS) เครื่องมือเหล่านี้จะจัดรูปแบบเอกสารที่จัดทำขึ้นอย่างสมบูรณ์ของคุณใหม่ เอกสารใหม่จะสอดคล้องกับตำแหน่งหน้าต่างมาตรฐานในซองจดหมายแบบหน้าต่างคู่หมายเลข 10 กระบวนการนี้รวดเร็ว ตรงไปตรงมา และง่ายต่อการจัดการ

การออกแบบเอกสารใหม่ทำงานอย่างไร?

คุณเริ่มต้นด้วยการส่งไฟล์พิมพ์ที่จัดทำเสร็จสมบูรณ์ไปยังซอฟต์แวร์ออกแบบเอกสารใหม่ ซอฟต์แวร์จะกำหนดค่าเค้าโครงใหม่ให้กับคุณ เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว บล็อกที่อยู่ผู้รับและผู้ส่งจะพอดีกับซองจดหมายแบบหน้าต่างคู่มาตรฐาน เป็นการดำเนินการแบบง่ายๆ เพียงครั้งเดียว และจะไม่เปลี่ยนแปลงขนาดของไฟล์

ไฟล์งานพิมพ์ที่ได้จะพร้อมใช้งานทันที นอกจากนี้ เอกสารมาตรฐานยังสามารถใส่ลงในซองจดหมายมาตรฐานได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้สามารถจัดส่งใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด ใบกำกับสินค้า และเอกสารสำคัญอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าได้ เอกสารจะถูกจัดส่งตรงเวลา มีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม และมีปัญหาต่างๆ น้อยที่สุด

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบเอกสารใหม่และวิธีที่สามารถช่วยเหลือธุรกิจของคุณได้
อ่านเกี่ยวกับเรื่องนี้