วิธีการ 4 ขั้นตอนสำหรับการโยกย้ายการจัดการเนื้อหาองค์กร (ECM)

คลังข้อมูลการจัดการเนื้อหาเก่าอาจทำให้คุณและธุรกิจของคุณล่าช้าได้ คุณอาจทราบเรื่องนี้แล้ว แต่สิ่งที่คุณอาจไม่รู้ก็คือวิธีแก้ไขปัญหา โชคดีที่ยังมีวิธีแก้ไขอยู่ เราเรียกวิธีนี้ว่า STEP Migration Methodology

คลังข้อมูลการจัดการเนื้อหาเก่าอาจทำให้คุณและธุรกิจของคุณล่าช้าได้ คุณอาจทราบเรื่องนี้แล้ว แต่สิ่งที่คุณอาจไม่ทราบก็คือวิธีแก้ไขปัญหา โชคดีที่ยังมีวิธีแก้ไขอยู่ เราเรียกวิธีนี้ว่า STEP Migration Methodology

กระบวนการนี้ประกอบด้วยขั้นตอนหลัก 4 ขั้นตอน โดยแต่ละขั้นตอนจะแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ให้เราอธิบายดังนี้:

1.ขอบเขต

ในการเริ่มต้น คุณต้องกำหนดขอบเขตของโครงการย้ายข้อมูล ECM โดยรวมของคุณ โดยในทางอุดมคติ คุณควรดำเนินการนี้กับพันธมิตรที่เชื่อถือได้ เช่น CrawfordTech เป้าหมายคือการสร้างรากฐานที่แข็งแกร่ง โดยดำเนินการนี้ในสามขั้นตอน:

ก) ประเมิน: พิจารณาตัวแปรทั้งหมด บันทึกสภาพแวดล้อมของผู้ใช้ปลายทาง ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ ตรวจสอบแอปพลิเคชันและเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันทั้งหมด กำหนดระบบและจุดรวมแอปพลิเคชันทางธุรกิจทั้งหมดของคุณ ทั้งที่ใช้งานอยู่และพร้อมใช้งานแต่ไม่ได้ใช้งาน

ข) ระบุ: เน้นที่ตัวชี้วัดสำคัญ มองหาจุดอ่อนหรือโอกาสในการปรับปรุง เสนอกรอบเวลาและกำหนดว่าใครควรอยู่ในทีมโครงการ ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการเพื่อให้คุณทราบชัดเจนว่าคุณกำลังทำงานเพื่ออะไร

C) แผน: ร่างแนวทางการออกแบบระดับสูงของคุณ ในขั้นตอนนี้ คุณจะวางแผนโครงการและระบุรายละเอียดงาน แผนเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นแนวทางนำร่องหรือแนวทางพิสูจน์แนวคิดซึ่งจะนำคุณไปสู่ขั้นตอนที่ 2

2. ทดสอบ

ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ต้องแน่ใจว่าแผนจะได้ผล ซึ่งขั้นตอนแรกจะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนย่อย

ก) นักบิน: นี่คือจุดที่เราสิ้นสุดขั้นตอนที่หนึ่ง ตอนนี้คุณต้องทดสอบแนวคิดพิสูจน์และตรวจสอบสมมติฐานของคุณ

ข) วิเคราะห์: ติดตามทุกอย่างขณะที่คุณทดสอบ วัดความแม่นยำ ความสามารถในการตรวจสอบ และผลลัพธ์ของข้อมูล ยิ่งคุณได้รับข้อมูลมากเท่าไร คุณก็จะปรับปรุงแผนของคุณได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น

C) ปรับเปลี่ยน: นำสิ่งที่คุณเรียนรู้จากการทดสอบมาปรับใช้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ คุณสามารถแก้ไขคำชี้แจงเกี่ยวกับงานได้หากจำเป็น ซึ่งรวมถึงแผนโครงการ จุดสำคัญ ฯลฯ

3. สารสกัด

คุณผ่านขั้นตอนนี้ไปได้ครึ่งทางแล้ว ในขั้นตอนที่สามนี้ คุณจะเริ่มมีความคืบหน้าในการเปลี่ยนแปลงไฟล์ดิจิทัลของคุณ ดังที่คุณอาจเดาได้ เราจะแบ่งขั้นตอนนี้ออกเป็น 3 งาน

ก) การแยกข้อมูล: คุณต้องเตรียมข้อมูลให้พร้อม ซึ่งหมายถึงการนำข้อมูลเมตาออกจากไฟล์ต้นฉบับและดึงไฟล์เอกสารจากระบบต้นฉบับของคุณ

B) การแปลง: เราจะปรับข้อมูลของคุณให้เป็นมาตรฐานและแปลงประเภทไฟล์เอกสารตามต้องการ นอกจากนี้ เรายังมั่นใจว่าข้อมูลเมตาของคุณอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับระบบปลายทางของคุณ

C) การตรวจสอบ: จัดระเบียบตัวเองให้ดี สร้างทะเบียนเอกสารทั้งหมดที่ดึงมาจากระบบต้นทางและข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงเปรียบเทียบและตรวจสอบกับข้อมูลที่โหลดเข้าสู่ระบบใหม่

4. ผลิตภัณฑ์

ในขั้นตอนสุดท้ายนี้ คุณจะต้องรวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันเพื่อให้การย้ายข้อมูลการจัดการเนื้อหาของคุณเสร็จสมบูรณ์ และเพื่อให้มีความสอดคล้องกัน คุณจะต้องดำเนินการในสามขั้นตอน

ก) ดัชนี: นำข้อมูลเมตาที่คุณสกัดมาจากระบบต้นทางไปใช้กับระบบปลายทาง

ข) โหลด: ย้ายเอกสารที่แยกออกมา — และอาจมีการแปลงแล้ว — จากระบบต้นทางไปยังระบบปลายทาง

C) ตรวจสอบ: ตรวจสอบ/เปรียบเทียบสถิติการโหลดของคุณกับรีจิสทรีการตรวจสอบที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่สาม

และนั่นคือทั้งหมด! เรารู้ว่าทั้งหมดนี้ฟังดูค่อนข้างจะเทคนิค แต่โชคดีที่การทำงานร่วมกับพันธมิตรที่เหมาะสมจะช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้น หากคุณต้องการเห็นวิธีการนี้ในการดำเนินการ โปรดเข้าร่วมเว็บสัมมนาที่กำลังจะมีขึ้น ในหัวข้อ “เอาชนะความท้าทายในการย้ายระบบเนื้อหาแบบเก่าที่มีข้อมูลหลายเพตาไบต์”

เราจะสำรวจความท้าทายทั่วไปที่ขัดขวางความพยายามในการรวมเนื้อหาขององค์กร นอกจากนี้ เราจะอธิบายวิธีการนี้และแบ่งปันคำรับรองจากกรณีศึกษาของลูกค้า หยุดปล่อยให้ระบบเนื้อหาที่ล้าสมัยมาขัดขวางคุณ

คุณสามารถลงทะเบียนเข้าร่วมเว็บสัมมนาของเราที่จะจัดขึ้นในวันที่ 1 มีนาคม 2023 เวลา 13.00 น. EST ได้ที่นี่