ยินดีต้อนรับกลับสู่ซีรีส์ทางเทคนิคของเราเกี่ยวกับการนำเสนอฟังก์ชันขั้นสูง (AFP) ในช่วงไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมา เราได้ดูช่วงเริ่มต้นของเทคโนโลยีการเก็บถาวรและความท้าทายแบบเดิมๆ ที่ธุรกิจต่างๆ เผชิญ วิวัฒนาการของ AFP ตั้งแต่จุดเริ่มต้นในฐานะมาตรฐานของ IBM นอกจากนี้เรายังได้สำรวจองค์ประกอบพื้นฐานของ AFP และวิธีที่มาตรฐานต่างๆ โต้ตอบและทำงานร่วมกัน เราได้เผยแพร่ชุดการบันทึกเพื่อใช้ประกอบซีรีส์นี้ ซึ่งสามารถรับชมได้ที่นี่
ในบทความประจำสัปดาห์นี้ เราจะสร้างความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับ AFP และเริ่มพิจารณาข้อกำหนดการจัดเก็บข้อมูลสำหรับ Customer Communications Archive อย่างละเอียดยิ่งขึ้น เราเชื่อว่าการทำความเข้าใจข้อกำหนดของคุณและตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลที่มีให้ จะทำให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของไฟล์เก็บถาวรและลดต้นทุนโดยรวมได้
การสื่อสารกับลูกค้าโดยทั่วไปเป็นเอกสารธุรกรรมที่สร้างขึ้นโดยระบบของสายธุรกิจและถูกเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรเพื่อให้มีบันทึกที่ถูกต้องเกี่ยวกับลูกค้าในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เอกสารเหล่านี้ได้แก่ ใบเรียกเก็บเงิน ใบแจ้งยอด เอกสารนโยบาย เป็นต้น
เอกสารบางส่วนเหล่านี้จะถูกฝ่ายบริการลูกค้าใช้เพื่อตอบคำถาม ส่วนเอกสารบางส่วนจำเป็นต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านการตรวจสอบหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด เอกสารบางส่วนจะถูกเข้าถึงผ่านเครื่องมือนำเสนอข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์โดยลูกค้าภายในและภายนอก และเอกสารบางส่วนจะไม่ถูกเปิดดูอีก อย่างไรก็ตาม ในแต่ละกรณี เอกสารจะมีลักษณะเหมือนกันคือต้องอ้างอิงได้ แต่เป็นแบบคงที่และไม่เคยอัปเดต
เมื่อพิจารณาถึงข้อกำหนดการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้และประเภทของข้อมูลที่จำเป็นแล้ว คุณจะเริ่มเข้าใจว่าจะบรรลุประสิทธิภาพและประหยัดต้นทุนได้อย่างไร ประเภทข้อมูล 3 ประเภทที่จำเป็นภายในคลังข้อมูล ได้แก่:
เมตาดาต้า : เมตาดาต้าจะอธิบายเนื้อหาของเอกสารและโดยปกติจะเก็บไว้ในตารางฐานข้อมูลชุดหนึ่งเพื่อจัดทำดัชนีและค้นหาอย่างรวดเร็วเมื่อค้นหาเอกสาร เมตาดาต้ามักประกอบด้วยฟิลด์จำนวนหนึ่งที่ดึงมาจากเอกสาร ด้วยการใช้ดัชนีข้อความเต็มสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มมากขึ้น ฐานข้อมูลเหล่านี้จึงอาจมีขนาดใหญ่ ข้อมูลนี้ต้องรองรับการค้นหาและรูปแบบการค้นหาหลายแบบ ซึ่งแต่ละแบบจะส่งผลให้มีตัวระบุเอกสารหนึ่งรายการหรือมากกว่านั้น จึงจะเรียกค้นเอกสารและนำเสนอต่อผู้ใช้ได้ การจัดการและปรับแต่งข้อมูลนี้จะถูกมอบหมายให้กับฐานข้อมูล
ข้อมูลเอกสาร : ประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า โดยเอกสารจะถูกจัดเก็บแยกกันโดยแต่ละเอกสารจะสร้างขึ้นในไฟล์ของตัวเอง (แบบเต็มรูปแบบ) หรือเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ขนาดใหญ่ (แบบไม่แยก) ขึ้นอยู่กับระบบการสร้าง แต่ละวิธีจะจัดการข้อมูลทรัพยากรด้วยวิธีที่แตกต่างกัน
ข้อมูลทรัพยากร : นี่คือข้อมูลต้นฉบับที่เอกสารหลายฉบับใช้ร่วมกันในการโหลดรายวันและทั่วทั้งไฟล์เก็บถาวร โดยประกอบด้วยแบบอักษร รูปภาพ และสิ่งประดิษฐ์อื่นๆ ที่ใช้โดยเอกสารหลายฉบับ
บล็อกถัดไปในซีรีส์นี้จะเจาะลึกตัวเลือกต่างๆ ที่มีให้เมื่อโหลดเอกสารลงในไฟล์เก็บถาวร และอธิบายถึงประโยชน์และข้อจำกัดของแต่ละตัวเลือก
Crawford Technologies คือผู้ให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์และบริการระดับโลกที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการส่งมอบ การจัดเก็บ และการนำเสนอการสื่อสารกับลูกค้าอย่างปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้
