บริการ ePresentment คืออะไร?

บริการ ePresentment เป็นส่วนประกอบสำคัญของกระบวนการที่อนุญาตให้ผู้บริโภคเข้าถึงเอกสารผ่านทางเว็บพอร์ทัลและอุปกรณ์พกพา ในระดับพื้นฐานที่สุด บริการเหล่านี้ยังใช้ในองค์กรขนาดใหญ่เพื่อแจกจ่ายเอกสารและรายงานภายใน อย่างไรก็ตาม เบื้องหลังของบริการ ePresentment น่าสนใจ ในโพสต์นี้ เราจะมาดูฟังก์ชันหลักของบริการ ePresentment ซึ่งได้แก่ การแบ่งส่วน การแปลง และการดู

Bursting คือกระบวนการที่บริการ ePresentment ค้นหาเอกสารแต่ละฉบับที่มีจำนวนมาก ในระบบหลายระบบ เช่น CMOD ของ IBM กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการแยกช่วงไบต์จากไฟล์ที่สร้างดัชนีและไฟล์แบบ Bursting ก่อนหน้านี้ และสตรีมข้อมูลดังกล่าวกลับไปยังผู้ใช้ปลายทาง Bursting ตระหนักดีว่าโดยปกติแล้ววิธีการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือแบบรวมเป็นชุด แต่เอกสารแต่ละฉบับในไฟล์ต่างหากที่ต้องนำเสนอต่อผู้ใช้ปลายทาง กลยุทธ์ Bursting บางอย่างอาศัยการทราบหน้าเริ่มต้นของเอกสารและจำนวนหน้า ซึ่งมักใช้กับ PDF ที่เข้าใจผ่านตารางอ้างอิงไขว้ว่าหน้าใดถูกจัดเก็บไว้ วิธีนี้ใช้ในผลิตภัณฑ์ PRO Archiver และ CCM Gateway ของ Crawford

ระบบ ECM และระบบเก็บถาวรจำนวนมากจัดเก็บเนื้อหาในรูปแบบการพิมพ์แบบดั้งเดิม เช่น AFP, Metacode และข้อความ ซึ่งเป็นรูปแบบที่มักไม่เหมาะสำหรับการดู ดังนั้น ฟังก์ชันที่สองของการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์คือการแปลงเอกสารในรูปแบบการพิมพ์เป็นรูปแบบที่สามารถดูได้ เช่น PDF และ HTML ในระหว่างขั้นตอนการแปลง เอกสารสามารถปรับปรุงได้ เช่น การรวมแท็กสำหรับโปรแกรมอ่านหน้าจอที่รองรับผู้ใช้ที่ตาบอดหรือมองเห็นได้เพียงบางส่วน หรือการแก้ไขข้อมูลที่อยู่ภายใต้กฎระเบียบ เช่น มาตรฐานความปลอดภัยข้อมูลอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน (PCI-DSS) ลายเซ็นดิจิทัล PDF มักจะถูกเพิ่มลงในเอกสารในระหว่างขั้นตอนนี้เพื่อรับประกันความถูกต้องของเอกสารของผู้บริโภคโดยใช้ใบรับรองที่ลงนามดิจิทัล

การดูเอกสารจากระบบ ePresentment มักจะทำผ่านเว็บเบราว์เซอร์ แต่การเลือกรูปแบบที่สามารถดูได้นั้นอาจแตกต่างกันไป ทั้ง PDF และ HTML ถูกใช้กันอย่างแพร่หลาย ขึ้นอยู่กับว่าเนื้อหามีรูปแบบเป็นหน้าหรือแบบไหล ความจำเป็นในการใช้เทคโนโลยีการดูเดสก์ท็อปโดยเฉพาะสำหรับรูปแบบข้อความและ AFP นั้นไม่จำเป็นอีกต่อไป เนื่องจากการใช้การแปลงตามความต้องการในบริการ ePresentment มีเอกสารธุรกรรมจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่เกิดขึ้นและจัดเก็บในรูปแบบ PDF และ XML แทนที่จะเป็นรูปแบบการพิมพ์แบบเดิม ซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการแปลงบางส่วนได้

Crawford เป็นผู้นำระดับโลกด้านบริการ ePresentment สำหรับเอกสารธุรกรรม เรียนรู้ว่าโซลูชันของ CrawfordTech สำหรับ IBM CMOD, OpenText Documentum, OpenText InfoArchive, Alfresco และอื่นๆ ช่วยสนับสนุนสถานการณ์ ePresentment ที่ซับซ้อน เช่น การแยกส่วน การแปลง การแก้ไข เอกสารที่เข้าถึงได้ และลายเซ็นดิจิทัลได้อย่างไร