ทำความเข้าใจไฟล์เก็บถาวรของคุณ: ข้อกำหนดด้านพื้นที่เก็บข้อมูล ส่วนที่ 2

การจัดเก็บข้อมูลถาวร

บทความก่อนหน้าใน Technical Series เรื่อง Advanced Function Presentation (AFP) เรื่อง Understanding Your Archive: Storage Requirements, Pt. 1 ได้กล่าวถึงประเภทข้อมูลภายใน Customer Communications Archive ในครั้งนี้ เราจะมาพิจารณาตัวเลือกการจัดเก็บและการดึงข้อมูลที่ใช้ได้สำหรับการเก็บถาวรในระยะยาว

เอกสารในคลังข้อมูลการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าจะเป็นแบบคงที่และจะไม่ได้รับการอัปเดตอีกต่อไปเนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจใดๆ ลูกค้าภายในและภายนอกอาจเข้าถึงเอกสารบางฉบับผ่านทางเว็บพอร์ทัล และบางฉบับก็ถูกเรียกค้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด แต่เอกสารการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าส่วนใหญ่จะไม่ถูกตรวจสอบอีกเลย

เอกสารต่างๆ อาจจัดเก็บได้ทีละรายการ ในไฟล์แยกกัน (รวมเป็นชุด) หรือเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ขนาดใหญ่ (ไม่รวมเป็นชุด) ขึ้นอยู่กับเครื่องมือจัดทำเอกสารหรือระบบสายธุรกิจที่สร้างเอกสารเหล่านั้น

โหมดถ่ายภาพต่อเนื่อง

ด้วยเทคนิคการจัดเก็บข้อมูลประเภทนี้ การสื่อสารแต่ละครั้งจะถูกเก็บถาวรเป็นเอกสารที่แยกจากกัน PDF หรือ PDF/A เป็นรูปแบบที่ใช้กันมากที่สุด โดยเอกสารแต่ละฉบับจะถูกจัดเก็บในโหมดแบ่งข้อมูลเป็นชุดแยกกัน เทคนิคนี้มีค่าใช้จ่ายด้านการจัดเก็บที่สูงกว่า เนื่องจากข้อมูลแบบอักษรและทรัพยากรจะถูกจำลองในเอกสารแต่ละฉบับ และปริมาณที่ต้องการจะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี

โชคดีที่ถ้าเอกสารไม่ได้ถูกเข้ารหัสก็มีเทคนิคที่จะลดความต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลลงได้ 80% หรือมากกว่านั้น

โหมดไม่ระเบิด

ในโหมดไม่จัดชุดไฟล์จะถูกจัดเก็บด้วยทรัพยากรชุดเดียวแต่มีเอกสารหลายฉบับ แต่ละฉบับจะถูกจัดทำดัชนีด้วยหมายเลขหน้าเพื่อระบุภายในไฟล์ โดยทั่วไปแล้วไฟล์ Advanced Function Presentation (AFP) จะมีทรัพยากรชุดเดียวแต่มีเอกสารหลายพันฉบับ การสร้างไฟล์ที่มีโครงสร้างนี้ไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อระบบการเรียบเรียงเอกสารจำนวนมากนำวิธีนี้มาใช้เป็นค่าเริ่มต้นในการสร้างไฟล์สำหรับพิมพ์เป็นต้น

เครื่องมือเพิ่มเติม

สำหรับไฟล์แต่ละไฟล์ที่มีทรัพยากรอยู่แล้ว เครื่องมือเช่น PRO Concatenator สามารถระบุและลบทรัพยากรที่ซ้ำกันได้ในขณะที่รวมไฟล์และโหลดเข้าในไฟล์เก็บถาวร เครื่องมือเหล่านี้สามารถใช้ร่วมกับโซลูชันอื่นๆ เพื่อตรวจสอบความเหมือนกันในไฟล์เก็บถาวรทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่ามีทรัพยากรเพียงสำเนาเดียวเท่านั้นที่ถูกเก็บไว้

จากนั้นซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลจะรวบรวมทรัพยากรและหน้าเอกสารแต่ละหน้าใหม่ให้ผู้ใช้ก่อนนำเสนอ เอกสารเหล่านี้สามารถรวมทรัพยากรของตัวเอง (PDF/A) และสามารถลงนามแบบดิจิทัลได้ เช่น โดยไม่กระทบต่อความสมบูรณ์ของไฟล์เก็บถาวร

โอกาส

การทำความเข้าใจเกี่ยวกับเทคนิคการจัดเก็บ การบีบอัด และการดึงข้อมูลที่มีให้เมื่อสร้างหรือโหลดไฟล์ลงในไฟล์เก็บถาวร จะทำให้สามารถตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญได้ ซึ่งอาจรวมถึงการย้ายเอกสารจากแพลตฟอร์มเก่า การกำจัดระบบที่มีค่าใช้จ่ายสูงและยากต่อการบำรุงรักษาจากโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที และการเริ่มต้นการประหยัดพื้นที่จัดเก็บระหว่างการย้ายข้อมูล ตัวเลือกอื่นๆ ได้แก่ การเพิ่มข้อความทรานส์โปรโมเตอร์ในเอกสารธุรกรรม หรือการสร้าง เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ ในขณะที่จัดการและรักษาพื้นที่จัดเก็บของคุณ

ครั้งต่อไป เราจะมาสำรวจการดึงข้อมูลเอกสารแบบไดนามิก และวิธีการใช้ไฟล์เก็บถาวรการสื่อสารกับลูกค้าของคุณ