ผิดสัญญาก็รักษาสัญญา

เป็นเวลาหลายปีที่ระบบ Enterprise Content Management (ECM) สัญญาว่าจะสามารถจัดเก็บเนื้อหาทางธุรกิจทุกประเภทไว้ในที่เก็บข้อมูลแบบโมโนลิธิก และบุคคลใดๆ ที่ได้รับอนุญาตและมีสิทธิ์เข้าถึงเนื้อหานั้นได้ ด้วยเหตุผลหลายประการ จึงไม่สามารถบรรลุอุดมคติดังกล่าวได้

ระบบ ECM ที่ออกแบบและสร้างขึ้นในศตวรรษที่แล้วไม่เหมาะสำหรับการจัดเก็บเนื้อหาในปัจจุบัน ระบบบางระบบได้รับการออกแบบมาสำหรับเนื้อหาที่สร้างโดยการสแกนเอกสารกระดาษ ระบบบางระบบได้รับการออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกันโดยเฉพาะ ในขณะที่ระบบอื่นๆ ได้รับการออกแบบมาเพื่อเวิร์กโฟลว์ที่เน้นที่เอกสารและการจัดการกรณี ระบบอื่นๆ เช่น Integrated Document Archive and Retrieval Systems (IDARS) ดั้งเดิมได้รับการออกแบบมาสำหรับรายงาน ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบแจ้งยอดที่สร้างด้วยคอมพิวเตอร์นับพันล้านรายการ

ประเภทเอกสารและวัตถุและวัตถุประสงค์ในการสร้างเอกสารและวัตถุนั้นแตกต่างกันมากเกินกว่าที่จะจัดเก็บและจัดการได้ในระบบรวมเดียว ดังนั้นคำมั่นสัญญาที่รอคอยมานานจึงไม่เคยเกิดขึ้นจริง ในองค์กรส่วนใหญ่มีไซโลที่แยกจากกันหลายแห่งซึ่งบรรจุวัตถุนับพันล้านรายการที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ขาย พันธมิตรทางธุรกิจ ลูกค้า รูปแบบการซื้อ ฯลฯ การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้ไว้ในที่เดียวเพื่อให้เข้าถึงได้ทั่วไปถือเป็นคำมั่นสัญญาที่ผิดเพี้ยนของ ECM ในอดีต

นั่นคือ ECM ของอดีต! ในความเป็นจริง Gartner ได้ประกาศถึงการสิ้นสุดของ ECM ในความเป็นจริง รายงานการสิ้นสุดของ ECM นั้นเป็นการพูดเกินจริง มันไม่ได้ตาย – มันเปลี่ยนไปแล้ว วิธีใหม่นี้เรียกได้ถูกต้องกว่าว่า Content Services ซึ่งไม่ใช่การทำภารกิจที่น่าเบื่อหน่ายในการพยายามรวบรวมเนื้อหาที่หลากหลายทั้งหมดไว้ในที่เดียว

ทางเลือกที่ดีกว่าอาจเป็นการปล่อยให้เอกสารและอ็อบเจ็กต์อยู่ที่เดิมและรวมการเข้าถึงข้อมูลโดยใช้อินเทอร์เฟซผู้ใช้ทั่วไปและ/หรือการเข้าถึงแอปพลิเคชันทางธุรกิจโดยตรงโดยใช้การผสานรวมไมโครเซอร์วิสใหม่ๆ เทคโนโลยีใหม่ บริการเว็บ และการนำบริการคลาวด์มาใช้อย่างเร่งตัวขึ้นทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้

การสนทนาเกี่ยวกับเนื้อหาใดๆ ก็ตามจะต้องรวมถึงการสนทนาเกี่ยวกับระบบคลาวด์ด้วย ความจำเป็นที่องค์กรต่างๆ จะต้องเร่งดำเนินการย้ายแอปพลิเคชันทางธุรกิจและกระบวนการที่เกี่ยวข้องกำลังผลักดันให้บริษัทต่างๆ หันไปใช้ระบบคลาวด์ การมีเนื้อหาจำนวนมากที่จัดเก็บอยู่ในแอปพลิเคชันภายในองค์กรหลายรายการอาจทำให้การปรับใช้แอปพลิเคชัน ECM ใหม่ทำได้ยากขึ้น อย่างไรก็ตาม การบูรณาการที่เพิ่มขึ้นและความสามารถในการเสนอตัวเลือกทั้งระบบคลาวด์และภายในองค์กรทำให้การโยกย้ายออกจากที่เก็บเนื้อหาที่มีอยู่ทำได้ง่ายขึ้น และในหลายๆ กรณี ก็สามารถบูรณาการกับที่เก็บเนื้อหาที่มีอยู่ได้ง่ายขึ้นด้วย

ECM อาจยังไม่ตาย แต่การจัดการเนื้อหาและการจัดส่งเนื้อหาต้องได้รับการพิจารณาใหม่ การเติบโตอย่างรวดเร็วของอุปกรณ์พกพาเป็นแรงผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล แต่ยังกดดันให้บริษัทต่างๆ ต้องก้าวข้ามการจัดการเนื้อหาแบบเดิมๆ อีกด้วย เมื่อมีอุปกรณ์ออนไลน์มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นจอแสดงผลในร้านค้า สำนักงาน และรถยนต์ ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องคิดนอกกรอบประสบการณ์ลูกค้าแบบเดิมๆ ที่อิงจากเบราว์เซอร์ ด้วยลูกค้าจำนวนมากขึ้นที่ใช้โทรศัพท์มือถือและแท็บเล็ตแทนแล็ปท็อป การมีเว็บไซต์ที่ตอบสนองต่ออุปกรณ์พกพาจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการแสดงใบแจ้งหนี้ ใบกำกับสินค้า และใบแจ้งยอด รวมถึงเว็บไซต์ด้วย

นอกจากนี้ องค์กรต่างๆ ไม่เพียงแต่ต้องเพิ่มความสามารถในการส่งมอบเนื้อหาไปยังอุปกรณ์ใดๆ เท่านั้น แต่ยังต้องทำให้เนื้อหาสามารถเข้าถึงได้และตอบสนองจากแอปพลิเคชันมือถือด้วย การทำให้ประสบการณ์โดยรวมของลูกค้าเป็นไปในเชิงบวกถือเป็นกลยุทธ์ที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางที่สำคัญ ในโลกดิจิทัลยุคใหม่ สิ่งสำคัญคือการปรับปรุงประสบการณ์ดิจิทัลสำหรับลูกค้า และสุดท้ายคือการรักษาคำมั่นสัญญาในการมอบเนื้อหาที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม และในรูปแบบที่เหมาะสม

เรียนรู้เพิ่มเติมจากเอกสารข้อมูลของเรา – บริการเนื้อหาและการตายของ ECM