เนื่องจากการระบาดใหญ่ทำให้ชีวิตประจำวันของเราเปลี่ยนไป องค์กรต่างๆ จึงเร่งดำเนินการตามแผนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับนโยบายและขั้นตอนการทำงานจากที่บ้าน (Work from Home – WFH) เพื่อลดการหยุดชะงักของธุรกิจและรับรองความปลอดภัยของพนักงาน แต่ในความเร่งรีบในการนำแผนริเริ่มทางดิจิทัลไปปฏิบัติ กระบวนการสำคัญที่ใช้กระดาษถูกละเลยไปหรือไม่ ปริมาณจดหมายเฉพาะกิจหรือจดหมายจำนวนเล็กน้อยที่ยังต้องส่งทางไปรษณีย์ได้รับการจัดการอย่างไร
ในกรณีส่วนใหญ่ นายจ้างจะจัดหาเทคโนโลยีและวัสดุที่จำเป็นให้กับพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านเพื่อสร้าง พิมพ์ และส่งจดหมายทางไปรษณีย์ แม้ว่าวิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาเร่งด่วนได้ แต่ก็เผยให้เห็นปัญหาหลายประการที่เกี่ยวข้องกับจดหมายชั่วคราวหรือจดหมายจำนวนน้อย พนักงานต้องดิ้นรนกับความยุ่งยากและสูญเสียผลผลิตจากการประมวลผลจดหมายเหล่านี้ นายจ้างต้องพบกับต้นทุนเพิ่มเติมในการจัดหาและชดเชยให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกล และปัญหาที่น่ากังวลที่สุดก็คือ ความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นของการละเมิดความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งเห็นได้ชัดที่สุดจากการศึกษาล่าสุด:
เนื่องจากธุรกิจต่างๆ จำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ เลื่อนวันกลับมาทำงานที่ออฟฟิศหรือวางแผนย้ายพนักงานไปทำงานจากที่บ้านอย่างถาวร การทำงานจากที่บ้านจึงไม่ใช่ทางเลือกเดียวอีกต่อไป แต่การพิมพ์ก็เป็นทางเลือกเช่นกัน จากการศึกษาเดียวกันนี้ พบว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านไอที 73% คาดว่าการพิมพ์ที่บ้านจะเพิ่มขึ้น ดังนั้น การริเริ่มใช้ระบบดิจิทัลจึงเป็นสิ่งสำคัญ แต่ถึงเวลาแล้วที่จะมองหาโซลูชันการส่งจดหมายแบบผสมผสานที่ขจัดความยุ่งยาก ลดต้นทุน และรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับจดหมายแบบกระดาษของคุณ
โซลูชันการส่งจดหมายแบบไฮบริดช่วยให้สามารถสร้างจดหมายแบบเฉพาะกิจหรือแบบกลุ่มเล็กจากเดสก์ท็อประยะไกลและ “พิมพ์” ในรูปแบบดิจิทัลไปยัง “เครื่องพิมพ์” เสมือนจริง ซึ่งจากนั้นจะใช้ประโยชน์จากสิ่งอำนวยความสะดวกและกระบวนการพิมพ์แบบรวมศูนย์เพื่อดำเนินการพิมพ์และจัดส่งโดยอัตโนมัติผ่านทางไปรษณีย์หรือการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ โซลูชันนี้ช่วยให้พนักงานระยะไกล/ที่ทำงานจากที่บ้านสามารถสร้างจดหมายได้อย่างง่ายดายในขณะที่ฝ่ายพิมพ์และการส่งจดหมายแบบผลิตจะทำหน้าที่พิมพ์ แทรก และจัดส่งจดหมาย
พนักงานของคุณจะเห็นผลลัพธ์ทันทีโดยไม่ต้องยุ่งยากกับการสร้างและส่งจดหมายไปยังไปรษณีย์ พวกเขาเพียงแค่ส่งเอกสารที่จำเป็นจากสถานที่ใดก็ได้ไปยัง “เครื่องพิมพ์เสมือน” และก็เสร็จเรียบร้อย ไม่ต้องพิมพ์เอกสาร แทรกเอกสารด้วยตนเอง หรือสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานในการเดินทางไปกลับที่ไปรษณีย์อีกต่อไป นี่คือ “ปุ่มใช้งานง่าย” สำหรับพนักงานของคุณอย่างแท้จริง
ไม่เพียงแต่สามารถกำหนดโซลูชันที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าการติดต่อสื่อสารเป็นไปตามข้อกำหนดของแบรนด์เท่านั้น แต่ยังสามารถกำหนดกฎเกณฑ์เพื่อให้แน่ใจว่าได้เพิ่มสิ่งที่แนบมาหรือส่วนเสริมที่จำเป็น วันที่เผยแพร่ได้รับการระบุ เอกสารได้รับการเก็บถาวร และได้รับอนุญาตที่จำเป็นทั้งหมดก่อนที่เอกสารจะถูกส่งไปยังการผลิต สถานะของเอกสารแต่ละฉบับจะได้รับการติดตามอย่างปลอดภัยตลอดกระบวนการผลิตทั้งหมด โดยให้หลักฐานการส่งทางไปรษณีย์เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ
โซลูชันการส่งจดหมายแบบผสมผสานจะช่วยขจัดต้นทุนที่ซ่อนอยู่ซึ่งมักเกิดขึ้นจากการพิมพ์และส่งจดหมายเฉพาะกิจทีละฉบับ เช่น เครื่องพิมพ์เดสก์ท็อป/MFP วัสดุสิ้นเปลือง แบบฟอร์ม ค่าไปรษณีย์ และเวลา การใช้ประโยชน์จากโรงงานผลิตแบบรวมศูนย์จะช่วยให้การประมวลผลมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มส่วนลดค่าไปรษณีย์ให้สูงสุด และลดต้นทุนการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้เหลือน้อยที่สุด
หากคุณพร้อมที่จะลองใช้ “ปุ่ม Easy Button” สำหรับการติดต่อสื่อสารเฉพาะกิจหรือเป็นกลุ่มเล็ก Crawford Technologies ได้เปิดตัวโซลูชันการส่งจดหมายแบบผสมผสานของเราเองที่มีชื่อว่า Smart MailHub เมื่อไม่นานนี้ Smart MailHub ช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลและพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านสามารถส่งเอกสารเพื่อพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์ได้อย่างปลอดภัยในร้านพิมพ์งาน โซลูชันนี้เหมาะอย่างยิ่งที่จะช่วยให้องค์กรต่างๆ มองเห็นและควบคุมการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจเป็นกลุ่มเล็กแบบเฉพาะกิจได้ ลองใช้ Smart MailHub วันนี้และโทรหาเราเพื่อขอทดลองใช้งาน
Crawford Technologies คือผู้ให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์และบริการระดับโลกที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการส่งมอบ การจัดเก็บ และการนำเสนอการสื่อสารกับลูกค้าอย่างปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้
