งานเล็กปัญหาใหญ่

ปัญหาใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งที่โรงพิมพ์ต้องพบเจอในปัจจุบันคือการจัดการงานเล็กๆ น้อยๆ ที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้น บริษัทต่างๆ ที่ลงทุนซื้ออุปกรณ์และซอฟต์แวร์ที่ปรับให้เหมาะสมสำหรับการผลิตปริมาณมากพบว่าการดำเนินงานของตนมีประสิทธิภาพน้อยลง เนื่องจากต้องพยายามจัดการกับลักษณะการประมวลผลของงานจำนวนมากที่มีปริมาณลดลง

การเปลี่ยนงานมักจะเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงานในกระบวนการเอกสาร โดยขึ้นอยู่กับความหลากหลายของแอปพลิเคชันและกระบวนการที่องค์กรใช้ในการควบคุม ติดตาม และจัดเตรียมงาน ช่องว่างระหว่างงานอาจขยายออกไปได้ถึง 30 นาที ซึ่งไม่ใช่เรื่องเลวร้ายนักหากเกิดขึ้นเพียงหนึ่งหรือสองครั้งต่อกะ แต่ผู้จัดการฝ่ายผลิตควรทำอย่างไรเมื่อต้องเปลี่ยนงานแปดหรือสิบครั้งต่อวัน พวกเขาจะรับมือกับประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงอย่างไร พวกเขาจะหาเหตุผลในการลงทุนด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ หรือการฝึกอบรมใหม่ได้อย่างไร เมื่อผลผลิตเฉลี่ยรายวันของปีนี้ต่ำกว่าปีที่แล้ว

ไม่มีคำตอบที่ง่าย ร้านค้าแต่ละแห่งมีอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน งานต่างๆ ที่มีการผสมผสานกัน ความท้าทายในการจัดตารางงาน ปริมาณงานที่ขึ้นๆ ลงๆ และตัวแปรอื่นๆ อีกมากมาย โซลูชันที่ใช้ได้ผลกับองค์กรหนึ่งอาจไม่เหมาะกับอีกองค์กรหนึ่ง

อย่างไรก็ตาม เราสามารถเสนอแนะแนวทางที่จะช่วยบรรเทาความยุ่งยากในการประมวลผลงานเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดที่ต้องใช้เวลาในการตั้งค่าพอๆ กับการดำเนินการ

รวมงาน

การเปลี่ยนงานเล็กๆ หลายๆ งานให้กลายเป็นงานใหญ่ๆ น้อยลงดูเหมือนจะเป็นแนวทางแก้ปัญหาที่สมเหตุสมผล แต่น่าเสียดายที่ไม่ใช่เรื่องง่าย เครื่องแทรกจดหมายสามารถรองรับซองจดหมายขาออกได้ครั้งละหนึ่งซองเท่านั้น การรวมเอกสารจากงานต่างๆ หมายความว่าการดำเนินการจะต้องส่งเอกสารทั้งหมดโดยใช้ซองจดหมายด้านนอกเดียวกัน

สำหรับร้านค้าที่ดำเนินการแอปพลิเคชันที่หลากหลาย ซึ่งมักพบในผู้ให้บริการงานพิมพ์/ส่งไปรษณีย์ โอกาสที่เอกสารที่ต้องการรวมเข้าด้วยกันนั้นได้รับการออกแบบมาสำหรับซองจดหมายเฉพาะนั้นค่อนข้างสูง โดยช่องที่อยู่จะถูกจัดวางให้ตรงกับตำแหน่งหน้าต่างซองจดหมายที่เฉพาะเจาะจง แม้แต่ข้อกำหนดการพับก็อาจแตกต่างกันไปในแต่ละงาน

เอกสารจำนวนมากได้รับการออกแบบสำหรับซองจดหมายแบบช่องเดียวที่มีโลโก้บริษัทและที่อยู่ผู้ส่งที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า การผสมเอกสารในงานเดียวกันต้องมีการปรับเปลี่ยนเพื่อรองรับข้อมูลผู้ส่งที่แตกต่างกัน การทำให้แน่ใจว่าที่อยู่ของผู้รับปรากฏบนช่องหน้าต่างตามกฎข้อบังคับของไปรษณีย์ก็ถือเป็นความท้าทายเช่นกันเมื่อเอกสารได้รับการออกแบบมาในตอนแรกสำหรับตำแหน่งช่องหน้าต่างที่กำหนดเอง

ปัญหาเหล่านี้ชัดเจน การพิมพ์เอกสารจำนวนมากที่มีเนื้อหาไม่เหมือนกัน แม้จะพิมพ์ด้วยกระดาษอิงค์เจ็ทสีขาวแบบเต็มสีก็ตาม จะไม่สามารถทำงานได้หากไม่เปลี่ยนแปลงเอกสาร ซองจดหมาย หรือทั้งสองอย่าง

ผู้ให้บริการด้านการพิมพ์/ส่งไปรษณีย์ รวมถึงบริการภายในโรงงาน บริการร่วม และการดำเนินงานต่างๆ มักไม่สามารถเข้าถึงโปรแกรมต้นฉบับที่ใช้ในการจัดทำเอกสารได้ พวกเขาไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบของเอกสารที่ได้รับจากลูกค้าได้

การออกแบบเอกสารใหม่

ซอฟต์แวร์ออกแบบเอกสารใหม่มักจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดและมักเป็นวิธีเดียวที่ผู้จัดการสามารถรวมงานเล็กๆ น้อยๆ เข้าด้วยกันและฟื้นฟูการดำเนินงานให้กลับมามีประสิทธิภาพเหมือนเดิมได้ โซลูชันเช่น Operations Express ของ Crawford Technologies ทำงานร่วมกับไฟล์ภาพพิมพ์ ช่วยให้บุคลากรที่ได้รับอนุญาตสามารถเปลี่ยนเอกสารเป็นเค้าโครงและข้อกำหนดการพับทั่วไปได้ จากนั้นจึงจะสามารถรวมเอกสารจากงานหลายงานและแทรกลงในการออกแบบซองจดหมายขาออกเพียงอันเดียว ซึ่งจะช่วยลดการเปลี่ยนแปลงงานและเพิ่มประสิทธิภาพ

นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมรายงานว่าการจัดการงานขนาดเล็กจำนวนมากเป็นความท้าทายอันดับหนึ่งสำหรับการดำเนินการเอกสาร หากไม่ใช้เครื่องมือในการปรับเปลี่ยนเอกสารเพื่อการประมวลผลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ปัญหาจะยิ่งเลวร้ายลง ร้านค้าที่เคยใช้ซอฟต์แวร์ปรับปรุงเอกสารสำหรับงานง่ายๆ เช่น การเพิ่มบาร์โค้ด เริ่มใช้ระบบของตนเพื่อออกแบบเอกสารใหม่ที่ครอบคลุมมากขึ้น การปรับเปลี่ยนเหล่านี้ทำให้ร้านค้าสามารถให้บริการลูกค้าต่อไปได้ และผลิตการสื่อสารทางไปรษณีย์ในราคาที่เหมาะสม แม้ว่าจะมีปริมาณการพิมพ์และการส่งจดหมายที่ลดลง