นี่เป็นคำถามที่อยู่ในใจของกลุ่มกำกับดูแลทุกที่ และความจริงก็คือองค์กรต่างๆ จำนวนมากยังคงมีช่องว่างเมื่อพูดถึงการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและเอกสารของตนเอง เมื่อพวกเขาออกจากการควบคุมของระบบและกระบวนการที่จัดการโดยฝ่ายไอทีไปแล้ว
ข้อดีของการจ้างงานภายนอกด้านงานพิมพ์และการส่งจดหมายมีหลายประการ แต่ – การจ้างงานภายนอกนั้นปลอดภัยหรือไม่ เป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Private Information: PPI) และข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง (Protected Health Information: PHI) ได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสมเพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับต่างๆ หรือไม่
องค์กรของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ เช่น PCI, HIPAA และ GDPR อย่างครบถ้วนเสมอหรือไม่ ในฐานะผู้ดูแลข้อมูลและผู้รับผิดชอบ คุณอาจไม่สามารถควบคุมวิธีการสื่อสารระหว่างการส่งและการโอนข้อมูลไปยังสำนักงานบริการการพิมพ์ได้ และเมื่อได้รับข้อมูลโดยบริษัทบริการแล้ว คุณจะไม่สามารถควบคุมการจัดการและการปกป้องข้อมูลได้อีกต่อไป
ย้อนกลับไปใน “สมัยก่อน” ก่อนที่จะมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงอย่างแพร่หลาย ข้อมูลมีความปลอดภัยมากกว่าในปัจจุบันในหลายๆ ด้าน หากใครจำเทปแม่เหล็กได้ ไฟล์สิ่งพิมพ์จะถูกแจกจ่ายและขนส่งในรูปแบบสื่อทางกายภาพ สื่อทางกายภาพนั้นสามารถล็อกไว้ในคอนเทนเนอร์ที่ปลอดภัยและเปิดได้เฉพาะบุคคลที่มีเหตุผลทางธุรกิจที่ถูกต้องในการใช้ข้อมูลและมีคีย์ด้วย
แม้ว่าจะมีบางสถานการณ์ที่ทำให้คนอยากกลับไปใช้วิธีเก่าๆ ก็ตาม แม้ว่าวิธีการสมัยใหม่จะดีกว่าในแง่ของกระบวนการ ความเร็ว และประสิทธิภาพ แต่ก็ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลและต้องใช้วิธีการใหม่ที่ทันสมัยกว่าในการปกป้องข้อมูล
PRO Lockdown ช่วยให้การจัดการความปลอดภัยของเอกสารเป็นเรื่องง่าย ไม่ใช่แค่ในระดับไฟล์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงแต่ละหน้าด้วย เมื่อจำเป็นต้องดู แก้ไข หรือประมวลผลไฟล์ ระบบจะเข้าถึงหรือปลดล็อกเฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้องเท่านั้น เพื่อให้สามารถประมวลผลไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ PRO Lockdown:
Crawford Technologies คือผู้ให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์และบริการระดับโลกที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการส่งมอบ การจัดเก็บ และการนำเสนอการสื่อสารกับลูกค้าอย่างปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้
