เหตุการณ์แฮ็กเกอร์ที่เป็นข่าวโด่งดังทำให้การป้องกันการบุกรุกระบบคอมพิวเตอร์กลายเป็นเรื่องสำคัญสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ ดังนั้น บริษัทหลายแห่งจึงกล่าวว่าได้ดำเนินการทุกขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แต่การครอบคลุมครอบคลุมแค่ไหน?
ข้อมูลดิบจะอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ที่ได้รับการป้องกันและแทบจะไม่เคยหลุดออกจากสถานที่ หากหลุดออกไป นโยบายการเข้ารหัสของบริษัทจะป้องกันไม่ให้มีการเข้าถึงข้อมูลหากสูญหายหรือถูกขโมยระหว่างการขนส่ง อย่างไรก็ตาม พื้นที่หนึ่งที่มักถูกมองข้ามคือข้อมูลสิ่งพิมพ์ ซึ่งบริษัทต่างๆ มักจะ จัดส่งไปยังสถานที่ผลิตนอกสถานที่โดยไม่มีการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอ
ไฟล์สิ่งพิมพ์อาจมีข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลละเอียดอ่อนจำนวนมาก เช่น หมายเลขบัญชี รายละเอียดการรักษาพยาบาล ธุรกรรมบัญชีธนาคาร หรือหมายเลขโทรศัพท์ที่โทรออก ข้อมูลสิ่งพิมพ์ที่สูญหายหรือถูกดักจับถือเป็นการละเมิดความเป็นส่วนตัวที่ร้ายแรงพอๆ กับเหตุการณ์ที่รายงานในข่าวภาคค่ำ
ไฟล์ภาพพิมพ์ต้องผ่านการดำเนินการและกระบวนการหลายอย่าง การดำเนินการทั่วไปมีดังนี้:
ข้อมูลสิ่งพิมพ์มักจะมีความเสี่ยงระหว่างและระหว่างขั้นตอนปฏิบัติการเหล่านี้ ซึ่งแตกต่างจากข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลขององค์กร ไฟล์สิ่งพิมพ์เป็นข้อมูลชั่วคราว ซึ่งอาจอธิบายได้ว่าทำไมองค์กรที่ใส่ใจเรื่องความปลอดภัยจึงละเลยที่จะปกป้องข้อมูลที่ใช้ในการผลิตเอกสารกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อบริษัทพิมพ์และจัดเก็บเอกสารแล้ว ข้อมูลสิ่งพิมพ์จะมีค่าเพียงเล็กน้อยสำหรับองค์กร อย่างไรก็ตาม ผู้ขโมยอาจพบว่าข้อมูลในไฟล์สิ่งพิมพ์มีประโยชน์สำหรับการโจรกรรมข้อมูลประจำตัว การหลอกลวงทางฟิชชิ่ง และการฉ้อโกงประกันภัย
เพื่อลดความเสี่ยง อุตสาหกรรมเอกสารจำเป็นต้องมีการปกป้องข้อมูลที่เดินทางไปพร้อมกับไฟล์พิมพ์ ซึ่งป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แต่ยังคงให้เวิร์กโฟลว์ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารของ Crawford Technologies ตระหนักถึงปัญหานี้และได้สร้างวิธีแก้ไข นั่นก็คือ PRO Lockdown
ด้วย PRO Lockdown บริษัทต่างๆ สามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ เช่น HIPAA และ PCI ได้ แม้ว่าข้อมูลของพวกเขาจะอยู่นอกเหนือการควบคุมโดยตรงก็ตาม PRO Lockdown ช่วยแก้ไขช่องโหว่ด้านความปลอดภัยในเวิร์กโฟลว์การผลิตเอกสารโดยการเข้ารหัสไฟล์และอนุญาตให้เฉพาะผู้ที่ได้รับความไว้วางใจในการสร้างรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถปลดล็อกไฟล์ได้
โซลูชันของ Crawford Technologies นี้ให้ตัวเลือกในการเข้ารหัสข้อมูลแต่ละหน้าทีละหน้า ไม่ว่าองค์กรจะแยกหรือเลือกระเบียนจากไฟล์พิมพ์อย่างไร การเข้ารหัส PRO Lockdown จะยังคงทำงานอยู่ ด้วยระดับการป้องกันนี้ บริษัทต่างๆ สามารถจัดการกระบวนการข้อยกเว้น เช่น การพิมพ์ซ้ำโดยไม่ต้องปลดล็อกไฟล์ทั้งหมดเพื่อพิมพ์เพียงหนึ่งหรือสองหน้า
เมื่อการประมวลผลเสร็จสิ้น ไฟล์ต่างๆ จะยังคงเข้ารหัสอยู่แม้ในไฟล์เก็บถาวรเอกสาร หากองค์กรใช้ PRO Lockdown เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลตลอดกระบวนการผลิต เอกสารที่จัดเก็บไว้จะไม่มีความเสี่ยงใดๆ เลย
หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ PRO Lockdown กรุณาดาวน์โหลดแผ่นข้อมูลผลิตภัณฑ์ ที่นี่
Crawford Technologies คือผู้ให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์และบริการระดับโลกที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการส่งมอบ การจัดเก็บ และการนำเสนอการสื่อสารกับลูกค้าอย่างปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้
