สามวิธีในการประมวลผลจดหมายมากขึ้น (โดยไม่ต้องซื้ออุปกรณ์ใหม่)

ต้องการประมวลผลจดหมายให้ได้มากขึ้นในเวลาที่สั้นลงหรือไม่ คุณอาจไม่จำเป็นต้องลงทุนซื้ออุปกรณ์ป้อนจดหมายที่เร็วกว่าเดิม หากอุปกรณ์ที่มีอยู่ทำงานได้ดี ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการเอกสารจะสามารถเพิ่มผลผลิตจากเครื่องจักรที่มีอยู่ได้โดยมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายง่ายๆ หนึ่งประการ นั่นคือ การทำให้อุปกรณ์ป้อนจดหมายทำงานบ่อยขึ้น

กลยุทธ์ในการเพิ่มจำนวนนาทีที่ผู้แทรกกำลังประมวลผลจดหมายสามารถกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในหลายพื้นที่ของเวิร์กโฟลว์ รวมถึงเค้าโครงพื้นที่การผลิต การจัดการวัสดุ การกำจัดของเสีย และการออกแบบเอกสาร โอกาสที่ดีที่สุดในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร

ต่อไปนี้เป็น 3 พื้นที่ที่จะช่วยเพิ่มการผลิตจดหมายอย่างแน่นอนในเกือบทุกขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร

เติมซองจดหมายให้น้อยลงและมีหน้ากระดาษน้อยลง

เมื่อใดก็ตามที่การดำเนินการส่งจดหมายสามารถแทรกเอกสารสองฉบับหรือมากกว่านั้นซึ่งเคยกำหนดให้ใส่ในซองจดหมายแยกกัน การดำเนินการดังกล่าวจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น การลดจำนวนหน้าที่ต้องใส่ในซองจดหมายเหล่านั้นยังช่วยให้มีปริมาณงานเพิ่มขึ้นอีกด้วย วิธีการต่างๆ มากมายสามารถบรรลุผลดังกล่าวได้:

1. กลยุทธ์การจัดการครัวเรือนอาจรวมหน้าต่างๆ จากงานหลายๆ งานเข้าด้วยกันและรวมหน้าต่างๆ ที่กำหนดไว้ในที่อยู่เดียวกัน แผนกปฏิบัติการการประมวลผลเอกสารสามารถทำงานนี้ให้สำเร็จได้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารใหม่ เช่น Operations Express ของ Crawford Technologies ซอฟต์แวร์นี้จะรวบรวมหน้าต่างๆ จัดทำหมายเลขใหม่ และอัปเดตบาร์โค้ดของเครื่องส่งไปรษณีย์และไฟล์ควบคุม ทั้งหมดนี้ไม่ต้องใช้ทรัพยากรด้านไอที ด้วยซอฟต์แวร์เดียวกัน บริษัทต่างๆ สามารถลบหน้าที่ซ้ำซ้อนได้ จำนวนหน้าที่น้อยลงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการแทรก เนื่องจากมีการป้อน รวบรวม และพับหน้าน้อยลง การลดจำนวนหน้าจะช่วยเพิ่มผลผลิตในขั้นตอนการพิมพ์และประหยัดต้นทุนด้านกระดาษ หมึก และการบำรุงรักษา!
2. การใช้พื้นที่ว่าง ขอบที่แคบ การพิมพ์สองหน้า และการเปลี่ยนข้อความมาตรฐานทั่วไปเป็นตัวแปรตามข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถลดจำนวนหน้าที่ต้องประมวลผลได้ ด้วยจำนวนหน้าน้อยลง บัญชีบางบัญชีที่ส่งทางไปรษณีย์แบบแฟลตที่ประมวลผลช้าหรือซองจดหมายขนาด 6 x 9 สามารถเปลี่ยนมาใช้สายการผลิตการแทรกจดหมายที่รวดเร็วยิ่งขึ้น ผู้ผลิตเอกสารธุรกรรมใช้ Operations Express เพื่อจัดรูปแบบเอกสารใหม่ ทำให้ได้ข้อมูลมากขึ้นบนหน้ากระดาษที่น้อยลง
3. ในสหรัฐอเมริกา ไปรษณีย์สหรัฐฯ ได้เพิ่มขีดจำกัดน้ำหนักของจดหมายชั้นหนึ่งเป็น 3.5 ออนซ์ ซึ่งหมายความว่า Document Operations สามารถแทรกเอกสารที่เคยทำงานแยกกัน เช่น ประกาศความเป็นส่วนตัวประจำปี ลงในงานปกติ เช่น ใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอด โดยไม่มีการเพิ่มต้นทุนไปรษณีย์ ความจุในการแทรกจะถูกเรียกคืนเมื่องานแยกกันถูกยกเลิก

สร้างงานให้ใหญ่ขึ้น

อุปสรรคด้านประสิทธิภาพการผลิตที่มักเกิดขึ้นในขั้นตอนการใส่สินค้าคือช่วงเวลาระหว่างงานซึ่งเต็มไปด้วยงานต่างๆ เช่น การขนถ่ายวัสดุ การเคลื่อนย้ายกล่อง การหยิบวัสดุออกจากคลังสินค้า การติดตั้งเครื่องจักร การปรับสมดุล และการบันทึกข้อมูล เครื่องจักรมักจะไม่ได้ใช้งานนาน 15 ถึง 30 นาที 6 ถึง 8 ครั้งต่อกะ การทำงานที่ยาวนานขึ้นจะช่วยลดจำนวนช่วงเวลาที่ไม่ได้ใช้งานซึ่งสิ้นเปลืองในแต่ละวัน

1. เลือกซองจดหมายขาออกทั่วไปสำหรับการใช้งานให้ได้มากที่สุด ร้านค้าบางแห่งใช้ซองจดหมายแบบสองช่อง ส่วนร้านค้าอื่นๆ จะติดเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทเข้ากับอุปกรณ์ใส่เพื่อพ่นที่อยู่ผู้ส่งและโลโก้ที่เปลี่ยนแปลงได้ ซอฟต์แวร์ออกแบบเอกสารใหม่สามารถจัดตำแหน่งหรือจัดรูปแบบบล็อกที่อยู่ใหม่เพื่อให้พอดีกับตำแหน่งช่องของซองจดหมายมาตรฐาน ทำให้ Document Operations สามารถรวมงานเล็กๆ ให้เป็นหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. ตัดรายการสินค้าคงคลังของแผ่นพิมพ์ล่วงหน้าโดยเพิ่มแผ่นพิมพ์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลลงในหน้าเอกสารการทำธุรกรรม กลยุทธ์นี้ช่วยปรับปรุงปริมาณงานโดยขจัดการหยุดเพื่อเปลี่ยนวัสดุในตัวป้อนแผ่นพิมพ์

อัตโนมัติ!

ผู้ส่งจดหมายอาจคิดถึงเทคโนโลยี Automated Document Factory (ADF) ในแง่ของความสมบูรณ์ของจดหมาย ซึ่งเทคโนโลยีนี้มอบให้ได้อย่างแน่นอน ระบบ ADF เช่น PRO Production Manager จาก Crawford Technologies ยังช่วยเพิ่มผลผลิตอีกด้วย ต่อไปนี้คือวิธีการบางส่วน:

1. การปรับสมดุลอัตโนมัติช่วยลดการกระทบยอดด้วยตนเองเมื่อสิ้นสุดงาน และช่วยลดเวลาที่ไม่ทำงานระหว่างงาน
2. การพิมพ์ซ้ำอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนโดยระบบ ADF ช่วยลดภาระงานในการตรวจสอบหน้าเอกสารและการประกอบจดหมายด้วยตนเองเมื่อเกิดการติดขัดจากการใส่กระดาษ ระบบ ADF จะบันทึกเอกสารที่ยังไม่เสร็จและกำหนดเวลาสำหรับการพิมพ์ซ้ำ ผู้ควบคุมอุปกรณ์เพียงแค่ต้องนำเอกสารที่เสียหายออกและดำเนินงานต่อไป กลยุทธ์นี้ยังช่วยขจัดการละเมิดความเป็นส่วนตัวโดยไม่ได้ตั้งใจที่เกิดจากข้อผิดพลาดในการไม่ตรงกันด้วยตนเองอีกด้วย
3. การตรวจสอบความสมบูรณ์ของซองจดหมายที่ปลายเครื่องสอดจะทำให้เครื่องหยุดทำงานหากมีซองจดหมายหายไป ADF ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถวินิจฉัยปัญหา เช่น การป้อนซ้ำในจุดที่เกิดขึ้นได้ หากไม่มีฟังก์ชันดังกล่าว ผู้ปฏิบัติงานหรือผู้ควบคุมคุณภาพจะต้องค้นหาซองจดหมายที่บรรจุซ้ำในถาดด้วยตนเองหลังจากทำงานเสร็จ

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีประสิทธิภาพและสร้างผลกำไรด้านผลผลิตได้เช่นเดียวกับอุปกรณ์แทรกใหม่เอี่ยมและราคาแพง การปรับเปลี่ยนเอกสาร วัสดุ หรือเวิร์กโฟลว์เป็นวิธีง่ายๆ ที่จะมีประสิทธิภาพและผลิตจดหมายได้มากขึ้นโดยไม่ลดผลกำไร